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Business Efficiency

October 3, 2024

チーム申請アプリを作成し、Teamsのチーム作成を自動化
0. はじめに Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を管理するために、申請アプリを導入することは効果的です。 アプリを導入することで、以下の2つの重要なメリットがあります。 ①申請フローを確立 これまで手動で行われていたチームやチャネルの作成申請が、アプリを使うことで一元管理され、明確な承認プロセスを確立できます。ユーザーは簡単なフォームに必要な情報を入力して申請を行い、承認者が承認を行うことで、指定されたチームやチャネルが自動的に作成されるため、プロセスの透明性と効率が向上します。 ②チャネルの乱立制限 アプリを通じて申請プロセスを管理することで、必要以上に多くのチャネルが作成されるのを防ぎ、組織全体でのチームやチャネルの構成を整理された状態に保つことができます。これにより、チーム内のコミュニケーションが整理され、無駄なチャネルの増加を抑えることができます。 このように、アプリを活用することで、業務効率を大幅に向上させるとともに、チーム運営をより効果的に管理できるようになります。 1. アプリの機能 以下の機能を持たせたアプリを作成します。 1. 新規チーム作成機能 ユーザーが新しいチームを作成するための申請を行い、承認された場合にチームが自動的に作成されます。また、必要に応じてメンバーの追加やチャネルの作成も同時に行えます。 2. 既存チームチャネル追加機能 既存のチームに新しいチャネルを追加する申請を行い、承認された場合にチャネルが自動的に作成されます。 2. 作成物 以下の手順に従って、Microsoft Teamsでのチーム作成やチャネル追加を行うためのアプリを作成します。 1. SharePointリスト 申請データを保存するためのリストを作成します。 2. キャンバスアプリ ユーザーがチームやチャネルの作成を申請するためのフォームを作成します。 3. Power Automate 申請された内容を承認し、承認された場合にチームやチャネルを自動的に作成するフローを作成します。 3. 手順 1. SharePointリストの作成 申請データを保存するためのSharePointリストを作成します。このリストには、チーム名やチャネル名、所有者、メンバーなどの情報が含まれます。 リスト項目の設定 次に、リストの項目を設定します。各項目には適切なデータ型を設定し、必要に応じて選択肢を追加します。 項目名 英名 必須 列タイプ 備考 チーム名　 Title　 ○　 1行テキスト　 　 チャネル名　 channel_name　 　 1行テキスト　 　 […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃Power Automate ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃自動化
Business Efficiency

October 8, 2024

オープン系でできたこと、MS系でできないこと～ギャップを感じた事例とその対応策～
０．はじめに 私(K.Yoshida)は入社後、主に.Net系言語(VB.Net、C#.Net)で開発・保守・運用するエンジニアとして十数年従事していました。2024年からMS系のローコード開発に従事しています。 10年以上オープン系言語に携わっていたので、MS系のローコード開発スタート直後は慣れないこともあり、いろいろな失敗がありました。 今回はその中の一例をご紹介しようと思います。 普通のプログラム言語だと思って設計・開発に臨むと、とっても痛い目を見たので反面教師として参考にしてください。 １．データフローの使い勝手 Power AppsでExcelファイルをアップロードし、Power Platformのデータフロー機能を用いてDataverse に Excelシートの入力値を登録する仕組みを構築したい。 オープン言語で考えるならば、Excel操作にはC#で「Microsoft.Office.Interop.Excel」ライブラリなどを一般的に利用します。 Excelシートからデータを取得し、DataTableに保存することで入力チェックやDBへの登録など実装者がある程度自由に構築可能です。 しかし、Power Platformではそう簡単にはいきません。 複雑な入力チェックを Power Platform で実現することが困難でした。 Excelシートからデータを取得し、複数行組み合わせてチェックする必要がある場合、何を使うのがよいのか？ データを集計してチェックする必要があるため、データフロー（Power Query）を利用できると考えて実装を進めました。 何とか入力チェック自体は実現できました。しかし、ここで別の問題が生じました。 