October 16, 2024

【資格】Microsoft認定資格～ビズウインドメンバー座談会〜

【資格】Microsoft 認定資格～対談記録～  令和6年9月2日(月)にエンジニア T.Higashiさんに資格取得のための勉強方法やそもそも資格が必要なのか、質問しました。今回はそのやりとりをお届けします。  T.Higashi  マネジメント＆イノベーション事業部 開発部/1グループ グループリーダー 資格：MCP認定資格(AZ-305,MS-102,SC-100 他)/プロジェクトマネージャーなど  2017年に文系の大学卒後、新卒入社し、製造業向け基幹システムのシステム保守や機能追加開発、サービスデスク(テクニカルサポート)を中心にIT業界の業務に従事。 趣味は高校時代の吹奏楽部の経験からエレキベースの演奏や音楽鑑賞。 たまに運転免許証といった本人確認書類を紛失することがある。  K.Aizawa マネジメント＆イノベーション事業部 開発部/3グループ エンジニア  カフェ店員から現在の会社に入社、ローコード開発やMS環境構築、データ移行の案件などに従事。 現在AI関連に興味を持っており、機械学習について勉強中。 趣味は映画鑑賞やお笑い鑑賞。  1.資格取得について～資格についての考え～  K.Aizawa 本日はお時間いただきありがとうございます。よろしくお願いします。 T.Higashi こちらこそお願いします。 K.Aizawa 早速ですが、今資格取得をしたいなと考えているのですが、調べた時に【実務に役に立たない】や【実務の方が大事】といった意見を目にしました。 K.Aizawa 資格を多く取得しているHigashiさんは資格取得を、どの様に捉えているのでしょうか？ T.Higashi そうですね。私は資格を取得するということは、誰かのために取るものではなく、自分のために取るという点で考えています。 T.Higashi あとは、まぁ私の場合ですが、あがり症と想定外の事が起きた場合に固まってしまう事があるんですよ。 K.Aizawa えぇ！！全然そんな風に見えないのでビックリしました。 T.Higashi そうなんですよね。ただそんな時に資格取得のために勉強した内容が役に立ってくれるのです。 T.Higashi 資格を取得するということは知識が増える訳で、その中からある程度予測して回答する事も出来ちゃうんです。 T.Higashi 自分の引き出しを増やす事で多くの場面で助けられることがあるのです。なので資格を取ったほうが良いんですよ。 K.Aizawa 資格は自分のためになる、引き出しを増やすことが出来るということが分かりました！ありがとうございます。 K.Aizawa ちなみになんですが資格を取得して良かった事はありますか？？ 2.資格を取得して良かった事  T.Higashi 最近自社で働くことが増えてきたので、新人さんと顔を合わせる事も増えたんですよ。なのでよく使用しているPower Platform関連の事を質問される頻度が増えましたね。 T.Higashi 他にも間違った理解をしていないか最終チェック的な感じでAzure関連の質問を上司からされる事もあります。 T.Higashi こういったことへの回答に資格取得から得た知識が役に立っていると実感できますね。 T.Higashi あとは実務では先ほどの話で出ていた、自分の引き出しを増やし自信を持って業務に当たることが出来るという点でしょうかね。 K.Aizawa なるほど。 K.Aizawa 新人からの質問って具体的にどんな内容の質問が来ているのですか？？ T.Higashi やはり今Power Platformを中心とした構築や開発に尽力している事もあり、そこについての質問が多いですね。 T.Higashi […]

