Microsoft 365導入で生産性が飛躍的に向上した事例とその効果

業務効率や生産性に課題を感じている企業は多いのではないでしょうか。Microsoft 365の導入は、その解決策として非常に効果的です。本記事では、Microsoft 365がどのように生産性向上に寄与するかを、具体的な導入事例や主要機能の解説を通じて紹介しています。また、導入手順や成功のためのポイントについても詳しく説明しています。

Microsoft 365とは

Microsoft 365は、クラウドベースのオフィススイートであり、企業が日々の業務を効率化し、生産性を向上させるための多機能なプラットフォームです。ExcelやWord、Outlookなど、従来のOfficeアプリケーションに加え、さまざまなクラウドサービスを統合することで、業務のあらゆる側面でのデジタル化を促進します。特に、Microsoft TeamsやSharePointといったコラボレーションツールを活用することで、チーム全体のコミュニケーションと情報共有が一層スムーズになります。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有などを一つのプラットフォームで行うことができるコラボレーションツールです。リアルタイムでのコミュニケーションが可能なため、プロジェクトの進行をスムーズにし、意思決定を迅速化します。また、外部のツールやアプリケーションとも統合できるため、ワークフローの効率化も図れます。リモートワークやハイブリッドワークの推進においても、Teamsは重要な役割を果たしています。　

SharePoint

SharePointは、文書管理や情報共有を効率化するためのプラットフォームです。組織内の情報を一元管理し、アクセス権を設定することで、必要な情報を必要な人だけが利用できる環境を構築します。共同編集機能により、複数のメンバーが同時に一つのドキュメントにアクセスし、編集やコメントをリアルタイムで行うことができます。また、ワークフローの自動化やカスタムアプリケーションの作成も可能で、業務プロセスの最適化をサポートします。

