SharePoint Onlineの導入でファイル管理を効率化、情報共有をスムーズに
Business Efficiency

SharePoint Onlineの導入でファイル管理を効率化、情報共有をスムーズに

April 1, 2024

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Contents

目次

在宅ワークが普及する中、組織でのMicrosoft Teamsの導入が増加したことによって、SharePointを使用する機会も多くなっています。SharePointでは組織内のユーザー同士がファイルの共有や共同編集ができて、効率的に作業が行えます。

SharePointの主要な機能としては、ファイル管理やポータルサイト作成、共同編集機能などがありますが、そのなかでも、この記事では、SharePoint Onlineの機能の一つであるファイル管理について詳しく解説します。

SharePoint Onlineとは

SharePoint Onlineは、組織の中でドキュメントの管理や情報共有をスムーズにして、生産性や組織内のコミュニケーションを高めるプラットホームです。SharePoint Onlineは、Microsoft365やOffice365で提供されるアプリケーションのTeamsに含まれており、SharePointを使用することで情報共有ができるチームサイト(ポータルサイト)の作成やコンテンツの管理、共同編集、ワークフロー、シンプルなアンケート機能、ファイルのバージョン管理などが行えます。操作はパソコン・スマートフォン、どのデバイスからでも行うことができ、タスクをスムーズに進めることが可能になります。

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SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
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SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  不正アクセス対策 データ漏洩防止対策 データ転送時の暗号化 サイバー攻撃対策 また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  SharePoint Onlineの価格は月々のサブスクリプションで1アカウント毎に下記ライセンス料がかかります。  SharePoint Online(プラン 1)SharePoint Online(プラン 2)月間契約料¥540¥1090Officeアプリ含まれない含まれないストレージ1TB無制限 ライセンスを契約すればすぐに利用開始することができます。  Microsoft 365(旧称Office 365) 企業で導入する場合は、Microsoft365 (旧称Office365) を導入した方がお得です。  Microsoft365は、Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, OneDriveなどのOffice製品を利用することができます。  SharePoint単体で契約するよりも圧倒的にお得です。 …

Microsoft Teamsとは

Microsoft Teamsとは、SharePointやExchange Online、OneDriveを統合したアプリケーションの一つで、Microsoft365・Office365によって提供されているサービスです。

Teamsでは、組織内でのチームやグループ単位でのチャットやファイルの共有・管理、ビデオ会議などのコミュニケーションが効率的に行えます。クラウド上に保存・管理されたデータを、さまざまなデバイスからいつでもどこからでもアクセスできます。

