Outlookで会議室を予約する方法とは?具体的な手順やメリットを解説

Outlookで会議室を予約する方法とは?具体的な手順やメリットを解説

November 27, 2023

記事の監修

S.Sato

記事の監修


S.Sato

マネジメント&イノベーション事業部 開発部/ユニット2 リーダー資格 Microsoft Offiece Specialist Master 2007、ITパスポート 2022年よりMicrosoft365とPowerPlatformの案件を担当。それ以前は業務・Web系システムを要件定義からリリースまでの開発に従事。IT業界歴15年の経験を活かし、PJを牽引し後続の育成にも力を注ぐ。趣味は散歩で、思考が煮詰まった際には、近所の緑道を散歩し、新たな発見や自然からのインスピレーションを受けている。

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Contents

目次

Outlookとは

Outlookとは

Outlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookについて簡単に解説します。

Microsoft社からリリースされている個人管理ソフトウェア

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされている個人管理用のソフトウェアです。主な用途としてはメール管理が挙げられますが、他にも個人情報を効率的に管理するための機能が搭載されています。

詳しくは後述しますが、それらの機能をOutlook単体で一元的に管理・活用できるのが魅力です。機能ごとにアプリを分割する方法もありますが、連携性に優れていない場合は逆に生産性を阻害してしまうでしょう。

また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用にも繋がります。

Microsoft365に加入すれば使える

Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft製品を使うためのサブスクリプションプランであり、加入することでさまざまな恩恵が得られます。

WordやExcelといった主要Office製品が使えるのはもちろん、クラウドストレージであるOneDriveや大規模なオンラインMTGなどを高いセキュリティで活用することが可能です。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを見つけられるのも魅力でしょう。

Web版であれば無料で利用可能

上述したMicrosoft365の利用は基本有料ですが、Web版のOutlookであれば無料で利用が可能です。Microsoftアカウントを作れば誰でも使えるので、気になった場合は試してみましょう。

無料版とMicrosoft365版では、主に下記のような違いがあります。

  • メールボックス容量
  • 広告表示の有無
  • オフラインでの利用

無料版と比較すると、有料版の方が多くのメールボックスを使えます。メールを頻繁に活用する場合などに有用でしょう。

また、無料版には広告が表示されるのに対し、有料版には表示されません。そして、無料版がWebでの利用に限定されるのに対し、有料版はオフラインでもアプリを起動できます。

Outlookでは何ができる?

続いて、Outlookで何ができるのかを解説します。主な機能はメールの管理ですが、他にも個人情報を管理できる機能が搭載されているのが特徴です。

メールの管理

まず挙げられるのは、主要機能であるメール管理でしょう。Eメールを使えばメールアドレスだけで遠く離れた人にメッセージを送ることができ、情報の共有等に役立ちます。

非常に便利なEメールですが、送受信が簡単なだけについ件数を増やしてしまい、メールボックスが乱雑になってしまうこともあるかもしれません。Outlookのような多機能メーラーを使うことでメールを適切に整理し、必要な時に必要な情報を瞬時に取り出すことができるわけです。

スケジュールの管理

Outlookでは、スケジュールの管理も可能です。スケジュール管理のためのアプリは数多く存在しますが、既にOutlookをメーラーとして使っている場合はそのまま活用できるのが利点でしょう。

指定の日時に予定を記載するのはもちろん、アラートや繰り返しといった処理も可能です。また、予定表グループを活用して他のメンバーと予定を共有することもできるため、使い方によってはチーム全体のスケジュール管理にも寄与します。

タスクの管理

Outlookには、個人的なタスク管理機能も搭載されています。行うべきタスクを入力して一覧表示し、終わったものにチェックを入れていけば「今何をやるべきか」が明確になるでしょう。

タスクには期限や繰り返し、通知等を設定できます。簡易的なものではありますが、適切に設定することでタスク管理を効率化できます。

また、Planner等のアプリと連携させることで、チーム全体のタスク管理も可能です。必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。