November 7, 2024

【資格】Microsoft認定資格～IT資格25個とってみた～ 第二回　Microsoft認定資格とMicrosoft Applied Skillsについて

November 7, 2024

【資格】Microsoft認定資格～IT資格25個とってみた～ 第一回　資格を取得しようと思ったきっかけ

1.はじめに 弊社ではMicrosoft社公認の資格を保持しているエンジニアが沢山在籍しております。 その中でも、質量ともに社内で一番資格を保有しているHさんから、誰でも資格取得ができる方法！を教えてもらったので、ブログに連載していきます！ 資格を取ろうかな、取りたいけど何から手をつければいいかわからないといった方におすすめのブログとなっておりますのでぜひご拝読ください！ 2.業務経歴 　・文系大学の出身です。大学では文学部系統の領域を専攻しました。 　・ビズウインドには2017年に新卒入社しており、現在7年目です。 　・製造業の基幹系システムの運用・保守・問合せ・追加開発を６年経験しています。 　・プログラム言語についてはJavaやVBAを中心に従事してきました。 　・現在はERPパッケージのSAPの販売（SD領域）にも従事しています。 　・ネットワークやID基盤といったインフラ管理の実務経験はありません。 3.取得済みの資格 　これまで私が取得したMicrosoft認定資格は下記のとおりです。 　これまでのMicrosoft認定資格のほか、最近になって発足したApplied Skillsを含めると 25個の認定を得ています。 年月 認定　　　 Applied Skills 資格名称 2020/09 ● Microsoft Certified: Azure Fundamentals 2021/09 ● Microsoft Certified: Azure Data Fundamentals 　 2022/04 ● Microsoft Certified: Azure AI Fundamentals 　 　 2022/04 ● Microsoft Certified: Power Platform Fundamentals 　 　 2022/07 ● […]

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 

    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]

November 7, 2024

Power Apps「コネクタ」を利用して簡単にデータ連携を実現！

こんなお悩みはございませんか？ データがばらばらに散らばっていて、管理が難しくなってしまっている データ連携を行いたいが、連携先のシステムの仕様調査などが必要でかなりの手間がかかる データ連携を行いたいが、外部に委託すると費用が高い 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Appsのコネクタを活用することで、データの一元管理を簡単に行うことができます。ほかのシステムを使ってデータ連携を行う場合は、連携先のシステムの仕様調査をはじめ、多くの手間がかかることが一般的です。 しかし、PowerAppsには200種類以上の外部サービスとスムーズに連携できる「コネクタ」と呼ばれるサービスがあるため、データ連携に時間や手間をかける必要もなくなります。 今回はSharePointリストとコネクタを使用してデータの連携を行っていきます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 目次 1. SharePointにリストを作成  1-1. 「リスト」を選択  1-2. 「空白のリスト」を選択  1-3. 「リスト」の名前を入力 2. SharePointリストの項目名を変更  2-1. 「リストの設定」を選択  2-2. 「タイトル」を選択  2-3. 「プロジェクト名」を入力 3. SharePointリストへ項目を追加  3-1. 「テキスト」を選択  3-2. 「名前」の設定  3-3. 「編集」を選択  3-4. 「名前」の変更 4. SharePointリストへデータを追加  4-1. 「新規」を選択  4-2. 「プロジェクト名・プロジェクトコード」を入力 5. Power Apps 新しいアプリを作成  5-1. 「＋ 作成」を選択  5-2. 「空のアプリ」を選択  5-3. 「空のキャンバスアプリ」を選択  5-4. 「アプリ名」を入力 6. 「コネクタ」を使用してSharePointリストを紐づける  6-1. 「データ」タブを選択  6-2. データ ソースの選択で「SharePoint」を押下する  6-3. 任意のSharePointリストと接続する  6-4. データ テーブルの選択する  6-5. データ テーブルにSharePointリストを紐づけする 7. アプリを保存する 8. アプリを確認する  8-1. 「アプリのプレビュー」を選択  8-2. アプリの確認 1. SharePointにリストを作成 1-1. 「リスト」を選択 「SharePoint」を開き、「新規」ボタンから「リスト」を選択します。 1-2. 「空白のリスト」を選択 「リストを作成」から「空白のリスト」を選択します。 1-3. 「リスト」の名前を入力 […]

