Outlookを使って会議室を予約するには?そのための方法やメリットについて解説
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Outlookを使って会議室を予約するには?そのための方法やメリットについて解説

November 27, 2023

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット1 サブリーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

Contents

目次

Outlookとは

Outlookとは

Outlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookについて簡単に解説します。

Microsoft社からリリースされている個人管理ソフトウェア

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされている個人管理用のソフトウェアです。主な用途としてはメール管理が挙げられますが、他にも個人情報を効率的に管理するための機能が搭載されています。

詳しくは後述しますが、それらの機能をOutlook単体で一元的に管理・活用できるのが魅力です。機能ごとにアプリを分割する方法もありますが、連携性に優れていない場合は逆に生産性を阻害してしまうでしょう。

また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用にも繋がります。

Microsoft365に加入すれば使える

Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft製品を使うためのサブスクリプションプランであり、加入することでさまざまな恩恵が得られます。

WordやExcelといった主要Office製品が使えるのはもちろん、クラウドストレージであるOneDriveや大規模なオンラインMTGなどを高いセキュリティで活用することが可能です。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを見つけられるのも魅力でしょう。

Web版であれば無料で利用可能

上述したMicrosoft365の利用は基本有料ですが、Web版のOutlookであれば無料で利用が可能です。Microsoftアカウントを作れば誰でも使えるので、気になった場合は試してみましょう。

無料版とMicrosoft365版では、主に下記のような違いがあります。

  • メールボックス容量
  • 広告表示の有無
  • オフラインでの利用

無料版と比較すると、有料版の方が多くのメールボックスを使えます。メールを頻繁に活用する場合などに有用でしょう。

また、無料版には広告が表示されるのに対し、有料版には表示されません。そして、無料版がWebでの利用に限定されるのに対し、有料版はオフラインでもアプリを起動できます。

Outlookでは何ができる?

続いて、Outlookで何ができるのかを解説します。主な機能はメールの管理ですが、他にも個人情報を管理できる機能が搭載されているのが特徴です。

メールの管理

まず挙げられるのは、主要機能であるメール管理でしょう。Eメールを使えばメールアドレスだけで遠く離れた人にメッセージを送ることができ、情報の共有等に役立ちます。

非常に便利なEメールですが、送受信が簡単なだけについ件数を増やしてしまい、メールボックスが乱雑になってしまうこともあるかもしれません。Outlookのような多機能メーラーを使うことでメールを適切に整理し、必要な時に必要な情報を瞬時に取り出すことができるわけです。

スケジュールの管理

Outlookでは、スケジュールの管理も可能です。スケジュール管理のためのアプリは数多く存在しますが、既にOutlookをメーラーとして使っている場合はそのまま活用できるのが利点でしょう。

指定の日時に予定を記載するのはもちろん、アラートや繰り返しといった処理も可能です。また、予定表グループを活用して他のメンバーと予定を共有することもできるため、使い方によってはチーム全体のスケジュール管理にも寄与します。

タスクの管理

Outlookには、個人的なタスク管理機能も搭載されています。行うべきタスクを入力して一覧表示し、終わったものにチェックを入れていけば「今何をやるべきか」が明確になるでしょう。

タスクには期限や繰り返し、通知等を設定できます。簡易的なものではありますが、適切に設定することでタスク管理を効率化できます。

また、Planner等のアプリと連携させることで、チーム全体のタスク管理も可能です。必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。