Outlookでタスク管理を行うには?Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説
Outlookでタスク管理を行うには?Outlookを使ってできることやタスク管理のやり方を解説
MicrosoftOutlookとは? MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリケーションなのでしょうか。まずは、Outlookの基本的な概要について解説します。 Microsoftからリリースされている定番のメールソフト MicrosoftOutlookは、Microsoft社からリリースされている定番のメールソフトです。Microsoftは汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるWordやExcelも手掛けているメーカーなので、馴染みのある人も多いのではないでしょうか。 Outlookは、Microsoft365のサブスクリプションプランに含まれているため、そちらを契約している人であれば利用可能です。WordやExcel、Powerpointといった定番アプリも含まれているため、契約している人も多いかもしれません。 スケジュールやタスクの管理も可能 MicrosoftOutlookはメーラーでありながら、スケジュールやタスク管理といった機能も備えられています。他に専用のアプリを用意する必要がないため、Outlook上でシームレスにタスク管理を行えるのがメリットです。 基本的なタスク管理における機能は備わっているため、これで十分という人も多いかもしれません。個人で完結するようなToDoリストのような使い方であれば、問題なく使えるケースも多いでしょう。 基本的にはメーラーなのでタスク管理機能は限定的 ただ、Outlookは基本的にメーラーとして作られているアプリなため、タスクの管理機能は限定的です。専用のタスク管理アプリにできることができないこともあるでしょうし、それらを欲するのであれば他のアプリを使う必要があります。 前述の通り個人のタスク管理であれば問題ありませんが、チーム全体のタスク管理を行うには不足を感じるかもしれません。共有機能が他のアプリほど容易ではなかったり、全体の進捗管理を行いづらいなどのデメリットがあります。 Outlookでできること では次に、Outlookでできることを見ていきましょう。 メールの管理 まず挙げられるのは、メールの管理です。Outlookは元々メール管理ソフトとして開発されているため、メールの管理に長けています。 シンプルなメール管理で十分な場合は簡素なメーラーで問題ないかもしれませんが、高機能メーラーを使うことで効率的な管理が可能になります。必要なメールや文面を瞬時に抽出したり複数のメールアドレスを同時に管理できるなど、利便性を高めることができるでしょう。 Outlookにもさまざまな機能が搭載されているため、必要に応じて試してみてはいかがでしょうか。 アドレス帳の管理 Outlookにはアドレス帳機能が備わっており、連絡先を管理することができます。アドレス帳に登録した連絡先に対して細かな情報を入力することで、簡易的なメンバー管理や顧客管理にも繋がるでしょう。 登録したアドレスに対してメールを送ったり、複数人を指定してまとめて送信することもできます。また、作成したアドレス帳をエクスポートしたり、他のアドレス帳からデータをインポートすることも可能です。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。 メールを多機能に管理できる Outlookは汎用的なメーラーソフトなので、導入するとメールを多機能に管理できます。それぞれのデバイスには標準で無料のメールソフトがついていますが、機能が限定的であり使い勝手に不満を持つことも少なくないでしょう。 メールの送受信件数が少ない場合は問題ないかもしれませんが、大量にやり取りをする場合は適切に管理する必要があります。受信したメールを整理することなく受信トレイにまとめたままだと、色々不都合が生じるのではないでしょうか。 Outlookを使うことでメールを分かりやすく管理したり、重要メールの見逃しを防止することができます。また、デジタル署名の追加やファイルの添付漏れの通知、予約送信なども可能なため、メール周りがより便利になるでしょう。 別途スケジュールやタスク管理ソフトを使う必要がない Outlookにはスケジュールおよびタスク管理機能が搭載されているため、簡易的な利用で問題なければ他のアプリを入れる必要がありません。普段使っているメーラーからスケジュールやタスクの管理ができれば閲覧が一元化できるため、作業効率の向上に繋がるでしょう。 ただ、Outlookでのタスク管理は「複数人で進捗を共有したい場合」には不向きです。できないことはないのですが、ガントチャート等を使った視覚的な共有や進捗管理は難しいため、確認に手間が生じるケースもあるかもしれません。 より精度の高いタスク管理を行いたい場合は、同じMicrosoft社からリリースされているPlannerやProjectを検討するのが良いでしょう。 業務効率化に繋がる Outlookを活用することで、メール管理はもちろんのこと、アドレス帳管理やタスク管理の面でも業務効率化に繋がります。Outlookには、それらの機能が標準的に備わっているからです。 普段使ってるメーラーから直接的に情報を管理できれば、シームレスに閲覧・確認が可能でしょう。アプリの切り替えは少数であれば問題ないのですが、積み重なっていくことで無視できない量の非効率さが生じます。 一元化することで、さまざまなメリットを得られます。 Outlookでタスク管理するには? では次に、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。 新しいタスクの作成 まずは、抱えているタスクを作成しましょう。タスクの作成方法はいくつかありますが、分かりやすいのはホームタブから「新しいタスク」をクリックするやり方です。 「新しいタスク」をクリックすることで、タスクの詳細を入力する画面になります。必要事項を記入することでタスクを細かに管理できるようになり、利便性が向上するでしょう。 これらは必ずしも入力する必要はなく、とりあえずタスクの名前だけ記載して後から編集することもできます。 タスクの完了 タスクが完了したら、チェックボックスをクリックすることで完了処理を行えます。完了したタスクには取り消し線が表示されるため、どのタスクが完了してどれが残っているのかなどが分かりやすくなるでしょう。 もちろん、タスクそのものを削除することも可能です。ホームタブの「削除」をクリックすることでタスクを削除でき、削除されたものは「削除済みアイテム」に移動します。 ファイルやメールと同様に「削除済みアイテム」から元の場所に戻すこともできます。 タスクの依頼 Outlookでは、他者に対してタスクの依頼を行えます。誰かに何かを依頼したい際などに便利です。 やり方は、タスク作成における詳細画面で「タスクの依頼」をクリックし、メールアドレスを入力します。相手がOutlookを使ってなくても送ることが可能ですが、その場合は通常のメールとして送信される点に注意が必要です。 Outlookで効率的にタスク管理するポイント では続いて、Outlookで効率的にタスク管理するポイントについて解説します。どのような点に気を配れば、効率の良いタスク管理に繋がるのでしょうか。 タスクのパターンを登録しておく Outlookでは一つ一つのタスクを個別に作成できますが、中には定期的に発生するものもあるかもしれません。その場合はタスクのパターンを登録しておくことで、毎回個別に登録する手間をカットできます。 やり方は、タスクの詳細画面で「定期的なアイテム」をクリックする形です。「定期的なアイテム」をクリックするとパターンの詳細を入力できるため、タスクが生じるタイミングや間隔などを設定しましょう。 定期的なタスクを設定しておくことで手間が省けるのはもちろん、タスクの設定漏れなども防げるのが利点です。また、必要に応じて一度だけキャンセルするなども可能なので、柔軟に活用できます。 ルーチンが消失した場合は、解除するのを忘れないようにしましょう。 通知を設定する 通知を設定しておくことで、タスクの処理漏れを防ぐことができます。タスク管理を行う場合は多くのものを抱えていることが多いため、それらを目視で確認するのは手間がかかる上に見落としも生じてしまうでしょう。 通知を設定するには、タスクの詳細画面で「アラーム」にチェックを入れます。これで設定した時刻になると自動的にアラームが通知されるため、タスクの処理漏れや優先順位の確認などを行えるわけです。 注意点として、設定した通知はOutlookが起動している間のみ有効であることが挙げられます。ソフト上で設定したものはソフトが起動していないと無効であるという当たり前の話ですが、意外と見落としやすいので注意しましょう。 Outlookを常に起動しておく癖をつけることで回避可能です。 機能について学ぶ Outlookに限った話ではありませんが、ソフトやシステムに搭載されている機能を学ぶことで、より高度な使い方ができるようになります。全ての機能を理解するのは難しいかもしれませんが、自分が必要としているものとその周辺はしっかりと把握しておきましょう。 機能を効率的に学ぶコツとしては「自分が何をしたいのかを明確にする」ことが挙げられます。機能ベースで学ぶ場合はマニュアルを最初から最後まで熟読する必要がありますが、やりたいことベースで学ぶ場合は必要箇所のみで事足りるからです。 労力を節約できる上に、やりたいことはしっかり実現できるでしょう。加えて、それが成功体験になり学習意欲を増進させてくれる可能性も期待できます。 まとめ MicrosoftOutlookは、汎用OSであるWindowsや定番オフィスアプリであるOfficeシリーズを開発しているMicrosoftによる多機能メール管理ソフトです。導入することでメールを効率的に管理できるのに加え、簡易的なスケジュール管理やタスク管理も可能です。 個人のタスク管理に関してはOutlookで十分なケースもありますが、複数人で分かりやすいタスク管理がしたい場合は不十分かもしれません。そのような場合は他のタスク管理専用ソフトの導入を検討しましょう。 同じMicrosoft社が開発しているPlannerやProjectであれば、Outlookとの連携も可能なのでおすすめです。