Microsoft 365の導入メリット：生産性向上とコスト削減で業務改革を加速！

現代のビジネス環境において、効率的な業務運営とコスト削減は企業にとって重要な課題です。多くの企業がこれらの課題に直面しており、解決策を模索しています。そこで注目されるのがMicrosoft 365です。Microsoft 365は、リアルタイム共同作業、クラウドストレージ、コミュニケーションツール、そして高度なセキュリティ機能を備えた総合的なオフィスソリューションです。これらの機能により、企業の生産性を大幅に向上させるとともに、コスト削減を実現します。この記事では、Microsoft 365の具体的なメリットとその活用方法について詳しく解説します。 Microsoft 365とは 現代のビジネス環境では、効率的な情報共有とコスト削減が求められています。Microsoft 365は、これらのニーズに応えるために開発されたクラウドベースの総合オフィスソリューションです。以下では、Microsoft 365の概要と、企業にとっての総合的なメリットについて詳しく解説します。 Microsoft 365の概要 Microsoft 365は、企業向けに提供されるクラウドベースの総合オフィスソリューションです。OfficeアプリケーションでなじみのあるWord、Excel、PowerPointなどをはじめ、メールやカレンダー管理のOutlook、チームコラボレーションツールのTeamsなど、多様なツールが一つに統合されています。 企業向けの総合ソリューション Microsoft 365は、企業が業務を効率化し、生産性を向上させるために設計された総合ソリューションです。リアルタイムでの共同作業が可能であり、どこからでもアクセスできるクラウドストレージ、強力なセキュリティ機能を提供しています。Microsoft365を導入することで、企業はコストを削減しながらも、効率的な運営が可能になります。 Microsoft 365の生産性向上のメリット 現代のビジネス環境では、効率的な業務遂行と高い生産性が求められています。Microsoft 365は、様々なツールと機能を提供することで、企業の生産性向上を強力にサポートします。このセクションでは、Microsoft 365がどのようにして業務効率を高め、生産性を向上させるのか、その具体的なメリットについて詳しく説明します。 リアルタイム共同作業 Microsoft 365では、WordやExcelなどのアプリケーションを利用して、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集できます。 例えば、プレゼンテーション資料や報告書をチーム全員でリアルタイムに修正・更新することが可能です。この機能により、個別に作業してから後で統合する手間が省け、フィードバックのやり取りも迅速化します。結果として、プロジェクトの進行がスムーズになり、チーム全体の生産性が飛躍的に向上します。 クラウドストレージの活用 OneDriveやSharePointを活用することで、どこからでもアクセスできるクラウドストレージが提供されます。外出先やリモートワーク中でも、必要なファイルに簡単にアクセスし、共有することが可能です。 また、クラウド上にデータを保存することで、データのバックアップが自動的に行われ、紛失や破損のリスクも軽減されます。その結果、業務の柔軟性が高まり、より効率的な働き方が実現します。 Microsoft Teamsによるコミュニケーション強化 Teamsはチャット、ビデオ会議、ファイル共有などを一つのプラットフォームで提供し、リモートワーク環境でも円滑なコミュニケーションを実現します。例えば、プロジェクトの進行中に発生する問題やアイデアを即座に共有できるため、意思決定が迅速に行えます。 さらに、ビデオ会議機能を活用することで、対面のようなコミュニケーションが可能となり、チームの連携が強化されます。業務効率が向上し、チームワークが強化されることで、プロジェクトの成功率も高まるのです。 タスク管理とプロジェクト管理の効率化 PlannerやTo Doなどのツールを利用することで、タスク管理が容易になり、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握できます。各メンバーが担当するタスクを視覚的に管理できるため、進捗状況の確認や期限の管理が簡単に行えます。 また、タスクの優先順位を設定することで、重要な業務に集中することが可能です。