Business Efficiency January 25, 2024 Power Appsで手書きのメモからアプリ画面を作成！ こんなお悩みはございませんか？ 初心者でも簡単にできると言っても難しいんでしょ？ Power Automateは使ったことがあるが、Power Appsは難しそうで使ったことがない。 モック作成時間を短縮したい。 全て「PowerApps Express Design」で簡単に解決できます！ Power Appsの「PowerApps Express Design」を利用すれば、手書きのイラストをもとに、AIがアプリケーションを自動作成してくれ、簡単にアプリ画面を作成することができます。 今まで一度もPower Appsを触ったことがない方や、Power Apps食わず嫌いの方でも、誰でも簡単にこの機能を使ってアプリを作成することができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 紙に画面イメージを作成 画面イメージの作成 紙に実装したい画面のイメージを書きます。 今回はお問い合わせフォームを作成していきます。 アプリケーションの作成 準備 「作成」から、「画像」を選択します。 次へを選択します 画像のアップロード 「名前」欄へ入力します。 今回はお問い合わせフォームを作成するため「ContactForm」とします。 画像欄が「自分のファイルをアップロードする」が選択されている状態で 「ファイルの選択」ボタンを押下し、任意の画像を選択します。 形式を「電話」へ変更し、「次へ」を押下します。 ※今回は縦型のフォームにしたいため「電話」へ変更しています 「タグ」の追加 自動で認識されなかったテキストボックスを追加します。 追加が完了したら「次へ」を押下します。 データの設定 「後で確認する」を選択し、作成ボタンを押下します。 ※今回はDataVerseテーブルとの接続を行わないため「後で確認する」を選択します フォームの整形 作成されたフォームのレイアウトが崩れているので整形します。 完成 編集が完了したら保存し公開を行います。 Power Appsはこのように簡単に手書きのイラストからアプリ画面を作成することができますので、是非試してみてはいかがでしょうか？ 弊社では無料相談を実施していますので、ご不明な点があればお気軽にお問合せください！ 最後までご精読いただき、ありがとうございました。
Business Efficiency December 29, 2023 Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く！〜第六回 管理者画面編〜 PowerApps 管理者画面を作成 「管理者マスタテーブル」を作成 管理者かどうかの判定のために、管理者のみを登録しておく「管理者マスタテーブル」を作成します。 ①テーブル>＋新しいテーブル>高度なプロパティを設定します。 ②表示名とスキーマ名を設定し保存します。 ③「メールアドレス」列を追加します。 ④管理者アカウントを登録しておきます。 「管理者画面ボタン」を追加 勤怠管理アプリ トップ画面に「管理者画面ボタン」を追加し、 Visibleプロパティに 「!IsBlank(LookUp(管理者マスタ, メールアドレス = User().Email))」 を設定します。 これで管理者マスタに登録されていないアカウントにはボタン自体が表示されません。 ＋新しい画面 から「管理者_今日の勤務状況」画面を作成し、 管理画面ボタンのOnSelectプロパティに 「Navigate(管理者_今日の勤務状況)」 を設定します。 「ギャラリー」を追加 ラベルを追加し、Textプロパティに 「Text(Today(),”[$-ja-JP]mm/dd”) & “の勤務状況”」 を設定します。 その下に、「従業員名」「勤務形態」「出勤時間」「退勤時間」の４つのラベルを並べます。 ラベルの下に「空の垂直ギャラリー」を追加し、以下のように設定します。 レイアウト:タイトルとサブタイトル データソース:勤怠管理テーブルを設定し、 テキストラベルを2つ追加し、 タイトル/サブタイトル/テキストラベル1/テキストラベル2を横並びにしてフィールドをそれぞれ設定します。 出勤時間/退勤時間のTextプロパティにそれぞれ 「Text(ThisItem.出勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 「Text(ThisItem.退勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 を設定します。 今日の勤怠データのみを表示するために、 ギャラリーのItemsプロパティに 「Filter(勤怠管理テーブル, 日付=Today())」 を設定します。 ＋新しい画面 から「管理者_勤務状況一覧」画面を作成し、 >(右アイコン)のOnSelectプロパティに 「Set(SelectedUser,今日の勤務状況ギャラリー.Selected.Name ); Navigate(管理者_勤務状況一覧画面)」 を設定します。 「管理者_勤務状況一覧画面」にもラベルを追加します。 Textプロパティに 「Text(SelectedUser) & […]
Business Efficiency January 12, 2024 Outlookでタスク管理がしたい。そのための方法やポイントについて解説 Microsoft Outlookとは MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookの概要について簡単に解説します。 Microsoft社がリリースしている個人情報を管理するアプリ Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社がリリースしているアプリです。多機能メーラーとして使われることが多いですが、スケジュール管理やタスク管理といった個人情報管理も可能です。 それぞれ個別にソフトやアプリを用意する必要がないため、作業効率の向上に役立つでしょう。複数のソフトやアプリを活用するのは一見合理的に思えますが、細かな切り替えや同期の難しさ等により生産性を阻害してしまうケースもあります。 