Teamsで使えるカスタムアプリとは?カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説

Teamsで使えるカスタムアプリとは?カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説

September 27, 2023

記事の監修

S.Sato

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S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Microsoft Teamsはコミュニケーションのためのアプリですが、機能を拡張することでさまざまな活用が可能です。この記事では、Temasに導入できるカスタムアプリについて解説します。
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Contents

目次

Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは?

Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは?

Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは、どのようなものなのでしょうか。まずはTeamsのカスタムアプリについて解説します。

Teamsにはアプリを組み込むことができる

Microsoft Teamsは、アプリを組み込んで機能を拡張することができます。Teamsはコミュニケーションのためのアプリであり、チャットや通話、ファイル共有といった機能が主に搭載されています。

コミュニケーションツールとして使う分には特に問題ないのですが、使い方によってはもう少し多機能な方が好ましいかもしれません。そのような場合はTeamsに他のアプリを組み込み機能を拡張すれば、より便利に使えるわけです。

プリインストールされている既定のアプリとカスタムアプリ

Teamsに組み込めるアプリには、大きく分けて既定のアプリとカスタムアプリがあります。既定のアプリは通話やチャットなどプリインストールされているアプリ(機能)のことであり、カスタムアプリは自分で選んでインストールする機能拡張のためのアプリです。

カスタムアプリにはプリインストールされてないMicrosoft製のもの以外に、サードパーティーが開発したアプリも存在します。ストアを覗いて気になったものがあれば、インストールしてみてはいかがでしょうか。

サードパーティーが開発したカスタムアプリの他、自社開発も可能

カスタムアプリは自前で開発することもできます。ストアを探しても求めているものが見つからない場合、開発が視野に入るかもしれません。

カスタムアプリを自分で開発すれば、Teamsを自社用にカスタマイズできます。反面、アプリの開発には相応のリソースや技術が求められるため、費用対効果の悪化に繋がりやすいのがデメリットです。

カスタムアプリを使うメリット

では次に、カスタムアプリを使うメリットをご紹介します。

Teamsに必要な機能を追加できる

カスタムアプリを導入することで、Teamsに必要な機能を追加できます。コミュニケーションのための基本的な機能は最初から搭載されていますので、それ以外の機能が必要なケースに有用でしょう。

たとえば、下記のようなケースが考えられます。

  • 営業支援ツールと連携しワンストップで営業管理を行う
  • 異なるツール同士でコミュニケーションを行う
  • Teams上でチームのタスク管理やスケジュール管理を行う

どのようなカスタムアプリを追加するかは、業務内容やニーズによります。余計なものを追加してしまうと逆にツールの使い勝手が悪くなる恐れもあるため、正しく選択しましょう。

Teamsでタスク管理がしたい!そのための方法やポイントについて解説
Teamsでタスク管理がしたい!そのための方法やポイントについて解説
MicrosoftTeamsとは? MicrosoftTeamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、MicrosoftTeamsについて解説します。 Microsoft社によって提供されているグループウェア Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。 グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。 基本はサブスクリプションプランを契約して使う MicrosoftTeamsは、基本的にサブスクリプションプランを契約して使う形になります。基本的に買い切りでの提供はないため、Teamsを使いたい場合は該当のプランに加入する必要があるでしょう。 一般法人向けプランとしては、下記のようなものが用意されています。 Microsoft Teams Essentials Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard それぞれ価格やできることが異なるため、自社に合ったプランに加入する必要があります。 無料で利用することも可能 Teamsは基本的に有償のサブスクリプションプランに加入して使う形になりますが、無料版も用意されています。有償版と比較すると機能にさまざまな制限が加えられていますが、人によってはこれで十分というケースもあるかもしれません。 具体的には、同時にチャットできるユーザー数が少なかったりストレージ量が少ないなどが挙げられます。また、Teamsに限った話ではありませんが、無料版と有料版ではセキュリティの強固さにも差があることが多いため、その点はしっかりと確認した上で利用しましょう。 Teamsを使うと何ができる? 続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。 チャットや通話などのコミュニケーション まず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。 加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。 ファイルの共有や共同編集 次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。 ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。 また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。 Microsoft365アプリとの連携 Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。 作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。 Teamsでタスク管理するメリット では次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。 情報を一元的に管理できる まず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。 常に正しい情報を得られる リアルタイム性が高い 必要な情報を探しやすくなる 情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。 また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。 そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。 共有が容易 Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。 正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。 業務の属人性を下げられる 顧客対応を均一化できる 生産性を安定させやすくなる 業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。 そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。 さまざまなデバイスで使える Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。 ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。 ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。 Teamsでタスク管理する方法 では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。 Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する 同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。 TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。 TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。 Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。 ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。 Tasks in Teamsで管理を一元化する…