Outlookで会議室を予約する方法

Outlookで会議室を予約する方法

では続いて、Outlookを使って会議室を予約する方法について解説します。

Exchange Onlineで会議室を登録する

まずは、対象となる会議室をExchange Onlineに登録します。Exchange Onlineとは、Microsoft社から提供されているクラウド型メールサービスであり、メールサーバー機能が搭載されているのが特徴です。

Exchange Onlineで会議室を登録するには、会議室メールボックスを作成します。Exchange Onlineでは、会議室にそれぞれメールアドレスを付与し管理する形になります。

会議室の名前やエイリアス、場所、電話、容量といった必要事項を入力することで、メールボックスが作成されます。

Outlookで会議をスケジュールする

登録したメールボックスをOutlookから参照することで、会議をスケジュールできます。Outlookから通常通り会議の予定を作成し、参加者や場所、件名等を入力します。

そして、Exchange Onlineの機能の一つであるスケジュールアシスタントを起動します。こちらで参加者の予定と会議室の利用状況を合わせ、予約可能な日時を選ぶ形です。

なお、Exchange Onlineを使っていない場合はスケジュールおよびアドレス帳から会議の予約を行うこともできます。

オンラインで会議を行いたい場合

会議室を予約するのではなく、オンラインで会議を行いたい場合について解説します。オンラインで会議を行いたい場合は「新しいアイテム」から「会議」を選び、Teams会議を選択します。

作成した会議に対して出席者や会議名、議題を入力し、スケジュールから全員の空いている日時を選択し、招待を送ります。テレワークの場合はオンラインミーティングを行うケースも多いかと思いますので、OutlookおよびTeamsをしっかり活用しましょう。

Outlookで会議をキャンセルする方法

Outlookで予約した会議をキャンセルするには、開催者が会議の内容を更新する必要があります。

具体的な方法としては、[ 開催者会議 ] タブまたは [ 会議 ] タブで、[ キャンセル] をクリックすると、会議をキャンセルすることができます。

会議の予定を変更する場合は、予定表から会議をダブルクリックして開き、事前に設定した場所・開始時刻と終了時刻・出席者・メッセージまたはその他のオプションなどの項目を変更することで、会議のデータを変更することが可能です。

急なスケジュールの変更があった場合も、Outlookから手軽に変更を加えることができるため、状況に合わせて柔軟に活用してみてください。

Microsoft Teamsとは?Teamsで情報共有の圧倒的効率化を実現!
Microsoft Teamsとは?Teamsで情報共有の圧倒的効率化を実現!
Microsoft Teams とは? Microsoft Teams とは、マイクロソフトが提供するビジネスチャットツールです。  世界中の企業や個人に利用されており、2020年3月時点の Teams の一日当たりの利用者数は何と1億1500万人にのぼるそうです。  出典:マイクロソフト「Teams」のデイリーアクティブユーザーが1億1500万人に 近年急速にユーザー数を伸ばしている Teams ですが、実はまだリリースから2年足らずの比較的新しいサービスです。 ではなぜ Teams は、世界各地でこれだけ利用されているのでしょうか? その理由は様々ありますが主な理由としては、機能の豊富さや使いやすさ、Microsoft製品との親和性の高さなどが挙げられるでしょう。 そして何よりも、Teams の導入で社内の生産性が向上したという事例が多いこともあります。 こういった理由から Teams は驚くべき勢いでユーザー数を獲得していますが、その一方で、実際に Teams で何ができるのか、どんな機能があるのかなどについていまいち分からないという方も多いと思います。 そんな方に向けて、Teams でできることやその特徴などをご紹介します。 Teamsでできること 個人チャット Teams では個人間でチャットを行うことができます。  情報共有や資料の共有などもチャット上で簡単に行うことができます。  いいねボタンなどのリアクション機能もついているので、忙しい時などにはチャットに対して簡単にリアクションすることが可能です。 チャネル チャネルは、グループチャットを行うための部屋です。  チームやプロジェクト毎にチャネルを作成し、必要な情報を共有することができます。  チャネルの活用方法はチームによって様々ですが、プロジェクトごとのチャットのやり取り、部署やチームごとのやり取りをメンバーに限定して行うことができます。  例えば、社内の連絡はお知らせチャネルに、インシデントやトラブル対応は緊急連絡チャネル内で行うことで、チャットの役割を明確にすることができます。  また、メンション機能を使うことで、チャネル内の特定のメンバーに対して情報を伝えることができます。  チャットと同じく、リアクション機能も備えています。  特に大人数のチャネルの場合、リアクション機能があることで反応が分かりますし、コミュニケーションをとる上でも非常に助かる機能です。 音声/ビデオ会議 個人間やグループ間で音声通話やビデオ通話を行うことができます。  Teams を利用することで、不特定多数のメンバーとビデオ会議を簡単に行うことができます。  画面共有もできるので、対面での会議と変わらぬクオリティで会議をすることが可能です。  特に、テレワーク時にはより重宝される機能です。  最近では、社外の人とオンライン商談、オンライン面接する機会なども増えており、Teams はそういったケースで活用することができます。  Wiki/ファイル共有 Teams では、ファイル共有も簡単にできます。 一度共有したファイルは、チャットまたはチャネル内のフォルダに保存されるので、必要な時にすぐにファイルにアクセスすることが可能です。 もう一つ重要な機能が Wiki です。 Wiki とは、Web上に共有ドキュメントを作成する機能です。 有名なWebサイトである「Wikipedia」もこの Wiki から由来しており、情報をまとめたドキュメントを作成・共有できるものです。 TeamsのWiki機能を使えば、様々な業務マニュアルやナレッジをチームメンバーに簡単に共有することができます。 例えば、あるプロジェクトに新人が参加する場合、プロジェクトの概要やそれに伴うツールの使い方など様々なことを教える必要があります。 そういった業務に欠かすことのできない情報を事前に Wiki でまとめておくことで、今後プロジェクトに参加するメンバーは、Wiki を読むことで素早くプロジェクトに参画することができます。 Wiki を有効を活用することで、個人のナレッジや様々な情報を社内の資産として受け継いでいくことができます。 その他のMicrosoftサービスとの連携 マイクロソフトは Teams 以外にも様々なサービスを提供しています。  マイクロソフトの有名なサービスは、下記のようなサービスが挙げられます。 Word Excel…

