営業管理をもっと効率化するにはシステムの適切な活用が大事

営業管理を効率化することで営業力を強化し、売上げアップに繋げることができます。この記事では、営業管理と営業力の関係や営業管理効率化のための考え方などを事例を挙げつつご紹介します。

改めて考えたい営業業務の重要性

まずは、改めて営業業務の重要性を考えてみたいと思います。基本的な部分をおさらいしましょう。

営業力は収益の要

企業はモノやサービスを作るだけでなく、それを売ってお金に換えなければなりません。どのような事業形態でもセールスというプロセスを無視することはできず、一般的には営業力と収益力の間には相関関係が生じます。

営業力は収益の要になるため、いかに営業生産性を向上させるかについて頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。昨今、営業という言葉が指す意味も大きく変化しつつありますが、事業の柱の一つという基本には変わりありません。

プッシュ型からプル型への変更

従来はモノを売る側から買う側にアプローチを行うプッシュ型の営業スタイルが基本でしたが、昨今は相手からのアプローチを待つプル型の営業が主流になりつつあります。プッシュ型のメリットとしては「手法が分かりやすい」「先手を打てる」といったものがありますが、反面「不興を招きやすい」「労力が分散される」といったデメリットもあります。

欲しいかどうかも分からない商品について、見知らぬ人間からセールスを受けたい人はそう多くありません。そこをクリアして話を聞いてもらうのが営業マンの仕事という考え方もありますが、そういった精神論では覆せない時代になりつつあるのも事実です。

現代においては適切な広告やプロモーションを打ち、潜在顧客からアプローチしてくるのを待つプル型営業に移行しつつあります。

営業力と営業管理の関係性

営業力と営業管理の間には、どのような関係性があるのでしょうか。プッシュ型プル型共に営業管理が重要であることには変わりませんが、営業管理は特にプル型の営業スタイルで効果を発揮します。

プッシュ型の場合、アプローチからクロージングまでを一人の営業マンが担当することが多いため、管理せずとも当人の頭の中で半ば自動的に営業にまつわる業務管理が行われています。しかし、プル型の場合は各工程を別の人間が担当することが多く、情報をしっかりと共有しなければ成果を得るのが難しくなってしまいます。

そのため、プル型の営業では「いかに効率的に営業管理を行うか」という部分に焦点を当てなければなりません。

営業力の強化には、営業管理の効率化が必須

では、次に営業管理の効率化によりどのような形で営業力が強化されるのかを見ていきましょう。

営業管理を行うことで、営業の属人性が低下する

営業管理を正しく行うことで、営業の属人性が低下し営業力の強化に繋がります。従来のプッシュ型営業はアプローチからクロージングまでを一人の営業マンが行うことが多く、営業マン個人に顧客情報が集約される形でした。

それによるメリットももちろんあるのですが、「業務の属人化」というデメリットは無視できません。担当者がいないとさまざまな情報が不明確なまま対応がおざなりになってしまい、営業マン個人の力が強くなるとともに顧客満足度が下がってしまう恐れがあります。

営業管理を行い必要な情報を共有することで、業務の属人性を下げ顧客対応を平準化することができます。

営業業務が見える化し、営業マンの適性が分かる

営業管理を適切に行うことで営業業務が見える化し、各営業マンの適性を明確化することができます。たとえば商品説明は得意だけどクロージングに難がある、あるいはその逆といった営業マンの特性を知ることができれば、的確な人材配置に繋げられるでしょう。

もちろん、相性の良さそうな顧客を一から十まで担当させるというやり方も考えられます。ただ、営業マン個人と顧客の関係性が深まれば深まるほど前述した業務の属人性が高まることになるため、その点には注意が必要です。

より効率的な営業を行うことができる

営業管理を行う目的は、営業力を強化し売上をアップさせることです。前述した属人性の低下や的確な人材配置も全ては営業力を強化するための考え方の一つにすぎません。

一般的にはこれらを行うことで営業力の強化に繋がりますが、会社のスタイルによっては逆の結果を生じることもあるでしょう。その場合は無理に営業管理を行わず、従来のスタイルを貫くといった選択肢もあります。

