業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説

業務効率の改善に着手する際には、どのような点に気をつければよいのでしょうか。この記事では、業務効率を改善するメリットやそのための手法、考え方、そして業務効率改善のデメリットについて解説します。

業務効率を改善するメリット

業務効率を改善することで、どのような恩恵が生じるのでしょうか。まずは、業務効率改善のメリットについて解説します。

生産性が高まる

業務効率を改善することで、生産性の向上が期待できます。当たり前といえば当たり前かもしれませんが、生産性の向上は業務効率改善の一番の目的とも言えるでしょう。

生産性が高まることで、同じ人手や時間、コストでより多くの生産が可能になります。

コストパフォーマンスが良くなる

業務効率を改善すれば、コストパフォーマンスの向上も期待できます。同じ100万円のシステムを導入する場合でも、ワークフローによって効果は大きく変わるのではないでしょうか。

効率の悪いワークフローだと、システムの能力を100％活かすことができません。逆に、効率的なワークフローであればシステムの真価が発揮され、かけた金額に対するパフォーマンスが最適化されるでしょう。

システムに限らずあらゆる面で投資効率を上げるためにも、日頃から業務効率の改善を習慣づけておくことが大事です。

課題解決能力の向上に繋がる

業務効率の改善を習慣化することで、課題解決能力の向上にも繋がります。業務効率を改善するためには「何故業務効率が悪いのか」「どのようにすれば改善するのか」をしっかりと考えて実践する必要があります。

これは問題解決プロセスそのものとも言えるため、業務効率改善への着手がそのまま課題解決能力の向上に繋がるわけです。両者において大事なのは、しっかりと計画を立てて実践し結果をフィードバックすることでしょう。

こういったサイクルを常に回し続けることが、業務改善および課題解決のポイントです。

業務効率を改善するための具体的手法

では続いて、業務効率を改善するための具体的手法について触れたいと思います。業務効率改善に着手するにあたっては、主に下記のようなアプローチが有効です。

ワークフローを見直す

ワークフローを見直すことで、業務効率改善に繋がります。仕事というのはさまざまなタスクが連なって形成されているものであり、その流れをワークフローと呼びます。

たとえば、下記のようなワークフローがあるとします。

資料作成→責任者の承認→メンバーに配布

これらを別個に行うのも手ですが、場合によっては作成者と責任者が書類を共同編集した方が効率が上がるかもしれません。クラウドサービスを使えばそういったことも可能ですし、その後の配布も即座に完了します。

どのようなワークフローをどのように見直すかはケースバイケースなので、自社に合ったやり方を模索することが大事です。

無駄な業務をなくす

ワークフローの中から無駄な業務を削減することで、業務効率の改善に繋がります。ある業務について無駄かどうかの判断は容易ではありませんが、削減しても長期的に結果が変わらないようであれば無駄と判断するのが妥当かもしれません。

ただし、一見すると無駄に見えるものが実は大事な業務というケースもあります。ある業務を削減する際は、ワークフロー全体、あるいは会社の業務全体を俯瞰的に見て判断することが大事です。

重要な業務を削減してしまうと、逆に業務効率が悪化するリスクもあるでしょう。

自動化できないか考える

業務効率を改善したい場合、いずれかの業務を自動化できないかどうかを考えてみてはいかがでしょうか。自動化することにより人手を用いずとも業務が遂行される形になり、余った人手を他のより重要な業務に回せます。

自動化する方法としては、システムの導入などが挙げられるでしょう。昨今のITテクノロジーの進化は著しく、一昔前では難しかったさまざまな業務を自動化することが可能になっています。

特に、生産や創造に関与しない部分はどんどん自動化することが推奨されています。どの会社にも主軸ではない定型的な業務が多々存在するため、それらの自動化に成功すれば業務効率の大幅な改善に繋がります。

デジタル化を試みる

業務のデジタル化を試みることで、業務効率の改善に繋がります。前項の「業務を自動化する」とも多少被るかもしれませんが、デジタル化の恩恵は業務の自動化のみにとどまりません。

たとえば、書類や手続きのペーパーレス化などが挙げられるでしょう。紙の書類をデジタル化して保管すれば物理的なスペースを節約できる上に、必要な時に必要な部分を瞬時に検索することができます。

また、各種手続きをデジタル化することにより、プロセスの処理速度が向上します。経費精算を例に挙げると、従来は必要事項を規定の書類に記載し提出した後、何度も承認を受ける必要があったかもしれません。

デジタル化すれば、スマホやPCから必要事項を記載し送信することで自動的に提出され、そのまま承認プロセスが開始される形になるでしょう。承認プロセスにおいても、紙の書類をたらい回しにする必要がなくなるため紛失リスクが減少し、業務効率の改善に繋がります。

