間接業務とは｜役割と具体例を整理しムダを減らす改善ポイントを解説

日々の業務に追われる中で、「間接業務が多すぎて本来の仕事に集中できない」と感じる場面は少なくありません。総務・経理・人事などで発生する間接業務は、売上に直結しないものの、企業運営を支えるために欠かせない作業です。しかし、業務の複雑化や属人化、人手不足などが重なり、年々負担が大きくなる傾向があります。

この記事では、間接業務の役割や業務内容、増え続ける背景を整理しながら、改善のステップやIT活用による効率化の方法をわかりやすく解説します。現場で起きやすい課題を明確にし、改善に向けた具体的な取り組み方を把握できる内容です。

間接業務の負荷を軽減して組織全体の業務をよりスムーズに進めたい場合は、ぜひ本文を読み進めて改善のヒントを見つけてみてください。

間接業務とは？役割と直接業務との違い

企業の活動は、商品やサービスを生み出して売上につながる「直接業務」と、それを支える「間接業務」の二つで成り立っています。間接業務は表に見えにくいものの、企業が安定して運営されるために欠かせない重要な領域です。このセクションでは、間接業務の役割や直接業務との違いを整理し、その価値を明確にします。

間接業務の基本的な役割

間接業務とは、売上を直接生み出すわけではないものの、企業活動を円滑に進めるために必要な業務のことです。代表的なものは、総務・経理・人事・情報システムなど、バックオフィス部門が担当する作業です。

例えば、備品管理、請求処理、勤怠管理、採用手続き、PC設定など企業運営の「土台」を支える役割があります。これらの業務が安定して回っていることで、営業や製造などの現場がスムーズに機能し、会社全体が滞りなく業務を進められます。

間接業務は成果が数字に見えにくいため評価されづらいですが、企業活動を支える縁の下の力持ちとして重要な役割を担っています。

直接業務との違い

直接業務とは、売上に直結する業務のことです。営業、製造、サービス提供などが該当します。間接業務は売上を直接生み出す行為ではないですが、直接業務が滞りなく機能するための準備と管理を支えています。

例えば、経理が正確に請求処理を行うことで資金管理が安定し、営業活動が継続できます。人事が採用や勤怠管理を適切に管理することで、必要な人材が確保されて現場が正常に稼働します。

間接業務と直接業務は、それぞれが異なる役割を持ちながらも企業活動を成立させるために互いを補完する関係にあります。両方が適切に機能することで、組織全体のパフォーマンスが維持されます。

企業運営で重要とされる理由

間接業務は、企業の安定性と生産性を左右する重要な領域です。

間接業務が適切に整備されていない企業では、以下のような問題が起きやすくなります。

• 書類処理に時間がかかる
• 担当者変更で業務が止まる
• 管理漏れによるリスクが発生する
• 現場がトラブル対応に追われる

一方、間接業務が整理されている企業では、次のようなメリットが得られます。

• 現場が本来の業務に集中できる
• 業務負荷が均一化される
• ミスや管理漏れが減少する
• 組織全体の生産性が向上する

間接業務は、企業の成長や安定した運営を支える「下支え」となる領域であり、直接業務と同じように改善の視点を持つことが重要です。

間接業務の主な領域と具体的な業務内容

間接業務は、企業の規模や業種にかかわらず多くの部署で発生しています。それぞれの部門で必要な作業が形を変えて存在するため、全体を把握しにくく業務負荷が増えても気づきにくい点が特徴です。ここでは、代表的な部門ごとに間接業務の内容を整理し、どのような作業が日常的に行われているのかを明らかにします。

総務における間接業務

総務は「会社全体の管理」を担う部門であり、間接業務の幅が広い領域です。主に以下のような作業が含まれます。

• 備品や設備の管理
• 社内文書の管理と保管
• 郵便・宅配物の受け取りや発送
• オフィス環境の整備
• 来客対応や受付業務
• 社内イベントや会議の段取り

総務の仕事は「全社を支える基盤づくり」に該当し、担当する作業が多岐にわたるため、負荷が集中しやすい特徴があります。

経理・会計における間接業務

経理・会計は企業の資金を管理する部門であり、正確性とスピードが求められる領域です。日々の流れの中で多くの間接業務が発生します。

• 請求書の発行や処理
• 入金・支払の管理
• 経費精算の確認
• 会計ソフトへの入力作業
• 月次・年次決算の準備
• 契約書や領収書の管理

数値の扱いが中心となるため、ミスを防ぐための確認作業が多く入力や照合といった定型作業も一定量存在します。

人事・労務における間接業務

人事・労務は「採用・育成・勤怠管理」など、人に関わる業務を担当する部門です。人に関わる業務は件数が増えやすく、年間を通じて多くの間接作業が生じます。

• 求人掲載や応募者対応
• 面接日程の調整
• 入社・退職手続き
• 勤怠データの確認
• 給与計算の準備
• 社会保険や年末調整の対応
• 社員情報の更新や管理

