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Business Efficiency

October 3, 2024

チーム申請アプリを作成し、Teamsのチーム作成を自動化
0. はじめに Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を管理するために、申請アプリを導入することは効果的です。 アプリを導入することで、以下の2つの重要なメリットがあります。 ①申請フローを確立 これまで手動で行われていたチームやチャネルの作成申請が、アプリを使うことで一元管理され、明確な承認プロセスを確立できます。ユーザーは簡単なフォームに必要な情報を入力して申請を行い、承認者が承認を行うことで、指定されたチームやチャネルが自動的に作成されるため、プロセスの透明性と効率が向上します。 ②チャネルの乱立制限 アプリを通じて申請プロセスを管理することで、必要以上に多くのチャネルが作成されるのを防ぎ、組織全体でのチームやチャネルの構成を整理された状態に保つことができます。これにより、チーム内のコミュニケーションが整理され、無駄なチャネルの増加を抑えることができます。 このように、アプリを活用することで、業務効率を大幅に向上させるとともに、チーム運営をより効果的に管理できるようになります。 1. アプリの機能 以下の機能を持たせたアプリを作成します。 1. 新規チーム作成機能 ユーザーが新しいチームを作成するための申請を行い、承認された場合にチームが自動的に作成されます。また、必要に応じてメンバーの追加やチャネルの作成も同時に行えます。 2. 既存チームチャネル追加機能 既存のチームに新しいチャネルを追加する申請を行い、承認された場合にチャネルが自動的に作成されます。 2. 作成物 以下の手順に従って、Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を行うためのアプリを作成します。 1. SharePointリスト 申請データを保存するためのリストを作成します。 2. キャンバスアプリ ユーザーがチームやチャネルの作成を申請するためのフォームを作成します。 3. Power Automate 申請された内容を承認し、承認された場合にチームやチャネルを自動的に作成するフローを作成します。 3. 手順 1. SharePointリストの作成 申請データを保存するためのSharePointリストを作成します。このリストには、チーム名やチャネル名、所有者、メンバーなどの情報が含まれます。 リスト項目の設定 次に、リストの項目を設定します。各項目には適切なデータ型を設定し、必要に応じて選択肢を追加します。 項目名 英名 必須 列タイプ 備考 チーム名　 Title　 ○　 1行テキスト　 　 チャネル名　 channel_name　 　 1行テキスト　 　 […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃Power Automate ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

