October 16, 2024

【資格】Microsoft認定資格～ビズウインドメンバー座談会〜

【資格】Microsoft 認定資格～対談記録～  令和6年9月2日(月)にエンジニア T.Higashiさんに資格取得のための勉強方法やそもそも資格が必要なのか、質問しました。今回はそのやりとりをお届けします。  T.Higashi  マネジメント＆イノベーション事業部 開発部/1グループ グループリーダー 資格：MCP認定資格(AZ-305,MS-102,SC-100 他)/プロジェクトマネージャーなど  2017年に文系の大学卒後、新卒入社し、製造業向け基幹システムのシステム保守や機能追加開発、サービスデスク(テクニカルサポート)を中心にIT業界の業務に従事。 趣味は高校時代の吹奏楽部の経験からエレキベースの演奏や音楽鑑賞。 たまに運転免許証といった本人確認書類を紛失することがある。  K.Aizawa マネジメント＆イノベーション事業部 開発部/3グループ エンジニア  カフェ店員から現在の会社に入社、ローコード開発やMS環境構築、データ移行の案件などに従事。 現在AI関連に興味を持っており、機械学習について勉強中。 趣味は映画鑑賞やお笑い鑑賞。  1.資格取得について～資格についての考え～  K.Aizawa 本日はお時間いただきありがとうございます。よろしくお願いします。 T.Higashi こちらこそお願いします。 K.Aizawa 早速ですが、今資格取得をしたいなと考えているのですが、調べた時に【実務に役に立たない】や【実務の方が大事】といった意見を目にしました。 K.Aizawa 資格を多く取得しているHigashiさんは資格取得を、どの様に捉えているのでしょうか？ T.Higashi そうですね。私は資格を取得するということは、誰かのために取るものではなく、自分のために取るという点で考えています。 T.Higashi あとは、まぁ私の場合ですが、あがり症と想定外の事が起きた場合に固まってしまう事があるんですよ。 K.Aizawa えぇ！！全然そんな風に見えないのでビックリしました。 T.Higashi そうなんですよね。ただそんな時に資格取得のために勉強した内容が役に立ってくれるのです。 T.Higashi 資格を取得するということは知識が増える訳で、その中からある程度予測して回答する事も出来ちゃうんです。 T.Higashi 自分の引き出しを増やす事で多くの場面で助けられることがあるのです。なので資格を取ったほうが良いんですよ。 K.Aizawa 資格は自分のためになる、引き出しを増やすことが出来るということが分かりました！ありがとうございます。 K.Aizawa ちなみになんですが資格を取得して良かった事はありますか？？ 2.資格を取得して良かった事  T.Higashi 最近自社で働くことが増えてきたので、新人さんと顔を合わせる事も増えたんですよ。なのでよく使用しているPower Platform関連の事を質問される頻度が増えましたね。 T.Higashi 他にも間違った理解をしていないか最終チェック的な感じでAzure関連の質問を上司からされる事もあります。 T.Higashi こういったことへの回答に資格取得から得た知識が役に立っていると実感できますね。 T.Higashi あとは実務では先ほどの話で出ていた、自分の引き出しを増やし自信を持って業務に当たることが出来るという点でしょうかね。 K.Aizawa なるほど。 K.Aizawa 新人からの質問って具体的にどんな内容の質問が来ているのですか？？ T.Higashi やはり今Power Platformを中心とした構築や開発に尽力している事もあり、そこについての質問が多いですね。 T.Higashi […]

November 7, 2024

【資格】Microsoft認定資格～IT資格25個とってみた～ 第二回　Microsoft認定資格とMicrosoft Applied Skillsについて

November 7, 2024

【資格】Microsoft認定資格～IT資格25個とってみた～ 第一回　資格を取得しようと思ったきっかけ

1.はじめに 弊社ではMicrosoft社公認の資格を保持しているエンジニアが沢山在籍しております。 その中でも、質量ともに社内で一番資格を保有しているHさんから、誰でも資格取得ができる方法！を教えてもらったので、ブログに連載していきます！ 資格を取ろうかな、取りたいけど何から手をつければいいかわからないといった方におすすめのブログとなっておりますのでぜひご拝読ください！ 2.業務経歴 　・文系大学の出身です。大学では文学部系統の領域を専攻しました。 　・ビズウインドには2017年に新卒入社しており、現在7年目です。 　・製造業の基幹系システムの運用・保守・問合せ・追加開発を６年経験しています。 　・プログラム言語についてはJavaやVBAを中心に従事してきました。 　・現在はERPパッケージのSAPの販売（SD領域）にも従事しています。 　・ネットワークやID基盤といったインフラ管理の実務経験はありません。 3.取得済みの資格 　これまで私が取得したMicrosoft認定資格は下記のとおりです。 　これまでのMicrosoft認定資格のほか、最近になって発足したApplied Skillsを含めると 25個の認定を得ています。 年月 認定　　　 Applied Skills 資格名称 2020/09 ● Microsoft Certified: Azure Fundamentals 2021/09 ● Microsoft Certified: Azure Data Fundamentals 　 2022/04 ● Microsoft Certified: Azure AI Fundamentals 　 　 2022/04 ● Microsoft Certified: Power Platform Fundamentals 　 　 2022/07 ● […]