人材不足の影響を強く受けやすい領域であり、一人あたりの担当範囲が広くなりやすい点も特徴です。

情報システムや庶務の間接業務

情報システム部門や庶務では、社員が問題なく業務を進められる環境づくりが求められます。トラブル対応が突発的に発生しやすく、業務の調整が難しい場合もあります。

• PCやソフトウェアの初期設定
• アカウント発行や権限管理
• ネットワークや機器のトラブル対応
• 社内システムのメンテナンス
• 備品補充や書類整理など日常的な庶務作業

こうした業務は、現場の回転を支える役割が大きく安定した運用のために欠かせない領域です。

間接業務が増加する背景と現場で起きている変化

企業の現場では、間接業務の量が年々増加しています。以前よりも処理すべき作業が増え、日常の業務時間の多くを間接作業に割かざるを得ない状況が一般的になりつつあります。業務量が増える背景には複数の要因が重なっており、どの企業でも共通して発生している課題です。このセクションでは、業務が膨らむ理由と、現場でどのような変化が起きているかを具体的に整理します。

人手不足と業務負荷の増大

多くの企業で採用が難しい状況が続いており、人員不足が慢性化しています。新しい人材が増えない一方で既存社員が担当する作業は増えているため、個人にかかる負担が大きくなりがちです。

退職者が出てもすぐに補充できない環境が多く、引き継ぎ作業が不十分なまま業務を抱え込み、結果として間接業務の量がさらに増えていきます。限られた人数で作業を回している企業ほど、間接業務の増加が業務全体のボトルネックになりやすい状況です。

紙やExcelによる作業が残る要因

間接業務が増える背景には、紙やExcelでの作業が依然として多い点も関係しています。申請書類の印刷、ファイルの更新、手入力の繰り返しなど、手間のかかる作業が業務時間を圧迫しています。

紙やExcelが残る理由として、次のような事情があります。

• 既存の運用を変えるための負担が大きいと感じられている
• システム導入の知識が社内に不足している
• 一部業務だけシステム化しても全体が改善されないケースがある

部分的にデジタル化が進んでも、運用が統一されなければ紙・Excelとシステムが混在し、かえって作業量が増える場合もあります。

属人化による作業の集中

特定の担当者だけが業務の詳細を把握している状況は、多くの企業で問題視されています。担当者しか手順を知らない作業が多いほど業務の引き継ぎが難しくなり、作業の集中が発生します。属人化が発生する背景には、次のような特徴があります。

• 手順書やマニュアルが十分に整備されていない
• 担当者の経験に頼って作業が進みやすい
• 引き継ぎが後回しになりやすい

属人化が進行すると、担当者が不在になった際に業務が滞って確認作業や手戻りが増えるため、間接業務の負荷が一気に高まります。

ツールやルールの増加による複雑化

企業の成長や組織変更にともない、使用するツールや業務ルールが増えて運用が複雑になるケースがあります。複雑化が進むほど、入力作業の追加、情報管理の重複、確認作業の増加など、間接業務の負担が増えます。ツールやルールが増え続ける背景には、次のような状況があります。

• 部門ごとに別のツールを導入している
• 既存システムとの連携が十分に取れていない
• 社内ルールが追加され運用が統一されていない

ツールが増えることで効率化できる場面もありますが、運用が整わないまま増加すると間接業務のボリューム拡大につながります。

間接業務で発生しやすい非効率とボトルネック

間接業務の負荷が大きくなる原因には、日常的に発生する非効率や作業の詰まりが深く関係しています。業務そのものは細かく見えるものの、量が積み重なることで業務全体の動きを阻害しやすい点が特徴です。ここでは、間接業務で起こりやすい代表的なボトルネックを整理します。

重複作業や確認作業の増加

間接業務には、同じ情報を扱う作業が複数の場所で発生する特徴があります。紙・Excel・システムの併用が続いている企業では、入力と確認を何度も行う必要があり、作業が二重化しやすい環境が整ってしまいます。

例えば、紙で申請を受け取りExcelに転記し、その後システムにも入力するというプロセスが日常化している場合、作業量が数倍になり確認漏れのリスクも高まります。情報の入り口が複数に分かれている状態は、間接業務の停滞を招く代表的な要因です。