インターネット上にある表からデータを取得しTeamsに通知を送る～第2回　データ収集編～
こんなお悩みはございませんか？ インターネット上に更新される情報を毎回手動でExcelシートに入力している 更新された情報を毎回確認し、手動で社内に通知している 更新作業を忘れていて、後から慌てて対応したことがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用すれば、 インターネット上に更新された情報をSharePointリストに登録することでスケジュールから、自動でリマインドすることが出来ます。 SharePoint上に通知する内容と日程を記録したExcelを配置し、日時が一致している場合にTeamsに通知することで自動で通知を送ることが可能です。 日々、確認して通知するといった単縦だけど積み重ねると時間がかかってしまう作業も自動化できるので業務効率化につながります。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 1.はじめに 前回はSharePointリストからデータを取得し、Teamsに通知を送りましたが、今回はWebから表データを取得して、SharePointリストに追加する方法をご紹介します。 ​ 2.表データの取得 初めに、Webから表データを取得して、Excelにテーブルを作成します。 続いて、 PowerAutomateを用いてSharePointリストにExcelのデータを入力します。 ※今回は、SharePointの別リストから表データを取得していますが、Webからの表データ取得と大きく手順が変わりません。 2-1.アプリ版Excelで新規作成 ExcelのPowerQueryを使ってWebから表データを取得します。 アプリ版のExcelを起動します。 新規から「空白のブック」を選択します。 2-2.データの取得 上部メニューの「データ」を選択してください。 リボンの「データの取得」を押下して、「その他のデータソースから」を選択し、「SharePointリストから」を押下します。 ※今回は自社のSharePointサイトから表データを取得するため、「SharePointリストから」を選択しています。 2-3.URLを入力 中央にSharePointリストからのダイアログが表示されます。 取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 ※Webからの場合 データの取得が「Webから」の場合はこちらの手順になります。 中央にWebからのダイアログが表示されます。 「基本」を選択したまま、取得する表データのURLを入力して、「OK」を押下します。 2-4.データの変換 ナビゲーター画面が表示されます。 取得する表データを選択して、問題がなければ「データの変換」を押下します。 ここでは、取得する表データを「保養施設受付期間」としています。 2-5.データの整形 PowerQueryエディターが起動します。 必要に応じて列の名前やデータ型を編集してください。 こちらでは列の名前を編集して、必要のない列を削除し、テキスト型に変換しています。 編集が終了したら、「閉じて読み込む」を押下します。 2-6.データの整形後 変更後の画面です。 3.SharePointリストの作成 Excelテーブルの作成は終了しましたので、SharePointリストを作成します。 SharePointのホームから「新規」を押下して、「リスト」を選択します。 「空白のリスト」から名前を入力して、「作成」を押下します。 ここでは、リスト名を「保養施設」としています。 作成後、リストの画面に遷移します。 3-1.列の作成 保養施設リストにExcelのテーブルと同様の列を追加していきます。 「列の追加」を押下して、全て「1行テキスト」で任意の列名を作成しますが、一度英語で列名を付けてから日本語の列名に変更することをおすすめします。 最初に付ける名前が内部列名として扱われ、後から変更ができないため、日本語で初めから列名を付けると内部列名が文字化けの様な内部列名になってしまうためです。 […]
＃Microsoft 365 ＃powerautomate ＃Teams ＃シェアポイント ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃ワークフロー ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Apps「コネクタ」を利用して簡単にデータ連携を実現！
こんなお悩みはございませんか？ データがばらばらに散らばっていて、管理が難しくなってしまっている データ連携を行いたいが、連携先のシステムの仕様調査などが必要でかなりの手間がかかる データ連携を行いたいが、外部に委託すると費用が高い 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Appsのコネクタを活用することで、データの一元管理を簡単に行うことができます。ほかのシステムを使ってデータ連携を行う場合は、連携先のシステムの仕様調査をはじめ、多くの手間がかかることが一般的です。 しかし、PowerAppsには200種類以上の外部サービスとスムーズに連携できる「コネクタ」と呼ばれるサービスがあるため、データ連携に時間や手間をかける必要もなくなります。 今回はSharePointリストとコネクタを使用してデータの連携を行っていきます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 目次 1. SharePointにリストを作成  1-1. 「リスト」を選択  1-2. 「空白のリスト」を選択  1-3. 「リスト」の名前を入力 2. SharePointリストの項目名を変更  2-1. 「リストの設定」を選択  2-2. 「タイトル」を選択  2-3. 「プロジェクト名」を入力 3. SharePointリストへ項目を追加  3-1. 「テキスト」を選択  3-2. 「名前」の設定  3-3. 「編集」を選択  3-4. 「名前」の変更 4. SharePointリストへデータを追加  4-1. 「新規」を選択  4-2. 「プロジェクト名・プロジェクトコード」を入力 5. Power Apps 新しいアプリを作成  5-1. 「＋ 作成」を選択  5-2. 「空のアプリ」を選択  5-3. 「空のキャンバスアプリ」を選択  5-4. 「アプリ名」を入力 6. 「コネクタ」を使用してSharePointリストを紐づける  6-1. 「データ」タブを選択  6-2. データ ソースの選択で「SharePoint」を押下する  6-3. 任意のSharePointリストと接続する  6-4. データ テーブルの選択する  6-5. データ テーブルにSharePointリストを紐づけする 7. アプリを保存する 8. アプリを確認する  8-1. 「アプリのプレビュー」を選択  8-2. アプリの確認 1. SharePointにリストを作成 1-1. 「リスト」を選択 「SharePoint」を開き、「新規」ボタンから「リスト」を選択します。 1-2. 「空白のリスト」を選択 「リストを作成」から「空白のリスト」を選択します。 1-3. 「リスト」の名前を入力 […]