データフローは別々のユーザが同時に起動することができません。 ユーザAがExcelをアップロードしている間にBがアップロードすると、Aのファイルをデータフローでチェックしている間、Bはずっと処理待ちになってしまいます。 データフローをクラスと同じものと考えていたので呼び出し元が異なればそれぞれで動くことを期待していたが無理でした。 これでは、ABCD…と複数人のユーザが一斉にExcelをアップロードした場合、最後の人は人数分の待ち時間が積み重なってしまうため、実運用には耐えられないでしょう。 （実際には同時に複数人が実行することはまれだと思いますが・・・） ２．その問題への回避策 一般的なアプリと同じようにファイルアップロードから入力チェックや登録処理を並列で動作させることは難しいので別々の処理にすることで回避しました。 まず、Power Apps の画面からファイルアップロードだけを実行するように仕様を変更します。 このとき、ファイルをアップロードした操作ユーザの情報と併せて保存することで誰がアップロードしたかを後から追いかけることができるようにしておいてください。 その後、アップロードしたファイルを Power Automateなどで作業フォルダに移動し、作業フォルダにて入力チェック用のデータフローを実行します。 もしくは、そもそもアップロード画面を作成せず、 SharePoint リストなどでファイルを添付し、 Power Automate を実行するフローにしても良いかもしれません。 次は、入力チェック用のデータフローを実行し、入力チェックの結果をエラー情報のDataverseに格納してください。 エラーが無かった場合は登録用のデータフローを実行するように Power Automateを組んでみましょう。 これにより、データフローの処理完了後、Dataverse にエラー情報が登録されている場合、エラー内容を伝えるメッセージを Teams やメールに送信することができます。 また、Dataverse にエラー情報の登録件数が0件の場合、本来登録するデータの登録結果件数などをTeams やメール送信することができます。 よって、アップロードしたユーザを画面の前で長時間待たせることなくファイルアップロードから入力チェック及びデータ登録が可能になります。 […]
＃Power Apps ＃Power Automate ＃ローコードツール ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

【PowerAppsモデル駆動型アプリ】JavaScriptでDataverseのデータ取得時に発生した問題点とその対応について
1. やりたいこと 今回は、新規登録時、都道府県テーブルのコードカラムを降順でソートして、先頭1件のデータを取得後、届出都道府県（検索列）の項目にデフォルト表示していきます。 2. 都道府県テーブルのデータ 3. JavaScriptでの実装 /** * 都道府県テーブルからコードの降順でソートして、先頭1件を取得後、都道府県1行テキストに設定します。 */ async function sampleSort(excutionContext) { const formContext = excutionContext.getFormContext(); const name = formContext.getAttribute("crf6e_name").getValue(); // プライマリ列の値の有無で新規登録か編集かを判断(crf6e_nameがnull→新規登録、nullでない→編集) if (name == null) { // データ取得時のソート条件 const filter = `?$orderby=crf6e_code desc&$top=1`; // 検索先テーブルのセット名（テーブル>ツール>セット名）とフィルターをセット var data = await this.fetchData("crf6e_todofukens", filter); if (data !== null) { // 検索列に設定する対象レコードの情報 var lookupValue = […]
＃JavaScript ＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃ローコードツール
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！〜第5回　機能追加編(3)〜