テレワーク環境を構築しやすくなる

Teamsを活用すればリモートコミュニケーションを促進できるため、テレワーク環境の構築に有効です。テレワークを行う際、コミュニケーション用にTeamsを開きつつ他の業務遂行のアプリを同時に開いてそちらでコミュニケーションするようなケースもあるかもしれません。

それだとコミュニケーションの窓口が重複し、情報伝達に支障が生じる恐れがあります。Teamsに必要なカスタムアプリをインストールすれば、Teams上でさまざまな業務を行えるようになるため、その懸念を払拭できます。

適切なカスタムアプリを追加すれば、テレワークに適した環境を構築しやすいわけです。

テレワークを行うことで生産性は上がるのか?業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説
テレワークを行うことで生産性は上がるのか?業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説
テレワークで生産性は上がる?下がる? テレワークで生産性は上がるのでしょうか?それとも下がってしまうのでしょうか?まずは、テレワークと生産性の関係性について解説します。 基本的にはケースバイケース テレワークで生産性が上がるかどうかは、基本的にはケースバイケースです。上がることもあれば下がることもあるというのが正直なところでしょう。 また、同じ企業と同じ部署でテレワークを行っている場合でも、上がる時もあれば変わらないこともあり、下がる時もあります。よくあるパターンとして挙げられるのは、最初慣れないうちは生産性が下がり、システムやワークフローを習熟するに従って生産性が上がっていくケースです。 テレワークを経験した8割超が生産性向上を実感したというデータも テレワークにより生産性が上がるか下がるかはケースバイケースです。ただ、アドビ社が行った「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、テレワーク経験者の八割超が生産性が上がったことを実感したというデータもあります。 また、「上がった」と答えた人のうち「とても上がった」と感じた人は全体の34%、「どちらかといえば上がった」が54%という結果になっています。そして、93%の人が「今後もテレワークを続けたい」と答えるなど、テレワークへの意欲が高まっています。 もちろん生産性が低下するケースもある もちろん、テレワークにより生産性が低下するケースも存在します。前述したアドビの調査では、テレワークに対し下記のような問題が生じたという結果が上がっています。 参考:https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html 最も多かった課題は「紙の書類を確認できない」、そして二番目に多かったのが「プリンタやスキャナがない」です。両者からは、業務のペーパーレス化がうまくいっていないという推測を得られるのではないでしょうか。 ペーパーレス化が進んでいないと、紙で管理された情報の共有が難しくなってしまいます。テレワークを行うのであれば、ペーパーレス化は必須と言ってもよいでしょう。 テレワークで生産性が下がってしまう理由 では、次にテレワークで生産性が下がってしまう理由を見ていきたいと思います。 コミュニケーションが滞る テレワークではお互いにオンライン上でコミュニケーションを取ることになるため、やり取りが停滞しやすい面があります。メンバーが全員チャットやテレビ通話に慣れていればよいのですが、なかなかそういうわけにもいきません。 チャットで意思疎通をするためには、情報を簡潔にまとめられる文章力とタイピング能力が必要です。テレビ通話であればほぼ対面と変わらないコミュニケーションができますが、会議のような多人数で話す場合は工夫が必要になるでしょう。 また、チャットにせよテレビ通話にせよ、それができるようになるまでの環境構築につまずいてしまうケースもあります。 ワークフローの変化に現場が対応できない テレワークを行うにあたっては、多くの場合ワークフローの変更を余儀なくされます。従来とは異なるワークフローに柔軟に対応できればよいのですが、それが難しい場合は業務の滞りが発生します。 たとえば、下記のような例が挙げられるでしょう。 経費精算フローが変わり、処理を溜め込むようになってしまった 変更されたコミュニケーションフローに難が生じ、情報共有が行われなくなった 進捗管理ツールの更新を忘れ、進捗のリアルタイム共有ができなくなった 従来のワークフローを一切変更せずテレワークに移行するのは、ほぼ不可能です。新しいワークフローを用意するにあたり、従業員の負担が重くなりすぎないような制度を構築しましょう。 会社に保管されている資料をすぐに確認できない 前述のアドビの調査でもトップに位置していましたが、会社に保管されている紙の資料をすぐに確認できないと、業務に滞りが生じます。情報全てをデジタル化できればよいのですが、それが難しいケースもあるでしょう。 その場合、資料を確認するために出社する形になります。出社の頻度が低ければよいのですが、あまりに頻繁に出社しなければならない場合、何のためにテレワークに移行したのかが不明確になってしまう恐れがあります。 また、出社しなければならない従業員とそうでない従業員の間に不公平感が生まれてしまうリスクもあるでしょう。 その他テレワークにあたっての問題・課題 続いて、その他テレワークを行うにあたっての課題や問題について解説します。 