＃Power Apps ＃コネクタ ＃データ連携 ＃一元化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automateで メールの添付ファイル保存を自動化！
こんなお悩みはございませんか？ メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたい 1回の作業時間は短いが、これが大量だとストレスを感じる。 手作業だとどうしても「保存漏れ」といったヒューマンエラーが起こる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOneDrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。 メールの添付ファイルを保存する作業は１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 目次 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 2. Power Automate 新しいフローを作成  2-1. 「マイフロー」を選択  2-2. 「自動化したフロー」を選択  2-3. 「フロー名」を入力 3. 「新しいメールが届いたとき」の設定 4. OneDriveに保存する設定  4-1. 「OneDrive ファイルの作成」を選択  4-2. 「フォルダーパス」の設定  4-3. 「ファイル名」の設定  4-4. 「ファイルコンテンツ」の設定  4-5. 作成したフローの保存  4-6. 作成したフローの全体図 5. テストのやり方  5-1. 「フローのテスト」の設定  5-2. テストの待機状態  5-3. テスト実行  5-4. フローの実行結果  5-5. 添付ファイル保存の結果 6. SharePoint Onlineに添付ファイルを保存するフォルダを作成  6-1. 「SharePoint ファイルの作成」を選択  6-2. 「サイトのアドレス」を設定  6-3. 「フォルダーのパス」を設定  6-4. 「ファイル名」を設定  6-5. 「ファイルコンテンツ」を設定 1. OneDriveに添付ファイルを保存するフォルダを作成 「OneDrive」を開き、任意の保存先フォルダを作成します。今回は、「メールの添付ファイル自動保存先」フォルダを作成します。 2. Power Automate 新しいフローを作成 2-1. 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 2-2. 「自動化したフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 2-3. 「フロー名」を入力 […]
＃powerautomate ＃メール添付ファイル ＃簡単 ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Dynamics 365 Salesを導入して 営業情報を一元管理！
こんなお悩みはございませんか？ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 全て Dynamics 365 Sales で簡単に解決できます！ 営業のナレッジ共有や引き継ぎができておらず、属人化してしまっている Dynamics 365 Salesで営業情報を蓄積し資産化！ 商談履歴、顧客情報、営業ノウハウなど、営業個人で膨大な情報資産を持っていることも多いのではないでしょうか？ Dynamics 365 Salesでは、顧客管理、商談管理、見積もり、製品管理など標準的なCRMの機能は網羅的に搭載されているので、効率的に可視化して管理することができます。 さらに、データを蓄積すると、AIが優先度の高い商談をスコアリングしてくれるので、個人に依存していた営業に関する情報が会社全体で共有、加えて営業案件の優先度も自動化し、脱属人化を推進することができます。 案件の進捗状況の報告に時間が取られてしまう 個人と組織の営業力を強化！ Dynamics 365 Salesはスマートフォンにも対応しているため、業務報告のために帰社する必要もなく、無駄に時間を取られることはありません。 ネット環境が整っていれば時間や場所を問わずアクセスできるDynamics 365 Salesを導入すれば、商談後すぐにあるいは移動中に業務報告を行うことができるようになります。 空き時間を有効に使えるようになることで、全体的な業務効率化も進むだけではなく、新たに生じた時間を顧客とのコミュニケーションや新規顧客の開拓時間に充てることもできます。 このような効果的な利用により、個人の営業スキル向上と組織の営業力向上にもつながっていくことでしょう。 担当営業ごとに案件管理がバラバラなので、進捗状況や履歴が把握しにくい 営業プロセスの最適化！ Dynamics 365 Salesの商談・活動管理では、商談の進捗状況や活動履歴を分かりやすく表示します。 さらに商談詳細画面では、「最終接触日」「経過日数」「訪問回数」を自動的に集計し、営業担当者が適切なタイミングで適切なアクションが起こせるようにサポートします。 また、問い合わせ内容や契約情報、対応履歴などをまとめて、あらゆる顧客情報を一目で確認できるようになります。 これらの複数の情報をまとめて管理可能なので、混乱したりミスが起きたりするリスクも少ないです。 さらには、ルールに基づいて業務を自動化し“やることリスト”を作成してリマインドを出すなどの機能もあり、営業活動の効率を上げてくれます。
＃Dynamics 365 Sales ＃Dynamicsとは ＃一元管理 ＃営業支援
クラウドセキュリティー対策