Outlookでタスク管理を行うには?Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説
Outlookでタスク管理を行うには?Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説
MicrosoftOutlookとは? MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリケーションなのでしょうか。まずは、Outlookの基本的な概要について解説します。 Microsoftからリリースされている定番のメールソフト MicrosoftOutlookは、Microsoft社からリリースされている定番のメールソフトです。Microsoftは汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるWordやExcelも手掛けているメーカーなので、馴染みのある人も多いのではないでしょうか。 Outlookは、Microsoft365のサブスクリプションプランに含まれているため、そちらを契約している人であれば利用可能です。WordやExcel、Powerpointといった定番アプリも含まれているため、契約している人も多いかもしれません。 スケジュールやタスクの管理も可能 MicrosoftOutlookはメーラーでありながら、スケジュールやタスク管理といった機能も備えられています。他に専用のアプリを用意する必要がないため、Outlook上でシームレスにタスク管理を行えるのがメリットです。 基本的なタスク管理における機能は備わっているため、これで十分という人も多いかもしれません。個人で完結するようなToDoリストのような使い方であれば、問題なく使えるケースも多いでしょう。 基本的にはメーラーなのでタスク管理機能は限定的 ただ、Outlookは基本的にメーラーとして作られているアプリなため、タスクの管理機能は限定的です。専用のタスク管理アプリにできることができないこともあるでしょうし、それらを欲するのであれば他のアプリを使う必要があります。 前述の通り個人のタスク管理であれば問題ありませんが、チーム全体のタスク管理を行うには不足を感じるかもしれません。共有機能が他のアプリほど容易ではなかったり、全体の進捗管理を行いづらいなどのデメリットがあります。 Outlookでできること では次に、Outlookでできることを見ていきましょう。 メールの管理 まず挙げられるのは、メールの管理です。Outlookは元々メール管理ソフトとして開発されているため、メールの管理に長けています。 シンプルなメール管理で十分な場合は簡素なメーラーで問題ないかもしれませんが、高機能メーラーを使うことで効率的な管理が可能になります。必要なメールや文面を瞬時に抽出したり複数のメールアドレスを同時に管理できるなど、利便性を高めることができるでしょう。 Outlookにもさまざまな機能が搭載されているため、必要に応じて試してみてはいかがでしょうか。 アドレス帳の管理 Outlookにはアドレス帳機能が備わっており、連絡先を管理することができます。アドレス帳に登録した連絡先に対して細かな情報を入力することで、簡易的なメンバー管理や顧客管理にも繋がるでしょう。 登録したアドレスに対してメールを送ったり、複数人を指定してまとめて送信することもできます。また、作成したアドレス帳をエクスポートしたり、他のアドレス帳からデータをインポートすることも可能です。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。 メールを多機能に管理できる Outlookは汎用的なメーラーソフトなので、導入するとメールを多機能に管理できます。それぞれのデバイスには標準で無料のメールソフトがついていますが、機能が限定的であり使い勝手に不満を持つことも少なくないでしょう。 メールの送受信件数が少ない場合は問題ないかもしれませんが、大量にやり取りをする場合は適切に管理する必要があります。受信したメールを整理することなく受信トレイにまとめたままだと、色々不都合が生じるのではないでしょうか。 Outlookを使うことでメールを分かりやすく管理したり、重要メールの見逃しを防止することができます。また、デジタル署名の追加やファイルの添付漏れの通知、予約送信なども可能なため、メール周りがより便利になるでしょう。 別途スケジュールやタスク管理ソフトを使う必要がない Outlookにはスケジュールおよびタスク管理機能が搭載されているため、簡易的な利用で問題なければ他のアプリを入れる必要がありません。普段使っているメーラーからスケジュールやタスクの管理ができれば閲覧が一元化できるため、作業効率の向上に繋がるでしょう。 ただ、Outlookでのタスク管理は「複数人で進捗を共有したい場合」には不向きです。できないことはないのですが、ガントチャート等を使った視覚的な共有や進捗管理は難しいため、確認に手間が生じるケースもあるかもしれません。 より精度の高いタスク管理を行いたい場合は、同じMicrosoft社からリリースされているPlannerやProjectを検討するのが良いでしょう。 業務効率化に繋がる Outlookを活用することで、メール管理はもちろんのこと、アドレス帳管理やタスク管理の面でも業務効率化に繋がります。