計画的な業務遂行が実現し、プロジェクト全体の効率が向上します。 自動化とワークフローの最適化 Power Automateを使用することで、業務プロセスを自動化し、効率を大幅に向上させることができます。例えば、定型業務や繰り返し発生するタスクを自動化することで、手作業によるミスを防ぎ、時間を節約できます。 さらに、カスタムワークフローを作成して、複雑な業務プロセスも簡単に管理可能です。ルーチンワークを削減し、重要な業務に集中できるようになります。業務プロセスの最適化が生産性を向上させ、企業全体の業務効率を改善するのです。 Microsoft 365のコスト削減のメリット 企業が持続的に成長するためには、コスト管理が重要です。Microsoft 365は、さまざまな方法でコスト削減を実現できる総合的なソリューションを提供します。ここからは、オンプレミスからクラウドへの移行やライセンス管理の簡略化など、Microsoft 365を導入することで得られる具体的なコスト削減のメリットについて詳しく説明します。 オンプレミスからクラウドへの移行 Microsoft 365に移行することで、従来のオンプレミス型システムに必要なサーバーやハードウェアのコストを大幅に削減できます。例えば、物理的なサーバーの購入や維持管理にかかる高額な初期投資や定期的なアップグレードの費用が不要になります。 クラウドベースのソリューションにより、インフラの維持管理が不要になり、初期投資を抑えつつ、必要な時にスケーラブルなリソースを利用可能です。 また、リモートワークの普及により、どこからでもアクセス可能なクラウドサービスの重要性が増しています。このように、オンプレミスからクラウドへの移行は、コスト削減だけでなく業務の柔軟性も高めます。 ライセンス管理の簡略化 Microsoft 365はサブスクリプションモデルを採用しており、必要なライセンスを柔軟に管理できます。企業の成長や人員の変動に応じてライセンスを追加・削除できるため、過剰なコストを避けることが可能です。 例えば、プロジェクトベースで一時的に人員を増加させる場合、必要な期間だけライセンスを追加し、プロジェクト終了後に減らすことができます。 この方式により、ライセンス管理が簡単になり、コストの透明性が向上します。また、ライセンスの一括管理により、各部門の利用状況を一目で把握できるため、無駄なライセンスを削減し、効率的な運用が可能です。 メンテナンスコストの削減 クラウドベースのMicrosoft 365は、自動的にソフトウェアアップデートが行われるため、システムのメンテナンスにかかるコストを削減できます。IT部門の負担が軽減され、最新のセキュリティ対策や機能を常に利用できる環境が整います。 例えば、従来のオンプレミス型システムでは、各種ソフトウェアのアップデートやセキュリティパッチの適用に多大な時間と労力を費やしていました。 しかし、Microsoft 365ではこれらの作業が自動化されるため、ITスタッフはより戦略的な業務に集中することができます。この結果、メンテナンス関連のコストが大幅に削減されるでしょう。 ITインフラのコスト削減 Microsoft 365を利用することで、企業内のITインフラの運用コストを削減できます。物理的なサーバーやストレージの設置が不要となり、その分の運用費用や電力消費も抑えられます。 例えば、データセンターの冷却や電力供給にかかるコストが削減され、オフィススペースも有効活用できます。さらに、クラウドサービスの利用により、スペースや設備にかかるコストも削減できます。 特に、グローバル展開している企業にとっては、各地のオフィスに分散して設置されているサーバーを統合することで、大幅なコスト削減が可能です。このように、ITインフラ全体の効率化が実現します。 トレーニングとサポートの削減 Microsoft 365は直感的で使いやすいインターフェースを提供しているため、従業員のトレーニングにかかる時間とコストを削減できます。新しいツールや機能の導入に際しても、複雑なトレーニングを必要としないため、迅速に運用を開始可能です。 例えば、新入社員のオンボーディングプロセスにおいても、Microsoft 365の利用方法を簡単に学ぶことができるため、即戦力として活躍できます。 また、Microsoftの包括的なサポート体制により、追加のサポート費用も抑えることができ、問題が発生しても迅速に解決できる環境が整っています。この結果、トレーニングとサポートにかかるコストが削減されます。…