Microsoft365に加入すれば使える Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、契約すればMicrosoft社からリリースされているさまざまなアプリを利用することができます。 Outlookはもちろんのこと、文書作成のためのWordや表計算のExcel、資料作りのためのPowerpoint等が挙げられるでしょう。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけやすいのも利点です。 Web版であれば無料で利用可能 前述したMicrosoft365は原則有料ですが、無料でOutlookを使うにはどうすればいいのでしょうか。多少の制限はありますが、Web版のOutlookであれば無料で使うことができます。 有料版と比較するとメールボックスやストレージの容量が少なかったり広告が貼られてはいますが、人によってはこちらで十分かもしれません。まず無料版を使ってみて、不足を感じた場合にはMicrosoft365を契約するといったやり方でも良いでしょう。 タスク管理とは では次に、タスク管理について解説します。「タスク管理」とは、どのような作業を指すのでしょうか。 タスクとは最小単位に区分された業務や作業のこと タスクとは、最小単位に区分された業務や作業のことを意味する言葉です。業務は細かな作業や処理が組み合わさったワークフローに基づいて行われるのが通常ですが、その細かな作業や処理のことを一般的にタスクと呼びます。 具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 一つ一つは簡易的な作業ですが、それらを組み合わせることで全体として大きな意味を持たせられます。 タスク管理とは、文字通りタスクを管理すること タスク管理とは、文字通りタスクを管理することです。ビジネスにおいて「管理」という言葉が使われるようになって久しいですが、元々は「それらが良い状態で働くよう取り仕切ること」等の意味になります。 ビジネス上でも似たような意味となりますが、もう少し具体的に「タスクの概要や配分、進捗や優先順位などを設定し管理すること」と言えるかもしれません。適切なタスク管理を行うことにより、業務効率化に寄与します。 現代ではITを使ってタスク管理を行うのが一般的 では、どのような方法でタスク管理を行えばいいのでしょうか。テクノロジーが進歩している現代においては、ITを使うのが一般的でしょう。 簡易なタスク管理であれば、OSにプリインストールされているメモ帳等でも可能です。しかし、より効率的に管理するため、できればタスク管理のためのツールを用意したいところです。 Outlookであればタスク管理を行う標準的な機能が搭載されているため、個人利用であればそちらで事足りるでしょう。より複雑なタスク管理を行う場合、専門的なタスク管理システムを導入するケースもあります。 タスク管理を行うメリット では次に、タスク管理を行うメリットについて考えてみましょう。タスク管理を適切に行うことで、下記のような利点が得られます。 やるべきことが明確になる タスク管理を行うことで「今何をやるべきか」が明確になります。タスクは基本的に「（目先の）やらなければいけないこと」であるため、それらを消化することが業務の基本となります。 また、タスクに優先度を設定することで業務効率や生産性の向上も見込めます。緊急度の高いものから優先して処理すれば、期限や納期を超過するリスクを下げられます。 あるいは、重要度の高いものを処理するためにしっかりと時間を割くこともできるでしょう。効率的なタスク管理のポイントとして「どこにリソースを集約させれば生産性を向上させられるか」を考慮する等が挙げられます。 グループでタスク管理を一元化すれば誰が何をやっているかも分かる グループにおけるタスク管理を一元化することで、さまざまなメリットが得られます。今誰がどのような作業を抱えているのかが明確になり、新しい業務を誰に振るべきか等の参考になります。 スケジュール管理を同時に行えれば、メンバーの空き時間を考慮して会議を設定することも可能でしょう。チームで作業やプロジェクトを行う場合、スケジュールやタスクといった情報はなるべく共有することをおすすめします。 ワークフローが効率化される タスク管理を行うことにより、ワークフローの効率化にも繋がります。あらゆる業務は、細かなタスクが繋がれ形成されたワークフローがベースになって行われるのが一般的だからです。 タスク管理を適切に行うことで、必要なタイミングで必要な生産や処理を行うことができます。タスクが適切に処理されることで後に続くタスクにも良い影響を与えることができ、結果としてワークフローがスムーズに流れるわけです。 タスク管理が上手く行われないとどうなるのでしょうか。スピーディーに行うべきタスクがいつまでも処理されず、後の作業が詰まってしまうかもしれません。 あるいは、重要度の高いタスクを適当に処理してしまい、生産の質が下がってしまうことも考えられるでしょう。タスク管理を適切に行いワークフローを効率化することで、生産性やクオリティコントロールに良い影響を与えることができるわけです。 Outlookでタスク管理を行うには？ タスク管理の成否が業務に影響を及ぼすことは分かりました。続いて、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。 タスクを表示する Outlookでタスク管理を行うために、まずはタスクを表示しましょう。機能やアプリを選択できる部分（多くは左側のバーになります）からToDoを選び、クリックします。 するとタスク管理の画面が表示されるので、抱えているタスクを入力します。入力したタスクは一覧で確認できるため、自分が今どのようなタスクを抱えているかが一目で分かります。 タスクを処理したら、チェックして完了しましょう。完了したタスクは「完了済み」に移動します。 完全に削除したい場合は、タスクをクリックしゴミ箱のアイコンを選択すればOKです。 タスクを編集する タスクにはいくつかのオプションを設定できるため、上手く使えれば効率化に繋がります。具体的には、下記のような項目が設定可能です。 タスクにステップを設定することで、タスクをさらに細かなプロセスに分割することができます。タスクの本来の意味は「最小単位に区切った業務や作業」なので少々矛盾するかもしれませんが、細かい差異は無視して利便性を優先しましょう。 期限日はタスクの〆切のようなものであり、通知はアラート、繰り返しは一定周期タスクを繰り返す設定です。これらを上手に使いこなすことで、設定忘れや処理忘れを防げるでしょう。 アラームや共有を活用する アラームや共有機能を活用すれば、タスク管理をより効率化できます。アラームを設定することで指定した日時に通知が送られるため、処理忘れ等を防ぐことができます。 また、タスクを共有することでチーム全体のタスク管理に寄与するでしょう。タスクを共有するにはさまざまな方法がありますが、一般的なのはMicrosoft Plannerと連携させることです。 Plannerは、Outlookと同じ開発元であるMicrosoftが出しているコラボレーション型のタスク管理ソフトです。Plannerによって割り当てられたタスクをOutlookで表示させることにより、全体的なタスク管理が可能です。 […]
