Outlookで会議室を予約する方法とは？具体的な手順やメリットを解説

Outlookとは

Outlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookについて簡単に解説します。

Microsoft社からリリースされている個人管理ソフトウェア

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされている個人管理用のソフトウェアです。主な用途としてはメール管理が挙げられますが、他にも個人情報を効率的に管理するための機能が搭載されています。

詳しくは後述しますが、それらの機能をOutlook単体で一元的に管理・活用できるのが魅力です。機能ごとにアプリを分割する方法もありますが、連携性に優れていない場合は逆に生産性を阻害してしまうでしょう。

また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用にも繋がります。

Microsoft365に加入すれば使える

Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft製品を使うためのサブスクリプションプランであり、加入することでさまざまな恩恵が得られます。

WordやExcelといった主要Office製品が使えるのはもちろん、クラウドストレージであるOneDriveや大規模なオンラインMTGなどを高いセキュリティで活用することが可能です。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを見つけられるのも魅力でしょう。

Web版であれば無料で利用可能

上述したMicrosoft365の利用は基本有料ですが、Web版のOutlookであれば無料で利用が可能です。Microsoftアカウントを作れば誰でも使えるので、気になった場合は試してみましょう。

無料版とMicrosoft365版では、主に下記のような違いがあります。

• メールボックス容量
• 広告表示の有無
• オフラインでの利用

無料版と比較すると、有料版の方が多くのメールボックスを使えます。メールを頻繁に活用する場合などに有用でしょう。

また、無料版には広告が表示されるのに対し、有料版には表示されません。そして、無料版がWebでの利用に限定されるのに対し、有料版はオフラインでもアプリを起動できます。

Outlookでは何ができる？

続いて、Outlookで何ができるのかを解説します。主な機能はメールの管理ですが、他にも個人情報を管理できる機能が搭載されているのが特徴です。

メールの管理

まず挙げられるのは、主要機能であるメール管理でしょう。Eメールを使えばメールアドレスだけで遠く離れた人にメッセージを送ることができ、情報の共有等に役立ちます。

非常に便利なEメールですが、送受信が簡単なだけについ件数を増やしてしまい、メールボックスが乱雑になってしまうこともあるかもしれません。Outlookのような多機能メーラーを使うことでメールを適切に整理し、必要な時に必要な情報を瞬時に取り出すことができるわけです。

スケジュールの管理

Outlookでは、スケジュールの管理も可能です。スケジュール管理のためのアプリは数多く存在しますが、既にOutlookをメーラーとして使っている場合はそのまま活用できるのが利点でしょう。

指定の日時に予定を記載するのはもちろん、アラートや繰り返しといった処理も可能です。また、予定表グループを活用して他のメンバーと予定を共有することもできるため、使い方によってはチーム全体のスケジュール管理にも寄与します。

タスクの管理

Outlookには、個人的なタスク管理機能も搭載されています。行うべきタスクを入力して一覧表示し、終わったものにチェックを入れていけば「今何をやるべきか」が明確になるでしょう。

タスクには期限や繰り返し、通知等を設定できます。簡易的なものではありますが、適切に設定することでタスク管理を効率化できます。

また、Planner等のアプリと連携させることで、チーム全体のタスク管理も可能です。必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。

Outlookで会議室を予約する方法

では続いて、Outlookを使って会議室を予約する方法について解説します。

Exchange Onlineで会議室を登録する

まずは、対象となる会議室をExchange Onlineに登録します。Exchange Onlineとは、Microsoft社から提供されているクラウド型メールサービスであり、メールサーバー機能が搭載されているのが特徴です。

Exchange Onlineで会議室を登録するには、会議室メールボックスを作成します。Exchange Onlineでは、会議室にそれぞれメールアドレスを付与し管理する形になります。

会議室の名前やエイリアス、場所、電話、容量といった必要事項を入力することで、メールボックスが作成されます。

Outlookで会議をスケジュールする

登録したメールボックスをOutlookから参照することで、会議をスケジュールできます。Outlookから通常通り会議の予定を作成し、参加者や場所、件名等を入力します。

そして、Exchange Onlineの機能の一つであるスケジュールアシスタントを起動します。こちらで参加者の予定と会議室の利用状況を合わせ、予約可能な日時を選ぶ形です。