Microsoft 365の主要機能

Microsoft 365は、業務効率を高めるための多機能なプラットフォームです。中でも、チームコラボレーションツール、クラウドストレージ、Exchange Onlineの3つは、企業の生産性向上に大きく貢献します。それぞれの機能がどのように活用できるのか、詳しく見ていきます。

チームコラボレーションツール

Microsoft 365には、Microsoft TeamsやSharePointといった強力なチームコラボレーションツールが含まれています。これらのツールにより、チーム内のコミュニケーションがリアルタイムで行われるため、意思決定のスピードが飛躍的に向上します。Microsoft Teamsでは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有を一つのプラットフォームで行えるため、情報の伝達や共同作業が効率化されます。

さらに、SharePointは、プロジェクトに関連するすべての情報やドキュメントを一元管理し、関係者がいつでも最新の情報にアクセスできるようにすることで、プロジェクト全体の透明性と効率を高めます。ツールを活用することで、リモートワークやハイブリッドワーク環境においても、チームの一体感を維持しながら生産性を向上させることが可能です。　

クラウドストレージ

OneDriveとSharePointを通じて提供されるクラウドストレージは、従来のファイル管理方法に革命をもたらします。ファイルやドキュメントをクラウド上に保存することで、社員はオフィスや自宅、外出先からでも必要なデータにアクセスが可能です。また、クラウドストレージは、ファイル共有や共同編集ができ、チーム内でのコラボレーションがスムーズに行える環境を提供します。

さらに、ファイルの自動保存機能により、データの消失リスクを大幅に低減し、バージョン管理機能を利用することで、過去のファイル履歴にも簡単にアクセスできます。このように、クラウドストレージは、企業のデータ管理を効率化し、情報へのアクセスを迅速かつ柔軟にすることで、業務全体のスピードと効率を向上させます。