機能の概要 ボタン押下で各Itemのサマリーのみ表示 在庫管理アプリ ボタン押下でサマリーから全件表示へ 在庫管理アプリ 1. サマリー表示機能追加 1-1. 在庫管理アプリを開く 第3回までで作成した在庫管理アプリを編集画面で開きます。 1-2. 「Screen1」の「OnVisible」プロパティに数式を記載 「Screen1」の「OnVisible」プロパティに下記数式を記載します。 Clear(ItemNameCol_2);ClearCollect(ItemNameCol,Distinct(StockControl_Blog,Item.Value));ForAll(ItemNameCol As food,Collect(ItemNameCol_2,LookUp(Sort(StockControl_Blog,ID,SortOrder.Descending),food.Value = Item.Value))) 1-3. 「ボタン」コントロールの追加 挿入を押下し、「ボタン」コントロールを追加します。 1-4. 「Button2」の「OnSelect」プロパティに数式を記載 「Button2」を「並び替え」アイコンの左側に配置し、「OnSelect」プロパティに下記数式を記載します。 UpdateContext({Summary:!Summary}) 1-5. 「Button2」の「Text」プロパティに数式を記載 「Button2」の「 Text 」プロパティに下記数式を記載します。 If(Summary = true,”全件表示”,”サマリー表示”) 1-6. 「DataTable1」の「Items」プロパティに数式を記載 「DataTable1」の「Items」プロパティに下記数式を記載します。 If(Summary = true,SortByColumns(If(IsBlank(ComboBox1.Selected.Value),ItemNameCol_2,Filter(ItemNameCol_2,Item.Value =ComboBox1.Selected.Value)),”Date”,If(SortDescending1,SortOrder.Descending,SortOrder.Ascending)), SortByColumns(If(IsBlank(ComboBox1.Selected.Value),StockControl_Blog,Filter(StockControl_Blog,Item.Value =ComboBox1.Selected.Value)),”Date”,If(SortDescending1,SortOrder.Descending,SortOrder.Ascending))) 1-7. 「Button1」の「OnSelect」プロパティに数式を記載 「Button1」の「OnSelect」プロパティに下記数式を追記します。 Clear(ItemNameCol_2);ClearCollect(ItemNameCol,Distinct(StockControl_Blog,Item.Value)); ForAll(ItemNameCol As food,Collect(ItemNameCol_2,LookUp(Sort(StockControl_Blog,ID,SortOrder.Descending),food.Value=Item.Value))) 2. 実際にアプリを動かしてみる 2-1. アプリを開く 作成したアプリを開きます。 2-2. […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃ローコードツール ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで簡単に「在庫管理アプリ」を作成し、無駄な在庫や欠品を減らす！〜第4回　機能追加編(2)〜
フローの概要 在庫数が50未満になった際に発注者へ通知 通知から発注数を記入し、ボタンを押すとメールが送信される 発注しない場合は発注なしを選択して終了 1. Power Automate を作成 1-1. 「+新しいフロー」を選択 Power Apps の「フロー」から、「+新しいフロー」を選択します。 1-2. 「自動化したクラウドフロー」を選択 「自動化したクラウドフロー」を選択します。 1-3. 「項目が作成されたとき」を選択 フロー名を入力し、「項目が作成されたとき」を選択後「作成」を押下します。 1-4. 「サイトのアドレス」と「リスト名」を選択 フローの編集画面へ遷移後、在庫管理アプリで使用している SharePoint サイトと SharePoint リストを選択し、「+新しいステップ」を押下します。 1-5. 「条件」アクションを選択 「条件」アクションを選択します。 1-6. 条件を設定 「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「ItemStock」を選択し、真ん中の項目は「次の値未満」、右項目に「50」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。 1-7. 「開始して承認を待機」アクションを選択 検索欄に「開始して」と入力し、「開始して承認を待機」アクションを選択します。 1-8. 「開始して承認を待機」アクション内の設定① 「開始して承認を待機」アクション内の設定は画像を参照してください。担当者項目は発注者など通知を送りたい人のメールアドレスを入力します。詳細項目内の動的なコンテンツは「ItemValue」と「ItemStock」を選択しています。