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 

    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]

November 7, 2024

Dynamics 365 Salesを導入して営業情報を一元管理！

こんなお悩みはございませんか？ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 全て Dynamics 365 Sales で簡単に解決できます！ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている Dynamics 365 Salesで営業情報を蓄積し資産化！ 商談履歴、顧客情報、営業ノウハウなど、営業個人で膨大な情報資産を持っていることも多いのではないでしょうか？ Dynamics 365 Salesでは、顧客管理、商談管理、見積もり、製品管理など標準的なCRMの機能は網羅的に搭載されているので、効率的に可視化して管理することができます。 さらに、データを蓄積すると、AIが優先度の高い商談をスコアリングしてくれるので、個人に依存していた営業に関する情報が会社全体で共有、加えて営業案件の優先度も自動化し、脱属人化を推進することができます。 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 個人と組織の営業力を強化！ Dynamics 365 Salesはスマートフォンにも対応しているため、業務報告のために帰社する必要もなく、無駄に時間を取られることはありません。 ネット環境が整っていれば時間や場所を問わずアクセスできるDynamics 365 Salesを導入すれば、商談後すぐにあるいは移動中に業務報告を行うことができるようになります。 空き時間を有効に使えるようになることで、全体的な業務効率化も進むだけではなく、新たに生じた時間を顧客とのコミュニケーションや新規顧客の開拓時間に充てることもできます。 このような効果的な利用により、個人の営業スキル向上と組織の営業力向上にもつながっていくことでしょう。 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 営業プロセスの最適化！ Dynamics 365 Salesの商談・活動管理では、商談の進捗状況や活動履歴を分かりやすく表示します。 さらに商談詳細画面では、「最終接触日」「経過日数」「訪問回数」を自動的に集計し、営業担当者が適切なタイミングで適切なアクションが起こせるようにサポートします。 また、問い合わせ内容や契約情報、対応履歴などをまとめて、あらゆる顧客情報を一目で確認できるようになります。 これらの複数の情報をまとめて管理可能なので、混乱したりミスが起きたりするリスクも少ないです。 さらには、ルールに基づいて業務を自動化し“やることリスト”を作成してリマインドを出すなどの機能もあり、営業活動の効率を上げてくれます。

November 7, 2024

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇における情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇の時期は「システム管理者が長期間不在になる」「友人や家族と旅行に出かける」等、いつもとは違う状況になりやすく、ウイルス感染や不正アクセス等の被害が発生した場合に対処が遅れてしまったり、SNSへの書き込み内容から思わぬ被害が発生したり、場合によっては関係者に対して被害が及ぶ可能性があります。このような事態を防ぐためには、以下の対策の実施が効果的です。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 ウイルス感染したパソコンや外部記憶媒体等を社内ネットワークに接続することで、ウイルスをネットワーク内に拡散してしまうおそれがあります。長期休暇中にメンテナンス作業などで社内ネットワークへ機器を接続する予定がある場合は、社内の機器接続ルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しないサーバ等の機器は、電源をOFFにしてください。 ◆機器やデータの持ち出しルールの確認と遵守 長期休暇に社外での対応が必要となるパソコン等の機器やデータ等の情報を持ち出す場合は、持ち出しルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しない機器は電源をOFFにしてください。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 長期休暇中にOS（オペレーティングシステム）や各種ソフトウェアの修正プログラムが公開されている場合があります。修正プログラムの有無を確認し、必要な修正プログラムを適用してください。 ◆定義ファイルの更新 長期休暇中に電源を切っていたパソコンは、セキュリティソフトの定義ファイル（パターンファイル）が古い状態のままになっています。電子メールの送受信やウェブサイトの閲覧等を行う前に定義ファイルを更新し最新の状態にしてください。 ◆サーバ等における各種ログの確認 サーバ等の機器に対する不審なアクセスが発生していないか、各種ログを確認してください。もし何らかの不審なログが記録されていた場合は、早急に詳細な調査等の対応を行ってください。 ◆持ち出した機器等のウイルスチェック 長期休暇中に持ち出していたパソコンや、データを保存していたUSBメモリ等の外部記憶媒体にウイルスが混入していないか、組織内で利用する前にセキュリティソフトでウイルススキャンを行ってください。 ◆不審なメールに注意 実在の企業などを騙った不審なメールに関する相談が多く寄せられています。こういったメールの添付ファイルを開いたり、本文中のURLにアクセスしたりすることで、ウイルスに感染したり、フィッシングサイトに誘導されたりしてしまう可能性があります。 長期休暇明けはメールが溜まっていることが想定されますので、特に注意してメールチェックを行ってください。不審なメールを受信していた場合、添付ファイルは開かず、本文中のURLにはアクセスせず各組織のシステム管理者に報告し指示に従ってください。 【参考】独立行政法人情報処理推進機構セキュリティセンター「長期休暇における情報セキュリティ対策」