なお、Exchange Onlineを使っていない場合はスケジュールおよびアドレス帳から会議の予約を行うこともできます。

オンラインで会議を行いたい場合

会議室を予約するのではなく、オンラインで会議を行いたい場合について解説します。オンラインで会議を行いたい場合は「新しいアイテム」から「会議」を選び、Teams会議を選択します。

作成した会議に対して出席者や会議名、議題を入力し、スケジュールから全員の空いている日時を選択し、招待を送ります。テレワークの場合はオンラインミーティングを行うケースも多いかと思いますので、OutlookおよびTeamsをしっかり活用しましょう。

Outlookで会議をキャンセルする方法

Outlookで予約した会議をキャンセルするには、開催者が会議の内容を更新する必要があります。

具体的な方法としては、[ 開催者会議 ] タブまたは [ 会議 ] タブで、[ キャンセル] をクリックすると、会議をキャンセルすることができます。

会議の予定を変更する場合は、予定表から会議をダブルクリックして開き、事前に設定した場所・開始時刻と終了時刻・出席者・メッセージまたはその他のオプションなどの項目を変更することで、会議のデータを変更することが可能です。

急なスケジュールの変更があった場合も、Outlookから手軽に変更を加えることができるため、状況に合わせて柔軟に活用してみてください。

Outlookを使って会議室を予約するメリット

Outlookを使った会議室予約の仕方は分かりました。しかし、わざわざ会議室の予約にOutlookを使う必要はあるのでしょうか。

続いて、Outlookを使って会議室を予約するメリットについて解説します。

馴染みのあるソフトウェアをそのまま使える

まず挙げられるのは、普段活用しているソフトウェアをそのまま使える点です。会議室予約のためのアプリを別途用意する場合、その概念や操作方法等を改めて学習しなければなりません。

シンプルなアプリであればさほど苦にもなりませんが、そうでない場合もあるでしょう。普段から馴染みのあるソフトウェアをそのまま使うことで、細かな学習タスクやリソースを節約できるわけです。

一つ一つは問題にならなくとも、積み重なることで大きな無駄が生じる可能性があります。削減できるものは積極的にカットしていきましょう。

メンバーのスケジュールを合わせやすい

Outlookを活用することで、メンバーのスケジュール調整が容易になります。複数人で会議を行う場合、面倒なのが予定の調整ではないでしょうか。

スケジュール共有機能を使わない場合、一人ずつに予定を聞いて回り、空いている日時を物理的に確保しなければなりません。クラウドを使って予定を共有している場合はメンバーのスケジュールを一目で確認できるため、空いているところが一目瞭然です。

それぞれの空き時間が共通している日時に会議を入れることで、スムーズな予定の作成が可能です。また、作成した予定の変更やキャンセルが生じた場合にもそのまま対応できるでしょう。

さまざまな情報を共有可能

Outlookを使って会議室を予約することで、さまざまな情報を共有しやすくなります。会議のスケジュールは瞬時にメンバーに共有され管理できますし、会議を行うにあたって必要な事前情報もメール等を通して送受信可能です。

もちろん、Teams等のコミュニケーションアプリを使っている場合はそちらで共有してもいいでしょう。加えて、会議が終わった後の議事録の配布やタスクの割り当て、および期限等も他アプリと連携させることで可能となります。

Outlookを活用することで、会議全体をシームレスに管理することができるわけです。

会議予約を転送できる

会議予約の情報は、Outlook上で手軽に転送することができます。

会議予約の情報がスケジュールに含まれている場合は、予定表欄から会議をダブルクリックし、「定期的なアイテムを開く」というダイアログボックスから「この回のみ」を選択することで、転送方法を選択することで、会議予約の転送を行えます。

宛先ボックスに会議予約転送先のメールアドレスを入力することで、転送先を指定できます。

また、会議予約が電子メールに含まれる場合には、電子メールから会議タブを開き、「会議または定期的な会議タブのアクショングループ」から転送を行えます。

いずれの手順も視覚的に実施することができるため、Outlookに触れたことがない人でも簡単に挑戦できるはずです。

Outlookで予約した会議に参加・退出する方法

Outlookで予約した会議に参加・退出する方法を解説します。Outlookを使用して会議を実施しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

会議に参加する

Outlookで予約した会議に参加する手順は以下の通りです。

1. Outlookの予定表またはメールで予約されている会議を選択
2. 「Microsoft Teams会議に参加」のリンクまたはバーに表示されている「Teams会議に参加」アイコンをクリック
3. 「会議に参加する」ボタンをクリック

既に予約された会議への参加は、予定表やメールから手軽に参加することができます。画面遷移に従って操作するだけで参加できるため、パソコン操作に不安がある方でも安心して使用することができるでしょう。

