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Business Efficiency

May 13, 2024

Copilotって結局なに?Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます  (下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性(危険性)があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル(GPT-4)を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]

#Microsoft 365 #Power Apps #powerautomate #Teams #ローコードツール #ワークフロー #自動化
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Apps「コネクタ」を利用して簡単にデータ連携を実現!
こんなお悩みはございませんか? データがばらばらに散らばっていて、管理が難しくなってしまっている データ連携を行いたいが、連携先のシステムの仕様調査などが必要でかなりの手間がかかる データ連携を行いたいが、外部に委託すると費用が高い 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Appsのコネクタを活用することで、データの一元管理を簡単に行うことができます。ほかのシステムを使ってデータ連携を行う場合は、連携先のシステムの仕様調査をはじめ、多くの手間がかかることが一般的です。 しかし、PowerAppsには200種類以上の外部サービスとスムーズに連携できる「コネクタ」と呼ばれるサービスがあるため、データ連携に時間や手間をかける必要もなくなります。 今回はSharePointリストとコネクタを使用してデータの連携を行っていきます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 目次 1. SharePointにリストを作成  1-1. 「リスト」を選択  1-2. 「空白のリスト」を選択  1-3. 「リスト」の名前を入力 2. SharePointリストの項目名を変更  2-1. 「リストの設定」を選択  2-2. 「タイトル」を選択  2-3. 「プロジェクト名」を入力 3. SharePointリストへ項目を追加  3-1. 「テキスト」を選択  3-2. 「名前」の設定  3-3. 「編集」を選択  3-4. 「名前」の変更 4. SharePointリストへデータを追加  4-1. 「新規」を選択  4-2. 「プロジェクト名・プロジェクトコード」を入力 5. Power Apps 新しいアプリを作成  5-1. 「+ 作成」を選択  5-2. 「空のアプリ」を選択  5-3. 「空のキャンバスアプリ」を選択  5-4. 「アプリ名」を入力 6. 「コネクタ」を使用してSharePointリストを紐づける  6-1. 「データ」タブを選択  6-2. データ ソースの選択で「SharePoint」を押下する  6-3. 任意のSharePointリストと接続する  6-4. データ テーブルの選択する  6-5. データ テーブルにSharePointリストを紐づけする 7. アプリを保存する 8. アプリを確認する  8-1. 「アプリのプレビュー」を選択  8-2. アプリの確認 1. SharePointにリストを作成 1-1. 「リスト」を選択 「SharePoint」を開き、「新規」ボタンから「リスト」を選択します。 1-2. 「空白のリスト」を選択 「リストを作成」から「空白のリスト」を選択します。 1-3. 「リスト」の名前を入力 […]

#Power Apps #コネクタ #データ連携 #一元化
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January 3, 2024

Power Platform でローコード開発を実現!
Power Platform でローコード開発を実現! Power Platform とは? Microsoft 社が提供する5つのアプリケーションの総称で、これらは共通して「ローコード開発できる」ことがコンセプトになっています。 そもそも「ローコード」とは? ゼロからコーディングを行うよりも少ないプログラムコードで開発ができるという開発手法です。 ローコードでの開発のメリットとは? ■高い汎用性と拡張性 ローコードプラットフォームの多くは、簡単なコード記述でプログラム構築できることに加え、 コーディングが可能なのでユーザー裁量で自由な機能を実装することが可能です。 ■既存システムとの連携が可能 ローコードツールは、他のソフトウェア・システムと連携できる機能が最初から搭載されています。 連携機能を利用してコーディングを行えば、既存システムとの連携も可能です。 Power Platform の5つのアプリケーションとは? Power BI さまざまなデータを迅速に分析・可視化するアプリケーションです。 エクセルや CSV ファイル以外にもさまざまなデータベースと連携ができ、データ入力や分析に関する 負荷を減らしつつ、豊富なグラフを用いたダッシュボード形式でビジネスの状況を素早く把握できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/getting-started-with-power-bi/ Power Apps ローコード開発のアプリケーションです。テンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ&ドロップの 簡単操作でアプリ構築が可能です。Microsoft 製品を導入している企業であれば、既存システムと同様の 感覚で使用・導入できるため教育コストが削減できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/ Power Page Power Platformと連携可能なビジネス向けのWebサイトが作成できるアプリケーションです。 テンプレートのカスタマイズなどの簡単な操作で感覚的に触ることができるため、 プログラミングの知識がない方でもページやコンテンツを作成することができますし、 複雑なWebサイトを作成したい場合は、コーディングすることも可能です。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerpages.microsoft.com/ja-jp Power Automate プログラミングが出来なくてもタスクやプロセスを自動化するプロセスを提供するアプリケーションです。 例えば、メールの添付ファイルをOneDrive for Businessに自動保存させたりなど、あらかじめ決められた条件に 基づく自動化を実現できます。プログラミングに苦手意識がある方でも、GUI からパーツを並べていくだけで、 簡単にワークフローを作ることが出来ます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/ Power Virtual […]