Exchange Online

Exchange Onlineは、企業向けに最適化されたメールおよびカレンダーサービスで、日々の業務コミュニケーションを支える中核的な機能を提供します。メールの送受信やスケジュール管理はもちろんのこと、グループカレンダーを使った会議のスケジュール調整やタスクの割り当てが容易になります。さらに、Exchange Onlineは、高度なセキュリティ機能を備えており、スパムメールのフィルタリングやウイルス対策を自動で行うことで、企業のメールシステムを保護します。

Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説

Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは？ Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ（2023年8月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro（コパイロット プロ）が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約（または年間契約）が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 Office系アプリケーション OneDrive Microsoft Teams 家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。 一般企業向けプラン 「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。 Microsoft Teams SharePoint Exchange Online オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。…

Microsoft365の導入事例

Microsoft 365の導入は、多くの企業にとって業務効率や生産性向上に大きく寄与しています。以下では、製造業と小売業の企業での具体的な導入事例を紹介し、どのようにMicrosoft 365が業務改善に貢献したかを見ていきます。　

事例1: 製造業の企業A

製造業の企業Aでは、部門間のコミュニケーションが課題となっていました。そこで、Microsoft 365を導入し、特にMicrosoft Teamsを活用することで、リアルタイムでの情報共有が可能になりました。会議や資料の共有が円滑に進むようになり、プロジェクトの進行がスムーズになったことが大きな効果をもたらしました。

さらに、SharePointによるドキュメント管理を取り入れたことで、最新の設計図や仕様書へのアクセスが容易になり、製品開発のスピードも向上。結果として、生産性の30％向上に成功しています。

事例2: 小売業の企業B

小売業の企業Bでは、複数店舗の在庫管理に問題がありました。Microsoft 365の導入により、SharePointを活用して店舗間で在庫情報をリアルタイムで共有できるようにし、在庫の過不足を迅速に把握できるようになりました。これにより、適切な発注が可能になり、在庫コストの削減にもつながっています。

さらに、OneDriveを利用して商品カタログや価格表をクラウドで管理することで、営業チームは最新の情報を持って顧客対応を行えるようになりました。このような改善によって、売上が20％増加し、業務の効率も飛躍的に向上しています。

Microsoft 365の導入効果

Microsoft 365を導入することで、企業は業務効率や生産性の向上を図ることができます。ここでは、特に重要な3つの効果について詳しく説明します。

効率的な情報共有

Microsoft 365に含まれるクラウドベースのツールを活用することで、社員同士が場所や時間を問わずスムーズに情報を共有できます。例えば、Microsoft Teamsを利用すればリアルタイムでのチャットやオンライン会議が可能となり、迅速な意思決定を支援します。さらに、SharePointを用いたドキュメント管理により、最新のファイルや資料へ即座にアクセスできる環境が整備されます。このような統合された情報共有プラットフォームの活用によって、プロジェクトの進行が円滑になり、部門間の連携も強化されるため、全体的な業務効率が大幅に向上します。

柔軟な働き方の実現

リモートワークやハイブリッドワークが求められる現代において、Microsoft 365は柔軟な働き方を強力にサポートします。OneDriveを利用することで、社員は自宅や外出先からでも必要なデータや資料に安全にアクセスでき、場所に縛られない働き方が可能となります。また、Teamsを通じたオンライン会議やチャット機能により、物理的な距離を感じさせない円滑なコミュニケーションが実現します。これらのツールを組み合わせることで、社員一人ひとりが自分に最適な働き方を選択できるようになり、ワークライフバランスの改善や社員満足度の向上にもつながります。

セキュリティの強化

企業のデータ保護がますます重要視される中、Microsoft 365は高度なセキュリティ機能を提供しています。多要素認証や条件付きアクセスといったセキュリティ対策により、不正アクセスのリスクを低減し、重要な情報をしっかりと守ります。加えて、データ損失防止（DLP）機能を活用することで、機密情報の漏洩を防ぎ、コンプライアンス遵守にも貢献します。常に最新のセキュリティアップデートが適用されるため、新たな脅威にも迅速に対応でき、安心してクラウドサービスを利用することができます。