AIを活用する

AIを活用することで、大幅な業務効率の改善に繋がるかもしれません。現代では対話型のツールを始めとして、さまざまなAIサービスが展開されています。

どのようなAIをどのような業務に活用するかはケースバイケースですが、使いこなすことができれば業務効率の改善に大いに役立つでしょう。対話型のツールを活用してアイデアの源泉を練ったり、定型的な作業をAIによって効率化するなどが考えられます。

ただ、AIは未だ発展途上のサービスなため、利用時には規約等をしっかり確認することが大事です。

外部の専門家に委託する

業務を外部の専門家に委託することで、業務効率の改善が可能です。特に、専門的な業務に関して推奨できる方法でしょう。

分かりやすい例としては、法務や税務などが挙げられます。法律関係は弁護士に、税金関係は税理士に業務を委託するのが早くて確実だからです。

他にも、外部に委託できそうな業務があれば検討してみてはいかがでしょうか。あるいは、業務効率の改善そのものをアウトソーシングする手もあります。

ツール導入で成果を出す企業の共通点

業務効率化を目的にシステムやツールを導入しても、「使われない」「効果が実感できない」といった課題に直面する企業は少なくありません。 一方で、導入によって着実に成果を出している企業には、いくつかの共通点があります。このセクションでは、成功している企業が意識している3つのポイントを紹介します。

目的から逆算してツールを選定している

成果を出している企業は、ツール選定の段階で「どの課題を、どのように解決するのか」を明確にしています。業務の属人化を解消したいのか、承認フローを短縮したいのかなど、目的によって選ぶべきツールはまったく異なります。

よくある失敗として、「便利そうだから導入した」「他社が使っているから」という理由だけで選んでしまうケースがあります。こうした導入は現場の課題と噛み合わず、結果的に「使いづらい」「余計な手間が増えた」と感じられてしまうことが多いのです。

成功している企業は、まず自社の業務フローを可視化し、「どの作業に最も時間がかかっているか」「どこがボトルネックになっているか」を分析します。そのうえで、ツール導入の目的を明文化し、KPI（成果指標）を設定しています。

たとえば「請求書処理の時間を30％短縮する」「報告書作成を自動化して担当者の残業を削減する」といった具体的な目標を立てることで、導入効果の検証もしやすくなります。

定着支援（アダプション）を重視している

最後のポイントは、導入後の「定着」を重視していることです。 ツールを導入しても、実際に操作するのは現場の担当者です。操作方法が複雑であったり、目的が十分に伝わっていなかったり、サポート体制が整っていない場合、どれほど優れたシステムであっても十分に活用されません。

成果を出している企業は、導入初期の教育やマニュアル整備に時間をかけ、現場が安心して使える環境を整えています。操作説明会やオンライン研修を実施し、問い合わせ対応窓口を設けるなど、誰もが使いやすい状態にすることを重視しています。また、運用開始後も定期的にヒアリングを行い、現場の声を反映させながら改善を続けています。

Microsoft 365 や Power Platform のようなツールは、使い方の工夫によって業務効率が大きく変わります。導入後のサポート体制を仕組み化し、社内でIT推進担当者を育成することも効果的です。

導入して終わりにするのではなく、活用を継続できる仕組みを整えることが、ツール導入で成果を上げている企業に共通する最大の特徴です。

業務効率を改善するための基礎的な考え方

続いて、業務効率を改善するための基礎的な考え方について解説します。どのように業務効率を改善すべきか分からない場合は、下記のような点を考えてみましょう。

ボトルネックを探る

まず挙げられるのは、ボトルネックを探ることです。ボトルネックとは「業務の停滞を招いている箇所」のことであり、ボトルネックを解消できれば業務効率が改善するわけです。

どのような点がボトルネックになっているかは場合によりますが、下記のようなものが一般例として挙げられるでしょう。

• アナログ的に処理されている業務
• 属人的に処理されている業務
• 明確なルールやマニュアルが整備されていない業務

業務がデジタルではなくアナログ的に処理されている場合、ワークフローにおけるボトルネックになっているかもしれません。アナログが全て悪いわけではありませんが、一般的に業務がデジタル化されている方が効率は上がります。

業務が属人的に処理されている場合も、ボトルネックの恐れがあります。業務が属人的であることは一見好ましく見えますが、特定の人物がいない時は業務遂行が難しくなり、効率の悪化および特定人員への負荷増大といったリスクが生じます。

また、明確なルールやマニュアルが整備されていない業務も効率悪化の要因となるでしょう。ルールやマニュアルを整備することで業務の一般化を促し、属人性を排除できるからです。

システマチックに考える

業務効率の改善は合理性が重要になるため、ある程度システマチックに考えることが大事です。業務の要不要を判断する際にも全体を見て判断する力が求められますし、属人性を排除するにも業務の細かな分析やヒアリングが重要になるでしょう。