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介

シェアポイントとは？ シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 […]

June 11, 2024

SharePointのワークフローとは？ワークフローを活用して業務効率化を実現

シェアポイントとは シェアポイントとは、どのようなものなのでしょうか。まずは、シェアポイントについて解説します。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイトを作成するためのツールです。Microsoftというと、WindowsやOfficeを思い浮かべる人も多いかもしれません。 どちらも、非常に広い範囲で使われているOS＆アプリケーションです。普段の業務において、WindowsがインストールされているPCでWordやExcelといったOfficeアプリケーションを使っている人も多いのではないでしょうか。 Microsoftが手掛けるソフトウェアはシェアが高いだけあって、非常に高品質です。シェアポイントもその例にもれず、使いやすく利便性の高いものになっています。 MIcrosoft365のほぼ全てのプランに付帯している シェアポイントは、Microsoft365のほぼ全てのプランで利用可能なアプリケーションです。Microsoft365というのはMicrosoftが提供しているOffice製品のサブスクリプションプランであり、利用料を支払うことでOffice製品の拡張的な利用が可能になるサービスです。 たとえば、下記のような利用が想定できます。 契約するプランにより、できることとできないことがあります。Microsoft365を有効に活用するためにも、自社に合ったプランを契約することが大事です。 オンライン上でさまざまな活用が可能 シェアポイントを含むMicrosoft365で提供されるサービスは、オンライン上でさまざまな活用が可能です。前述の通りオンラインストレージを使った情報共有やコミュニケーションの他にも、シェアポイントを活用してポータルの最新情報を取得したり、スケジュール管理をおこなったりすることもできます。 現代はテクノロジーの進化に伴い、さまざまなサービスや作業の場がオンラインに移行しています。Microsoft365やシェアポイントを活用することで、離れていても滞りのない情報共有を行い、チームの生産性を向上させることができるでしょう。 シェアポイントのワークフローとは シェアポイントのワークフローを活用することで、業務の効率化や従業員の負担軽減を目指すことができます。様々な企業がビジネスシーンで導入しているシェアポイントのワークフローとは一体どのようなものなのか、こちらで詳しく解説していきます。 ワークフローでできること シェアポイントのワークフローとは、従来のビジネスシーンにおいて紙媒体で行われていた印鑑リレーのようなワークフローを、システム上で自動化したサービスです。 紙媒体でやりとりされていたワークフローは、非効率的で時間も労力も伴います。承認の印鑑をもらうために、制作者が様々な人に声をかける必要があったり、承認者が多忙な場合は、失念されて無駄な時間を要してしまうこともあるでしょう。シェアポイントのワークフローであれば、そのような無駄な労力や時間を削減することができます。 シェアポイントを活用すれば、任意のワークフローをいつでも作成することができ、変更があれば手を加えることも可能です。また、確認や承認の依頼を自動で開始することができるため、制作者の負担も大きく減らすことができます。 スマートフォンからも申請・承認が行えるため、出張が多い場合や、業務が立て込んでいる時期にも、スキマ時間を活用することができる点もメリットとなっています。 このように業務の自動化を実現するシェアポイントのワークフローは、従業員の負担軽減と業務の効率化に大きく役立てられています。ビジネスシーンにてシェアポイントをご利用の場合は、ぜひワークフローを活用してみてください。 シェアポイントで作成できるワークフローの種類とは シェアポイントのワークフローは、主に4つの種類に分けることができます。業務に合わせて利用しやすいワークフローを選ぶことができる点もメリットの一つです。 ・承認を集めるワークフロー まず紹介するのは、「承認を集めるワークフロー」です。こちらのワークフローでは、特定のメンバーに回覧して承認権限を持った社員の承認を集めることができます。こちらのワークフローは、ほかの3つのワークフローと比べると、最もビジネスシーンで使用される機会が多いものとなっています。シェアポイントの使い方が良く分からないという方も、こちらの機能は把握しておいて損はないと言えるでしょう。 ・フィードバックを収集するワークフロー 次に紹介するのが、「フィードバックを収集するワークフロー」です。こちらのワークフローを活用すると、特定の情報に対して、閲覧者からのフィードバックを集めることができます。紙媒体では、全体の確認を終わらせるまでかなりの時間を要していましたが、こちらは確認者に対し一斉に送信することができるため、効率的に社員の意見を反映した取り組みを進めることができるでしょう。 ・署名を収集するワークフロー シェアポイントのワークフローを活用すれば、デジタル署名の収集も簡単に行うことができます。承認ワークフローと似たシステムですが、こちらはドキュメントを回覧済の担当者のデジタル署名を集めることに特化しています。これまで紙媒体で回覧・署名を行っていた企業がこちらのワークフローを活用すれば、署名の収集作業を大幅に効率化することができるでしょう。リモートワークには欠かせない機能の1つとなっています。 ・タスクの3段階管理ワークフロー 最後に紹介するのが、「タスクの3段階管理ワークフロー」です。特定のタスクを3つの段階に分けて状況を管理することができます。用意されているタスクの種類は「アクティブ」「レビューの準備」「完了」です。こちらの機能を活用することで、チーム内で状況の把握やタスク管理を進めやすくなるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット では、次にシェアポイントを導入するメリットについて解説します。シェアポイントを活用すれば、下記のような利点が生じます。 チームの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チームの情報共有がスムーズになります。社内向けポータルサイトを作成することで「今何が起きているか」をシェアしやすくなりますし、ファイルの共有や共同編集も可能です。 チームの情報共有がスムーズになることで、主に下記のようなメリットが生じるでしょう。 同じファイルを共同編集し作成と確認を同時に行えれば、別途コンセンサスを得る手間はありません。また、手軽な情報共有を行うことで目指すべきものや方向性を統一でき、チーム力の推進に役立ちます。 情報を集約し、一元管理できる シェアポイントを導入すれば、情報を集約し一元管理できるようになります。社内向けポータルに情報をまとめておけば必要に応じて検索できますし、情報を一元管理することで各所にファイルやデータが散らばるのを防ぐことができます。 また、情報がシステムに集まる体制を構築することで、業務にまつわる知見やノウハウが個人でなく社内に蓄積される効果も見込めるでしょう。情報が個人に集約されると当人のキャリアやスキルは向上しますが、業務遂行のしやすさに問題を抱えることになりかねません。 情報を社内に集約し一元管理することで、特定の個人に頼らずとも仕事を回しやすくなります。 ワークフローを効率化できる シェアポイントを導入すれば、ワークフローの効率化が見込めます。シェアポイントには「ワークフロー」というミニアプリケーションが搭載されており、活用することでタスクの効率性を追求することができます。 ワークフローには、一般的なワークフロープロセスがテンプレートのような形で組み込まれています。ワークフローの各プロセスには大きく分けて「人の手（確認）が必要なもの」と「機械的な処理で事足りるもの」があるでしょう。 前者を自動化するのは未だ難しいところですが、後者は容易です。シェアポイントのワークフローを活用することで後者を自動処理してくれるのはもちろん、前者も通知や追跡を行って適切に管理してくれます。 それにより、ワークフローの効率化が見込めます。 シェアポイントでワークフローはどう変わる？具体的活用例 シェアポイントを導入すると、従来のワークフローはどのように変化するのでしょうか。続いて、シェアポイントの具体的活用事例をいくつかご紹介します。 社内向けポータルサイトを作成し、情報を集約する シェアポイントを使って社内向けポータルを作成すれば、そこに情報が集約されるようになります。ポータルを見るだけで各部署やチーム、会社全体の最新情報を得ることができ「今何が起きているのか」を共有しやすくなります。 集約された情報はどんどん蓄積されるため、場合によってはFAQのような役割も果たしてくれるでしょう。「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が根付けば、従業員が自律的に問題解決することもできます。 メンバー間のコミュニケーションに活用する シェアポイントを活用して、メンバー間のコミュニケーションを行うこともできます。シェアポイントにはコミュニケーション用のサイトを作成する機能もあるのですが、こちらは基本的に幅広いユーザーに公開する前提となるため、少数メンバー間でのみ利用するのであればチームサイトを作成するのが好ましいでしょう。 どちらも、情報の発信自体は自由に行うことができます。発信された情報やモバイルなどの端末から確認できるため、出先からでも閲覧することができます。 ファイルの受け渡しや共同編集を行う […]

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる

社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「（情報が）一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる？ では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100％というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 […]