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介

シェアポイントとは？ シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 保管のためのスペースが必要 紛失、盗難、その他セキュリティリスク インクや紙といったサプライコストがかかる 共有に時間がかかる 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 テレワーク下におけるポータルの活用に関しては、通常のオフィスケースよりシビアに考えた方がよいかもしれません。コミュニケーションがほぼオンラインに限定されるため、どのような情報を優先的に共有すべきかがより重要になるからです。 システムテクノロジーにより情報の共有が容易になったとはいえ、人間の処理能力が拡大したわけではありません。最重要なものを見やすい位置に載せ、そこから各々が必要な情報に飛びやすく設計するのが好ましいでしょう。 シェアポイントを効率的に活用するポイント それでは、次にシェアポイントを効率的に活用するポイントをいくつかご紹介します。シェアポイントは利便性の高いツールですが、より効果を得るためには下記のような点に注意を払いましょう。 自社に合ったプランを契約する Microsoft365を契約することでシェアポイントの利用が可能になりますが、Microsoft365にはさまざまなプランが存在します。それぞれ料金や付帯するサービスが異なるわけですが、自社の求めに合ったプランを契約しないとシェアポイントの真価を発揮するのが難しくなります。 たとえば、オフラインでの作業を想定しているのにオンラインアプリ限定のプランを契約してしまうと、作業のためにインターネット環境を構築しなければなりません。また、使いたい機能が欠けていたりセキュリティニーズが異なるといった問題が発生する可能性もあるため、プランの詳細および自社のニーズを事前にしっかりと精査することをおすすめします。 管理運用のルールを設ける シェアポイント活用のコツは、管理運用のルールを設けることです。シェアポイントをどのように使うかは各ケースによって異なりますが、たとえばポータルサイトの運用であれば下記のような点を決める必要があります。 編集権限を誰に与えるか 閲覧権限を制限するか否か 編集権限を拡大すればするほど利便性が向上し情報も集まりやすくなりますが、セキュリティレベルが低下します。反対に権限を絞れば絞るほど情報の統制はしやすくなりますが、量と質の面において問題が発生するかもしれません。 自社の置かれている状況によって柔軟に決める必要があります。…

Microsoft 365の導入手順

Microsoft 365を導入する際には、計画的なアプローチが重要です。以下に、効果的な導入プロセスを順を追って解説します。

ニーズの分析

まず、自社の業務における課題やニーズを明確にします。現行のシステムや業務プロセスを評価し、Microsoft 365を導入することでどのような改善が期待できるかを分析します。このステップで得られた情報が、導入計画の基盤となります。

計画の策定

次に、導入の具体的な計画を策定します。ここでは、導入のスケジュール、担当者の割り当て、必要なリソースの確保などを行います。また、導入後の目標設定や評価基準を決めることも重要です。この段階で、トレーニングやサポート体制の準備も進めます。

トレーニング

Microsoft 365の導入が円滑に進むよう、社員向けのトレーニングを実施します。各ツールの基本的な使い方や業務に合わせた活用方法を学んでもらうことで、移行後の業務がスムーズに進むようサポートします。トレーニングを通じて、社員が新しいシステムに適応できるようにすることが重要です。

導入と運用

最後に、実際の導入を行い、Microsoft 365の運用を開始します。この段階では、トレーニングを受けた社員が新しいシステムを利用し始め、業務プロセスに統合します。運用が開始された後も、定期的なフィードバックを収集し、必要に応じて改善を行うことで、システムの最適な運用を維持します。

導入の成功事例から学ぶポイント

Microsoft 365の導入を成功させるためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。以下では、成功事例から学ぶべきポイントを解説します。