ただ、その場合においても長期的には適切な営業管理を取り入れる方向に進むのがよいでしょう。営業管理を行うことで営業業務を明確に定義し汎用性を高めることができるため、時代の変化に強いというメリットが生まれます。

今は激動の時代と言われており変化のスピードはさらに早くなることが予想されるため、なるべく早いうちに体制を整えるのがベターです。

営業管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めるには？

それでは、次に営業管理を効率化するための方法について解説します。営業管理が滞っているような場合は、以下のようなポイントを振り返ってみましょう。

見込み客をステージによって振り分ける

見込み客をステージによって振り分けることで、営業管理の効率化に繋がります。ステージを分ける要素としては、見込み客の購買に対する熱量などが挙げられます。

あまり熱意の上がっていないステージではメールやブログなどで商品の説明、購入することによるメリットなどを啓蒙します。対して、十分に購買意欲が上がっている顧客に対しては営業マンとの接触機会を設け、直接的に購入を促すといったやり方が有効でしょう。

この場合、大事なのは「どういった基準でステージを分けるか」です。その辺りは業務の特性によるところが大きいですが、たとえば「メールの開封率」や「問い合わせ内容」などが一般的なものとして挙げられます。

ワークフローを見直す

ワークフローを見直すことで、営業管理を効率化できる可能性があります。どのような業務でもタスクの集合体であるワークフローが存在しますが、その中には一見不要と思われるような業務が眠っているでしょう。

それをカットするかどうかはケースバイケースで決めなければなりませんが、省略できるものはした方が効率化に繋がります。しかし、業務を省略するかどうかは長い目で見たり、事業全体を俯瞰して考える必要があります。

一見不要なものをカットしたところ、長期的に悪影響が出てしまったという例もありえない話ではありません。

システムを導入する

業務システムを導入すれば、効率的な営業管理に繋がります。営業に関係するシステムとしては、SFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）などが挙げられるでしょう。

どちらも業務システムの一つですが、SFAは主に営業支援のためのシステムであり、CRMは顧客関係管理システムという点が異なります。営業管理を行うのであればSFAの方がイメージに近いですが、両者を組み合わせることで、より効率化的な営業管理を行うことができるでしょう。

もちろん、他にも営業管理をサポートしてくれるシステムは多数存在します。自社のニーズに合ったシステムを導入すれば、業務の大幅な効率化が可能です。

データ活用による営業管理の高度化

営業管理を効率化するうえで欠かせないのが、蓄積したデータをどのように活用するかです。単なる記録にとどめるのではなく、データを可視化・分析することで意思決定のスピードを高め、営業活動をより戦略的に進められます。ここでは、データ活用を軸にした営業管理の高度化のポイントを紹介します。

営業データの可視化と意思決定のスピード向上

営業活動では、案件数・成約率・顧客対応履歴など膨大なデータが日々生まれています。しかし、これらを個人や部門ごとに管理していると、全体像を把握するのに時間がかかり、タイムリーな意思決定ができません。

ダッシュボードやBIツールを活用し、営業データをリアルタイムに可視化することで、経営層やマネージャーは即座に現状を把握できます。たとえば「どの営業担当がどの段階で案件を失注しているのか」や「成約率が高い顧客属性はどこか」といった情報を数値やグラフで直感的に確認できれば、改善策をスピーディに打ち出せます。

結果として、属人的な勘や経験に頼らない、データドリブンな営業戦略の実行が可能になります。

AI・機械学習を活用した予測分析

近年では、営業データを単に「振り返る」だけでなく、AIや機械学習を活用して「未来を予測する」取り組みが広がっています。

具体的には、過去の商談履歴を学習させて「この案件は成約する可能性が高い」「この顧客は離反リスクがある」といったスコアを自動で算出する仕組みです。そのため、営業担当者は優先度の高い案件に集中でき、限られたリソースを効果的に配分できます。