Business Efficiency January 12, 2024 Outlookでスケジュール管理はできる？Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説 Microsoft Outlookとは？ Microsoft Outlookとは、どのような製品なのでしょうか。まずはOutlookの概要を解説します。 電子メールも使える個人情報管理のためのソフトウェア Outlookは、WindowsやOfficeの開発元で有名なMicrosoft社がリリースしている個人情報管理のためのソフトウェアです。豊富な機能でメール管理ができる他、予定表の作成や連絡先およびタスクの管理などにも用いることができます。 個人情報の管理全般をOutlook単体で行えるため、複数のソフトやアプリを個別に操作する必要がないのがメリットです。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用も可能です。 Microsoft365に加入することで利用が可能 Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365は、Microsoftがリリースしている多くのアプリを使うためのサブスクリプションプランです。 Microsoft365に加入することで、文書作成のためのWordや表計算のためのExcel等のアプリを使えるようになります。他にもさまざまなソフトが用意されており、Outlookもその内の一つです。 Microsoft365の利点として「複数のプランが用意されている」「アプリ間での連携が可能」等が挙げられるでしょう。他にも、クラウドベースで動作することによる利便性の向上、ファイル共有や共同編集のしやすさといったメリットもあります。 Outlook.comであれば無料でも使える Microsoft365は原則有料ですが、Outlook.comを活用すれば無料でWeb版Outlookを利用することができます。ベーシックなメール機能や予定表の作成、中核的なセキュリティ等が搭載されているため、人によってはこちらで十分かもしれません。 Microsoft365の有料プランを契約すれば、広告の排除や高度なセキュリティを利用できます。複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを選べるのも魅力でしょう。 まずは無料で使ってみて、不足を感じた際に有料に切り替えるのも手です。ツールが自分に合うか合わないかは、実際に使ってみるまで分からないからです。 無料であれば気軽に試せるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。Outlookを上手に使えれば、下記のような利点があるでしょう。 メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える まず挙げられるのは、メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える点です。Outlookには、主に下記のような機能が搭載されています。 Outlookを使うことで電子メールを多機能に管理できるのはもちろん、予定表や連絡先・タスク等の個人情報を適切に管理できます。全てが統合されているため、いちいちアプリやソフトを切り替えなくて良いのが利点です。 多機能メーラーとしての活用も可能 Outlookは、多機能メーラーとしての活用も可能です。電子メールは便利なサービスですが、丁寧に整理しないと情報が氾濫し、必要な時に抽出しづらくなってしまいます。 具体的なメール管理術としては、下記のようなものが挙げられます。 メールを全て同じ場所で管理していると、情報が混雑してしまいます。内容や差出人、部署によってフォルダ分けすることにより、情報を整理しやすくなるでしょう。 フラグ機能を使うことで、メールに重要性や緊急性を付与できます。フラグが設定されたメールを一覧表示することで、今何をやるべきかが明確になります。 メールアカウントにスパム等の有害メールを受信することもあるかもしれません。スパムに添付されたファイルやURLは危険性が高いため、できればメールそのものが表示されないようブロックしましょう。 モバイルからもアクセスできる Outlookはクラウドベースで動作しているため、モバイルからでもアクセス可能です。Outlookだけでなく、Microsoft365で使えるアプリの多くは端末を問わず利用することができます。 データはクラウドによって一元管理されているため、どこからアクセスしても同じように活用できるのが利点です。クラウドベースのアプリが出る前はデータをソフトウェア単位で管理していたため、情報の管理が独立的でした。 今は、インターネットを介してどこからでも同じデータにアクセスできるようになりました。オフィスからはPCで、出先からはスマホで同じアプリを開くことが可能です。 Outlookでスケジュール管理をするには？ では続いて、Outlookでスケジュール管理をする方法について解説します。 カレンダーに予定を入れる カレンダーに予定を入れることで、スケジュールを作成することができます。作成したスケジュールは見やすい形で一覧表示できるため、必要な際に素早く確認することができます。 カレンダーを使うには、Outlookの機能やアプリを選択する部分（多くの場合左側にあります）から予定表をクリックします。