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Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説
Teamsでファイル管理は可能?そのための方法や効率化のポイントを解説
Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。 Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。 Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。 特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。 全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。 ファイル共有も可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。 物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。 SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。 詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。 ファイルを共有するメリット では次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。 離れた相手とも瞬時に情報を共有できる まず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。 質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。 ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。 共同編集が可能になる ドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。 たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。 一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。 業務効率化に繋がる 上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。 ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。 ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。 より便利にファイルを共有・管理するには では次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。 共有の目的を明確化する まず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。 「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは?」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。 ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 管理が乱雑になり必要なものが見つかりにくくなる バージョン違いのデータが大量に生じる 情報共有のリアルタイム性が下がる 無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。 共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。 バージョン管理を行う バージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「(ファイルに対して)誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。 ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。 加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。 チームでファイル管理するならSharePointを使う チームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。 具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。 Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。 そのような場合に、SharePointが役立つわけです。 SharePointとは では続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。 チームサイト内のコンテンツを管理するソフト SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。 Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。 ポータルサイトの作成も可能 SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。 社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 情報が集約され一元的に管理できる マニュアルやFAQのような役割を果たす ワークフロー等も作成できる 社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。 加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。 組織の情報共有を効率化できる SharePointを上手く活用できれば、組織の情報共有を効率化できます。Teamsからチームサイトを作ることでSharePointと連携しファイル共有しやすくなりますし、社内ポータルを構築することで上記のメリットを得られるからです。 情報共有が効率化されればされるほど、組織全体の業務遂行力がアップするでしょう。確かな情報に基づいて経営判断を行ったり顧客と折衝したり、新商品の企画やキャンペーン等を行いやすくなります。 加えて「分からないことがあればここを見ればいい」という文化を形成できれば、従業員の教育コスト低減等も期待できます。情報化社会においては「必要な情報を必要な時に瞬時に取得できるかどうか」が命運を分ける要素にもなるかもしれません。 ファイル管理を行う際の注意点 では次に、ファイル管理を行う際の一般的な注意点について解説します。ファイル管理を行う際は、トラブル等を避けるためにも下記を意識しましょう。 なるべく一元化する ファイル管理は、なるべく一元化することをおすすめします。ファイルが分散されて管理されている場合は必要なものを見つけるのに手間がかかってしまうのに加え、情報の精度低下が懸念されるからです。 ファイルが分散管理されている場合、同じファイルに対して色んな人が手を加えた複数のバージョンが混濁することが予想されます。そうなると各ファイルにはデータや情報の抜けが生じることになり、どれを見たら必要な情報が記載されているかも不明確になってしまうでしょう。 ファイルを一元管理することで、そこに記載されている情報の正確性が向上します。もちろん、バックアップやメンテナンスの面でも有利でしょう。 編集履歴を残しておく 編集履歴を残しておくことで、ファイル管理を効率化できます。編集履歴は「誰がいつ(ファイルに対して)どのような変更を行ったかの記録」であり、編集履歴を残すことでさまざまな利点が得られるでしょう。…

SharePoint Onlineの機能・特徴

SharePoint Onlineの機能や特徴は、まずファイルの共有・共同編集が簡単にできること、そして効率的なファイル管理機能です。

どのデバイスからでも簡単にアクセスができて、いつでもどこからでも、すぐに作業ができるのもSharePointの特徴といえます。ここでは、機能や特徴についてくわしく解説します。 

チームサイトでの情報共有・共同編集

SharePoint Onlineの機能で便利なのが、チームサイトで情報を共有して共同編集ができることです。今までのファイル共有では、メールに添付されたファイルをダウンロードして編集し、再度メールにファイルを添付して送信するといった作業が必要でした。

しかし、SharePoint Onlineの共同編集機能によって、他のユーザーと同じファイルをリアルタイムで編集できます。

リアルタイム編集のメリットは、他のユーザーがどこを編集しているかがわかって、すぐに確認できることです。編集後はクラウド上に自動保存されるので、上書き保存を忘れるといったミスもなくせます。

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シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 ファイルを更新するタイミングや担当者を決める ファイルはサーバー上で閲覧し、ダウンロードや複製を禁止する 情報共有はメールではなく特定のツールを介して行う どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「(情報が)一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 管理の手間を最小化できる どこに何が記載されているかが分かりやすい 更新や修正にも容易に対応できる 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにファイルをアップロードし複数人で共有・共同作業 目標やスケジュールを管理し共有する シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる? では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 従業員が自発的に情報を得るようになる 教育にかかるコストや手間が削減される ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100%というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 シェアポイントを効果的に活用するには では、最後にシェアポイントを効果的に活用するための注意点を解説します。シェアポイントは便利なアプリケーションですが、正しく取り扱わないと真価を発揮することができません。 自社に合ったプランを契約する 一つ目は、自社に合ったプランを契約することです。シェアポイントはMicrosoft365というサブスクリプションサービスを契約することで利用できるアプリですが、Microsoft365にはさまざまなプランが用意されています。 一般法人向けであれば、下記のようなプランが挙げられます。 Basicプラン Standardプラン…

ワークフロー機能

SharePoint Onlineでは、ユーザーグループ内での署名やフィードバック、ドキュメントの承認などの、さまざまな回覧のワークフローのタスクを自動的に実行できます。あらかじめワークフローの種類やオプションを選択してドキュメントライブラリに追加しておくと、プロセスに従って行われます。ワークフロー機能を使うことで、煩わしい印鑑を押す作業も不要になります。