November 7, 2024

Power Automateでメールの添付ファイル保存を自動化！

こんなお悩みはございませんか？ メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい 1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。 手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 目次 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 2. Power Automate 新しいフローを作成  2-1. 「マイフロー」を選択  2-2. 「自動化したフロー」を選択  2-3. 「フロー名」を入力 3. 「新しいメールが届いたとき」の設定 4. OneDriveに保存する設定  4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択  4-2. 「フォルダーパス」の設定  4-3. 「ファイル名」の設定  4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定  4-5. 作成したフローの保存  4-6. 作成したフローの全体図 5. テストのやり方  5-1. 「フローのテスト」の設定  5-2. テストの待機状態  5-3. テスト実行  5-4. フローの実行結果  5-5. 添付ファイル保存の結果 6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成  6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択  6-2. 「サイトのアドレス」を設定  6-3. 「フォルダーのパス」を設定  6-4. 「ファイル名」を設定  6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。 2. Power Automate 新しいフローを作成 2-1. 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 2-2. 「自動化したフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 2-3. 「フロー名」を入力 […]

November 7, 2024

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇における情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇の時期は「システム管理者が長期間不在になる」「友人や家族と旅行に出かける」等、いつもとは違う状況になりやすく、ウイルス感染や不正アクセス等の被害が発生した場合に対処が遅れてしまったり、SNSへの書き込み内容から思わぬ被害が発生したり、場合によっては関係者に対して被害が及ぶ可能性があります。このような事態を防ぐためには、以下の対策の実施が効果的です。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 ウイルス感染したパソコンや外部記憶媒体等を社内ネットワークに接続することで、ウイルスをネットワーク内に拡散してしまうおそれがあります。長期休暇中にメンテナンス作業などで社内ネットワークへ機器を接続する予定がある場合は、社内の機器接続ルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しないサーバ等の機器は、電源をOFFにしてください。 ◆機器やデータの持ち出しルールの確認と遵守 長期休暇に社外での対応が必要となるパソコン等の機器やデータ等の情報を持ち出す場合は、持ち出しルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しない機器は電源をOFFにしてください。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 長期休暇中にOS（オペレーティングシステム）や各種ソフトウェアの修正プログラムが公開されている場合があります。修正プログラムの有無を確認し、必要な修正プログラムを適用してください。 ◆定義ファイルの更新 長期休暇中に電源を切っていたパソコンは、セキュリティソフトの定義ファイル（パターンファイル）が古い状態のままになっています。電子メールの送受信やウェブサイトの閲覧等を行う前に定義ファイルを更新し最新の状態にしてください。 ◆サーバ等における各種ログの確認 サーバ等の機器に対する不審なアクセスが発生していないか、各種ログを確認してください。もし何らかの不審なログが記録されていた場合は、早急に詳細な調査等の対応を行ってください。 ◆持ち出した機器等のウイルスチェック 長期休暇中に持ち出していたパソコンや、データを保存していたUSBメモリ等の外部記憶媒体にウイルスが混入していないか、組織内で利用する前にセキュリティソフトでウイルススキャンを行ってください。 ◆不審なメールに注意 実在の企業などを騙った不審なメールに関する相談が多く寄せられています。こういったメールの添付ファイルを開いたり、本文中のURLにアクセスしたりすることで、ウイルスに感染したり、フィッシングサイトに誘導されたりしてしまう可能性があります。 長期休暇明けはメールが溜まっていることが想定されますので、特に注意してメールチェックを行ってください。不審なメールを受信していた場合、添付ファイルは開かず、本文中のURLにはアクセスせず各組織のシステム管理者に報告し指示に従ってください。 【参考】独立行政法人情報処理推進機構セキュリティセンター「長期休暇における情報セキュリティ対策」

November 7, 2024

Power Apps ローコードで業務アプリを作成！

Power Apps でローコードで業務アプリを作成！ エンジニアがいないけど、業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は Excel や Power Point のような操作性で誰でも簡単に業務アプリケーションを作成することができます。作成しながら動作確認やテストも行えるので業務アプリケーションが数日から数週間で利用できます。 PCだけでなくモバイルでも使える業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は PC やモバイルなど複数の画面サイズに対応しています。 「キャンバス」と「モデル駆動型」の 2 種類のアプリが用意されていて、これらを組み合わせることで生産性を高める業務アプリケーションの作成が可能です。 業務改善の一環として、まずは簡易的なWebサイトを作りたい。 デフォルトで用意されている機能を組み合わせて、ローコードで感覚的な操作で社内外のユーザーへ公開可能な Web サイトを簡単に作成できます。アンケート機能や会員向け専用ページ機能もあるので、一般向けページと会員向けページを組み合せたサイトも作成できます。