カレンダーが表示されるため、希望の日時をクリックして予定を作成します。 作成された予定が該当する日にちに表示されます。 オプションを設定する 予定にオプションを設定することで、より便利な活用が可能です。Outlookでは、各予定に対し下記のような設定を付与できます。 スケジュールに対し、開始時間と終了時間（あるいは終日）を設定することができます。また、予定を繰り返したい場合は一定の周期で繰り返す設定も可能です。 予定が近づいたら通知してくれるアラート、および予定に対して簡単なメモを付与することもできます。 グループスケジュールを活用する これまでは主に個人的な予定を管理する方法でしたが、グループスケジュールを使うことで他のメンバーの予定も管理することができます。新しい予定表グループを作成し、そこに自分や他メンバーの予定表を入れ込むだけでOKです。 グループの予定表を作成すれば、複数人の予定を一目で確認することができます。予定表グループは複数作成可能なので、用途に合わせて使い分けることも可能です。 スケジュール管理を効率的に行うポイント スケジュール管理を効率的に行うには、どのようにすればいいのでしょうか。次に、スケジュール管理を効率的に行うポイントについて解説します。 チームで共有しやすいツールを使う スケジュール管理と一口に言っても、対象が個人なのかチームなのかで違いがあります。個人用のスケジュールであれば簡易的なアプリで問題ないかもしれませんが、チームのスケジュールを管理する場合はそれに沿ったツール選びが大事です。 具体的には、下記のような機能が搭載されているのが望ましいでしょう。 自分および他のメンバーのスケジュールやタスクを視覚化できれば、今誰が何をやっているかが分かりやすくなります。また、スケジュールを容易に共有することができれば会議等の予定を合わせやすくなるでしょう。 他の作業も統合的に行えればベター スケジュール管理のためのツールを導入する際は、他の作業も統合的に行えるかどうかにも着目したいところです、Outlookは単体でメール管理やスケジュール管理、タスク管理までを行える優れたアプリですが、他のMicrosoft製品と連携しやすいのも強みです。 たとえば、コミュニケーションのためのTeamsと連携させることで、コミュニケーションからスケジュール管理までをシームレスに行えます。目的別にアプリを立ち上げてもいいのですが、それだとアプリを切り替える手間が生じたり、データの統合性を担保しづらいといった問題も生じます。 他の作業も統合的に行えるツールを選ぶことで、業務効率化に役立つわけです。 アラートを効果的に活用する […]
Business Efficiency January 25, 2024 Power Automateで簡単にTeamsに会議リマインダーを送信！ こんな経験はございませんか？ うっかりして会議出席を忘れてしまったことがある。 毎日が忙しくて、次の会議の確認ができない日も多々ある。 準備ができていない状態で会議が始まってしまい、バタバタしてしまったことがある。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ PowerAutomateを使って、Outlookの「予定リマインド」をTeamsチャットへ自動通知する方法をご紹介します。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、一度設定してしまえば、自動でスケジュールのリマインドができますので、「うっかりして会議出席を忘れていた・・」なんてことも防げます！ では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 使用例 会議の約10分前になるとTeamsに通知が届きます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。「＋新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「会議リマインダー」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」の検索窓にに「予定」と入力し、「予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3）」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき（V3）」アクションが追加されますので、「カレンダーID」の枠内から「予定表」を選択。 さらに「詳細オプションを表示する」を押下します。 何分前に通知が届くかを設定する 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」が表示されるので「ルックアヘッドタイム」の枠内を15から任意の数字に変更します。 ※15だと15分後に通知が届きます。こちらでは例として10と入力します。 日時の設定 日時の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 アクションの選択（日時） 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「日時」を入力し、「タイムゾーンの変換」を選択します。 基準時間の設定 「タイムゾーンの変換」アクションが追加されますので、「基準時間」の枠内を選択し、「開始時刻」を選択します。 タイムゾーンの設定 「変換元のタイムゾーン」の枠内を選択し、「（UTC）協定世界時」を選択します。 さらに「変換先のタイムゾーン」の枠内を選択し、「（UTC+09:00）大阪、札幌、東京」を選択します。 時間表記の設定 「書式設定文字列」の枠内を選択します。 こちらでは「21:15」というように表示させたいため、「カスタム値の入力」を選択し、直接「HH:mm」と入力します。 「Teams」との連携 「Teamsの設定」を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの設定（Teams） 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 投稿先とメールアドレスの入力 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿」の枠欄から「Chat with Flow bot」を選択し、 Recipient」の枠欄に自身のメールアドレスを入力します。 ※「投稿者」の枠内の「フローボット」は最初から入力されています。 […]