ただしSharePointのワークフローは、2023年4月以降非推奨となり、2024年4月2日には新しいテナントは無効となります。2026年4月2日には完全に廃止されます。

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SharePointのワークフローとは?ワークフローを活用して業務効率化を実現
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シェアポイントとは シェアポイントとは、どのようなものなのでしょうか。まずは、シェアポイントについて解説します。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイトを作成するためのツールです。Microsoftというと、WindowsやOfficeを思い浮かべる人も多いかもしれません。 どちらも、非常に広い範囲で使われているOS&アプリケーションです。普段の業務において、WindowsがインストールされているPCでWordやExcelといったOfficeアプリケーションを使っている人も多いのではないでしょうか。 Microsoftが手掛けるソフトウェアはシェアが高いだけあって、非常に高品質です。シェアポイントもその例にもれず、使いやすく利便性の高いものになっています。 MIcrosoft365のほぼ全てのプランに付帯している シェアポイントは、Microsoft365のほぼ全てのプランで利用可能なアプリケーションです。Microsoft365というのはMicrosoftが提供しているOffice製品のサブスクリプションプランであり、利用料を支払うことでOffice製品の拡張的な利用が可能になるサービスです。 たとえば、下記のような利用が想定できます。 WordやExcelなどのアプリケーションを使った複数人で共同編集 オンラインストレージを活用した情報共有 Teamsを使った遠隔的なコミュニケーション 契約するプランにより、できることとできないことがあります。Microsoft365を有効に活用するためにも、自社に合ったプランを契約することが大事です。 オンライン上でさまざまな活用が可能 シェアポイントを含むMicrosoft365で提供されるサービスは、オンライン上でさまざまな活用が可能です。前述の通りオンラインストレージを使った情報共有やコミュニケーションの他にも、シェアポイントを活用してポータルの最新情報を取得したり、スケジュール管理をおこなったりすることもできます。 現代はテクノロジーの進化に伴い、さまざまなサービスや作業の場がオンラインに移行しています。Microsoft365やシェアポイントを活用することで、離れていても滞りのない情報共有を行い、チームの生産性を向上させることができるでしょう。 シェアポイントのワークフローとは シェアポイントのワークフローを活用することで、業務の効率化や従業員の負担軽減を目指すことができます。様々な企業がビジネスシーンで導入しているシェアポイントのワークフローとは一体どのようなものなのか、こちらで詳しく解説していきます。 ワークフローでできること シェアポイントのワークフローとは、従来のビジネスシーンにおいて紙媒体で行われていた印鑑リレーのようなワークフローを、システム上で自動化したサービスです。 紙媒体でやりとりされていたワークフローは、非効率的で時間も労力も伴います。承認の印鑑をもらうために、制作者が様々な人に声をかける必要があったり、承認者が多忙な場合は、失念されて無駄な時間を要してしまうこともあるでしょう。シェアポイントのワークフローであれば、そのような無駄な労力や時間を削減することができます。 シェアポイントを活用すれば、任意のワークフローをいつでも作成することができ、変更があれば手を加えることも可能です。