November 7, 2024

長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？
長期休暇に向けた情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇における情報セキュリティ対策とは？ 長期休暇の時期は「システム管理者が長期間不在になる」「友人や家族と旅行に出かける」等、いつもとは違う状況になりやすく、ウイルス感染や不正アクセス等の被害が発生した場合に対処が遅れてしまったり、SNSへの書き込み内容から思わぬ被害が発生したり、場合によっては関係者に対して被害が及ぶ可能性があります。このような事態を防ぐためには、以下の対策の実施が効果的です。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 ウイルス感染したパソコンや外部記憶媒体等を社内ネットワークに接続することで、ウイルスをネットワーク内に拡散してしまうおそれがあります。長期休暇中にメンテナンス作業などで社内ネットワークへ機器を接続する予定がある場合は、社内の機器接続ルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しないサーバ等の機器は、電源をOFFにしてください。 ◆機器やデータの持ち出しルールの確認と遵守 長期休暇に社外での対応が必要となるパソコン等の機器やデータ等の情報を持ち出す場合は、持ち出しルールを事前に確認し遵守してください。 ◆使用しない機器の電源OFF 長期休暇中に使用しない機器は電源をOFFにしてください。 長期休暇前の対策とは？ ◆社内ネットワークへの機器接続ルールの確認と遵守 長期休暇中にOS（オペレーティングシステム）や各種ソフトウェアの修正プログラムが公開されている場合があります。修正プログラムの有無を確認し、必要な修正プログラムを適用してください。 ◆定義ファイルの更新 長期休暇中に電源を切っていたパソコンは、セキュリティソフトの定義ファイル（パターンファイル）が古い状態のままになっています。電子メールの送受信やウェブサイトの閲覧等を行う前に定義ファイルを更新し最新の状態にしてください。 ◆サーバ等における各種ログの確認 サーバ等の機器に対する不審なアクセスが発生していないか、各種ログを確認してください。もし何らかの不審なログが記録されていた場合は、早急に詳細な調査等の対応を行ってください。 ◆持ち出した機器等のウイルスチェック 長期休暇中に持ち出していたパソコンや、データを保存していたUSBメモリ等の外部記憶媒体にウイルスが混入していないか、組織内で利用する前にセキュリティソフトでウイルススキャンを行ってください。 ◆不審なメールに注意 実在の企業などを騙った不審なメールに関する相談が多く寄せられています。こういったメールの添付ファイルを開いたり、本文中のURLにアクセスしたりすることで、ウイルスに感染したり、フィッシングサイトに誘導されたりしてしまう可能性があります。 長期休暇明けはメールが溜まっていることが想定されますので、特に注意してメールチェックを行ってください。不審なメールを受信していた場合、添付ファイルは開かず、本文中のURLにはアクセスせず各組織のシステム管理者に報告し指示に従ってください。 【参考】独立行政法人情報処理推進機構セキュリティセンター「長期休暇における情報セキュリティ対策」
＃利用者 ＃情報セキュリティ対策 ＃管理者 ＃長期休暇
Business Efficiency

November 7, 2024

Teams で生産性を向上させよう！
Teams で生産性を向上させよう！ Microsoft Teams で生産性を上げる方法 Teamsでメッセージを送っても相手に気付いてもらえないなど、コミュニケーションに 　 　時間がかかってしまう 「重要」「緊急」「メンション」などを活用することで、もっと円滑なコミュニケーシ ョンを取ることができようになります。 文章を改行したくて「Enter」キーを押すと、Teamsのチャットが途中で送信されて焦 　　 ってしまう。 文章入力の左下にある「書式」を押すことで「Enter」キーで改行ができます。 これにより、間違って「Enter」キーでチャットが途中で送信されることが 解消されます。 Teamsで共有された画面を自分で操作したい。 相手が共有した画面を制御する権利をもらうことで、こちら側でも 操作を行うことができます。
＃Teams ＃チャット ＃企業事例 ＃使い方 ＃業務改善 ＃生産性向上
Business Efficiency