June 25, 2024

Microsoft Intuneとは？IntuneとAzure Active Directoryでデバイスを管理しセキュリティを高めよう

Microsoft Intuneとは何か Microsoft Intuneとは、どのようなツールなのでしょうか。まずはIntuneについて解説します。 デバイスを管理するためのツール Microsoft Intuneは、主にPCやスマホなどデバイスを管理するためのツールです。汎用OSであるWindowsや一般業務アプリであるOfficeをリリースしているMicrosoft社が手掛けています。 Intune導入の背景 何故、今Intuneの導入が必要なのでしょうか。Intune導入の背景を見ていきましょう。 業務が柔軟的になった 一つは、以前に比べて業務が柔軟的になったことが挙げられます。ITテクノロジーを駆使することで社内だけでなく社外からでもモバイル端末を通し、社内のシステムにアクセスができるようになりました。 それにより利便性や生産性は大きく向上しますが、反面セキュリティリスクを抱えることにもなります。そこでIntuneによりシステムにアクセスするモバイル端末を適切に管理し、セキュリティを担保するわけです。 テレワークが一般的になった もう一つは、テレワークが一般的になったことが挙げられます。従来のワークスタイルは決まった時間にオフィスに出社し、業務時間が終了したら退勤するというものでした。 そういったオフィスメインの業務スタイルにもメリットがありますが、通勤による疲労や災害リスクなどのデメリットも生じます。テレワークに移行すればそういったデメリットは避けられますが、今度は「さまざまな環境から社内のシステムにアクセスが試みられる」といった状況が発生します。 社内ネットワークの内部に全ての端末があれば、さまざまな面で管理がしやすくなります。しかし、テレワークのように外部からのアクセスがメインになれば、各デバイスがポリシーに準拠しているかどうかを判別する必要が生じます。 Intuneによりモバイル端末を管理することで、その辺りを見極めることができます。 Azure Active Directoryと条件付きアクセス Azure Active Directoryは、クラウドベースのユーザやアクセス管理ためのサービスです。 Azure Active Directoryは、Intuneと同じくMicrosoft社が手掛けています。 Azure Active Directory には、様々な条件でアプリケーションへのアクセスを制御する条件付きアクセスという機能がります。 条件はIPアドレス、所属するグループ、ユーザー、デバイスなど複数の条件を組み合わせることができ、条件に満たないユーザからのクラウドに対するアクセスをブロックすることができます。 Azure Active Directoryはクラウドのアクセス管理するためのツール Azure Active DirectoryとIntuneの大きな違いは、Azure Active Directoryが主にクラウドのアクセス管理するためのツールである点です。 対して、Intuneはデバイスを管理するためのツールです。Intuneで端末を社内のポリシーに準拠させることができます。 現代ではクラウド環境で業務が完結することは少ないため、条件付きアクセスの条件にポリシーに準拠したデバイスのみとすることで、外からのクラウドのアクセスに対するセキュリティを強固にすることができます。 Azure ADが名称を変更Microsoft Entra IDへ Microsoft Entra製品との連携をしやすくするために、2023年10月からAzure ADの名称がMicrosoft Entra IDに変更しています。 セキュリティで保護された全てのアクセスエクスペリエンスを、ユーザーにとってわかりやすくシンプルにするというMicrosoftの取り組みの一つとしての変更です。 現在Azure ADのサービスを使用している場合は、サービスが中断されることなく、全ての機能を引き続き使用できます。使用していくにあたり、ユーザーによる新たな設定は必要ありません。 IntuneのMDM（モバイルデバイス管理）とMAM（モバイルアプリケーション管理） Microsoft […]

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介

シェアポイントとは？ シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 […]