Outlookには、それらの機能が標準的に備わっているからです。 普段使ってるメーラーから直接的に情報を管理できれば、シームレスに閲覧・確認が可能でしょう。アプリの切り替えは少数であれば問題ないのですが、積み重なっていくことで無視できない量の非効率さが生じます。 一元化することで、さまざまなメリットを得られます。 Outlookでタスク管理するには? では次に、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。 新しいタスクの作成 まずは、抱えているタスクを作成しましょう。タスクの作成方法はいくつかありますが、分かりやすいのはホームタブから「新しいタスク」をクリックするやり方です。 「新しいタスク」をクリックすることで、タスクの詳細を入力する画面になります。必要事項を記入することでタスクを細かに管理できるようになり、利便性が向上するでしょう。 これらは必ずしも入力する必要はなく、とりあえずタスクの名前だけ記載して後から編集することもできます。 タスクの完了 タスクが完了したら、チェックボックスをクリックすることで完了処理を行えます。完了したタスクには取り消し線が表示されるため、どのタスクが完了してどれが残っているのかなどが分かりやすくなるでしょう。 もちろん、タスクそのものを削除することも可能です。ホームタブの「削除」をクリックすることでタスクを削除でき、削除されたものは「削除済みアイテム」に移動します。 ファイルやメールと同様に「削除済みアイテム」から元の場所に戻すこともできます。 タスクの依頼 Outlookでは、他者に対してタスクの依頼を行えます。誰かに何かを依頼したい際などに便利です。 やり方は、タスク作成における詳細画面で「タスクの依頼」をクリックし、メールアドレスを入力します。相手がOutlookを使ってなくても送ることが可能ですが、その場合は通常のメールとして送信される点に注意が必要です。 Outlookで効率的にタスク管理するポイント では続いて、Outlookで効率的にタスク管理するポイントについて解説します。どのような点に気を配れば、効率の良いタスク管理に繋がるのでしょうか。 タスクのパターンを登録しておく Outlookでは一つ一つのタスクを個別に作成できますが、中には定期的に発生するものもあるかもしれません。その場合はタスクのパターンを登録しておくことで、毎回個別に登録する手間をカットできます。 やり方は、タスクの詳細画面で「定期的なアイテム」をクリックする形です。「定期的なアイテム」をクリックするとパターンの詳細を入力できるため、タスクが生じるタイミングや間隔などを設定しましょう。 定期的なタスクを設定しておくことで手間が省けるのはもちろん、タスクの設定漏れなども防げるのが利点です。また、必要に応じて一度だけキャンセルするなども可能なので、柔軟に活用できます。 ルーチンが消失した場合は、解除するのを忘れないようにしましょう。 通知を設定する 通知を設定しておくことで、タスクの処理漏れを防ぐことができます。タスク管理を行う場合は多くのものを抱えていることが多いため、それらを目視で確認するのは手間がかかる上に見落としも生じてしまうでしょう。 通知を設定するには、タスクの詳細画面で「アラーム」にチェックを入れます。これで設定した時刻になると自動的にアラームが通知されるため、タスクの処理漏れや優先順位の確認などを行えるわけです。 注意点として、設定した通知はOutlookが起動している間のみ有効であることが挙げられます。ソフト上で設定したものはソフトが起動していないと無効であるという当たり前の話ですが、意外と見落としやすいので注意しましょう。 Outlookを常に起動しておく癖をつけることで回避可能です。 機能について学ぶ Outlookに限った話ではありませんが、ソフトやシステムに搭載されている機能を学ぶことで、より高度な使い方ができるようになります。全ての機能を理解するのは難しいかもしれませんが、自分が必要としているものとその周辺はしっかりと把握しておきましょう。 機能を効率的に学ぶコツとしては「自分が何をしたいのかを明確にする」ことが挙げられます。機能ベースで学ぶ場合はマニュアルを最初から最後まで熟読する必要がありますが、やりたいことベースで学ぶ場合は必要箇所のみで事足りるからです。 労力を節約できる上に、やりたいことはしっかり実現できるでしょう。加えて、それが成功体験になり学習意欲を増進させてくれる可能性も期待できます。 まとめ MicrosoftOutlookは、汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるOfficeシリーズを開発しているMicrosoftによる多機能メール管理ソフトです。導入することでメールを効率的に管理できるのに加え、簡易的なスケジュール管理やタスク管理も可能です。 個人のタスク管理に関してはOutlookで十分なケースもありますが、複数人で分かりやすいタスク管理がしたい場合は不十分かもしれません。そのような場合は他のタスク管理専用ソフトの導入を検討しましょう。 同じMicrosoft社が開発しているPlannerやProjectであれば、Outlookとの連携も可能なのでおすすめです。