Business Efficiency January 25, 2024 Power Automateで簡単にメールが届いたらTeamsへ通知させる！ こんなお悩みはございませんか？ Outlookに来たメールを見逃し、返信が遅れてしまうことが多々ある。 Teamsを活用しているため、ついついメールのチェックを忘れがちになってしまう。 OutlookもTeamsも両方を確認するのが面倒なのでTeamsで一元管理がしたい。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用して、Outlookに来たメールの受信をTeamsに通知することができます。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、この方法を用いればTeamsの確認だけで良くなるので、業務効率を上げることができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記フローのようになります。 使用例 メールが届くと以下のようにTeamsに通知が届きます。 Power Automate 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。次に上部にある「＋新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「Teamsでのメール通知」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」に「outlook」と入力し、「新しいメールが届いたとき（V3） Office 365 Outlook」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「新しいメールが届いたとき（V3)」のアクションが表示されます。 詳細オプションを表示すると差出人に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけたりなど、細かい設定が行うことができます。 特に設定を行わない場合は、4. 「Teams」との連携に進んでください。 ※詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。 Learn新しいメールが届いたとき (V3) https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/office365/#%E6%96%B0%E3%81%97%E3%81%84%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%8C%E5%B1%8A%E3%81%84%E3%81%9F%E3%81%A8%E3%81%8D-(v3) 「Teams」との連携 Teamsとの連携を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 アクションの設定 これからTeamsから通知を送る機能を設定していきます。 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿先」の枠内から「Chat with Flow bot」を選択します。 「Recipient」の枠内に自身のメールアドレスを入力します。 「Message」に「件名」や「本文」などを追加します。 また、Teamsのチャットには25KBという制限があるため、本文が長いと通知が送られてこないことがあります。 […]
Business Efficiency January 25, 2024 Power Automateで簡単にTeamsにメッセージを日時指定で自動投稿！ こんなお悩みはございませんか？ 毎週決まった曜日/時間にリマインドや連絡・報告をしなければならないのが大変だ。 リマインド連絡のリマインドを行う必要があり、無駄な時間を使ってしまっている。 営業部に対して、月末ごとに出張申請の締切日を手動で案内するのが面倒だ。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ 今回はPower Automateを用いてTeamsに自動でメッセージを投稿する方法をご紹介致します。 この方法を用いれば無駄なチャット作業や確認時間を減らし、業務効率を上げることができます。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 使用例 自動で定期的にメッセージを送信することができます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。さらに「＋新しいフロー」から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。 フローの設定・開始日の設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「日時指定自動投稿」と入力します。 「開始日」と「時間」に任意の日付と時間を設定します。 「繰り返し間隔」の数値と単位を設定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 「Teams」との連携 「Recurrence」が表示されました。 設定を変更しない場合はTeamsとの連携を行うために「+ 新しいステップ」を選択します。 また、詳細オプションを表示するとタイムゾーンや開始時刻などを選べるようになります。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 グループチャットにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Group chat」を選択します。 「Group chat」の枠内からメッセージを投稿したいグループを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 「保存」を選択します。 チャネルにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Channel」を選択します。 「Team」の枠内からメッセージを投稿したいチームを選択します。 「Channel」の枠内からチャネルを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 最後に「保存」を選択します。 動作確認 動作確認を行います。 「Teams」を開き、指定した時間にメッセージが投稿されているかを確認します。