その後、「詳細オプションを表示する」を押下します。 1-9. 「開始して承認を待機」アクション内の設定② 要求元項目には誰が在庫管理アプリを使用したか判別するため、動的なコンテンツから「User Email」を選択します。その後「アクションの追加」を押下します。 1-10. 「条件」アクションを選択 再び「条件」アクションを選択します。 1-11. 条件を設定 「条件」アクションの左項目に動的なコンテンツから「結果」を選択し、真ん中の項目は「次の値に等しい」、右項目に「発注する」を入力した後、はいの場合の「アクションの追加」を選択します。 1-12. 「メールの送信(V2)」アクションを選択 検索欄に「メール」と入力し、 「メールの送信(V2)」アクションを選択します。 1-13. 「メールの送信(V2) 」アクション内の設定① […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃ローコードツール ＃業務アプリ ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Copilotって結局なに？Copilotと名前がつくさまざまなサービスの違いと使い方をご紹介 
    Copilotを活用したサービスそれぞれの違いを理解し、適材適所に使い分ける事で、日々の業務フローを効率化する事ができます。 この記事ではBing chat・Bing Chat Enterprise・Copilot・Copilot for365・Copilot Studioそれぞれの違いと使いどころを説明致します。  Bing chat・Bing Chat Enterprise とcopilotの関係と安全性について Microsoft は2023年11月15日から開催されている Microsoft Igniteにて、【Bing Chat】 と【Bing Chat Enterprise】 を【Copilot】に名称変更すると発表しました。  つまりBing Chat・Bing Chat Enterpriseは過去の呼び名で現在の呼び名が【Copilot】であると言えます　　(下記よりCopilotと表記)  CopilotはOpenAI の大規模言語モデルである GPT-4 や DALL-E3 を利用する生成 AI チャットですがCopilot はチャット履歴が保存されます。また保存された履歴は他のユーザーに「おすすめ」として表示される場合があります。  このようにチャット内容が再利用されるため、Copilotのチャットで「新商品のキャンペーン企画」といった社外秘にするべき情報を取り扱った場合、それが外部に流出する可能性（危険性）があります。  このような危険性は、Copilotだけでなく ChatGPT でも同様です  【Copilot】と【Copilot for 365】の違い  CopilotとCopilot for 365はどちらも同じ大規模言語モデル（GPT-4）を利用していますが、大きな違いがあります。  Copilot for 365 は組織の Microsoft 365 テナント内で提供されるサービスです。そのため Microsoft 365 Copilot で利用される大規模言語モデルは Microsoft Graph […]
＃Microsoft 365 ＃Power Apps ＃powerautomate ＃Teams ＃ローコードツール ＃ワークフロー ＃自動化
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Platform でローコード開発を実現！
Power Platform でローコード開発を実現！ Power Platform とは？ Microsoft 社が提供する5つのアプリケーションの総称で、これらは共通して「ローコード開発できる」ことがコンセプトになっています。 そもそも「ローコード」とは？ ゼロからコーディングを行うよりも少ないプログラムコードで開発ができるという開発手法です。 ローコードでの開発のメリットとは？ ■高い汎用性と拡張性 ローコードプラットフォームの多くは、簡単なコード記述でプログラム構築できることに加え、 コーディングが可能なのでユーザー裁量で自由な機能を実装することが可能です。 ■既存システムとの連携が可能 ローコードツールは、他のソフトウェア・システムと連携できる機能が最初から搭載されています。 連携機能を利用してコーディングを行えば、既存システムとの連携も可能です。 Power Platform の5つのアプリケーションとは？ Power BI さまざまなデータを迅速に分析・可視化するアプリケーションです。 エクセルや CSV ファイル以外にもさまざまなデータベースと連携ができ、データ入力や分析に関する 負荷を減らしつつ、豊富なグラフを用いたダッシュボード形式でビジネスの状況を素早く把握できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/getting-started-with-power-bi/ Power Apps ローコード開発のアプリケーションです。