Outlookを使って会議室を予約するメリット

Outlookを使った会議室予約の仕方は分かりました。しかし、わざわざ会議室の予約にOutlookを使う必要はあるのでしょうか。

続いて、Outlookを使って会議室を予約するメリットについて解説します。

馴染みのあるソフトウェアをそのまま使える

まず挙げられるのは、普段活用しているソフトウェアをそのまま使える点です。会議室予約のためのアプリを別途用意する場合、その概念や操作方法等を改めて学習しなければなりません。

シンプルなアプリであればさほど苦にもなりませんが、そうでない場合もあるでしょう。普段から馴染みのあるソフトウェアをそのまま使うことで、細かな学習タスクやリソースを節約できるわけです。

一つ一つは問題にならなくとも、積み重なることで大きな無駄が生じる可能性があります。削減できるものは積極的にカットしていきましょう。

メンバーのスケジュールを合わせやすい

Outlookを活用することで、メンバーのスケジュール調整が容易になります。複数人で会議を行う場合、面倒なのが予定の調整ではないでしょうか。

スケジュール共有機能を使わない場合、一人ずつに予定を聞いて回り、空いている日時を物理的に確保しなければなりません。クラウドを使って予定を共有している場合はメンバーのスケジュールを一目で確認できるため、空いているところが一目瞭然です。

それぞれの空き時間が共通している日時に会議を入れることで、スムーズな予定の作成が可能です。また、作成した予定の変更やキャンセルが生じた場合にもそのまま対応できるでしょう。

さまざまな情報を共有可能

Outlookを使って会議室を予約することで、さまざまな情報を共有しやすくなります。会議のスケジュールは瞬時にメンバーに共有され管理できますし、会議を行うにあたって必要な事前情報もメール等を通して送受信可能です。

もちろん、Teams等のコミュニケーションアプリを使っている場合はそちらで共有してもいいでしょう。加えて、会議が終わった後の議事録の配布やタスクの割り当て、および期限等も他アプリと連携させることで可能となります。

Outlookを活用することで、会議全体をシームレスに管理することができるわけです。

社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
社内の情報共有を効果的・効率的に行う方法!
情報共有の目的 社内の情報共有を活性化させるためには、社員全員が情報共有を行う目的をしっかり認識した上で、積極的に発信してもらうことが大切です。  1.ノウハウを共有することで社員全体のスキルアップに 個人が対峙した業務に関する体験や有益な知識を共有することで、他の社員はそれを参考にして自分の業務のやり方をブラッシュアップすることができます。 普段関わりのある同じチームの上司やメンバーだけでなく、他チームや他部署の情報も参考にできるとさらに知見は深まるでしょう。 その結果、全体的に社員がスキルアップし、会社の売り上げに貢献することで、最終的に社員自身の給料アップに寄与します。 2.FAQとして活用することで業務を効率化 人事や経理などのバックオフィス部門に寄せられる質問は、繰り返される似たような質問が多いと思います。複数人からの質問にその都度個別対応していると、時間と手間がかかってしまいますよね。 そこで、そのような質問と答えをFAQとしてまとめておくと社員自身で調べて解決してもらえるので対応業務の負荷を減らすことができます。 3.1と2を行うことで会社の生産性アップに 上記のことから、社員のスキルアップが行われ、無駄な時間とリソースを削減でき余裕が生まれることになります。するとその分新しい業務に当てられるので、会社の生産性アップにつながります。 会社に合ったツールの選定 現在は様々なツールがありますが、それぞれの会社の目的に応じて最適なツールを選ぶことがポイントです。 バラバラなものを使わない!ツールの統一化 部署やチームによって別々のツールを使っていると、結局狭い範囲の情報しか見ることができないことに繋がります。全社同一のツールを使い横のつながり、縦のつながりを深めましょう。 また、営業部への共有にはAのツール、経理部にはBのツールというように異なるツールで共有しないといけなくなると、同じ情報を何度も入力することになるなどの手間がかかり、情報共有は面倒だと感じるようになってしまいます。これが多くの社員が情報共有に消極的になる原因です。 弊社が導入しているMicrosoft 365なら、クラウドストレージやオンライン会議、チャット、ファイル共有、リアルタイムの共同作業サービス、予定表などの機能を包括しているため、機能によってツールを個別に検討する必要がありません。 そのため一気に導入しやすく、情シス担当も管理の手間が省ける使いやすいサービスとなっています。 Microsoft 365 に含まれるMicrosoft Teamsを使えば、チャットだけでなく、 Teams上でファイルの同時編集ができたりするなど、個人間でもチーム間でも情報共有における業務効率化に繋がります。 シンプルでわかりやすい操作方法 複雑な手作業が多いと、ツールを使った情報共有が億劫になってしまう人もいます。 例えば営業部の営業報告に毎回自分の部署や名前、顧客の詳細な情報を入力しないといけないと、作業が多くて億劫だと感じてしまい後回しにしてしまう営業担当者がどうしても多くなってしまいます。 なので、出来るだけ省ける項目は自動化するか削除してシンプルにすると、情報共有を行うことに対するハードルが下がり、多くの社員に気持ちよく使ってもらえるようになります。 効果的な運用方法 共有方法のルール化 「こんな小さなレベルのことはわざわざ共有すべきで無いかな?」 「文章で伝えるのが苦手でどんな風に書けば良いか分からない。」 といった不安をなるべく減らし、どんな情報をどのように共有するのかを、ある程度ルールを決めて明確化すると共有しやすくなります。 「テンプレート」を事前に作成しておくと文章作成に対する心理的ハードルも下がるうえに、情報の統一化がしやすくなり読む際に確認すべきポイントがわかりやすくなります。 情報共有しやすい環境作り 最初は社員がどのタイミングで情報をアップすれば良いのか分からず共有しづらい雰囲気があるかもしれません。 社内で情報共有の促進チームを作ってそのメンバーから積極的に投稿・活用していき、広めていくのも一つの手です。 会社全体に導入する前に一部の部署やチームで試験的に導入し、どのようにすれば上手くいくのか、運用上の問題点の改善点がないかを事前にチェックすることも成功のポイントです。 リアルタイムで共有しよう 会話形式でやりとりできるツールだと、メールよりも短文でリアルタイムに情報共有できるため、周囲のキャッチアップが早くなります。 長文でしっかりまとめた発信も大事ですが、時間がかかるため投稿がなかなか増えにくいですよね。 業務に直接関係のない雑談や勉強に関する投稿、会話形式な返信もOKな文化だと社内のコミュニケーションが活性化して良い流れを生みます。 社内のコミュニケーションを活性化 最近のチャットツールにはいいねボタンのようなもので様々な反応を返すことができるものも多いです。 投稿者からすれば反応があると嬉しいですし、見た人もわざわざコメントするほどではないと思ってもワンタッチで手軽に見たことを伝えることができます。小さなことですが、心理的なモチベーションを保つポイントです。 また、地理的に遠く離れた支社の社員とつながれることでより会社の一体感が生まれます。 まとめ 会社にとって情報共有を効率化することはメリットがたくさんあります。 すぐに目に見えて効果が現れるものではないため、最初はなかなか実感できないかもしれません。 しかし、長期的に見ると会社の財産となり、生産性の向上を実現します。 自社に合った運用方法を作り上げるためにも、上手く情報共有ツールを使って適宜修正しながら生産性アップに取り組んでみてください。