#Power Apps #Power Automate #Power BI #Power Pages #Power Platform #Power Virtual Agents #ローコードツール #業務改善 #自動化
Business Efficiency

January 12, 2024

シェアポイントを活用すれば社内情報共有がスムーズになる
社内情報共有の問題点 従来の社内情報共有は、どのような点が問題なのでしょうか。まずは、社内情報共有の問題点について見ていきましょう。 どこに何の情報が記載されているか不明確 従来の社内情報共有では情報が乱雑に散らばってしまい、どこに何が記載されているかが不明確になりがちでした。そのような状態だと「必要な時に必要な情報を得ることができない」「情報検索に無駄なリソースが割かれる」といった難点が生じます。 情報というのは記録し保管することも大事ですが、必要な時に即時に取得できないと意味がありません。情報が各所に散らばっており管理統制が取れてない場合、精度の高い検索が難しく、情報が持つ本来の力を発揮しづらくなるでしょう。 情報共有に時間と手間がかかる 社内情報共有における問題点として、共有に時間と手間がかかる点も挙げられます。情報共有は業務を遂行するにあたって重要な要素ですが、共有に手間がかかると漏れが生じ「必要な人員に必要な情報が渡っていなかった」という事態が起こりえます。 知るべき情報を知らないことによりミスが発生し、会社に損害を与えてしまうことも考えられるでしょう。また、共有に時間が手間がかかることで、本来業務に割くべきリソースを無駄遣いしてしまうことにも繋がります。 情報共有は可能な限りスムーズに、効率的に行うのが鉄則です。 情報が多元的に管理されている 情報が多元的に管理されてしまうのも、社内情報共有における問題点です。「多元的に管理されている」というのは「複数の場所に散らばっている」状態のことです。 具体例としては「売上管理データが複数のサーバーに存在し、更新頻度が異なる」などが挙げられます。同じ意味を持つデータが異なる場所に複数存在しバージョン管理も別途になされている場合、手間が二重にがかかってしまいます。 情報を多元的に管理することで、多重的にリソースをかける必要が生じるわけです。 情報共有における問題点をどう解決するか では、次に情報共有における問題点をどのように解決するかを見ていきたいと思います。 情報共有を効率化するためのルールを決める 情報共有を効率化するには、適切なルールを定めることが大事です。具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 どのようなルールを定めるかは会社や部署によって異なります。自社の業務特性をしっかりと把握し、効果的なルールを定める必要があるでしょう。 情報を一元的に管理する 情報を一元的に管理すれば、問題の解決に繋がります。一元管理というのは多元管理とは反対に「(情報が)一箇所にまとめられている」状態のことです。 情報を一元管理するメリットとしては、下記のようなものが考えられます。 情報を一元管理することで、管理の手間を最小限にとどめることができます。更新や修正の際も大元の部分に手を加えるだけで事足りるからです。 合わせて、管理されているデータを他の用途で活用することも容易になるため、柔軟性の向上も見込めます。 システム・ツールの導入 情報共有を効率化するためのシステムやツールを導入すれば、問題解決に繋がるかもしれません。現代はITテクノロジーの進歩により、従来では難しかったさまざまな手法や業務改善が可能となりました。 その一例として、テレワークが挙げられるでしょう。インターネットテクノロジーが発達する前、リモート間のコミュニケーション手段は郵便や電話、FAXなどに限られており、正確かつ素早い情報共有は難しかったのではないでしょうか。 しかし、インターネットが発達しオンライン上でさまざまなことができるようになった現代では、遠く離れている相手とも瞬時に情報を共有することができます。それを実現するためにも、業務システムやツールの存在が欠かせないわけです。 シェアポイントの役割 情報共有を効率化してくれるツールの一つに、シェアポイントがあります。シェアポイントはどのようなもので、一体何ができるのでしょうか。 シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータル作成ツール シェアポイントは、WindowsやOfficeを開発しているMicrosoft社からリリースされている社内向けポータルサイト作成ツールです。