Business Efficiency April 5, 2024 Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く！〜第五回 休暇申請画面編〜 PowerApps 休暇申請画面を作成 「ラベル」を追加 第三回勤怠時間画面編で作成した「勤怠時間ラベル」をコピーして、休暇申請画面に貼り付け、テキストを「休暇申請」にします。 第四回編集画面編を参考にラベルの右上に「閉じるボタン」を追加し、OnSelectプロパティに、「Navigate(トップ画面)」を設定します。 「編集フォーム」を追加 第四回編集画面編を参考にデータソースが「休暇申請テーブル」のフォームを作成します。 日付カードの時刻部分は、表示を「オフ」にします。 Nameカードのテキスト入力のDefaultプロパティ「Concatenate(Office365ユーザー.MyProfile().Surname,“”,Office365ユーザー.MyProfile().GivenName)」を設定します。 Nameカードの表示をオフにします。 終日/半日カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“終日”,“半日”]」を設定します。 終日/半日カードのUpdateプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Selected.Value」を設定します。 終日/半日エラーメッセージのYプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Y + ‘終日/半日ドロップダウン’.Height」を設定します。 理由カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“私用”,“体調不良”,“その他”]」を設定します。 終日/半日カードの手順を参考に、Updateプロパティに、「理由ドロップダウン.Selected.Value」を設定し、 エラーメッセージのYプロパティに、 理由ドロップダウン.Y + 理由ドロップダウン.Height を設定します。 「申請ボタン」を追加 第四回編集画面編を参考に申請ボタンを追加し、休暇申請フォームのOnSuccessプロパティに関数を設定します。 今回のご説明は以上となります。次回は「第六回管理者画面編」になります。お楽しみに！
Business Efficiency January 12, 2024 Teamsでタスク管理がしたい！そのための方法やポイントについて解説 MicrosoftTeamsとは？ MicrosoftTeamsとは、どのようなソフトウェアなのでしょうか。まずは、MicrosoftTeamsについて解説します。 Microsoft社によって提供されているグループウェア Teamsは、Microsoft社によって提供されているグループウェアという位置づけです。Microsoftは、汎用OSであるWindowsや高機能ビジネスアプリであるOfficeなどを手掛けていることでも有名でしょう。 グループウェアは、企業内のコミュニケーションをスムーズにして業務効率化を達成するためのツールです。具体的な機能としてはチャットや音声通話、ファイルの共有などが挙げられるでしょう。 基本はサブスクリプションプランを契約して使う MicrosoftTeamsは、基本的にサブスクリプションプランを契約して使う形になります。基本的に買い切りでの提供はないため、Teamsを使いたい場合は該当のプランに加入する必要があるでしょう。 一般法人向けプランとしては、下記のようなものが用意されています。 それぞれ価格やできることが異なるため、自社に合ったプランに加入する必要があります。 無料で利用することも可能 Teamsは基本的に有償のサブスクリプションプランに加入して使う形になりますが、無料版も用意されています。有償版と比較すると機能にさまざまな制限が加えられていますが、人によってはこれで十分というケースもあるかもしれません。 具体的には、同時にチャットできるユーザー数が少なかったりストレージ量が少ないなどが挙げられます。また、Teamsに限った話ではありませんが、無料版と有料版ではセキュリティの強固さにも差があることが多いため、その点はしっかりと確認した上で利用しましょう。 Teamsを使うと何ができる？ 続いて、Teamsを使うと何ができるのかを解説します。さまざまな使い方ができるTeamsですが、大まかに下記のようなものがメインになるでしょう。 チャットや通話などのコミュニケーション まず挙げられるのは、チャットや通話などのコミュニケーション機能です。これらを利用することでその場にいないメンバーともリアルタイムでコミュニケーションすることができ、時間のロスを防げます。 加えて、社内コミュニケーションの活性化や情報共有のしやすさといったメリットもあるでしょう。リモートワークにはもちろん、一般的なオフィスワークにおいても有用です。 ファイルの共有や共同編集 次に挙げられるのは、ファイルの共有や共同編集のための機能です。業務でデジタルデータを扱うことも多いかと思いますが、デジタルデータの利点は複製や共有が容易な点にあります。 ワンボタンで全体及び部分をコピーすることができますし、同じく簡単操作で複数人と共有することもできるでしょう。ITによる業務効率化が重要視されている現代においては「情報やファイルをいかに効率的に共有するか」が求められている節もあるのではないでしょうか。 また、複数人でファイルを共同編集することも可能です。