また、需要予測や売上予測も可能です。たとえば、季節要因や地域特性を加味した販売シミュレーションを行えば、在庫調整や人員配置など経営資源の最適化にもつながります。AIを取り入れた予測分析は、営業管理の精度を飛躍的に高める手段といえるでしょう。

データ品質を高める運用ルール

どれほど高度なツールや分析手法を導入しても、元になるデータが不正確であれば成果は望めません。そのため、データ品質を高めるための運用ルールを整備することが重要です。

代表的な課題は「入力漏れ」「二重登録」「表記ゆれ」です。これらを防ぐために、入力必須項目の設定やプルダウン形式での選択肢統一、定期的なデータクレンジングを行うといった仕組みが有効です。さらに、担当者ごとに入力ルールを徹底するだけでなく、定期的に監査を行い、システム管理部門や営業企画部門が品質をチェックする体制を整えると安心です。

正確なデータを維持できれば、可視化や予測分析の効果が最大化され、営業活動全体の信頼性と再現性を高められます。

システムを導入することによるメリットや必要性

では、次にシステムを導入することによるメリットや導入の必要性について解説します。

労働生産性の向上

システムを導入すれば、労働生産性の向上に繋がります。システムの役割は、主に既存業務を自動化して置き換えることになるため、自動化したリソースを他に振り分けることができるでしょう。

昨今のトレンドとして、自動化できる部分は極力自動化し、人間は人間にしかできない仕事をするという考え方があります。現代においてITを取り入れず業務を行うのは不可能に近いため、システムができることとできないことをしっかりと認識しリソースを配分することが大事です。

働き方改革への対応

働き方改革における要請の一つに、「残業時間の抑制」があります。上記の通り、システム活用により労働生産性が向上すると少ない時間で多くの仕事ができるようになり、残業時間の抑制に繋がるでしょう。

残業時間を抑制するためだけであれば、定時になったら強制的に業務を終了させればよいだけです。しかし、それだと通常業務が回らなくなってしまう恐れがあるため、業務量の削減もしくは時間あたりの処理能力向上を図る必要があります。

システムを導入することで、両者に良い影響を与えることができるでしょう。

収益体制の強化

システムを導入し労働生産性を向上させれば、収益体制の強化にも繋がります。労働生産性が向上するということは同じ時間でより多くの仕事をこなせるようになり、事業全体の費用対効果が改善されます。

そうなると同じ売上でもコストが軽減された分利益が上がりやすくなり、収益体制を強化することが可能です。強い収益体制は強い事業基盤に繋がり、ビジネス全体に良い影響を与えるでしょう。

どのようなシステムを導入すべきか

では、どのようなシステムを導入すれば効果が高いのでしょうか。システムを選ぶ際は、下記のような点に注意しましょう。

自社との相性を見極める

システムを導入する際は、自社業務との相性を見極めることが重要です。この見極めが甘いと、導入したが思ったより成果が出なかった、使われずに放置されてしまったなどの弊害が生じる恐れがあります。

一口にSFAやCRMといっても、リリースされている製品は多種多様です。多くの選択肢の中から適切なものを選ぶためには、「システムで何がしたいのか？」を事前に明確にしましょう。

必要十分な機能を備えたシステム

システムにはさまざまな機能が搭載されていますが、多すぎても少なすぎても運用に支障をきたしてしまいます。多すぎる場合は使い方が煩雑になり、少なすぎる場合はやりたいことが実現できないといった弊害が生じます。

「自社はシステムに何を求めており、そのためにはどのような機能が必要か」を事前に明確化しておきましょう。その辺りがはっきりすれば、自ずと選ぶ製品が固まってきます。

将来性のあるシステム

余裕があれば、システムの将来性についても検討したいところです。「どのベンダーが開発しているか」「開発運用体制は盤石か」「時代に即したアップデートが行われるか」などを鑑みることで、システムの将来性をある程度見込むことができます。