セキュリティに不安が生じる テレワークを行う際は自宅やコワーキングスペースからインターネットにアクセスして仕事を行う形になるため、セキュリティが甘くなるケースがあります。会社に集まって仕事をする場合、原則的に社内の回線を通じてインターネットや社内サーバーにアクセスするため、通信を管理しやすいというメリットがあります。 しかし、テレワークとなるとそうもいきません。端末自体は会社が貸与することもできますが、どこからアクセスするか、そしてどのようなアプリケーションをインストールするかはある程度従業員の裁量に任されることになるでしょう。 もちろん、ルールを定めることである程度制限することは可能です。ただ、貸与した端末に不具合が生じた場合などにある程度自分で修復することが求められるため、当人に悪意はなくともセキュリティに穴が空いてしまうケースを考慮する必要があります。 勤怠管理・評価における課題 テレワークにおいては、勤怠管理、評価における課題も生じます。オフィスに集まって仕事をする従来のスタイルだと、基本的に出社から退社までの時間が勤務時間であり、どのような仕事をしているかが見えやすく評価もしやすかったのではないでしょうか。 テレワークに移行する場合、まずどのように勤怠管理を行うかを考えなければなりません。原則的にテレワークシステムにログインしそこで「勤務開始」「終了」を判断すればよいのですが、仕事中は顔が見えないため、本当に仕事をしているのかが分かりづらくなります。 常にテレビ通話を繋ぎっぱなしにする手もありますが、回線が重くなること、そして監視されてる気分になり業務の生産性が低下することなどが危惧されるでしょう。 サボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題 テレワーク下ではサボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題も生じます。テレワーク環境ではお互いの顔が見えづらいため、チームメンバーが今働いているのかどうかが分かりづらくなってしまいます。 それによりサボりが発生することもあるのですが、こちらはある程度成果物で判断できるでしょう。どちらかというと、真の問題は働きすぎを抑制できるか否かです。 サボりは成果物の提出で判断できますが、超過労働を判断するのは困難です。オフィスであれば残業が続いている部下に「帰って休め」と声をかけることもできますが、テレワーク下だと誰がどのくらい働いてるのかが分かりづらくなる上、自宅でいつまででも仕事ができてしまいます。 超過労働が体に悪いのは言うまでもありません。オンオフをしっかり切り替えることのできる体制を構築し、働きすぎを防ぐ必要があります。 テレワークで生産性を上げるにはどうすればいい? それでは、次にテレワークで発生する問題や課題を解決し、生産性を向上させるポイントをいくつかご紹介します。 テレワークのためのワークフローやルールを構築する テレワークを行う際は、まずテレワークのためのワークフローやルールを構築しておきましょう。従来のオフィスに集って行う業務からテレワークにシフトする際、ワークフローやルールがそのままだと多くの面で支障をきたしてしまいます。 テレワークに馴染みのない企業や部署の場合、どうしても運用が手探りになってしまいます。一度設定したルールに固執するのではなく、PDCAサイクルを回し可能な限り効率が上がるよう改善を繰り返しましょう。 きめ細やかなコミュニケーション機会を設ける テレワークで業務を行う場合、きめ細やかなコミュニケーション機会を設けることも重要です。テレワーク環境では各メンバーが遠方からインターネットを介して仕事やコミュニケーションを行うことになりますが、直接対面するのに比べるとどうしてもコミュニケーションの密度が下がってしまいます。 それを防ぐためにも、たとえば始業前の朝礼や業務後の報告、フィードバックなど、定期的なコミュニケーションの機会を設けることが大事です。この辺りはチームメンバーの特性も鑑みなければなりませんが、特にテレワークで孤独感を感じてしまう人には一層のケアが必要になるかもしれません。 出社とリモートを上手に切り分ける テレワークだからといって100%遠方から業務を行う必要はありません。場合によっては出社とリモートを上手く使い分けることで、生産性向上の助けになるでしょう。 その際に考えたいのは、特定の従業員に負担が集まらないようにすることです。「原則テレワークだが出社も可能」というやり方だと、頻繁な出社を必要とする人が他の従業員に対して不公平を感じてしまうかもしれません。 業務システムを導入する 品質の高い業務システムを導入し適切に活用すれば、テレワークの効率が大幅に向上します。業務システムは特定の業務を効率化するために作られているものですが、多くは外からのアクセスにも対応するため、ケースによっては従来のワークフローをそのままテレワークに移行させることも可能です。 特にテレワークに馴染みのよいシステムは、下記のようなものです。 グループウェア 勤怠管理システム 進捗管理システム ペーパーレスシステム なるべくテレワークを行う前に導入し、活用を現場に馴染ませておきましょう。 テレワークによる業務改善事例 それでは、最後にテレワークによる業務改善事例をいくつかご紹介します。 ワークスタイルを変革し残業時間の抑制&売上増を達成:株式会社WORK SMILE LABO 株式会社WORK SMILE LABOは、事務用品やオフィス家具を販売している企業です。同社では2016年度からテレワークの導入活用を推進しており、その一環としてパソコンを全社員に支給したり、スマホで出退勤を管理するなどの取り組みを行っています。…