Outlookで会議室を予約する方法

Outlookで会議室を予約する方法

では続いて、Outlookを使って会議室を予約する方法について解説します。

Exchange Onlineで会議室を登録する

まずは、対象となる会議室をExchange Onlineに登録します。Exchange Onlineとは、Microsoft社から提供されているクラウド型メールサービスであり、メールサーバー機能が搭載されているのが特徴です。

Exchange Onlineで会議室を登録するには、会議室メールボックスを作成します。Exchange Onlineでは、会議室にそれぞれメールアドレスを付与し管理する形になります。

会議室の名前やエイリアス、場所、電話、容量といった必要事項を入力することで、メールボックスが作成されます。

Outlookで会議をスケジュールする

登録したメールボックスをOutlookから参照することで、会議をスケジュールできます。Outlookから通常通り会議の予定を作成し、参加者や場所、件名等を入力します。

そして、Exchange Onlineの機能の一つであるスケジュールアシスタントを起動します。こちらで参加者の予定と会議室の利用状況を合わせ、予約可能な日時を選ぶ形です。

なお、Exchange Onlineを使っていない場合はスケジュールおよびアドレス帳から会議の予約を行うこともできます。

オンラインで会議を行いたい場合

会議室を予約するのではなく、オンラインで会議を行いたい場合について解説します。オンラインで会議を行いたい場合は「新しいアイテム」から「会議」を選び、Skype会議またはTeams会議を選択します。

作成した会議に対して出席者や会議名、議題を入力し、スケジュールから全員の空いている日時を選択し、招待を送ります。テレワークの場合はオンラインミーティングを行うケースも多いかと思いますので、OutlookおよびTeamsをしっかり活用しましょう。

Outlook使って会議室を予約するメリット

Outlookを使った会議室予約の仕方は分かりました。しかし、わざわざ会議室の予約にOutlookを使う必要はあるのでしょうか。

続いて、Outlookを使って会議室を予約するメリットについて解説します。

馴染みのあるソフトウェアをそのまま使える

まず挙げられるのは、普段活用しているソフトウェアをそのまま使える点です。会議室予約のためのアプリを別途用意する場合、その概念や操作方法等を改めて学習しなければなりません。

シンプルなアプリであればさほど苦にもなりませんが、そうでない場合もあるでしょう。普段から馴染みのあるソフトウェアをそのまま使うことで、細かな学習タスクやリソースを節約できるわけです。

一つ一つは問題にならなくとも、積み重なることで大きな無駄が生じる可能性があります。削減できるものは積極的にカットしていきましょう。

メンバーのスケジュールを合わせやすい

Outlookを活用することで、メンバーのスケジュール調整が容易になります。複数人で会議を行う場合、面倒なのが予定の調整ではないでしょうか。

スケジュール共有機能を使わない場合、一人ずつに予定を聞いて回り、空いている日時を物理的に確保しなければなりません。クラウドを使って予定を共有している場合はメンバーのスケジュールを一目で確認できるため、空いているところが一目瞭然です。

それぞれの空き時間が共通している日時に会議を入れることで、スムーズな予定の作成が可能です。また、作成した予定の変更やキャンセルが生じた場合にもそのまま対応できるでしょう。

さまざまな情報を共有可能

Outlookを使って会議室を予約することで、さまざまな情報を共有しやすくなります。会議のスケジュールは瞬時にメンバーに共有され管理できますし、会議を行うにあたって必要な事前情報もメール等を通して送受信可能です。

もちろん、Teams等のコミュニケーションアプリを使っている場合はそちらで共有してもいいでしょう。加えて、会議が終わった後の議事録の配布やタスクの割り当て、および期限等も他アプリと連携させることで可能となります。