現時点ではしっかりと機能していても、いつの間にか時代の変化に取り残されてしまうシステムもあるかもしれませんでしょう。そのタイミングで新しいシステムを検討してもよいのですが、再度導入コストを支払わなければならないため、なるべく同じものを長期的に使い続けた方が好ましいのではないでしょうか。

営業管理システムの導入・定着を成功させるコツ

営業管理システムは導入するだけでは成果が出ません。現場で活用され、定着してはじめて効率化や売上向上といった効果につながります。そのためには、教育・カスタマイズ・改善サイクルという3つの観点から取り組むことが欠かせません。

社内浸透のための教育・トレーニング

新しいシステムは、どれほど優れた機能を持っていても、社員が使いこなせなければ意味がありません。導入初期にしっかりと教育・トレーニングを行うことで、現場での利用率が大きく変わります。

たとえば、営業担当者向けには日常業務に直結する操作方法を重点的にレクチャーし、マネージャー向けには進捗管理やレポート機能の活用法を中心に研修を行うなど、役割ごとに内容を最適化することが有効です。また、実際の商談や案件管理を想定したロールプレイ形式の研修を取り入れることで、机上の知識ではなく実務に活かせるスキルが身につきます。

こうした教育の積み重ねにより、システム活用が自然と業務の一部となり、定着がスムーズに進みます。

現場の声を反映したカスタマイズ

システム導入が失敗する大きな要因の一つが「現場の業務フローに合わない」ことです。標準機能のままでは使いづらく、利用が形骸化してしまうケースも少なくありません。

そこで重要なのが、現場の声を反映したカスタマイズです。例えば、入力項目を必要最低限に絞り、画面遷移を簡略化するだけでも、入力の負担は大幅に減少します。また、営業部門ごとに商材や顧客層が異なる場合には、用語やチェック項目をその部門に合わせることも効果的です。

システムを「現場が使いやすい形」に整えることで、自然と利用率が高まり、営業活動全体のデータ品質も向上します。

導入後の効果測定と改善サイクル

システムは導入したら終わりではなく、導入後の効果測定と改善が不可欠です。利用状況や成果を定期的に確認し、問題点を早期に修正することで、長期的に活用できる基盤が整います。

具体的には、案件入力率・商談の進捗スピード・成約率といったKPIを設定し、月次や四半期ごとに効果をレビューします。その際、現場から「入力が煩雑である」「レポートの精度が足りない」といった声が上がれば、速やかに改善策を検討し、システムや運用ルールに反映させることが重要です。

このPDCAサイクルを回し続けることで、システムは企業文化として根付き、単なるツールではなく「営業戦略の基盤」として機能します。

システムを実際に導入した事例

それでは、最後にシステムの導入事例をいくつかご紹介します。

営業活動の定量的な管理：istyle

istyleは、化粧品や美容の総合サイト「@cosme」を運営している会社です。同社では、営業管理にExcelを使用していたのですが、限界を迎えたため新たにSFAを導入することになりました。

その結果、営業活動を定量的に管理することで売上との相関関係が明確になり、マネジメントの改善に役立ちました。

業務の属人化を解消：パナソニックインフォメーションシステムズ

パナソニックインフォメーションシステムズは、パナソニックグループの事業をITで支援している企業です。同社ではSFAを活用して営業管理を行っていたものの、主目的が案件情報のエントリーに限定されていたため、情報の不足が課題となっていました。

そこで代替システムを導入したところ各拠点の営業ノウハウの可視化に成功し、眠っていたノウハウを活用することができるようになりました。

営業案件の可視化により業務効率アップ：建築業

ある建築企業では競合他社の登場などにより、営業力の強化が求められていました。従来の営業スタイルは各担当者に任せっぱなしだったため、顧客への対応がブラックボックスになっているという課題を抱えていました。

そこでSFAを導入し進捗管理や情報の共有、顧客の優先順位などをつけたことにより、営業力の全体的な底上げに成功。結果として営業利益の前年比130％増を達成しました。