自社に合わせたUIやポータルを構築できる

カスタムアプリを追加することで、自社に合わせたTeamsのUIやポータルを作成できます。社内ポータルを立ち上げたはいいものの、なかなか従業員の利用を促進できないケースもあるかもしれません。

Teamsを使っているのであれば、Teamsにポータルを追加してしまうのも手です。普段使っているツールにポータルへの窓口があれば、アクセスを誘導することができるでしょう。

業務活用しているツールやシステムをなるべくひとまとめにすることで、業務効率化に繋がります。

カスタムアプリの導入方法

カスタムアプリの導入方法

カスタムアプリはどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、カスタムアプリの導入方法について解説します。

サードパーティー製であればストアから導入

既にリリースされているサードパーティー製のカスタムアプリを導入したい場合は、ストアにアクセスしてみましょう。ストアにはさまざまなサードパーティー製のカスタムアプリがアップロードされているため、一般的なニーズであればサードパーティー製のアプリで事足りるのではないでしょうか。

サードパーティー製アプリ活用のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

  • 開発のためのリソースを節約できる
  • 汎用性の高い設計がなされている
  • 一定の品質が保たれている

既存アプリを活用することで、自社開発によるリソースを節約できます。また、既存のカスタムアプリは多種多様な人が使うことが想定されているため、汎用性が高くなるよう設計されているのもポイントでしょう。

加えて、ストアの審査をクリアしていることによる品質の高さも挙げられます。特別な事情がない限り、ストアに公開されているカスタムアプリを使うのが無難でしょう。

自社開発する場合は、規定の開発環境において開発

ストアに希望を満たしてくれるカスタムアプリがない場合、自社開発が視野に入ります。カスタムアプリを自社で開発できればTeamsを自由に拡張できるため、成功すれば大きなメリットが得られます。

カスタムアプリを自社開発する際は、規定の開発環境を構築する必要があります。ゼロベースの開発に比べると自由度が低いように感じるかもしれませんが、選択肢が狭まることでやることが明確になる利点もあります。

規定の開発環境とはいえ汎用的な部分も多いため、Teamsのカスタムアプリ開発で学んだことは他の開発にも活かせるでしょう。

カスタムアプリの作り方

次に、カスタムアプリの作り方について解説します。カスタムアプリの製作には専門的な知識が必要なため簡単ではありませんが、技術や開発に自信があるならトライしてみてもいいかもしれません。

使用言語は主にC#とJavaScript

Teamsのカスタムアプリは、主にC#とJavaScriptによって開発します。C#はTeamsをリリースしているMicrosoft社が開発した言語であり、Windowsアプリの開発等によく用いられているのが特徴です。