November 7, 2024

Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう！
Microsoft 365 でペーパーレス化に取り組もう！ 課題 その１ 資料の保存場所や共有の仕組みがない いざペーパーレス化しようと思っても、資料を保存しておく場所も、資料共有の仕組みも整備されていない。 打ち合わせでは、いつも紙に印刷した会議資料を持っていかざるをえない。 Microsoft 365を使った解決策 OneDriveやTeams を使って資料を 共有しやすい環境を整備できます。 個人用クラウドストレージの OneDrive では、デスクトップのローカルフォルダとの同期設定により、ローカルフォルダへのファイル保存や編集を行う感覚そのままでクラウド上にも資料を保存・編集できますし、他者との共有も、共有URLをコピぺするだけで可能となります。 また、Teams は、プロジェクトやチーム間でのファイルの共有や共同編集にも最適です。一度Teams 上でシェアされたファイルは、即座にそのチーム間で共有されるので共同編集も可能になります。 課題 その2 クラウドサービスのセキュリティに不安があるので紙の方が安全では？ 情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。 クラウドだとどこからでも社内のドキュメントにアクセスできるようになってしまうし、それがきっかけで社外にドキュメントを持ち出されはしないか？ あるいは不正にサインインされたりするのではないか？など、対策を考えるくらいなら紙のままでも良いような気がする。 Microsoft 365を使った解決策 セキュリティを向上する豊富な機で、クラウドサービスに対する不安を一気に払拭できます 機密情報などが含まれるファイルの暗号化、閲覧・編集の制限、コピー・画面ショットの取得・メール転送の禁止などファイルの操作許可レベルの設定や、いつ・どこで・誰がそのドキュメントを利用したかを追跡することも可能です。 このようにMicrosoft 365は、さまざまなセキュリティ対策の機能をご用意していますし、SLAも99.9%保証しています。 また、サーバーも国内2箇所に設置しお互いが冗長化されているため、有事の際も安心してご利用いただけます。 課題 その3 従業員のITリテラシーやスキルの不足 情報セキュリティの観点から、クラウドサービスを使うのが不安だと感じている。 資料のダウンロード一つ取っても、やり方を直接教えなければならない社員が多いなど、ペーパーレスに取り組むには従業員のITリテラシーやスキルの不足が不安だ。 それに活用方法を教えるための勉強会で会議室に人を集めるのも大変なので、なかなかペーパーレスに踏み切れない…。 Microsoft 365を使った解決策 Teams を使ったライブ配信で、ITリテラシーやスキルの育成が可能 Teams を使ったストリーミング配信を使えば、社内勉強会や研修を簡単に行うことができます。 通常のweb会議とは異なり、録画しながら配信する仕組みとなっているので、視聴者はライブで視聴することも、後から録画を見直すこともできるのでとても便利です。
＃Microsoft 365 ＃クラウドサービス ＃セキュリティ ＃ペーパーレス ＃資料共有
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automate で業務フローを簡単に自動化
Power Automate で業務フローを簡単に自動化 単純作業や人為的なミスを減らしたい。 Power Automate なら、例えば「メールの添付ファイルを手動でドライブに保存する」という作業を「自動的に OneDrive for Business に保存できる」など、 煩わしい作業を解消し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。 ワークフローや業務プロセスを自動化したい。 Power Automate では予め用意されたパーツを組み合わせてワークフローや業務プロセスを自動化できます。ドラッグ＆ドロップだけでワークフローを作成できたり、分岐・並列処理・ループなどが必要な業務プロセスにも対応可能です。 他のシステムとも連携して業務プロセスを改善したい。 Power Automate には、さまざまなクラウドサービスやデータベースやWeb API とデータ連携ができる500種以上ものコネクタが予め標準で用意されているのでサービスやデータを横断するような業務プロセスを自動化できます。
＃powerautomate ＃ローコードツール ＃業務フロー ＃自動化
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