Outlookを活用することで、会議全体をシームレスに管理することができるわけです。

社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
情報共有の目的 社内の情報共有を活性化させるためには、社員全員が情報共有を行う目的をしっかり認識した上で、積極的に発信してもらうことが大切です。  1.ノウハウを共有することで社員全体のスキルアップに 個人が対峙した業務に関する体験や有益な知識を共有することで、他の社員はそれを参考にして自分の業務のやり方をブラッシュアップすることができます。 普段関わりのある同じチームの上司やメンバーだけでなく、他チームや他部署の情報も参考にできるとさらに知見は深まるでしょう。 その結果、全体的に社員がスキルアップし、会社の売り上げに貢献することで、最終的に社員自身の給料アップに寄与します。 2.FAQとして活用することで業務を効率化 人事や経理などのバックオフィス部門に寄せられる質問は、繰り返される似たような質問が多いと思います。複数人からの質問にその都度個別対応していると、時間と手間がかかってしまいますよね。 そこで、そのような質問と答えをFAQとしてまとめておくと社員自身で調べて解決してもらえるので対応業務の負荷を減らすことができます。 3.1と2を行うことで会社の生産性アップに 上記のことから、社員のスキルアップが行われ、無駄な時間とリソースを削減でき余裕が生まれることになります。するとその分新しい業務に当てられるので、会社の生産性アップにつながります。 会社に合ったツールの選定 現在は様々なツールがありますが、それぞれの会社の目的に応じて最適なツールを選ぶことがポイントです。 バラバラなものを使わない!ツールの統一化 部署やチームによって別々のツールを使っていると、結局狭い範囲の情報しか見ることができないことに繋がります。全社同一のツールを使い横のつながり、縦のつながりを深めましょう。 また、営業部への共有にはAのツール、経理部にはBのツールというように異なるツールで共有しないといけなくなると、同じ情報を何度も入力することになるなどの手間がかかり、情報共有は面倒だと感じるようになってしまいます。これが多くの社員が情報共有に消極的になる原因です。 弊社が導入しているMicrosoft 365なら、クラウドストレージやオンライン会議、チャット、ファイル共有、リアルタイムの共同作業サービス、予定表などの機能を包括しているため、機能によってツールを個別に検討する必要がありません。 そのため一気に導入しやすく、情シス担当も管理の手間が省ける使いやすいサービスとなっています。 Microsoft 365 に含まれるMicrosoft Teamsを使えば、チャットだけでなく、 Teams上でファイルの同時編集ができたりするなど、個人間でもチーム間でも情報共有における業務効率化に繋がります。 シンプルでわかりやすい操作方法 複雑な手作業が多いと、ツールを使った情報共有が億劫になってしまう人もいます。 例えば営業部の営業報告に毎回自分の部署や名前、顧客の詳細な情報を入力しないといけないと、作業が多くて億劫だと感じてしまい後回しにしてしまう営業担当者がどうしても多くなってしまいます。 なので、出来るだけ省ける項目は自動化するか削除してシンプルにすると、情報共有を行うことに対するハードルが下がり、多くの社員に気持ちよく使ってもらえるようになります。 効果的な運用方法 共有方法のルール化 「こんな小さなレベルのことはわざわざ共有すべきで無いかな?」 「文章で伝えるのが苦手でどんな風に書けば良いか分からない。」 といった不安をなるべく減らし、どんな情報をどのように共有するのかを、ある程度ルールを決めて明確化すると共有しやすくなります。 「テンプレート」を事前に作成しておくと文章作成に対する心理的ハードルも下がるうえに、情報の統一化がしやすくなり読む際に確認すべきポイントがわかりやすくなります。 情報共有しやすい環境作り 最初は社員がどのタイミングで情報をアップすれば良いのか分からず共有しづらい雰囲気があるかもしれません。 社内で情報共有の促進チームを作ってそのメンバーから積極的に投稿・活用していき、広めていくのも一つの手です。 会社全体に導入する前に一部の部署やチームで試験的に導入し、どのようにすれば上手くいくのか、運用上の問題点の改善点がないかを事前にチェックすることも成功のポイントです。 リアルタイムで共有しよう 会話形式でやりとりできるツールだと、メールよりも短文でリアルタイムに情報共有できるため、周囲のキャッチアップが早くなります。 長文でしっかりまとめた発信も大事ですが、時間がかかるため投稿がなかなか増えにくいですよね。 業務に直接関係のない雑談や勉強に関する投稿、会話形式な返信もOKな文化だと社内のコミュニケーションが活性化して良い流れを生みます。 社内のコミュニケーションを活性化 最近のチャットツールにはいいねボタンのようなもので様々な反応を返すことができるものも多いです。 投稿者からすれば反応があると嬉しいですし、見た人もわざわざコメントするほどではないと思ってもワンタッチで手軽に見たことを伝えることができます。小さなことですが、心理的なモチベーションを保つポイントです。 また、地理的に遠く離れた支社の社員とつながれることでより会社の一体感が生まれます。 まとめ 会社にとって情報共有を効率化することはメリットがたくさんあります。 すぐに目に見えて効果が現れるものではないため、最初はなかなか実感できないかもしれません。 しかし、長期的に見ると会社の財産となり、生産性の向上を実現します。 自社に合った運用方法を作り上げるためにも、上手く情報共有ツールを使って適宜修正しながら生産性アップに取り組んでみてください。