Javascriptもプログラミング言語の一種であり、Webを中心とした多くの開発で用いられています。プログラミング言語にはJavaというものもありますが、JavaとJavascriptは異なるため混同しないよう気をつけましょう。

カスタムアプリの開発には、C#とJavaScriptのどちらを選ぶべきなのでしょうか。カスタムアプリ開発に限りませんが、言語の選択は現在の技術知見や習熟度、そして将来性を考慮して決めるのがベターです。

C#は、主にWindowsアプリやWebアプリの開発に使われている言語です。対して、Javascriptは主にWeb全般で使われている汎用性の高い言語です。

両者とも学んで損はありませんが、どちらかというとC#はOSに依存したアプリケーションの開発。JavascriptはOSやデバイスに依存しないWeb開発に適していると言えるかもしれません。

開発環境の構築

Teamsのカスタムアプリ開発には、どのような環境を用意すればいいのでしょうか。一般的なものとしては、コーディングのためのVisual Studio CodeやJavaScriptのサーバーサイド実行環境であるNode.jsなどが挙げられます。

あるいは、GitHub Codespacesを活用することで拡張機能やソースコードがパッケージ化された環境を用意できます。どのようなアプリをどのように作りたいかによって構築すべき開発環境は異なるため、適切なものを選びましょう。

Teams用開発者ポータルを使って開発

Teams用開発者ポータル(旧AppStudio)を活用することで、アプリ構成を適切に管理・公開することができます。また、開発メンバーで共同作業を行ったり、ランタイム環境を設定する等も可能です。

アプリテンプレートも用意されている

ゼロベースでアプリを構築するのは、骨が折れる作業です。UIから内部処理までを全て製作しようとすると、いくら人手があっても足りません。

そういった事態を避けるために、Teamsのカスタムアプリ開発にはさまざまなテンプレートが用意されています。基本的な部分はテンプレートで補い、独自性が必要な部分のみ手動で実装するといったやり方が考えられるでしょう。

人手を必要な部分に集約させることにより、少ないリソースでニーズに沿ったアプリを開発できるわけです。

効率的なTeams活用のポイント

効率的なTeams活用のポイント

続いて、カスタムアプリ導入も含めた効率的なTemas活用のポイントについて解説します。

Teamsを使って何がしたいのかを明確にする

まず挙げられるのは、Teamsを使って何がしたいのかを明確化することです。Teamsはコミュニケーションのために作られたアプリなので「(リモート)コミュニケーションのため」であることが多いかとは思いますが、カスタムアプリを導入するのであればもう少し細分化してみましょう。

たとえば、下記のような形です。

  • テレワーク環境を構築するために業務をTeamsに集約させたい
  • 従業員にプル型で情報発信したいのでTeamsによるポータルを構築したい

カスタムアプリを導入することで、Teams活用の幅を広げられます。業務に必要なアプリを全てTeamsに集約させることができれば、テレワーク環境の構築や業務効率化に寄与するでしょう。

また、Teamsから社内ポータルにアクセスすることができれば、プル型の情報発信を行えます。社内ポータルという一元的に管理された場所に情報を集約させることで、さまざまな恩恵が得られるでしょう。

カスタムアプリを入れすぎない

カスタムアプリは非常に便利ですが、不要なものまで入れすぎないよう注意したいところです。ちゃんと管理できていれば問題ないのですが、基本的にアプリを入れれば入れるほどツール全体の挙動が重くなったりUIが見づらくなります。

業務を効率化するためにTeamsを活用してるのに、逆に阻害する結果になってしまうのは本末転倒ではないでしょうか。カスタムアプリは、必要なものを的確に導入することをおすすめします。

プロに相談する

Teamsカスタムアプリを自社開発できれば、Temasの活用が捗るでしょう。必要に応じて機能を追加すれば、使い慣れたUIのまま業務に応じた拡張が可能だからです。

しかし、カスタムアプリの開発や公開には専門的な知識を要するため、ゼロから始めるのは難しいかもしれません。「カスタムアプリを作りたいけど何をしたらいいか分からない」といった場合は、一度プロに相談してみてはいかがでしょうか。