もちろん、メンバーの感情を度外視しろと言う意味ではありません。シンプルに考えると、働いている人の感情や思想を全て無視して合理的にワークフローを構築した方が効率化に繋がるように見えるかもしれません。

しかし、業務を人間が遂行する以上、感情や情緒面を完全に無視はできないでしょう。感情や情緒面を完全に廃することで、逆に業務効率が悪くなってしまう恐れさえあります。

とはいえ、100％感情や情緒に委ねるのも効率化から遠ざかってしまいます。両者のバランスを上手くとりワークフローの最適化を図るためにも、システマチックな考え方が重要になるわけです。

総合的な視点で捉える

業務効率を改善するには、総合的な視点で捉えることが大事です。業務の重要性を判断するのもそうですが、そもそも「なぜ業務効率を改善させる必要があるのか」といった点を考えるのも一つの手法です。

詳しくは後述しますが、業務効率の改善に着手することによるデメリットも存在します。それらをうまくクリアできればいいのですが、そうでない場合は逆に効率が悪化してしまったり業務の主目的そのものを見失ってしまう可能性もあるかもしれません。

業務効率改善の際には、トータルな視点から捉えて長期的・俯瞰的に適切な判断を下しましょう。

業務効率化を定着させるための仕組みづくり

業務効率化は、一度の取り組みで終わるものではありません。ツール導入やフロー改善を行っても、現場で活用が続かなければ、やがて元のやり方に戻ってしまいます。 そのため、改善活動を継続的に行うための「仕組み化」が欠かせません。ここでは、成果を長く維持するための3つのポイントを紹介します。

PDCAを回すための「可視化」と「共有」

効率化を定着させるためには、まず現状を正確に把握することが重要です。どの業務にどれだけの時間がかかっているのか、誰がどの工程を担当しているのかを可視化することで、改善の方向性が見えやすくなります。

ExcelやBIツールを使って作業時間や処理件数を記録し、変化を定期的に確認する方法も効果的です。こうしたデータの蓄積は、改善効果の検証にも役立ちます。

たとえば、「新しいツール導入後に処理時間が20％短縮した」など、具体的な数値をもとに振り返ることで、次の改善策を立てやすくなります。

また、可視化した情報をチームで共有する仕組みも大切です。成果が見えることで現場のモチベーションが高まり、組織全体として「改善を続ける文化」が育ちます。進捗や課題を定期的に共有するミーティングや、社内ポータルでの情報発信など、継続的に見直す場を設けることが効果的です。

トップダウンとボトムアップの両輪で推進する

業務効率化を継続的に進めるためには、経営層と現場の両方が主体的に関わることが欠かせません。 トップダウンで方向性を示すことで、全社的な目標や優先順位が明確になります。一方で、ボトムアップの仕組みを取り入れることで、現場の課題やアイデアが改善策に反映されやすくなります。

現場の声を吸い上げる仕組みとしては、「改善提案制度」や「小さな成功事例の共有会」などがあります。こうした場を設けることで、社員一人ひとりが改善活動に関わる意識を持ちやすくなります。

また、経営層が現場の取り組みを積極的に評価・発信することも重要です。現場の努力が認められることで、改善のモチベーションが継続しやすくなります。

経営と現場が一体となり、「改善は自分たちの業務を良くするための取り組み」という共通認識を持つことが、効率化を長く続けるための土台となります。

人材育成と評価制度の連動

仕組みとして効率化を根づかせるには、改善活動を人材育成や評価制度と結びつけることも有効です。 業務改善に積極的に取り組んだ社員を正当に評価し、スキルアップの機会を提供することで、改善が「評価される文化」として定着します。

たとえば、改善提案を行った社員を社内で表彰したり、業務効率化に関する社内研修を受けた人に新しい役割を任せたりする方法があります。こうした仕組みを整えることで、「効率化の取り組み＝キャリアアップの一環」として認識されるようになります。

また、ITリテラシーを高める研修やMicrosoft 365・Power Platformなどの操作研修を定期的に行うことも効果的です。個人のスキル向上が組織全体の生産性向上につながり、結果として継続的な改善サイクルが回りやすくなります。

人材の成長と改善活動を結びつけることで、業務効率化は一過性の施策ではなく、組織文化として根づいていきます。

なるべく防ごう。業務効率改善によるデメリット

では次に、業務効率を改善することによるデメリットをご紹介します。意外かもしれませんが、業務効率を改善することにより、以下のようなデメリットが生じる可能性があります。

あらかじめ理解することにより、デメリットの発生を防ぎましょう。

業務効率の改善はワークフローの変更を招くことが多いため、やり方によっては現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。現場の人員は規定のワークフローに従って業務を遂行しているため、それが変更されたら慣れるまでに時間がかかるからです。