Outlookの効果的な使い方

Outlookの効果的な使い方

では続いて、Outlookの効果的な使い方について解説します。

他のアプリと連携させる

Outlookを他のアプリと連携させることで、より便利な活用が可能です。Outlook単体でも個人情報の管理は可能ですが、場合によってはチーム全体のタスク管理を行いたいなどのニーズがあるかもしれません。

そのような際は同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、チーム全体のタスク管理を効率化できます。他のアプリと連携させる場合は、Outlookにどのような機能を追加したいかといった観点で考えるとよいでしょう。

ニーズがないのに闇雲に機能を追加すると、逆に利便性を阻害する結果に繋がる可能性もあります。

Microsoft365に加入する

OutlookはWeb版であれば無料で利用できますが、Microsoft365に加入することでさらなる活用が可能です。具体的には、大容量のクラウドストレージやメールボックスの利用、高度なセキュリティ等が挙げられます。

また、Microsoft365にはいくつかのプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけることも可能です。一般法人向けプランとしては「ベーシック」「スタンダード」「プレミアム」に加え、チャットや会議、通話が含まれない「Apps for business」が用意されています。

価格や機能、使えるアプリ等が異なるため、よく吟味して契約しましょう。

Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365とは? Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える MIcrosoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ(2023年8月)Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 ・Office系アプリケーション・OneDrive・Microsoft Teams 家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。 一般企業向けプラン 「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。 ・Microsoft Teams・SharePoint・Exchange Online オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。 大企業向けプラン 従業員の数が多く、規模の大きい企業には「大企業向けプラン」の搭載をおすすめします。大企業向けプランでは、先ほど紹介した一般企業向けプランに搭載されている機能に加え、さらに業務効率アップに特化した機能が追加されています。具体的な機能については以下の通りです。 ・Planner・Power BI Pro・EMS(Enterprise Mobility+Security) 大企業向けプランでは、上記の機能が追加されています。共有したタスクの管理を行えるPlannerや、レポートの作成・更新などを共同で行えるPower BI Pro、機密情報を暗号化や認証によって保護するEMS(Enterprise Mobility+Security)など、参画人数が多いプロジェクトや企業で活用しやすいアプリケーションがそろっています。 〇各プランの詳細は以下の記事で解説しております。 Microsoft 365のメリットとデメリット では、次にMicrosoft 365のメリットとデメリットをご紹介します。両者をしっかりと理解し、適切な活用を模索しましょう。 Microsoft 365を使うメリット Microsoft 365を使うメリットとしては、一例として下記のようなものが挙げられます。 初期コストが不要 Microsoft 365はサブスクリプションプランになるため、初期コスト不要でサービスを利用することができます。一定の月額課金さえ行っておけばそれ以上に費用を請求されることもないため、始めるのも辞めるのも容易という点がメリットとして挙げられるでしょう。  買い切りのアプリであれば、購入時にコストがかかります。その分ランニングコストは抑えられますが、どのみちアップデートの際にはコストがかかるため、トータルだとあまり変わらないケースもあるでしょう。 …

複雑な活用を行う際にプロに相談する

Outlook単体であればさほど難しくありませんが、さまざまなアプリと連携して複雑な活用を行う場合は少々難易度が上がります。そのような場合は事前にプロに相談し、適切な活用を模索するのも手です。

Outlookに対して適切な拡張を行えれば問題ないのですが、そうでない場合はOutlookの使い勝手が悪化してしまう可能性があるでしょう。また、どのようなアプリを連携させれば自社のニーズに適うかといった視点からも適切なアドバイスを受けられます。

自社単体で悩んでリソースを無駄にしてしまうのであれば、最初からプロに相談した方が早いかもしれません。

まとめ

OutlookおよびExchange Onlineを活用することで、メンバーのスケジュールを確認して空いている時間に会議室の予約を入れることが可能です。従来、会議室の予約管理をアナログな手法で行っていたケースも多いかもしれません。

そのやり方が悪いわけではありませんが、クラウドで会議全体を包括的に管理できればさまざまな恩恵が得られます。会議室を使わないオンラインミーティングの予約も同じような操作で行えるため、状況に応じた柔軟な対応が可能です。