プロに相談することで、開発の具体的なイメージが得られるかもしれません。あるいは、既存アプリの活用でニーズを満たせる可能性もあるでしょう。

自社の根本的なニーズに対し、適切な手段を提案してくれることが期待できます。

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITを活用すれば生産性は上がる?下がる? ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか?それとも下がるのでしょうか?まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。 基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。  新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。 導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースも しかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。  ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう 「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。  ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケース それでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。 自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した 自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。  たとえば、下記のようなケースが考えられます。  顧客との関係が浅くリピートが少なかったため、CRMを導入し改善を図った  営業工数が多いわりに生産性が低かったので、SFAを導入した効率化した  ルーチンワークに手間をとられていたのでRPAを使って自動化した  課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。  導入したシステムがしっかりと現場で使われている 導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。 現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 メリットや活用手法に対する啓蒙不足  多忙によりワークフローの変化に対応できない  システムに習熟した担当者がおらず、業務マニュアルも作成されていない 事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。  効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。  定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケース では、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。 システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。  なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。  システム選びを誤った  正しい活用ができなかった  問題や課題を正しく認識できていなかった 課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。  そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。  操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じた システムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。  業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。  新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。 客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていない システムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。  効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。  もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点 それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。 自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。  ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。  現状と理想の姿とのギャップを明確にする  非現実的なものは設定しない  平準との比較  問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。  その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。  それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。  それを解決できるシステムを導入する 問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。  問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。  基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。 自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。  ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。  また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、  プロに相談することで、そういった俯瞰的な視点も得られます。 ITを活用して生産性が向上した事例 では、最後にITを活用して生産性を向上させた事例をいくつかご紹介します。 経費管理システムを導入し、作業時間を大幅短縮:武蔵コーポレーション 武蔵コーポレーションは、収益用不動産の仲介や売買を手掛けている企業です。同社では、事業拡大により従業員も急増したため、経費精算処理に多くの時間が割かれてしまうという問題を抱えていました。 …

まとめ

Temasにカスタムアプリを導入すれば、使い慣れたUIのままさまざまな拡張が可能です。カスタムアプリは自社開発も可能なので、ストアに欲しいアプリがない場合は検討してみる余地があります。

しかし、カスタムアプリの開発には専門的な知識や技術が必要なため、ゼロベースで行うのは現実的ではありません。自社のみで開発が難しい場合は、一度専門家に相談することをおすすめします。