また、確認や承認の依頼を自動で開始することができるため、制作者の負担も大きく減らすことができます。 スマートフォンからも申請・承認が行えるため、出張が多い場合や、業務が立て込んでいる時期にも、スキマ時間を活用することができる点もメリットとなっています。 このように業務の自動化を実現するシェアポイントのワークフローは、従業員の負担軽減と業務の効率化に大きく役立てられています。ビジネスシーンにてシェアポイントをご利用の場合は、ぜひワークフローを活用してみてください。 シェアポイントで作成できるワークフローの種類とは シェアポイントのワークフローは、主に4つの種類に分けることができます。業務に合わせて利用しやすいワークフローを選ぶことができる点もメリットの一つです。 ・承認を集めるワークフロー まず紹介するのは、「承認を集めるワークフロー」です。こちらのワークフローでは、特定のメンバーに回覧して承認権限を持った社員の承認を集めることができます。こちらのワークフローは、ほかの3つのワークフローと比べると、最もビジネスシーンで使用される機会が多いものとなっています。シェアポイントの使い方が良く分からないという方も、こちらの機能は把握しておいて損はないと言えるでしょう。 ・フィードバックを収集するワークフロー 次に紹介するのが、「フィードバックを収集するワークフロー」です。こちらのワークフローを活用すると、特定の情報に対して、閲覧者からのフィードバックを集めることができます。紙媒体では、全体の確認を終わらせるまでかなりの時間を要していましたが、こちらは確認者に対し一斉に送信することができるため、効率的に社員の意見を反映した取り組みを進めることができるでしょう。 ・署名を収集するワークフロー シェアポイントのワークフローを活用すれば、デジタル署名の収集も簡単に行うことができます。承認ワークフローと似たシステムですが、こちらはドキュメントを回覧済の担当者のデジタル署名を集めることに特化しています。これまで紙媒体で回覧・署名を行っていた企業がこちらのワークフローを活用すれば、署名の収集作業を大幅に効率化することができるでしょう。リモートワークには欠かせない機能の1つとなっています。 ・タスクの3段階管理ワークフロー 最後に紹介するのが、「タスクの3段階管理ワークフロー」です。特定のタスクを3つの段階に分けて状況を管理することができます。用意されているタスクの種類は「アクティブ」「レビューの準備」「完了」です。こちらの機能を活用することで、チーム内で状況の把握やタスク管理を進めやすくなるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット では、次にシェアポイントを導入するメリットについて解説します。シェアポイントを活用すれば、下記のような利点が生じます。 チームの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チームの情報共有がスムーズになります。社内向けポータルサイトを作成することで「今何が起きているか」をシェアしやすくなりますし、ファイルの共有や共同編集も可能です。 チームの情報共有がスムーズになることで、主に下記のようなメリットが生じるでしょう。 承認管理プロセスの簡略化 意識や方向性の統一 コミュニケーションの活発化 同じファイルを共同編集し作成と確認を同時に行えれば、別途コンセンサスを得る手間はありません。また、手軽な情報共有を行うことで目指すべきものや方向性を統一でき、チーム力の推進に役立ちます。 情報を集約し、一元管理できる シェアポイントを導入すれば、情報を集約し一元管理できるようになります。社内向けポータルに情報をまとめておけば必要に応じて検索できますし、情報を一元管理することで各所にファイルやデータが散らばるのを防ぐことができます。 また、情報がシステムに集まる体制を構築することで、業務にまつわる知見やノウハウが個人でなく社内に蓄積される効果も見込めるでしょう。