明確な目標設定

導入の成功には、最初に明確な目標を設定することが不可欠です。どのような業務改善を目指すのか、具体的な成果指標を設定することで、導入後の効果を測定しやすくなります。目標が明確であればあるほど、プロジェクトの進行がスムーズになり、期待する結果が得られやすくなります。

社員の協力

新しいシステムを導入する際には、社員全員の協力が必要です。導入前に十分な説明とトレーニングを行い、社員が新しいツールに対して抵抗感を持たないようにすることが大切です。社員が積極的に協力することで、導入が円滑に進み、最大限の効果を引き出すことができます。

継続的な改善

導入後も、システムの運用状況を定期的に確認し、必要に応じて改善を続けることが重要です。Microsoft 365は進化を続けているため、常に新しい機能やツールが追加されます。これらを活用することで、さらに業務効率を高めることができ、継続的な改善が組織全体の成長につながります。

成功事例に見る。デジタルトランスフォーメーションの効率的な活用ポイント

デジタルトランスフォーメーション成功事例から見る応用ポイント まずは、実際の成功事例からデジタルトランスフォーメーションの活用を紐解いていきたいと思います。 「Uber」注文〜決済〜配達員の確保〜配送まであらゆる処理をデジタル化 Uberは、食事や日用品の配達、タクシーの配車依頼などをアプリから行えるサービスを運営している会社です。Uberがユニークなのは、あらかじめUberに登録している人が空いている時間を利用して配達を行えるという点です。 テイクアウトの配達では注文が入ることも大事ですが、配達員の確保も同じくらい重要ではないでしょうか。配達員の数が足りなければ顧客を待たせたりキャンセルすることになり、顧客満足度が下がる結果になるからです。 Uberはデジタルトランスフォーメーションを駆使し、利用者によるさまざまなレストランへの注文〜決済〜配達員による配達までをアプリ上で行っています。デジタルテクノロジーを見事に活用した成功事例と言えるでしょう。 「クラウドサイン」ハンコ不要の電子契約システムを構築 クラウドサインは、従来の紙による契約をクラウドで行えるようにしたサービスです。クラウドサインを活用すれば契約処理をパソコンのみで完結させることができ、コストやスペース・時間などを削減することが可能です。 クラウドサイン自体もデジタルトランスフォーメーションを活用したサービスですが、利用することで、ユーザー側のデジタルトランスフォーメーションを進展させることもできます。 「株式会社Cygames」ノウハウやリソースデータをAIで管理しアプリを高速開発 Cygamesは、グランブルーファンタジーやプリンセスコネクトリダイブといった人気スマホゲームを手掛けている会社です。同社では、全社横断的なノウハウ共有を行ったり開発運営支援チームを立ち上げるなどして開発の自動化・高速化を進めています。 大企業に起こりがちな「車輪の再開発」を情報共有によって防ぎ、ノウハウやリソースの振り分け、格納に深層学習を活用して効率化しています。内部の効率性を向上させた成功事例と言えるでしょう。 「日本郵便株式会社」ドローンによる配送の試行を実施 日本郵便は、我々の生活を支える郵便・物流事業から、貯金や保険といった金融サービスまでを手掛けている企業です。物流業界はオンライン通販のシェアが拡大し需要が増しているため、全般的に配達員不足という問題が生じています。 その問題を解消すべく、日本郵便はドローンによる個人宅への配達テストを行いました。デジタルトランスフォーメーションによるテクノロジーを駆使した結果、配達時間が半分程度に短縮されたという結果が出ています。 この試みが一般化すれば、配達員不足を大きく解消できます。デジタルトランスフォーメーションにより物理的なリソース不足を解決できる成功事例になるかもしれません。 「ブラザー工業」データを詳細に分析することにより不具合発生を未然に防止 ブラザー工業は、主にプリンタ複合機やファクシミリ、スキャナなどを製造している会社です。同社では2016年からプリンターIoTプロジェクトに取り組んでおり、データ活用による製造効率向上を目指しています。 社内外から集められている膨大なデータをデータレイクというシステムで一元管理しており、使用状況や修理履歴などをAIで分析管理。それを横断的に共有することで、品質向上およびサービス改善に役立てています。 デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには？ デジタルトランスフォーメーションを取り入れるのであれば、なるべくスピーディーに行いたいものです。次に、デジタルトランスフォーメーションを効率的に進める方法について見ていきましょう。 「デジタルで何がしたいのか？」を明確に定める デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには、まず「デジタルで何がしたいのか？」を明確に定めることが重要です。業務をデジタル化すれば多くの面で利点がありますが、そもそもの目的がハッキリしていないと、思ったほどの効果が得られない可能性があります。 業務をデジタル化する目的としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 営業業務をデジタル化し、客観的なデータや指標を元に効率化したい 顧客対応をデジタル化し、業務品質の均一化を図りたい マーケティング業務をデジタル化し、基本的なアプローチを自動化したい 「自社の課題を洗い出し、それをデジタルによってどう解決するか」を定めるのが、デジタルトランスフォーメーションの第一歩です。 目的に対し、正しい手段を構築する 業務をデジタル化する目的が定まったら、次はそれに対し正しい手段を構築する必要があります。目的が正しく明確になっている場合はそれほど難しい作業ではありませんが、ある程度デジタルやシステム、ITにおける知識が必要とされるでしょう。 「デジタルで何ができるのか」といった基礎的な部分から、「どのような種類のシステムがあるのか」「自社の課題を解決してくれるシステムツールはどれか」といった部分までをある程度網羅する必要があります。もちろん全てを自社でまかなわずともよいのですが、ベーシックな部分を学んで損はありません。 トップダウンで必要性を周知させる デジタルトランスフォーメーションを効率的に進めるには、トップダウンでその必要性を周知させることも重要です。