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January 12, 2024

SharePointとは?SharePointの機能や使い方を徹底解説!
SharePointとは?  SharePointとは、マイクロソフト社が提供する企業向けのファイル共有・コラボレーションを行うためのサービスです。  SharePointと比較されるサービスとして、マイクロソフト社が提供するOnedriveがあります。  どちらもファイル共有サービスですが、違いを簡単に述べるとすれば、SharePointは組織向け、OneDriveは個人向けのサービスです。  また、SharePointはポータルサイト(チームサイト)を作成できます。  部署やチーム、プロジェクト毎にファイルや情報を管理する場合により効果を発揮します。  そのためSharePointはビジネスの現場で広く利用されています。 ShrePointでできること  SharePointでできることについてご紹介します。 ポータルサイト(チームサイト)の作成 SharePointでは、チームや部署、プロジェクト毎にポータルサイト(チームサイト)を作成することができます。  作成したポータルサイト上では、情報共有や共同作業を行うことができます。  チームで共有したい情報はポータルサイト上に共有することで、複数人宛に情報を共有することができます。そのため業務効率化に繋がります。  ポータルサイトは、予め特定のビジネスニーズに合わせて設計されているテンプレートが用意されているので、そこから簡単に作成することができます。  チームの特色や業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。  ポータルサイトは簡単に作成することができ、情報共有を効率化することができます。  ドキュメント管理 SharePointでは、ポータルサイト上で様々なドキュメントや画像などを管理することができます。  マイクロソフトの高品質なセキュリティ対策を活用し、契約書などの重要書類もSharePoint上で管理する企業も増えています。  SharePointでは、ポータルサイトで安全かつ効率的にドキュメントを管理することができます。  ワークフロー SharePointでは、業務フローを自動化することができるワークフローの構築ができます。  例えば、特定のフォルダからファイルが削除された場合は、承認者に承認メールを送信、承認者の承認を得られたらファイルが削除される、といった仕組みです。  このようなワークフローを構築することで、重要なファイルが誤って削除されるミスを防止することができます。  ワークフローを設定することで、日々の業務効率化や誤操作の抑止をすることができます。  モバイルアプリが利用可能 SharePointは、PCだけでなくスマートフォンからもアクセスすることができます。  SharePoint Onlineのモバイルアプリをインストールすることで、自宅や外出先などからでも簡単に情報にアクセスすることができます。  これにより時間や場所を選ばず、いつどこからでも必要な情報にアクセスすることが可能になります。  SharePointの強み SharePointの強みについてご紹介します。 Microsoft製品とのシームレスな連携 SharePointは、マイクロソフトが提供するSaaSのサービスです。  マイクロソフトが提供するその他のサービスとの親和性が高く、連携を行うことでより業務効率化を実現することができます。  例えば、Teamsと連携すればTeams上でファイルを管理することが可能になります。  他にも、Outlookと連携することでスケジュールの共有なども可能になります。  このように、SharePointはマイクロソフト製品との親和性が高く、連携も簡単にできる点が大きな強みです。  万全のセキュリティ対策 SharePointは、マイクロソフトが万全のセキュリティ対策を行っています。  また、管理者はユーザーのアクセス権をコントロールすることができます。  ユーザー毎に適切なアクセス権を付与することで、外部に対するセキュリティ対策に加え内部対策も行うことができるので、より厳重なセキュリティ対策を行うことができます。  SharePointは、マイクロソフト社によるクラウドサービスに対する最適なセキュリティ対策を行っているので、ユーザーは安心してサービスを利用することができます。  バージョン管理 SharePointでは、ドキュメントのバージョン管理をすることができます。  バージョン管理とは、ドキュメントに対する変更履歴を記録するものです。  例えば、SharePoint内のWordファイルを修正した場合、修正前の状態を記憶します。  これにより、修正したWordファイルを修正前の状態に復元することも可能になります。  要するに、SharePointが自動でバックアップをとってくれているということです。  もし、誤ってファイルを修正したり削除したりしてしまってもバージョン履歴から復元できるので安心です。  バージョン管理によって、ユーザーの誤操作にも対応することが可能です。  SharePointの導入方法 SharePointの導入方法についてご紹介します。 SharePoint Online SharePointを単体で利用したい場合は、SharePoint Onlineを契約することで利用することができます。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは?その概要を分かりやすく徹底解説!
Dynamics 365とは? Dynamics 365とは、Microsoft が提供するビジネスアプリケーションです。  Dynamics 365は、企業活動を効率的に進めるために必要な業務システムを統合的に提供しています。  Dynamics 365がカバーする領域は様々で、CRM、SFA、ERP、マーケティング、顧客サービスなど、幅広い領域をカバーしています。  Dynamics 365が提供するこれらの機能により、生産性向上や業務効率化の実現をサポートします。  Dynamics 365の強みや導入メリット? Office 製品との連携 Dynamics 365の大きな強みの一つが、 Office 製品との連携が容易にできる点です。 同じ Microsoft 製品ですので 、Microsoft 365を導入していれば、そのアカウントで Dynamics 365を利用することができます。 Microsoft 365のポータル画面上からアクセスすることが可能なので、他の Microsoft 365製品との使い分けも容易にできます。 Outlook の予定表との同期や、SharePoint同期機能を使って、Word, Excel, PowerPoint などのドキュメントを一元管理することができます。 これまで、バラバラに保管していた見積書、注文書、請求書などシステム上で一括管理することもでき、ペーパーレス化の実現もできます。 豊富な導入実績 Dynamics 365は、世界中の様々な規模や業種の企業に導入されています。 その数は、2019年6月時点で約196か国22万社に導入されています。 世界的な企業である Microsoft 社が提供していることもあり、システムに対する信頼度も高く、近年では、三菱地所、住友不動産、森ビル、大東建託、日立など多くの日本企業も導入に踏み切っています。 大手企業のみならず、近年では中小企業の導入も増えており、企業規模や様々な業種の垣根を超えて利用されています。 自社に合わせたカスタマイズが可能 Dynamics 365は様々な業種の企業に導入されています。 その理由の一つがカスタマイズの自由度が高いことです。 多くのSaaS系の業務システムは、既に用意された機能を使って運用していくため、業種によっては必要な機能が不足しているといったこともあるでしょう。 しかし、Dynamics 365では、 Microsoft Power Apps を使うことでノンコーディングでカスタマイズすることができます。コーディングなどの専門知識がないユーザーでもカスタマイズすることが可能です。 自社でカスタマイズを行うことに不安がある場合は、Dynamics […]
Business Efficiency

January 3, 2024

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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