会議予約を転送できる

会議予約の情報は、Outlook上で手軽に転送することができます。

会議予約の情報がスケジュールに含まれている場合は、予定表欄から会議をダブルクリックし、「定期的なアイテムを開く」というダイアログボックスから「この回のみ」を選択することで、転送方法を選択することで、会議予約の転送を行えます。

宛先ボックスに会議予約転送先のメールアドレスを入力することで、転送先を指定できます。

また、会議予約が電子メールに含まれる場合には、電子メールから会議タブを開き、「会議または定期的な会議タブのアクショングループ」から転送を行えます。

いずれの手順も視覚的に実施することができるため、Outlookに触れたことがない人でも簡単に挑戦できるはずです。

Outlookで予約した会議に参加・退出する方法

Outlookで予約した会議に参加・退出する方法を解説します。Outlookを使用して会議を実施しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

会議に参加する

Outlookで予約した会議に参加する手順は以下の通りです

  1. Outlookの予定表またはメールで予約されている会議を選択
  2. 「Microsoft Teams会議に参加」のリンクまたはバーに表示されている「Teams会議に参加」アイコンをクリック
  3. 「会議に参加する」ボタンをクリック

既に予約された会議への参加は、予定表やメールから手軽に参加することができます。画面遷移に従って操作するだけで参加できるため、パソコン操作に不安がある方でも安心して使用することができるでしょう。

会議を退出する

Outlookで予約した会議は、右上に表示されている退出ボタンをクリックすることで退出することができます。退出時、主催者への評価が聞かれますが、回答しなくても退出することは可能です。