それにより作業スピードが格段に向上したり、確認の手間を省略できるメリットを得られます。 Microsoft365アプリとの連携 Teamsは、同じMicrosoft社がリリースしている多くのアプリとの連携が可能です。業務にWordやExcelといったOfficeアプリを利用している人も多いかと思いますので、それらをシームレスに活用できるのは効率的でしょう。 作成したファイルを共有することもできますし、Teamsで繋がっているメンバーと共同編集することもできます。通話したままファイルを共同編集することで、細かな確認や処理を同時に行えるわけです。 Teamsでタスク管理するメリット では次に、Teamsでタスク管理するメリットについてお話します。Teamsを活用してタスク管理を行うと、どのような利点があるのでしょうか。 情報を一元的に管理できる まず挙げられるのは、情報を一元的に管理できる点です。一元管理とは「分散しているものを一箇所に集めて管理すること」であり、情報を一元的に管理することで下記のようなメリットが得られます。 情報を一元管理することで、常に正しい情報を得られるようになります。情報がさまざまな場所で分散管理されていると似たようなデータが乱立することになり、どれが正しいものかが不明確になるからです。 また、一元管理によりリアルタイム性を高めることもできるでしょう。データベースが一元的であれば、情報や値が変更された際にすぐに反映されることが期待できるからです。 そして、必要な情報を必要なタイミングで取得しやすくなるのもメリットです。情報が一箇所に集まっていると、そこを検索すれば必要なものが見つかるからです。 共有が容易 Teamsでタスク管理することにより、情報の共有が容易になります。チャットや音声通話を利用して遠くにいる人とも瞬時にコミュニケーションを行えますし、簡単操作でファイルの共有も可能です。 正しい情報が組織の隅々まで行き渡ることにより、下記のようなメリットが得られるでしょう。 業務の属人性を下げることで、特定人員に依存しない業務フローを構築できます。それにより、顧客対応を均一化させることができ、スピーディーな処理や顧客満足度の向上が期待できるでしょう。 そして、情報が組織全体に瞬時に行き渡ることによる生産性の安定化も見込めます。現代は業務で取り扱う情報量が多くなっているため、これらをいかに効率的に共有できるかが鍵となっています。 さまざまなデバイスで使える Teamsはさまざまなデバイスで使うことができるため、タスク管理の効率化が促せるでしょう。自宅やオフィスからはPCで閲覧し、出先からはタブレットやスマホから確認が可能です。 ちょっとした空き時間を有効に使えるようになり、細かな部分での生産性向上が期待できます。また、Teamsのようなコミュニケーションアプリの画面を頻繁に開く習慣を周知することで、情報の取り漏れなどをなくせます。 ワークスタイルが多様化している時代だからこそ、各デバイスへの柔軟な対応が求められるわけです。 Teamsでタスク管理する方法 では次に、Teamsでタスク管理する具体的な方法について解説します。Teamsはさまざまなアプリと連携可能なアプリなので色々なやり方が考えられますが、まずは下記のような方法を試してみてはいかがでしょうか。 Microsoft Plannerを使いチームのタスクを管理する 同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、基本的なタスク管理が可能です。Plannerを使うことで詳細なタスク管理ができるようになり、生産性の向上が見込めるでしょう。 TeamsからPlannerを使うには、TeamsにTasksアプリを追加する必要があります。いくつかのやり方がありますが、検索バーから探すのが早いでしょう。 TeamsにTasksアプリを追加することで、Plannerで自身に割り当てられたタスクや共有プランを見ることができるようになります。 Microsoft To‐Doを使い個人のタスクを管理する Microsoft To‐Doを使うことで、個人のタスクを管理することができます。作成したタスクに対してスケジュールや一覧を設定したり、共有することが可能です。 ToDoは、Plannerと補い合うような使い方ができるのが特徴です。Plannerが主にチームのタスクを管理するアプリなのに対し、ToDoは個人のタスク管理に適したツールだからです。 Tasks in Teamsで管理を一元化する […]
Business Efficiency January 12, 2024 Outlookでタスク管理を行うには？Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説 MicrosoftOutlookとは？ MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリケーションなのでしょうか。まずは、Outlookの基本的な概要について解説します。 Microsoftからリリースされている定番のメールソフト MicrosoftOutlookは、Microsoft社からリリースされている定番のメールソフトです。Microsoftは汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるWordやExcelも手掛けているメーカーなので、馴染みのある人も多いのではないでしょうか。 Outlookは、Microsoft365のサブスクリプションプランに含まれているため、そちらを契約している人であれば利用可能です。WordやExcel、Powerpointといった定番アプリも含まれているため、契約している人も多いかもしれません。 スケジュールやタスクの管理も可能 MicrosoftOutlookはメーラーでありながら、スケジュールやタスク管理といった機能も備えられています。他に専用のアプリを用意する必要がないため、Outlook上でシームレスにタスク管理を行えるのがメリットです。 基本的なタスク管理における機能は備わっているため、これで十分という人も多いかもしれません。個人で完結するようなToDoリストのような使い方であれば、問題なく使えるケースも多いでしょう。 基本的にはメーラーなのでタスク管理機能は限定的 ただ、Outlookは基本的にメーラーとして作られているアプリなため、タスクの管理機能は限定的です。