テンプレートが豊富に用意されており、ドラッグ＆ドロップの 簡単操作でアプリ構築が可能です。Microsoft 製品を導入している企業であれば、既存システムと同様の 感覚で使用・導入できるため教育コストが削減できます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerapps.microsoft.com/ja-jp/ Power Page Power Platformと連携可能なビジネス向けのWebサイトが作成できるアプリケーションです。 テンプレートのカスタマイズなどの簡単な操作で感覚的に触ることができるため、 プログラミングの知識がない方でもページやコンテンツを作成することができますし、 複雑なWebサイトを作成したい場合は、コーディングすることも可能です。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerpages.microsoft.com/ja-jp Power Automate プログラミングが出来なくてもタスクやプロセスを自動化するプロセスを提供するアプリケーションです。 例えば、メールの添付ファイルをOneDrive for Businessに自動保存させたりなど、あらかじめ決められた条件に 基づく自動化を実現できます。プログラミングに苦手意識がある方でも、GUI からパーツを並べていくだけで、 簡単にワークフローを作ることが出来ます。 詳細は公式サイトをご確認ください。https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/ Power Virtual […]
＃Power Apps ＃Power Automate ＃Power BI ＃Power Pages ＃Power Platform ＃Power Virtual Agents ＃ローコードツール ＃業務改善 ＃自動化
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Apps ローコードで業務アプリを作成！
Power Apps でローコードで業務アプリを作成！ エンジニアがいないけど、業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は Excel や Power Point のような操作性で誰でも簡単に業務アプリケーションを作成することができます。作成しながら動作確認やテストも行えるので業務アプリケーションが数日から数週間で利用できます。 PCだけでなくモバイルでも使える業務アプリケーションを作りたい。 Power Apps は PC やモバイルなど複数の画面サイズに対応しています。 「キャンバス」と「モデル駆動型」の 2 種類のアプリが用意されていて、これらを組み合わせることで生産性を高める業務アプリケーションの作成が可能です。 業務改善の一環として、まずは簡易的なWebサイトを作りたい。 デフォルトで用意されている機能を組み合わせて、ローコードで感覚的な操作で社内外のユーザーへ公開可能な Web サイトを簡単に作成できます。アンケート機能や会員向け専用ページ機能もあるので、一般向けページと会員向けページを組み合せたサイトも作成できます。
＃Powerapps ＃ローコードツール ＃業務アプリ ＃自動化
Business Efficiency

January 3, 2024

Power Automate で業務フローを簡単に自動化
Power Automate で業務フローを簡単に自動化 単純作業や人為的なミスを減らしたい。 Power Automate なら、例えば「メールの添付ファイルを手動でドライブに保存する」という作業を「自動的に OneDrive for Business に保存できる」など、 煩わしい作業を解消し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。 ワークフローや業務プロセスを自動化したい。 Power Automate では予め用意されたパーツを組み合わせてワークフローや業務プロセスを自動化できます。ドラッグ＆ドロップだけでワークフローを作成できたり、分岐・並列処理・ループなどが必要な業務プロセスにも対応可能です。 他のシステムとも連携して業務プロセスを改善したい。 Power Automate には、さまざまなクラウドサービスやデータベースやWeb API とデータ連携ができる500種以上ものコネクタが予め標準で用意されているのでサービスやデータを横断するような業務プロセスを自動化できます。
＃powerautomate ＃ローコードツール ＃業務フロー ＃自動化
Business Efficiency

June 11, 2024

シェアポイントを活用すれば情報共有を効率化できる。メリットや活用事例をご紹介