汎用的なOSであるWindowsや、WordおよびExcelといったOffice製品を業務で使っている人も多いのではないでしょうか。 業務アプリの開発には定評のあるMicrosoftが手掛けているため、簡単な操作で社内の情報共有を効率化させることが可能です。主な使い方は社内向けポータルの作成ですが、それ以外にもさまざまな使い方ができます。 社内向けポータルサイトを作成し、情報共有を効率化するためのもの シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトを作成し情報共有を効率化することです。情報共有を効率化するための方法はいくつかありますが、その中の一つに「情報の発信と受信のハードルを下げる」というものが挙げられます。 情報発信が手軽になればなるほど、ポータルに情報が集積しやすくなるでしょう。多くの情報が集まったポータルは自然と閲覧者も増え、閲覧者が情報の発信者になることも少なくありません。 そういった好循環を繰り返すことでポータルの完成度が上がり、さらに閲覧者が増え利用効率が上がるわけです。 他の使い方も可能 シェアポイントの主な役割は社内向けポータルの作成ですが、他の用途にも用いることができます。たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。 シェアポイントにアップロードされたファイルは複数人で共有できます。合わせて、WordやExcelといった汎用的なアプリを使って共同作業も可能です。 共同作業を行うことで作業効率が向上するほか、確認や承認のプロセスを簡略化し効率な文書およびコンテンツの作成に繋がります。 シェアポイントを導入することで社内情報共有はどう変わる? では、次にシェアポイント導入により社内の情報共有がどのように変わるかを具体的に解説します。シェアポイントの活用方法は会社や部署により異なるため、あくまで一例としてご参照下さい。 情報が的確にまとまっているポータルを作成し、必要に応じて閲覧する シェアポイントの主な役割は、社内向けポータルサイトの作成です。従来の情報共有においては口頭や紙ベースの資料などを使うのが一般的であり、いずれも「機会が限定的」「手間や時間がかかる」といった問題を秘めていました。 情報が的確にまとまっているポータルを作成すれば、必要に応じて閲覧することで求めている情報を取得できます。場合によっては求めている情報が記載されていないこともありますが、その旨を担当者に伝え更新してもらうことで、ポータルの使いやすさを向上させられます。 「困った時はポータルを見れば解決する」という価値観が生まれる シェアポイントを導入し社内向けポータルサイトを作成することで「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が生まれます。業務で分からないことがあったりトラブルが発生した際にもまずポータルを閲覧し、該当の情報が記載されていないかどうかを確認するようになるでしょう。 それにより、下記のようなメリットが生じます。 ポータルを作成し管理運用することで、従業員が自発的に欲しい情報を得られるようになります。利便性が向上したり情報共有が活発化するのはもちろんですが、加えて従業員が自律的に業務に関わることを意味します。 ポータルを構築すればマニュアルやFAQ代わりになり、教育コストや手間の削減にも繋がるでしょう。従業員の教育は自社の業務品質に関わる大事な要素ですが、教育担当者の選定や教育プロセスの精査など、通暁業務に加えてやらなければならないことが増えてしまいます。 100%というわけにはいきませんが、教育をある程度ポータルに委ねることで、トレーニング効果の向上も見込めるのではないでしょうか。 情報が個人ではなく社内に集約され一元管理される シェアポイントを情報共有に活用することで、業務にまつわる情報や知見・ノウハウが個人ではなく社内に集約されることになります。従来は業務の知識や進め方が担当者個人に蓄積され、担当者個人のスキルやキャリア向上に役立っていました。 しかし、全社的なメリットが欠けていた面もあったかもしれません。情報を担当者個人ではなく社内に集約することで会社の知的資産となり、業務に関わる人は誰でも必要に応じて取得できるようになります。 それにより、個人のスキルや経験に依存しない業務品質向上プロセスを構築できるでしょう。 […]

#シェアポイント #活用