担当者依存によるリスク

特定の担当者だけが業務の手順を把握している状況では、その人に業務が集中して負荷が大きくなります。担当者の経験や勘に頼って業務が進むケースでは、周囲が内容を把握できずに繁忙期やトラブル発生時に業務が滞りやすくなります。

担当者が不在になると作業が止まる可能性が高くなり、進捗確認のための会話や問い合わせが増えて間接作業の時間がさらに膨らむこともあります。担当者依存が強まるほど、業務の安定性が損なわれる点が大きな問題です。

マニュアル不足による品質のばらつき

業務内容が文章化されていない状態では、作業品質が担当者ごとに異なりやすく同じ業務でも結果が統一されないことがあります。

例えば、請求処理や勤怠管理など、同じ作業であっても「どこまで確認するか」「どの順番で進めるか」が人によって異なると、処理に要する時間がばらついてミス発生率にも差が生まれます。このような状態では、仕上がりの品質管理が難しくなり再確認や手戻りが増えるため、全体の作業量が膨らむ原因になります。

全体像が把握できず改善が進まない理由

間接業務は細かな作業が多いため、全体像を把握しづらい特徴があります。担当者ごとに作業方法が異なるケースも多く、業務フローの流れを一つに整理することが難しくなることがあります。

全体像が見えない状況では、どこから改善を始めるべきか判断できません。また、担当者同士の認識も揃わないため、改善案を出しても実行に移しにくくなります。結果として、課題が見えていても改善が後回しになり、問題が蓄積して業務負荷が増えるという悪循環が発生します。

間接業務の改善に向けた基本ステップ

間接業務の非効率を解消するには、業務の把握、整理、最適化という一連の流れを段階的に進めることが重要です。思いついた箇所だけを部分的に改善しても効果が出づらいため、まずは全体を整理し、改善の優先度を明確にしたうえで実行することが求められます。ここでは、改善に取り組む際の基本ステップを紹介します。

業務棚卸しによる現状の可視化

間接業務の改善は、現状の把握から始まります。担当者の頭の中で処理されている作業を洗い出し、どの業務がどれくらいの時間を占めているかを把握することで、改善すべき領域が見えやすくなります。

具体的には、日々の業務を「作業内容」「作業時間」「使用しているツール」「関係者」のように分類して一覧化します。業務の棚卸しを行うことで、負荷の偏りや重複作業が発生している箇所を明確にできるため、改善活動の出発点として大切な工程です。

重要度・頻度に基づく優先順位付け

棚卸しによって業務の全体像が把握できたら、次に取り組むべき点は改善の優先順位付けです。すべての業務を一度に改革することは現実的ではないため、重要度と頻度を基準に優先度を整理します。

顧客対応や請求処理のように「影響が大きい業務」や毎日発生する「作業頻度が高い業務」から取り組むことで、改善効果が大きくなります。改善の対象が明確になることで、現場の混乱を防いで取り組みをスムーズに進められるようになります。

標準化とルール整備による属人化の解消

属人化が強い状態では、担当者のスキルに結果が左右されやすく、業務品質のばらつきが大きくなります。改善の効果を確実に定着させるためには、標準化とルール整備が欠かせません。作業の手順や判断基準を明文化し、誰が担当しても同じ結果が出る状態を目指します。

例えば、請求処理の流れや承認ルール、書類の保管手順を明確にすることで、作業が統一されて引き継ぎもしやすくなります。標準化は業務改善の土台となり、間接業務の効率向上を支える基盤になります。

継続的な改善を支える仕組みづくり

改善は一度実施して終わるものではなく、継続的に見直していくことで効果が高まります。改善活動が続かなくなる原因の一つに、運用ルールや現場の課題が共有されずに見直す仕組みが作られていない点があります。

定期的な振り返りの場を設けたり、改善案を気軽に提案できる仕組みを整えたりすることで、現場が参加しやすい環境が生まれます。また、改善の成果を評価する指標を設定することで、取り組みの方向性が明確になって改善活動が組織に根づきやすくなります。

IT活用による間接業務の効率化アプローチ

間接業務の改善を進めるうえで、ITツールの活用は大きな効果を発揮します。業務フローを見直したうえで適切な技術を組み合わせることで、手作業の削減や情報の一元化が進み、現場の負担が大きく軽減されます。このセクションでは、特に効果が得られやすいIT活用のポイントを紹介します。

RPAによる定型作業の自動化

RPAは、決められた手順で繰り返し行う作業を自動化できる技術です。請求書のデータ転記やシステムへの情報登録など、毎日同じ手順で行う作業を人の代わりに処理します。人が行うと時間がかかる単純作業をRPAに任せることで、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになります。