営業管理効率化の最新トレンド

営業管理は、単なる効率化の枠を超えて「いかに変化の早い市場環境に対応できるか」が問われています。近年はモバイルやクラウドの普及、営業とマーケティングの一体化、そして情報保護の強化といった新しい潮流が生まれています。これらのトレンドを理解することが、今後の営業力強化につながります。

モバイル・クラウド活用によるリアルタイム管理

営業担当者は外出が多く、オフィスに戻ってから入力や報告を行う従来型のスタイルでは、情報共有のタイミングが遅れがちです。そこで注目されているのが、モバイル端末やクラウド環境を活用したリアルタイム管理です。

たとえば、商談直後にスマートフォンやタブレットから顧客情報を入力すれば、その瞬間に社内メンバー全員が最新の状況を把握できます。また、クラウドを介することで、拠点や部門をまたいだ情報共有もスムーズになります。その結果、報告・承認・次のアクションが即座に進み、スピード感のある営業活動が可能になります。

営業とマーケティングの連携強化

これまで営業とマーケティングは別々に管理されることが多く、情報が分断されがちでした。しかし現在は、MA（マーケティングオートメーション）とSFA/CRMを連携させる流れが強まっています。

たとえば、マーケティングで獲得した見込み顧客のスコアや行動履歴を営業部門と共有することで、営業は「温度感の高い」顧客に集中できます。逆に、営業からフィードバックされた顧客ニーズはマーケティング施策に還元され、より精度の高いリード獲得が可能になります。

このように両部門がデータでつながることで、組織全体の収益最大化が実現します。

セキュリティとコンプライアンスの確保

営業管理のデジタル化が進む一方で、個人情報や商談データの保護はますます重要になっています。特にクラウドを利用する場合、セキュリティ対策が不十分だと情報漏えいや法令違反のリスクが高まります。

そこで注目されるのが、データ暗号化・アクセス権限管理・ログ監査といった仕組みです。さらに、日本では個人情報保護法、欧州ではGDPRなど、各地域のコンプライアンス基準に適合した運用が求められます。

セキュリティと法令順守を両立させることで、顧客の信頼を維持し、安心してシステムを使い続ける基盤を整えることができます。

営業管理の効率化で得られる長期的効果

営業管理の効率化は、目先の売上向上や業務時間の削減だけにとどまりません。中長期的には、顧客との関係強化や社員のモチベーション向上といった、組織の持続的成長につながる効果をもたらします。ここでは、その代表的な2つの側面について解説します。

顧客ロイヤルティの向上

効率的な営業管理は、顧客への対応品質を安定させる効果があります。案件や顧客情報が一元管理されていれば、担当者が変わっても対応が途切れることなく、常に一貫性のあるサービスを提供できます。

たとえば、過去の購入履歴や問い合わせ履歴が共有されていれば、「前回のご要望に基づいてご提案します」といった形で、きめ細かなフォローが可能になります。この積み重ねは顧客満足度を高め、結果としてリピート率や紹介率の向上、長期的な顧客ロイヤルティの醸成につながります。

営業管理の効率化は、単なる「顧客数の増加」ではなく「顧客との関係性の深化」を生む基盤となります。

社員の働きがいと定着率向上

営業管理が効率化されると、営業担当者は煩雑な事務作業に追われる時間が減り、本来の提案活動や顧客との対話に集中できるようになります。その結果、成果を実感しやすくなり、仕事に対する達成感ややりがいが高まります。

また、業務プロセスが明確化されることで、属人化が解消され、フォロー体制も整いやすくなります。新人や若手社員にとっては「何をすれば良いかがわかる環境」が整うため、スムーズに戦力化でき、離職率の低下にも寄与します。

効率化は単なる業務削減ではなく、社員のモチベーションを高め、長期的に安定した人材基盤を築く効果を持ちます。

まとめ

営業管理を効率化することで、営業力の強化に繋がります。自社に合ったやり方やシステムを選定し、売上向上を目指しましょう。