Outlookについて理解を深め、さまざまな情報を適切に管理しましょう。

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September 29, 2020

仕事の時短を実現する!エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術!
業務効率化とは 業務効率化とは、少ない労力で仕事の生産性をあげることです。 要は、今まで1時間かかっていた仕事を30分で終われるようにすることです。 そうは言っても、そんな簡単なことではありません。 「日々の業務に一生懸命取り組んでいるし、これ以上どうすればいいんだ」 そんな風に感じている人もいると思います。 でも日々の業務を見直せば、誰しも少なからず業務効率化できる部分があります。 そして、最近では業務効率化を手助けしてくれる様々な便利アプリやツールがあります。 今日は、そんな難しい業務効率化を実現できる方法を、現役エンジニアも実際に使っている便利アプリなども含めてご紹介します。 タスク管理 業務効率化と言ってまず最初に見直すべきポイントが、このタスク管理です。 しかし、多くの人は「タスク管理なんて毎日やってるよ」と思っているかもしれません。 そうです。タスク管理は必ず毎日行うものです。 だからこそ、そのタスク管理の方法を見直すことで日々の業務効率化に繋がります。 では、具体的にどうすれば良いのでしょうか。 まずは、その日のタスクと今後のタスクを「目に見える形」にして洗い出すことです。 その際のポイントは、優先順位とざっくりとした所要時間を割り出すことです。 優先順位は、緊急度と重要度を縦軸と横軸に設定し、割り振っていきます。 そして、洗い出したタスクを処理するのにかかるであろう時間を割り出します。 その際のポイントは、緊急度や重要度の指針にしたがってかける時間を設定すること、そしてまずは全てのタスクが就業時間内に終えられるように設定することです。 そうすることで、これから取り掛かるタスクの重要度とそれにかけられる時間を可視化することができます。 例)スパイスカレーを作る場合 例えば、あなたがシェフ見習いだとして「明日のランチまでに」本格スパイスカレーを作るようにシェフから指示を受けたとしましょう。 条件として、本格なスパイスカレーの調理は今回が初の試みで、またスパイスの調達が必須とします。 その際の調理開始までのタスクは以下のようなものがあると思います。 レシピの調査・作成 → 使えそうな具材のチェック → スパイスの調達・必要な具材の調達と仕込み → 自分なりのアレンジを考える 緊急かつ重要なタスク 最も緊急かつ重要なタスクは、「レシピの調査・作成」です。 今回、スパイスカレーは初めて作るので、必要な食材、工程を知るためにもレシピの確認を優先的に行う必要があります。 レシピを知ることは、タスクの洗い出しです。 また、レシピの調査から「スパイスの調達」は、スーパーには売っていないものなどは早めに調達方法を調べる必要があることに気付がつくことができます。 ですから「スパイスの調達」も、緊急かつ重要なタスクと言えすぐに対応すべきです。 これらの所要時間はおよそ1時間くらいに設定しましょう。 緊急だが重要度は低いタスク 緊急だが重要度は低いタスクは、「使えそうな余り物の具材のチェック」です。 このタスクでは使えそうな余り物が冷蔵庫にないかどうかチェックします。 余り物で使えそうな具材を調べることはレシピを作るためにすぐに知る必要がありますが、最悪調達すればいいのでそこまで重要度の高いタスクではありません。 所要時間はおよそ15分くらいに設定しましょう。 緊急ではないが重要なタスク 緊急ではないが重要なタスクは、「具材の調達」や仕込みなどです。 レシピの調査から、スパイス以外の具材は、スーパーなどで簡単に手に入ることがわかりました。 スパイス以外の具材は明日の調理開始までに調達できればいいので、緊急ではありませんが必ず必要なので重要なタスクです。 また具材の仕込みも必ず必要なので重要なタスクです。 優先順位は上記の二つよりは低いが、仕込み時間などもしっかりと計算した上である程度余裕を持って取り組むべきタスクです。 所要時間はおよそ3時間くらいに設定しましょう。 緊急でもなく重要でもないタスク 緊急でもなく重要でもないタスクは、自分好みのアレンジを探したりすることです。 これは時間があれば対応すれば良いことなので、特に緊急でも重要でもありません。 上記のタスクが完了し、時間があれば対応しましょう。 […]

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