会議を退出する

Outlookで予約した会議は、右上に表示されている退出ボタンをクリックすることで退出することができます。退出時、主催者への評価が聞かれますが、回答しなくても退出することは可能です。

また、評価を入力すると主催者に通知されるため、会議に関する改善点があれば伝えてみても良いでしょう。

Outlookで予約した会議でよくあるトラブルと解決策

Outlookで予約した会議でよくあるトラブルと解決策を紹介します。

オンラインで実施する会議にはトラブルがつきものです。思いがけないトラブルの発生にも、焦らずに適切な対応ができるよう、事前にトラブルシューティングを学んでおきましょう。

会議室が予約できない

Outlookを利用した会議に関してよく聞かれるトラブルの一つが、会議室が予約できないという悩みです。会議室の予約ができずにお悩みのとき、画面には「アクセス権がない」と表示されているのではないでしょうか？

ほとんどの場合、会議室の予定表に直接会議を予約しようとしていることによる権限エラーが原因で会議室の予約ができない状況になっています。

会議室の予約ができずに困っているときは、使用している予定表が適切か確認してみてください。自分の予定表を使用していて、会議室に空きがあれば、会議を予約できるはずです。

会議室予約の内容が反映されない

Outlookを利用した会議室の予約でよくあるトラブルとして、会議室予約の内容が予定表に反映されないというものがあります。

会議の承認メールが届いているが自分の予定表には会議の予定が反映されていない場合は、Web版のOutlookを確認してみてください。アプリには反映されない情報がWebでは確認できる場合があります。

Web版のOutlookに問題がなければ、メールボックスのフォルダの更新してみましょう。データが更新されて、予約表が表示されることがあります。

いずれの手段を試しても状況が改善されない場合は、参加者の表示状況を確認し、再度会議を設定しましょう。設定し直すことで、予定が表示されることもあります。

Outlookの効果的な使い方

では続いて、Outlookの効果的な使い方について解説します。

他のアプリと連携させる

Outlookを他のアプリと連携させることで、より便利な活用が可能です。Outlook単体でも個人情報の管理は可能ですが、場合によってはチーム全体のタスク管理を行いたいなどのニーズがあるかもしれません。

そのような際は同じMicrosoft社からリリースされているPlannerと連携させることで、チーム全体のタスク管理を効率化できます。他のアプリと連携させる場合は、Outlookにどのような機能を追加したいかといった観点で考えるとよいでしょう。

ニーズがないのに闇雲に機能を追加すると、逆に利便性を阻害する結果に繋がる可能性もあります。

Microsoft365に加入する

OutlookはWeb版であれば無料で利用できますが、Microsoft365に加入することでさらなる活用が可能です。具体的には、大容量のクラウドストレージやメールボックスの利用、高度なセキュリティ等が挙げられます。

また、Microsoft365にはいくつかのプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけることも可能です。一般法人向けプランとしては「ベーシック」「スタンダード」「プレミアム」に加え、チャットや会議、通話が含まれない「Apps for business」が用意されています。

価格や機能、使えるアプリ等が異なるため、よく吟味して契約しましょう。

複雑な活用を行う際にプロに相談する

Outlook単体であればさほど難しくありませんが、さまざまなアプリと連携して複雑な活用を行う場合は少々難易度が上がります。そのような場合は事前にプロに相談し、適切な活用を模索するのも手です。

Outlookに対して適切な拡張を行えれば問題ないのですが、そうでない場合はOutlookの使い勝手が悪化してしまう可能性があるでしょう。また、どのようなアプリを連携させれば自社のニーズに適うかといった視点からも適切なアドバイスを受けられます。

自社単体で悩んでリソースを無駄にしてしまうのであれば、最初からプロに相談した方が早いかもしれません。

まとめ

OutlookおよびExchange Onlineを活用することで、メンバーのスケジュールを確認して空いている時間に会議室の予約を入れることが可能です。従来、会議室の予約管理をアナログな手法で行っていたケースも多いかもしれません。

そのやり方が悪いわけではありませんが、クラウドで会議全体を包括的に管理できればさまざまな恩恵が得られます。会議室を使わないオンラインミーティングの予約も同じような操作で行えるため、状況に応じた柔軟な対応が可能です。

Outlookについて理解を深め、さまざまな情報を適切に管理しましょう。