また、評価を入力すると主催者に通知されるため、会議に関する改善点があれば伝えてみても良いでしょう。

Outlookでスケジュール管理はできる?Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説
Outlookでスケジュール管理はできる?Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説
Microsoft Outlookとは?  Microsoft Outlookとは、どのような製品なのでしょうか。まずはOutlookの概要を解説します。 電子メールも使える個人情報管理のためのソフトウェア Outlookは、WindowsやOfficeの開発元で有名なMicrosoft社がリリースしている個人情報管理のためのソフトウェアです。豊富な機能でメール管理ができる他、予定表の作成や連絡先およびタスクの管理などにも用いることができます。 個人情報の管理全般をOutlook単体で行えるため、複数のソフトやアプリを個別に操作する必要がないのがメリットです。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用も可能です。 Microsoft365に加入することで利用が可能 Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365は、Microsoftがリリースしている多くのアプリを使うためのサブスクリプションプランです。 Microsoft365に加入することで、文書作成のためのWordや表計算のためのExcel等のアプリを使えるようになります。他にもさまざまなソフトが用意されており、Outlookもその内の一つです。 Microsoft365の利点として「複数のプランが用意されている」「アプリ間での連携が可能」等が挙げられるでしょう。他にも、クラウドベースで動作することによる利便性の向上、ファイル共有や共同編集のしやすさといったメリットもあります。 Outlook.comであれば無料でも使える Microsoft365は原則有料ですが、Outlook.comを活用すれば無料でWeb版Outlookを利用することができます。ベーシックなメール機能や予定表の作成、中核的なセキュリティ等が搭載されているため、人によってはこちらで十分かもしれません。 Microsoft365の有料プランを契約すれば、広告の排除や高度なセキュリティを利用できます。複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを選べるのも魅力でしょう。 まずは無料で使ってみて、不足を感じた際に有料に切り替えるのも手です。ツールが自分に合うか合わないかは、実際に使ってみるまで分からないからです。 無料であれば気軽に試せるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。Outlookを上手に使えれば、下記のような利点があるでしょう。 メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える まず挙げられるのは、メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える点です。Outlookには、主に下記のような機能が搭載されています。 電子メール送受信および管理 予定表の作成および管理 連絡先の管理 タスクの管理 メモの作成 Outlookを使うことで電子メールを多機能に管理できるのはもちろん、予定表や連絡先・タスク等の個人情報を適切に管理できます。全てが統合されているため、いちいちアプリやソフトを切り替えなくて良いのが利点です。 多機能メーラーとしての活用も可能 Outlookは、多機能メーラーとしての活用も可能です。電子メールは便利なサービスですが、丁寧に整理しないと情報が氾濫し、必要な時に抽出しづらくなってしまいます。 具体的なメール管理術としては、下記のようなものが挙げられます。 (自動)フォルダ分け 重要性と緊急性の可視化 有害メールのブロック メールを全て同じ場所で管理していると、情報が混雑してしまいます。内容や差出人、部署によってフォルダ分けすることにより、情報を整理しやすくなるでしょう。 フラグ機能を使うことで、メールに重要性や緊急性を付与できます。フラグが設定されたメールを一覧表示することで、今何をやるべきかが明確になります。 メールアカウントにスパム等の有害メールを受信することもあるかもしれません。スパムに添付されたファイルやURLは危険性が高いため、できればメールそのものが表示されないようブロックしましょう。 モバイルからもアクセスできる Outlookはクラウドベースで動作しているため、モバイルからでもアクセス可能です。Outlookだけでなく、Microsoft365で使えるアプリの多くは端末を問わず利用することができます。 データはクラウドによって一元管理されているため、どこからアクセスしても同じように活用できるのが利点です。クラウドベースのアプリが出る前はデータをソフトウェア単位で管理していたため、情報の管理が独立的でした。 今は、インターネットを介してどこからでも同じデータにアクセスできるようになりました。オフィスからはPCで、出先からはスマホで同じアプリを開くことが可能です。 Outlookでスケジュール管理をするには? では続いて、Outlookでスケジュール管理をする方法について解説します。 カレンダーに予定を入れる カレンダーに予定を入れることで、スケジュールを作成することができます。作成したスケジュールは見やすい形で一覧表示できるため、必要な際に素早く確認することができます。 カレンダーを使うには、Outlookの機能やアプリを選択する部分(多くの場合左側にあります)から予定表をクリックします。カレンダーが表示されるため、希望の日時をクリックして予定を作成します。 作成された予定が該当する日にちに表示されます。 オプションを設定する 予定にオプションを設定することで、より便利な活用が可能です。Outlookでは、各予定に対し下記のような設定を付与できます。 時間 繰り返し アラート メモ スケジュールに対し、開始時間と終了時間(あるいは終日)を設定することができます。また、予定を繰り返したい場合は一定の周期で繰り返す設定も可能です。 予定が近づいたら通知してくれるアラート、および予定に対して簡単なメモを付与することもできます。 グループスケジュールを活用する これまでは主に個人的な予定を管理する方法でしたが、グループスケジュールを使うことで他のメンバーの予定も管理することができます。新しい予定表グループを作成し、そこに自分や他メンバーの予定表を入れ込むだけでOKです。 グループの予定表を作成すれば、複数人の予定を一目で確認することができます。予定表グループは複数作成可能なので、用途に合わせて使い分けることも可能です。 スケジュール管理を効率的に行うポイント スケジュール管理を効率的に行うには、どのようにすればいいのでしょうか。次に、スケジュール管理を効率的に行うポイントについて解説します。 チームで共有しやすいツールを使う スケジュール管理と一口に言っても、対象が個人なのかチームなのかで違いがあります。個人用のスケジュールであれば簡易的なアプリで問題ないかもしれませんが、チームのスケジュールを管理する場合はそれに沿ったツール選びが大事です。 具体的には、下記のような機能が搭載されているのが望ましいでしょう。 メンバーのスケジュールやタスクを視覚化する機能 スケジュールを容易に共有できる機能 自分および他のメンバーのスケジュールやタスクを視覚化できれば、今誰が何をやっているかが分かりやすくなります。また、スケジュールを容易に共有することができれば会議等の予定を合わせやすくなるでしょう。 他の作業も統合的に行えればベター スケジュール管理のためのツールを導入する際は、他の作業も統合的に行えるかどうかにも着目したいところです、Outlookは単体でメール管理やスケジュール管理、タスク管理までを行える優れたアプリですが、他のMicrosoft製品と連携しやすいのも強みです。 たとえば、コミュニケーションのためのTeamsと連携させることで、コミュニケーションからスケジュール管理までをシームレスに行えます。目的別にアプリを立ち上げてもいいのですが、それだとアプリを切り替える手間が生じたり、データの統合性を担保しづらいといった問題も生じます。 他の作業も統合的に行えるツールを選ぶことで、業務効率化に役立つわけです。 アラートを効果的に活用する スケジュール管理ソフトの多くは、アラート機能を搭載しています。設定したスケジュールに対し、指定した期間に達したら通知してくれる機能です。 アラートを効果的に活用することで、スケジュール管理に役立つでしょう。設定したスケジュールを忘れないようにするのはもちろん、規定の時間になったら自動的に会議を開いてくれる等、手間を削減してくれる効果も見込めます。 一点注意したいのは、アラート機能は該当アプリが立ち上がってないと機能しないことがある点です。その場合はアプリを閉じてしまうとアラートが通知されないため、なるべく常駐させられるものを選びましょう。…

Outlookで予約した会議でよくあるトラブルと解決策

Outlookで予約した会議でよくあるトラブルと解決策を紹介します。

オンラインで実施する会議にはトラブルがつきものです。思いがけないトラブルの発生にも、焦らずに適切な対応ができるよう、事前にトラブルシューティングを学んでおきましょう。

会議室が予約できない

Outlookを利用した会議に関してよく聞かれるトラブルの一つが、会議室が予約できないという悩みです。会議室の予約ができずにお悩みのとき、画面には「アクセス権がない」と表示されているのではないでしょうか?

ほとんどの場合、会議室の予定表に直接会議を予約しようとしていることによる権限エラーが原因で会議室の予約ができない状況になっています

会議室の予約ができずに困っているときは、使用している予定表が適切か確認してみてください。自分の予定表を使用していて、会議室に空きがあれば、会議を予約できるはずです。

会議室予約の内容が反映されない

Outlookを利用した会議室の予約でよくあるトラブルとして、会議室予約の内容が予定表に反映されないというものがあります

会議の承認メールが届いているが自分の予定表には会議の予定が反映されていない場合は、Web版のOutlookを確認してみてください。アプリには反映されない情報がWebでは確認できる場合があります。