デジタルトランスフォーメーションを取り入れる場合、大半は比較的大掛かりなプロジェクトになるのではないでしょうか。 「なんのためにデジタルトランスフォーメーションを組み入れるのか」が周知されていないと、大掛かりな導入に対する成果が上がりにくくなってしまいます。現場としてはワークフローの変更を余儀なくされ業務の妨げになってしまうケースもあるため、行うべき啓蒙を怠ってしまうと、導入したシステムが満足に活用されない恐れもあるでしょう。 トップダウンで必要性を周知することで、デジタルトランスフォーメーションのメリットが現場に伝わります。それにより、スムーズな導入や運用が可能になり、費用対効果も上がりやすくなるのではないでしょうか。 可能な限り定量的にデータを取得し、成果を測定する デジタルトランスフォーメーションを活用する場合、可能な限り定量的にデータを取得し成果測定を行うことが大事です。業務をデジタル化すればあらゆる面で成果を数値化できるようになるため、成果判断に活かさない手はありません。 たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 サイトのアクセス数や滞在率、コンバージョン率 メルマガの開封率や反応率 アプローチを行った顧客に対する成約率 業務のデジタル化により、今までは取得が難しかったデータの蓄積が可能になりました。データをどのように扱うかにより業務効率に差が出てくることになるため、効果の高い活用方法を模索しましょう。 デジタルトランスフォーメーションの推進に失敗するとどうなる？ では、次にデジタルトランスフォーメーションの推進に失敗したらどうなるかを考えてみたいと思います。あくまで可能性の話ですが、デジタルトランスフォーメーションを上手く進められない場合、下記のようなデメリットが生じる恐れがあります。 同業他社との間に差が生じ、シェアが悪化する 業務のデジタル化が進まない場合、同業他社との間に差が生じ、自社のシェアが悪化する可能性があります。デジタルトランスフォーメーションを活用することで今までは取得の難しかったデータを蓄積でき、それにより顧客の購買における意思判断を鑑みることができるようになります。 すなわち、「他社は顧客のニーズに基づく適切なアプローチを行えているのに、自社はこちらの都合を前面に押し出すアプローチしか行えない」という状況にもなりかねません。このような事態が発生した場合、どちらが顧客に選ばれるかは一目瞭然でしょう。 「顧客の潜在的なニーズに基づいたアプローチやプロモーションができる」のが、デジタルトランスフォーメーションの強みの一つです。 業務効率の低下 デジタルトランスフォーメーションを上手く推進できないと、業務効率の低下を招いてしまいます。業務をデジタル化するのは最初は大変ですが、システムが現場に浸透したらワークフローが改善し、業務効率の大幅な向上が見込めます。 業務をデジタル化すれば、一般的に下記のような恩恵が得られるでしょう。 成果を定量的に測定できるため、どの業務が成果に繋がりやすいかを見極められる 在庫管理や品質管理をデジタル化すれば、一目で工程確認が可能 顧客対応をナレッジに蓄積することで、業務品質を一定に保つことができる しかし、業務のデジタル化に失敗するとこの手のメリットが受けられないため、業務効率の低下が避けられません。 既存のワークフローが継続不可になる可能性も デジタルトランスフォーメーションが上手くいかないと、既存のワークフローが継続不可になってしまう可能性もあります。現代においてはアナログベースで業務管理を行うことによる限界が各所で発生しており、各企業対応に迫られているのが現実でしょう。 何故、昔は可能だったアナログベースでの業務が難しくなってしまったのでしょうか。おおよその理由としては、下記のようなものが挙げられます。 業務の複雑化 長時間労働の是正 同業他社のデジタル化 昔に比べると多くの業務が複雑な工程を経るようになったため、アナログベースでの管理では対応できなくなりつつあります。また、働き方改革による長時間労働の是正が求められているため、業務をスリム化し、生産性向上に取り組まなければなりません。 そして、同業他社がデジタル化し効率を上げているのに自社が取り組まない場合、シェアを奪われて事業継続が難しくなってしまうリスクもあります。以上の理由から、可能な限り早期にデジタル化に取り組み、労働生産性を向上させる必要があるわけです。 デジタルトランスフォーメーション活用のポイント それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを効率的に活用するポイントについて解説します。 自社ならではデジタル化を模索する 「デジタルトランスフォーメーション」と一口に言っても、その施策は場合によって大きく異なります。ある企業では納品された原料や製品のトレースを行うためのデジタル化だったり、またある企業では販売プロモーションにデジタルデータを活用することが目的というケースもあるでしょう。 大事なのは、自社ならではのデジタル化を模索することです。オリジナリティがあればよいという話ではありませんが、企業の事業スタイルは一社一社異なるため、他者の事例をそのまま真似ても効果が出るとは限りません。 「なんのためにデジタルトランスフォーメーションを取り入れるのか」を明確にし、正しい方向を模索することが大事です。 失敗を恐れない デジタルトランスフォーメーションを導入する際は、大掛かりなプロジェクトになることも多いのではないでしょうか。プロジェクトが大きくなればなるほど失敗が許されない空気になるかとは思いますが、失敗を恐れすぎてデジタル化に取り組むことができなければ、いずれ大きな損失を抱えるかもしれません。 何かに取り組むにあたって、失敗はつきものです。大事なのは、失敗を失敗のまま放置するのではなく、「何故失敗したのか」を明確にし、業務改善を続けることです。…

まとめ

多くの企業が、業務効率の低下や生産性の向上に課題を抱えています。この記事では、その解決策としてMicrosoft 365の導入を提案し、具体的な事例や導入プロセスを通じて効果を説明しました。Microsoft 365のツールを効果的に活用することで、業務が円滑になり、生産性が飛躍的に向上することが可能です。今こそ、Microsoft 365を導入し、貴社の業務改善を図ってみてはいかがでしょうか。