情報が個人に集約されると当人のキャリアやスキルは向上しますが、業務遂行のしやすさに問題を抱えることになりかねません。 情報を社内に集約し一元管理することで、特定の個人に頼らずとも仕事を回しやすくなります。 ワークフローを効率化できる シェアポイントを導入すれば、ワークフローの効率化が見込めます。シェアポイントには「ワークフロー」というミニアプリケーションが搭載されており、活用することでタスクの効率性を追求することができます。 ワークフローには、一般的なワークフロープロセスがテンプレートのような形で組み込まれています。ワークフローの各プロセスには大きく分けて「人の手(確認)が必要なもの」と「機械的な処理で事足りるもの」があるでしょう。 前者を自動化するのは未だ難しいところですが、後者は容易です。シェアポイントのワークフローを活用することで後者を自動処理してくれるのはもちろん、前者も通知や追跡を行って適切に管理してくれます。 それにより、ワークフローの効率化が見込めます。 シェアポイントでワークフローはどう変わる?具体的活用例 シェアポイントを導入すると、従来のワークフローはどのように変化するのでしょうか。続いて、シェアポイントの具体的活用事例をいくつかご紹介します。 社内向けポータルサイトを作成し、情報を集約する シェアポイントを使って社内向けポータルを作成すれば、そこに情報が集約されるようになります。ポータルを見るだけで各部署やチーム、会社全体の最新情報を得ることができ「今何が起きているのか」を共有しやすくなります。 集約された情報はどんどん蓄積されるため、場合によってはFAQのような役割も果たしてくれるでしょう。「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が根付けば、従業員が自律的に問題解決することもできます。 メンバー間のコミュニケーションに活用する シェアポイントを活用して、メンバー間のコミュニケーションを行うこともできます。シェアポイントにはコミュニケーション用のサイトを作成する機能もあるのですが、こちらは基本的に幅広いユーザーに公開する前提となるため、少数メンバー間でのみ利用するのであればチームサイトを作成するのが好ましいでしょう。 どちらも、情報の発信自体は自由に行うことができます。発信された情報やモバイルなどの端末から確認できるため、出先からでも閲覧することができます。 ファイルの受け渡しや共同編集を行う シェアポイントを活用してファイルの受け渡しや共同編集を行えば、コラボレーションの敷居が下がります。シェアポイントにファイルを保存し、WordやExcelといった一般的なアプリケーションを使って共同編集を行えば、複数人の手が入ったハイクオリティな資料や文書を作ることができます。 また、シェアポイントを介した共有や共同編集は、各ユーザーが遠く離れた場所にいても行えるのがポイントです。テレワークのようにメンバーがそれぞれ異なる環境で作業している場合でも、インターネットに繋がった端末を介して共同作業を行えるようになります。 コミュニケーションを行いながら共同編集することで、まるでオフィスで仕事をしているような感覚が得られるかもしれません。 シェアポイントを効果的に活用するポイント では次に、シェアポイントを効果的に活用するポイントについて解説します。シェアポイントの効果を最大化するためにも、下記のような点に注意しましょう。 自社に合ったプランを契約する シェアポイントを効率的に活用するためには、自社に合ったプランを契約するのが大事です。シェアポイントを利用するにはMicrosoft365を契約することになるわけですが、Microsoft365にはいくつかの異なったプランが設けられています。 それぞれのプランは、下記のような点が異なります。 デスクトップ版アプリの有無 利用可能なストレージ容量 セキュリティ対策…