また、RPAは24時間稼働できるため、締め作業や月末処理の負荷を平準化しやすい点もメリットです。作業量が多い企業ほど、自動化の効果を実感しやすくなります。

ワークフロー活用による承認フローの最適化

ワークフローシステムは、申請と承認の流れを電子化し、適切な順番で手続きが進むように管理する仕組みです。紙の申請書を回覧する必要がなくなるため、承認までの時間が短縮され、スムーズに処理が進みます。

承認者が不在の場合でも、スマートフォンやPCから確認できるため、止まりやすい承認作業が中断されにくくなります。申請内容や履歴がデータとして残ることで後から確認が必要になった場合でも、探す手間がなくなって管理業務が大幅に楽になります。

クラウドストレージによる情報共有改善

クラウドストレージは、ファイルをオンライン上で管理できる仕組みで、社内のどこからでもアクセスできる点が大きな特徴です。紙の書類やローカルファイルで情報を管理している場合、ファイルの所在がわからなくなったり複数のバージョンが存在したりすると、情報管理の負担が大きくなります。

クラウドストレージを活用すれば、最新のファイルを全員が共有できて検索性も高まるため、情報を探す時間が大幅に減ります。さらに、閲覧権限の設定によって、必要な人だけが情報にアクセスできる環境を整えられます。

AI活用による入力・確認作業の削減

AI技術は間接業務の中でも特に負担が大きい「入力」と「確認」の作業を軽減します。OCRを使って紙の情報を文字データに変換したり、AIが内容をチェックして入力ミスを防いだりすることで、人手では時間がかかる作業を大幅に効率化できます。

例えば、請求書や届出書の内容を自動で読取ってシステムへ取り込む仕組みを導入すると、手入力がほとんど不要になります。確認作業もAIがパターンを学習して自動判定するため、担当者が細かい確認に追われる時間が減り、業務全体のスピードが上がります。

外部支援の活用で改善を加速させる方法

間接業務の改善は、社内だけで取り組む場合に限界が生じることがあります。担当者が日常業務に追われ、改善の時間を十分に確保できなかったり、既存のやり方に慣れていることで課題を発見しづらかったりするためです。外部の専門家を活用すると、現場では気づきにくい観点が加わり、改善のスピードと再現性が高まります。このセクションでは、外部支援が果たす役割とメリットを整理します。

第三者視点による課題の発見

外部の専門家は、現場の慣習にとらわれず業務を客観的に分析できます。日常的に担当している業務ほど、効率化の余地があっても見過ごされることがあります。しかし、第三者が入ることで作業の重複や手順の複雑さなど、改善につながる視点が明確になります。

また、他社での改善実績を踏まえた比較が可能なため、現場だけでは判断しづらいボトルネックを見つけやすくなる点もメリットです。新しい視点が加わることで、業務の見え方が変わって改善すべき箇所が把握しやすくなります。

業務改善の計画設計と伴走支援

外部支援の強みのひとつに、改善の計画を具体的に設計できる点があります。業務棚卸しの結果をもとに、どの工程を優先して見直すべきか、どの範囲まで改善を広げるかといった方針を明確にします。

改善計画を立てても、現場の負荷やタイミングを考えながら実行することは容易ではありません。しかし、外部支援では実行段階まで伴走し、定着までサポートを行います。業務フローの変更やマニュアル化など、現場が進めにくい工程も一緒に取り組むことで、改善活動が途切れにくくなります。

IT導入と業務フロー最適化の同時実現

間接業務の改善でITを活用する場合、ツール導入だけでは十分な効果が出ないことがあります。実際に効果を発揮するためには、業務フロー全体を最適化し、ツールの役割を明確にすることが欠かせません。外部の専門家は、業務内容とITの特性の両方を踏まえて、最適な組み合わせを提案できます。

例えば、RPAを導入する前に手順を見直したり、ワークフローを整備したうえで承認プロセスを自動化したりと、業務フローとIT導入を一体的に進めることで効率化の効果を最大限に引き出せます。

まとめ

間接業務は日々の作業が細かく見えにくいため、業務量の増加や属人化が進んでいても気づきにくい領域です。作業の重複や確認負荷が積み重なると、現場の業務が滞って組織全体の生産性にも影響が及びます。

こうした課題を解消するためには、業務棚卸しで現状を整理して優先順位をつけて改善を進めることが重要です。標準化やIT活用、外部支援の併用により、負担の大きい間接業務を根本から見直すことができます。

自社の業務が増え続けていると感じる場合は、早めに業務フローを振り返って改善に向けた一歩を踏み出してみてください。