専用のタスク管理アプリにできることができないこともあるでしょうし、それらを欲するのであれば他のアプリを使う必要があります。 前述の通り個人のタスク管理であれば問題ありませんが、チーム全体のタスク管理を行うには不足を感じるかもしれません。共有機能が他のアプリほど容易ではなかったり、全体の進捗管理を行いづらいなどのデメリットがあります。 Outlookでできること では次に、Outlookでできることを見ていきましょう。 メールの管理 まず挙げられるのは、メールの管理です。Outlookは元々メール管理ソフトとして開発されているため、メールの管理に長けています。 シンプルなメール管理で十分な場合は簡素なメーラーで問題ないかもしれませんが、高機能メーラーを使うことで効率的な管理が可能になります。必要なメールや文面を瞬時に抽出したり複数のメールアドレスを同時に管理できるなど、利便性を高めることができるでしょう。 Outlookにもさまざまな機能が搭載されているため、必要に応じて試してみてはいかがでしょうか。 アドレス帳の管理 Outlookにはアドレス帳機能が備わっており、連絡先を管理することができます。アドレス帳に登録した連絡先に対して細かな情報を入力することで、簡易的なメンバー管理や顧客管理にも繋がるでしょう。 登録したアドレスに対してメールを送ったり、複数人を指定してまとめて送信することもできます。また、作成したアドレス帳をエクスポートしたり、他のアドレス帳からデータをインポートすることも可能です。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。 メールを多機能に管理できる Outlookは汎用的なメーラーソフトなので、導入するとメールを多機能に管理できます。それぞれのデバイスには標準で無料のメールソフトがついていますが、機能が限定的であり使い勝手に不満を持つことも少なくないでしょう。 メールの送受信件数が少ない場合は問題ないかもしれませんが、大量にやり取りをする場合は適切に管理する必要があります。受信したメールを整理することなく受信トレイにまとめたままだと、色々不都合が生じるのではないでしょうか。 Outlookを使うことでメールを分かりやすく管理したり、重要メールの見逃しを防止することができます。また、デジタル署名の追加やファイルの添付漏れの通知、予約送信なども可能なため、メール周りがより便利になるでしょう。 別途スケジュールやタスク管理ソフトを使う必要がない Outlookにはスケジュールおよびタスク管理機能が搭載されているため、簡易的な利用で問題なければ他のアプリを入れる必要がありません。普段使っているメーラーからスケジュールやタスクの管理ができれば閲覧が一元化できるため、作業効率の向上に繋がるでしょう。 ただ、Outlookでのタスク管理は「複数人で進捗を共有したい場合」には不向きです。できないことはないのですが、ガントチャート等を使った視覚的な共有や進捗管理は難しいため、確認に手間が生じるケースもあるかもしれません。 より精度の高いタスク管理を行いたい場合は、同じMicrosoft社からリリースされているPlannerやProjectを検討するのが良いでしょう。 業務効率化に繋がる Outlookを活用することで、メール管理はもちろんのこと、アドレス帳管理やタスク管理の面でも業務効率化に繋がります。Outlookには、それらの機能が標準的に備わっているからです。 普段使ってるメーラーから直接的に情報を管理できれば、シームレスに閲覧・確認が可能でしょう。アプリの切り替えは少数であれば問題ないのですが、積み重なっていくことで無視できない量の非効率さが生じます。 一元化することで、さまざまなメリットを得られます。 Outlookでタスク管理するには？ では次に、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。 新しいタスクの作成 まずは、抱えているタスクを作成しましょう。タスクの作成方法はいくつかありますが、分かりやすいのはホームタブから「新しいタスク」をクリックするやり方です。 「新しいタスク」をクリックすることで、タスクの詳細を入力する画面になります。必要事項を記入することでタスクを細かに管理できるようになり、利便性が向上するでしょう。 これらは必ずしも入力する必要はなく、とりあえずタスクの名前だけ記載して後から編集することもできます。 タスクの完了 タスクが完了したら、チェックボックスをクリックすることで完了処理を行えます。完了したタスクには取り消し線が表示されるため、どのタスクが完了してどれが残っているのかなどが分かりやすくなるでしょう。 もちろん、タスクそのものを削除することも可能です。ホームタブの「削除」をクリックすることでタスクを削除でき、削除されたものは「削除済みアイテム」に移動します。 ファイルやメールと同様に「削除済みアイテム」から元の場所に戻すこともできます。 タスクの依頼 Outlookでは、他者に対してタスクの依頼を行えます。誰かに何かを依頼したい際などに便利です。 やり方は、タスク作成における詳細画面で「タスクの依頼」をクリックし、メールアドレスを入力します。相手がOutlookを使ってなくても送ることが可能ですが、その場合は通常のメールとして送信される点に注意が必要です。 Outlookで効率的にタスク管理するポイント では続いて、Outlookで効率的にタスク管理するポイントについて解説します。どのような点に気を配れば、効率の良いタスク管理に繋がるのでしょうか。 タスクのパターンを登録しておく Outlookでは一つ一つのタスクを個別に作成できますが、中には定期的に発生するものもあるかもしれません。その場合はタスクのパターンを登録しておくことで、毎回個別に登録する手間をカットできます。 やり方は、タスクの詳細画面で「定期的なアイテム」をクリックする形です。「定期的なアイテム」をクリックするとパターンの詳細を入力できるため、タスクが生じるタイミングや間隔などを設定しましょう。 定期的なタスクを設定しておくことで手間が省けるのはもちろん、タスクの設定漏れなども防げるのが利点です。また、必要に応じて一度だけキャンセルするなども可能なので、柔軟に活用できます。 ルーチンが消失した場合は、解除するのを忘れないようにしましょう。 通知を設定する […]