大容量のストレージ

SharePoint Onlineの容量は1TBに契約ユーザー数×10GBを追加した容量となっています。総容量は1TB+(契約ユーザー数×10GB)です。残りの容量は、SharePoint Onlineのサイト設定または管理センターから確認できます。

容量の上限を超えると制限がかかってしまいます。上限を超える前にお知らせするアラート機能もあるので、必要に応じて設定しておきましょう。個人で容量を追加する場合は、1人あたりの容量を追加で購入または、無制限のクラウドストレージプランの追加が可能です。

モバイルアプリでのアクセスが可能

SharePoint Onlineは、さまざまなデバイスからの利用が可能です。使う場所が限定されることなく、電車などでの移動中でも、出先から急ぎのデータ入力が必要なとき、資料を確認するときであっても簡単にアクセスができます。状況や場所に関係なく、いつでも必要なときにすぐ作業ができるので、仕事がスムーズに進められます。

効率的なファイル管理

SharePoint Onlineのドキュメントライブラリでは、効率的なファイル管理が行えます。ドキュメントライブラリ内で、個々のユーザーだけではなくグループ単位でのアクセス権限の付与が可能です。

ビュー機能では、ビューを作成することによってファイルが見つけやすくなり、目的別にタグ付けした必要な数の分類項目を追加して階層分けができます。

また、バージョン管理機能では、自動的に上書きを行ったファイルが保存されます。バージョン履歴から、過去のバージョンを復元することも可能です。

「SharePointの機能と活用メリットのご紹介」のお役立ち資料がダウンロードできます

SharePoint Onlineでの効率的なファイル管理方法

SharePoint Onlineでのファイル管理方法をさらにくわしく見ていきます。チームでドキュメントライブラリを共有すると、ファイルの量はどんどん増えていきます。その中から必要な書類を見つけ出すことは、フォルダーを作成した本人ですら難しいかもしれません。ライブラリ内でのファイルをどのように整理して管理するかは、チームメンバーがどのような方法で抽出したいかによって異なります。SharePoint Onlineでは次のような方法でファイルを整理することができます。

フォルダーの分類

SharePoint Onlineでは、ファイルの管理を行うために、目的ごとに作成したフォルダーを使ってファイルを分類しています。

そのほか、「列」を作成して使ったファイルの整理ができます。列は最大3つまで作成可能で、追加した列は「部署名」のように、任意で作成した名前が見出しに表示されるので、一目でわかってファイルが探しやすくなります。ライブラリの中のファイルが多くなってきた場合は、ビューとフォルダを組み合わせて整理するとさらに管理しやすくなります。

タグ付け分類

ファイルの整理に有効な方法として、ファイルにタグ付けをして分類する方法があります。タグ付けをして分類することで、フォルダ階層を行き来することなく、簡単に目的のファイルまでたどりつきやすくなります。

SharePoint Onlineでは、必要な数の分類項目を複数追加できます。たとえば、「商品カテゴリ」や「担当者」など、必要に応じ追加していくといいでしょう。また、ファイルの詳細を説明書きとして追加することもできます。ファイルに説明書きを追加しておくと、さらに探しやすくなり、新しく加わったメンバーであってもファイル内容がわかりやすくなります。

ビュー機能でファイル検索

SharePointのビュー機能は、使いたいファイルを探すのに便利な機能です。ドキュメントライブラリで、ファイル名だけではなくファイルに属性を作成して階層分けができます。属性の登録ができたら、次に目的のビュー(表示形式)を作成します。たとえば、「年度別」や「部署別」といったビューを作成すると、ビューを切り替えるだけで簡単に、それぞれの項目からファイルを見つけ出せるようになります。

ビュー機能は、項目ごとの分類だけではなく、特定の条件からの抽出や並び替えも簡単です。SharePointのビュー機能を使用すると、ファイルを探す時間が短縮できて、生産性アップにつながるでしょう。

バージョン管理機能

SharePointドキュメントライブラリでは、編集した最新のファイルがクラウド上で自動保存されています。SharePointが自動でバックアップを取ってくれているような状態です。

共同編集のできるファイルが自動保存されることによって、誰かにデータが書き換えられたり間違えて保存されるといった心配が出てくるかもしれません。ところが、SharePointではそのようなミスを防ぐために、バージョン履歴が常に保存されています。更新者を確認して、バージョン履歴からの復元が簡単にできる仕様になっています。もし、自動保存機能が不要な場合は機能をOFFにすることもできます。

SharePoint Onlineを使いこなそう

SharePoint Onlineを使いこなすためには、まずチームサイト(ポータルサイト)を作成します。チームサイトから、ドキュメントライブラリが作成できます。

ドキュメントライブラリでは、ユーザー同士のファイルの共有や編集、ファイルの保存・管理が行えます。

チームサイトの作成

チームでの作業において、情報やデータの共有をするためには、SharePointのチームサイト作成が必要です。ポータルサイトとも呼ばれるチームサイトでは、通常メンバー全員がコンテンツサイトに投稿できます。

SharePoint内で作成できるサイトはチームサイトとコミュニケーションサイトがあります。コミュニケーションサイトを作成すると、より多くのユーザーに情報を配信できます。

チームサイトを作成するには、Microsoft365にサインインして、SharePointにログインします。ページの一番上にある「+サイトの作成」から「チームサイト」オプションを選択。案内に従って情報を入力していき、メンバーを追加して完了です。サイトが作成されるとフォローしているサイトに表示されます。