Web版のOutlookに問題がなければ、メールボックスのフォルダの更新してみましょう。データが更新されて、予約表が表示されることがあります。

いずれの手段を試しても状況が改善されない場合は、参加者の表示状況を確認し、再度会議を設定しましょう。設定し直すことで、予定が表示されることもあります。

業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説
業務効率の改善には何をすべきか。業務効率改善のメリットやデメリット、具体的手法について解説
業務効率を改善するメリット 業務効率を改善することで、どのような恩恵が生じるのでしょうか。まずは、業務効率改善のメリットについて解説します。 生産性が高まる 業務効率を改善することで、生産性の向上が期待できます。当たり前といえば当たり前かもしれませんが、生産性の向上は業務効率改善の一番の目的とも言えるでしょう。 生産性が高まることで、同じ人手や時間、コストでより多くの生産が可能になります。 コストパフォーマンスが良くなる 業務効率を改善すれば、コストパフォーマンスの向上も期待できます。同じ100万円のシステムを導入する場合でも、ワークフローによって効果は大きく変わるのではないでしょうか。 効率の悪いワークフローだと、システムの能力を100%活かすことができません。逆に、効率的なワークフローであればシステムの真価が発揮され、かけた金額に対するパフォーマンスが最適化されるでしょう。 システムに限らずあらゆる面で投資効率を上げるためにも、日頃から業務効率の改善を習慣づけておくことが大事です。 課題解決能力の向上に繋がる 業務効率の改善を習慣化することで、課題解決能力の向上にも繋がります。業務効率を改善するためには「何故業務効率が悪いのか」「どのようにすれば改善するのか」をしっかりと考えて実践する必要があります。 これは問題解決プロセスそのものとも言えるため、業務効率改善への着手がそのまま課題解決能力の向上に繋がるわけです。両者において大事なのは、しっかりと計画を立てて実践し結果をフィードバックすることでしょう。 こういったサイクルを常に回し続けることが、業務改善および課題解決のポイントです。 業務効率を改善するための具体的手法 では続いて、業務効率を改善するための具体的手法について触れたいと思います。業務効率改善に着手するにあたっては、主に下記のようなアプローチが有効です。 ワークフローを見直す ワークフローを見直すことで、業務効率改善に繋がります。仕事というのはさまざまなタスクが連なって形成されているものであり、その流れをワークフローと呼びます。 たとえば、下記のようなワークフローがあるとします。 資料作成→責任者の承認→メンバーに配布 これらを別個に行うのも手ですが、場合によっては作成者と責任者が書類を共同編集した方が効率が上がるかもしれません。クラウドサービスを使えばそういったことも可能ですし、その後の配布も即座に完了します。 どのようなワークフローをどのように見直すかはケースバイケースなので、自社に合ったやり方を模索することが大事です。 無駄な業務をなくす ワークフローの中から無駄な業務を削減することで、業務効率の改善に繋がります。ある業務について無駄かどうかの判断は容易ではありませんが、削減しても長期的に結果が変わらないようであれば無駄と判断するのが妥当かもしれません。 ただし、一見すると無駄に見えるものが実は大事な業務というケースもあります。ある業務を削減する際は、ワークフロー全体、あるいは会社の業務全体を俯瞰的に見て判断することが大事です。 重要な業務を削減してしまうと、逆に業務効率が悪化するリスクもあるでしょう。 自動化できないか考える 業務効率を改善したい場合、いずれかの業務を自動化できないかどうかを考えてみてはいかがでしょうか。自動化することにより人手を用いずとも業務が遂行される形になり、余った人手を他のより重要な業務に回せます。 自動化する方法としては、システムの導入などが挙げられるでしょう。昨今のITテクノロジーの進化は著しく、一昔前では難しかったさまざまな業務を自動化することが可能になっています。 特に、生産や創造に関与しない部分はどんどん自動化することが推奨されています。どの会社にも主軸ではない定型的な業務が多々存在するため、それらの自動化に成功すれば業務効率の大幅な改善に繋がります。 デジタル化を試みる 業務のデジタル化を試みることで、業務効率の改善に繋がります。前項の「業務を自動化する」とも多少被るかもしれませんが、デジタル化の恩恵は業務の自動化のみにとどまりません。 たとえば、書類や手続きのペーパーレス化などが挙げられるでしょう。紙の書類をデジタル化して保管すれば物理的なスペースを節約できる上に、必要な時に必要な部分を瞬時に検索することができます。 また、各種手続きをデジタル化することにより、プロセスの処理速度が向上します。経費精算を例に挙げると、従来は必要事項を規定の書類に記載し提出した後、何度も承認を受ける必要があったかもしれません。 デジタル化すれば、スマホやPCから必要事項を記載し送信することで自動的に提出され、そのまま承認プロセスが開始される形になるでしょう。承認プロセスにおいても、紙の書類をたらい回しにする必要がなくなるため紛失リスクが減少し、業務効率の改善に繋がります。 AIを活用する AIを活用することで、大幅な業務効率の改善に繋がるかもしれません。現代では対話型のツールを始めとして、さまざまなAIサービスが展開されています。 どのようなAIをどのような業務に活用するかはケースバイケースですが、使いこなすことができれば業務効率の改善に大いに役立つでしょう。対話型のツールを活用してアイデアの源泉を練ったり、定型的な作業をAIによって効率化するなどが考えられます。 ただ、AIは未だ発展途上のサービスなため、利用時には規約等をしっかり確認することが大事です。 外部の専門家に委託する 業務を外部の専門家に委託することで、業務効率の改善が可能です。特に、専門的な業務に関して推奨できる方法でしょう。 分かりやすい例としては、法務や税務などが挙げられます。法律関係は弁護士に、税金関係は税理士に業務を委託するのが早くて確実だからです。 他にも、外部に委託できそうな業務があれば検討してみてはいかがでしょうか。あるいは、業務効率の改善そのものをアウトソーシングする手もあります。 業務効率を改善するための基礎的な考え方 続いて、業務効率を改善するための基礎的な考え方について解説します。どのように業務効率を改善すべきか分からない場合は、下記のような点を考えてみましょう。 ボトルネックを探る まず挙げられるのは、ボトルネックを探ることです。ボトルネックとは「業務の停滞を招いている箇所」のことであり、ボトルネックを解消できれば業務効率が改善するわけです。 どのような点がボトルネックになっているかは場合によりますが、下記のようなものが一般例として挙げられるでしょう。 アナログ的に処理されている業務 属人的に処理されている業務 明確なルールやマニュアルが整備されていない業務 業務がデジタルではなくアナログ的に処理されている場合、ワークフローにおけるボトルネックになっているかもしれません。アナログが全て悪いわけではありませんが、一般的に業務がデジタル化されている方が効率は上がります。 業務が属人的に処理されている場合も、ボトルネックの恐れがあります。業務が属人的であることは一見好ましく見えますが、特定の人物がいない時は業務遂行が難しくなり、効率の悪化および特定人員への負荷増大といったリスクが生じます。 また、明確なルールやマニュアルが整備されていない業務も効率悪化の要因となるでしょう。ルールやマニュアルを整備することで業務の一般化を促し、属人性を排除できるからです。 システマチックに考える 業務効率の改善は合理性が重要になるため、ある程度システマチックに考えることが大事です。業務の要不要を判断する際にも全体を見て判断する力が求められますし、属人性を排除するにも業務の細かな分析やヒアリングが重要になるでしょう。 もちろん、メンバーの感情を度外視しろと言う意味ではありません。シンプルに考えると、働いている人の感情や思想を全て無視して合理的にワークフローを構築した方が効率化に繋がるように見えるかもしれません。 しかし、業務を人間が遂行する以上、感情や情緒面を完全に無視はできないでしょう。感情や情緒面を完全に廃することで、逆に業務効率が悪くなってしまう恐れさえあります。 とはいえ、100%感情や情緒に委ねるのも効率化から遠ざかってしまいます。両者のバランスを上手くとりワークフローの最適化を図るためにも、システマチックな考え方が重要になるわけです。 総合的な視点で捉える 業務効率を改善するには、総合的な視点で捉えることが大事です。業務の重要性を判断するのもそうですが、そもそも「なぜ業務効率を改善させる必要があるのか」といった点を考えるのも一つの手法です。 詳しくは後述しますが、業務効率の改善に着手することによるデメリットも存在します。それらをうまくクリアできればいいのですが、そうでない場合は逆に効率が悪化してしまったり業務の主目的そのものを見失ってしまう可能性もあるかもしれません。 業務効率改善の際には、トータルな視点から捉えて長期的・俯瞰的に適切な判断を下しましょう。 なるべく防ごう。業務効率改善によるデメリット では次に、業務効率を改善することによるデメリットをご紹介します。意外かもしれませんが、業務効率を改善することにより、以下のようなデメリットが生じる可能性があります。 あらかじめ理解することにより、デメリットの発生を防ぎましょう。 業務効率の改善はワークフローの変更を招くことが多いため、やり方によっては現場の混乱を招いてしまう恐れがあります。現場の人員は規定のワークフローに従って業務を遂行しているため、それが変更されたら慣れるまでに時間がかかるからです。 そのため、ワークフローを変更する場合、最初のうちはある程度生産性が下がることを許容しなければなりません。場合によっては最初からスムーズに移行できることもありますが、なかなかそうもいかないケースが多いでしょう。 それを防ぐためにも、あらかじめ運用のシミュレーションを行ったり、現場とコミュニケーションをとって業務効率の改善への理解を促しておくことが大事です。 セキュリティリスクが生じる 次に挙げられるのは、セキュリティリスクの発生です。こちらは主にITシステムにより業務効率の改善を行う場合ですが、業務をデジタル化して情報をネットワークに乗せることにより、セキュリティ面でのリスクが生じます。 ネットワークを完全に外部と切り離して運用する場合はその限りではないかもしれませんが、多くは業務効率改善のためにインターネットと接続するのが一般的です。インターネットに繋げることで外部の誰かがセキュリティホールなどを利用して社内のネットワークにアクセスできる環境になり、情報漏洩などが生じるわけです。 ITシステムを導入する際は、利便性だけでなくセキュリティ面も考慮しましょう。…