そのため、ワークフローを変更する場合、最初のうちはある程度生産性が下がることを許容しなければなりません。場合によっては最初からスムーズに移行できることもありますが、なかなかそうもいかないケースが多いでしょう。

それを防ぐためにも、あらかじめ運用のシミュレーションを行ったり、現場とコミュニケーションをとって業務効率の改善への理解を促しておくことが大事です。

セキュリティリスクが生じる

次に挙げられるのは、セキュリティリスクの発生です。こちらは主にITシステムにより業務効率の改善を行う場合ですが、業務をデジタル化して情報をネットワークに乗せることにより、セキュリティ面でのリスクが生じます。

ネットワークを完全に外部と切り離して運用する場合はその限りではないかもしれませんが、多くは業務効率改善のためにインターネットと接続するのが一般的です。インターネットに繋げることで外部の誰かがセキュリティホールなどを利用して社内のネットワークにアクセスできる環境になり、情報漏洩などが生じるわけです。

ITシステムを導入する際は、利便性だけでなくセキュリティ面も考慮しましょう。

検証は忘れずに

業務効率の改善を行った際は、事後の検証も忘れず行うことが大事です。検証を行わないと本当に業務効率がアップしたのかどうかが不明瞭になってしまうからです。

よかれと思って行ったものの、実際は逆に効率が悪化してしまったというケースもあるかもしれません。あるいは、コストをかけて改善したものの、かけた費用ほどの効果が見込めなかったというケースもあるでしょう。

いずれにせよ、検証しその結果や要因を分析することが重要です。分析や検証の知見を積み重ねることで、問題解決能力の向上に繋がるからです。

中小企業が今すぐ取り組める業務効率化ステップ

業務効率化は大企業だけの取り組みではありません。限られた人員と予算の中でも、やり方を工夫すれば着実に効果を上げることができます。ここからは、中小企業でもすぐに実践できる4つのステップを紹介します。

ステップ1：業務の棚卸しを行う

最初のステップは、日々の業務を洗い出すことです。 「どの業務にどれだけ時間がかかっているのか」「誰が、どの手順で作業しているのか」を可視化することで、改善の出発点が明確になります。

Excelやスプレッドシートを使って、業務ごとに担当者・作業時間・頻度・使用ツールを整理すると、全体像がつかみやすくなります。特に、手作業で行っている処理や確認作業、複数の担当者が関わる業務は、非効率になりやすいポイントです。

業務を棚卸しする段階では、評価や是非を判断する必要はありません。まずは「現状を正確に見える化する」ことを重視しましょう。

ステップ2：優先順位をつけて改善テーマを決める

業務をすべて一度に改善するのは現実的ではありません。 次のステップでは、影響度と改善効果をもとに優先順位をつけます。

「時間がかかっている」「担当者の負担が大きい」「ミスが多い」といった観点から、早期に取り組むべき業務を選定しましょう。たとえば、データ入力・請求書処理・承認申請などの繰り返し業務は、改善効果を実感しやすい分野です。

改善テーマを決める際には、社内で共有し、全員が納得できる形にすることも大切です。現場の理解を得ることで、後の実行フェーズがスムーズになります。

ステップ3：小さな改善を実施し、効果を測定する

業務効率化の成功には、「小さく始めて効果を検証する」姿勢が欠かせません。 まずは負担の少ない範囲でツールや自動化の導入を試し、改善効果を数値で確認します。

たとえば、Power Automateでのメール通知自動化や、Googleフォームによる申請受付などは、導入コストが低く効果を実感しやすい方法です。「手入力を減らせた」「確認時間が短縮された」といった具体的な成果を測定し、効果があれば他部署へ展開していきましょう。

改善を繰り返すことで、成功パターンと失敗パターンが蓄積され、次の取り組みがより効率的になります。

ステップ4：改善文化を根づかせる

最後のステップは、改善を「一度のプロジェクト」で終わらせないことです。 継続的に改善を行うためには、組織全体で「効率化はみんなで取り組むもの」という意識を持つことが大切です。

たとえば、定期的なミーティングで改善事例を共有したり、改善に貢献した社員を表彰したりすることで、ポジティブな循環を生み出せます。また、新入社員や異動者にも改善の意義を伝えることで、取り組みが個人依存にならず、組織として維持しやすくなります。

業務効率化は、継続的な見直しを通じて成熟していくものです。小さな成功を積み重ねながら、改善が自然と習慣になる環境をつくることが、長期的な成果につながります。

まとめ

業務効率を改善するには、ワークフローの見直しや業務のデジタル化などが有効です。自社に合ったやり方を模索し、適切な業務効率の改善を目指しましょう。