チームサイトから、SharePoint Onlineのドキュメントライブラリの作成ができます。ドキュメントライブラリでは、チームメンバーでの共同作業やファイルへのアクセスが可能です。ファイルの保存・追加や移動も簡単に行えます。

ファイルを共有

SharePointサイトに保存しているファイルは、アクセス権限をもつメンバー全員が閲覧・編集できます。権限はユーザーに応じて変更可能です。

チームでの作業を行う場合は、ドキュメントライブラリでの追加・削除・編集などのファイルアクティビティを確認して作業の進捗状況がわかります。

また、バージョン管理が有効になっているときは、ファイルが変更される度に、新しいバージョンのファイルが作成され、過去のバージョンにおいても履歴から復元・削除ができます。

○SharePointの活用事例に関する記事はこちらでご覧いただけます。

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介
シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介
シェアポイントとは? シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「(情報は)一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 保管のためのスペースが必要 紛失、盗難、その他セキュリティリスク インクや紙といったサプライコストがかかる 共有に時間がかかる 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 テレワーク下におけるポータルの活用に関しては、通常のオフィスケースよりシビアに考えた方がよいかもしれません。コミュニケーションがほぼオンラインに限定されるため、どのような情報を優先的に共有すべきかがより重要になるからです。 システムテクノロジーにより情報の共有が容易になったとはいえ、人間の処理能力が拡大したわけではありません。最重要なものを見やすい位置に載せ、そこから各々が必要な情報に飛びやすく設計するのが好ましいでしょう。 シェアポイントを効率的に活用するポイント それでは、次にシェアポイントを効率的に活用するポイントをいくつかご紹介します。シェアポイントは利便性の高いツールですが、より効果を得るためには下記のような点に注意を払いましょう。 自社に合ったプランを契約する Microsoft365を契約することでシェアポイントの利用が可能になりますが、Microsoft365にはさまざまなプランが存在します。それぞれ料金や付帯するサービスが異なるわけですが、自社の求めに合ったプランを契約しないとシェアポイントの真価を発揮するのが難しくなります。 たとえば、オフラインでの作業を想定しているのにオンラインアプリ限定のプランを契約してしまうと、作業のためにインターネット環境を構築しなければなりません。また、使いたい機能が欠けていたりセキュリティニーズが異なるといった問題が発生する可能性もあるため、プランの詳細および自社のニーズを事前にしっかりと精査することをおすすめします。 管理運用のルールを設ける シェアポイント活用のコツは、管理運用のルールを設けることです。シェアポイントをどのように使うかは各ケースによって異なりますが、たとえばポータルサイトの運用であれば下記のような点を決める必要があります。 編集権限を誰に与えるか 閲覧権限を制限するか否か 編集権限を拡大すればするほど利便性が向上し情報も集まりやすくなりますが、セキュリティレベルが低下します。反対に権限を絞れば絞るほど情報の統制はしやすくなりますが、量と質の面において問題が発生するかもしれません。 自社の置かれている状況によって柔軟に決める必要があります。…

「SharePointで社内ポータルを作るには」のお役立ち資料がダウンロードできます。

まとめ

SharePoint Onlineは、チームメンバーでのファイル管理や情報共有をスムーズにし、組織内のコミュニケーションを高めます。共同編集などの機能を使って、リアルタイムで同時に作業ができることで生産性も上げられるでしょう。

また、どのデバイスからもアクセスすることができるため、外出中であってもデータの入力や資料の確認が簡単にできて不要な時間がかかりません。

ファイル管理では、ビューの作成により、フォルダの整理整頓ができるので目的のファイルが見つけやすくなります。また、バージョン管理機能により自動的に履歴が保存されるため、保存忘れによるミスがありません。そのうえ、バージョン履歴から過去のバージョンを復元することも可能です。

SharePoint Onlineの導入で、ファイル管理が効率的になり作業がスムーズに進められるでしょう。

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