Outlookの効果的な使い方

Outlookの効果的な使い方

では続いて、Outlookの効果的な使い方について解説します。

他のアプリと連携させる

Outlookを他のアプリと連携させることで、より便利な活用が可能です。Outlook単体でも個人情報の管理は可能ですが、場合によってはチーム全体のタスク管理を行いたいなどのニーズがあるかもしれません。

そのような際は同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、チーム全体のタスク管理を効率化できます。他のアプリと連携させる場合は、Outlookにどのような機能を追加したいかといった観点で考えるとよいでしょう。

ニーズがないのに闇雲に機能を追加すると、逆に利便性を阻害する結果に繋がる可能性もあります。

Microsoft365に加入する

OutlookはWeb版であれば無料で利用できますが、Microsoft365に加入することでさらなる活用が可能です。具体的には、大容量のクラウドストレージやメールボックスの利用、高度なセキュリティ等が挙げられます。

また、Microsoft365にはいくつかのプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけることも可能です。一般法人向けプランとしては「ベーシック」「スタンダード」「プレミアム」に加え、チャットや会議、通話が含まれない「Apps for business」が用意されています。

価格や機能、使えるアプリ等が異なるため、よく吟味して契約しましょう。

Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365とは何か?概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは? Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ(2023年8月)Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro(コパイロット プロ)が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約(または年間契約)が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 Office系アプリケーション OneDrive Microsoft Teams 家庭用プランには、ExcelやWordなどで有名なOffice系アプリケーションの他、写真やドキュメントの共有や共同編集を行えるOneDrive、通話やチャットができるMicrosoft Teamsなどの機能が搭載されています。一般的にパソコンに求められる機能については、問題なく含まれていると言えます。 一般企業向けプラン 「一般企業向けプラン」は、中小企業で使用されているパソコンにおすすめなMicrosoft 365のプランです。家庭向けプランの内容の他にも、いくつかの専門性の高い機能が備わっています。一般企業向けプランで追加された機能は以下の通りです。 Microsoft Teams SharePoint Exchange Online オンライン会議やチャット、ファイルの管理を行えるMicrosoft Teamsの他、資料の管理・検索や複数人での同時編集機能を兼ね備えたSharePoint、クラウドで利用できるExchange Onlineなどのアプリケーションが追加されています。家庭向けプランに比べ、業務効率の向上を目指したアプリケーションが追加されている印象です。チャット機能やメール機能が充実することで、職場環境を改善することもできるでしょう。…

複雑な活用を行う際にプロに相談する

Outlook単体であればさほど難しくありませんが、さまざまなアプリと連携して複雑な活用を行う場合は少々難易度が上がります。そのような場合は事前にプロに相談し、適切な活用を模索するのも手です。

Outlookに対して適切な拡張を行えれば問題ないのですが、そうでない場合はOutlookの使い勝手が悪化してしまう可能性があるでしょう。また、どのようなアプリを連携させれば自社のニーズに適うかといった視点からも適切なアドバイスを受けられます。

自社単体で悩んでリソースを無駄にしてしまうのであれば、最初からプロに相談した方が早いかもしれません。

まとめ

OutlookおよびExchange Onlineを活用することで、メンバーのスケジュールを確認して空いている時間に会議室の予約を入れることが可能です。従来、会議室の予約管理をアナログな手法で行っていたケースも多いかもしれません。

そのやり方が悪いわけではありませんが、クラウドで会議全体を包括的に管理できればさまざまな恩恵が得られます。会議室を使わないオンラインミーティングの予約も同じような操作で行えるため、状況に応じた柔軟な対応が可能です。

Outlookについて理解を深め、さまざまな情報を適切に管理しましょう。

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