シェアポイントとは？ シェアポイントとは、一体どのようなものなのでしょうか。まずはシェアポイントについて見ていきましょう。 Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツール シェアポイントは、Microsoftがリリースしている社内向けポータルサイト作成ツールです。MicrosoftというとPCの汎用的なOSであるWindowsや業務アプリであるOfficeなどが有名ですが、それ以外にもさまざまなサービスを手掛けています。 IT事業が主だったものになりますが、OSや業務アプリの開発以外にもラップトップやゲーム機器の開発・販売を手掛けていたり、Azureといったクラウドコンピューティングサービスも運営しています。 Microsoft365に含まれている MicrosoftはMicrosoft365というOffice製品のサブスクリプションサービスも手掛けており、シェアポイントもそこに含まれます。従来WordやExcelといったOffice製品を使うには買い切りで購入するのが一般的でしたが、今はMicrosoft365によりプランの利用料を支払えば使うことができます。 Microsoft365にはシェアポイントの他にもクラウドストレージサービスであるOneDriveや、コミュニケーションのためのTeamsが付帯しています。もちろんOffice製品であるWordやExcelの利用も可能なので、それらがより便利に使えるようになった形です。 プランによってさまざまな部分が異なるため、自社に合ったものを契約しましょう。 シェアポイントでできること では、次にシェアポイントでできることを深堀りします。シェアポイントを導入すれば、主に下記のようなことが可能です。 社内向けポータルサイトの作成 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」です。社内向けポータルサイトとは、一般的に「外部に公開せず社内での閲覧に限定したポータルサイト」のことであり、自社業務に関するさまざまな情報がまとめられています。 通常、Webサイトは全世界に公開するために作成されます。自社サイトであれば現カスタマーや見込み客、取引先、そして検索エンジンや広告を通して来訪するユーザーに適切な情報を与えるのが主な目的ではないでしょうか。 社内向けポータルサイトも基本的な考え方は同じです。ただ、対象が「全世界の人々」でなく「社内の人々」に限定される形です。 ポータルを構築すれば、必要な情報を素早く検索できる 社内向けポータルサイトを構築することで、業務に必要な情報を素早く検索することができるようになります。ポータルの内容が充実していればしているほど「困った時はポータルを見れば解決する」といった価値観が根付くようになり、さらにポータルの情報量が充実するという好循環を促せます。 ITが発達する前、紙のマニュアルを業務活用していたところも多かったのではないでしょうか。紙のマニュアルにも利点はありますが、保管のためのスペースを要したり、必要箇所を見つけるのが難しいなどのデメリットもあります。 ポータルを構築し情報を充実させることで、必要な時に瞬時に情報を得ることができるようになるでしょう。 オンライン上でのファイルの受け渡しや共同編集 シェアポイントの主な役割は「社内向けポータルサイトの作成」ですが、それ以外にもオンライン上でファイルを受け渡したり共同編集したりすることができます。情報共有をどのような形で行うのがベストかはケースバイケースですが、現代のテクノロジーを活かすのであればオンラインでの共有が挙がるでしょう。 オンラインを活用するメリットは「距離が離れていてもコラボレーションが可能」な点です。社内で仕事をしている人同士以外でもファイルの受け渡しや共同編集が可能になるため、業務の柔軟性を向上させることができます。 共同作業が可能なアプリはWordやExcel、Powerpointなどが挙げられます。いずれも業務に利用することが多いため、適切かつ利便性の高い活用が可能になるでしょう。 シェアポイントを導入するメリット それでは、続いてシェアポイントを導入するメリットを具体的に解説します。シェアポイントを業務活用することで、下記のような利点が生じるでしょう。 チームでの情報共有がスムーズになる シェアポイントを導入することで、チーム内の情報共有がスムーズになります。社内向けポータルを作成すれば必要な情報を瞬時に検索することもできますし、ファイルを共有・共同編集すればチーム内での情報格差を失くしたり意思統一を図ることができます。 情報共有がスムーズでない場合、ある人が知っている情報をある人が知らないといった状況が起こります。かといって必ず業務に支障が出るわけではありませんが、小さな問題が後々大きなトラブルに発展するケースも少なくありません。 初期段階で間違いのない情報共有が行われる利点は大きいでしょう。 出先からモバイルを通して最新情報を知ることができる シェアポイントを導入し社内向けポータルを作成すれば、出先からモバイル端末を通して業務の最新情報を得ることもできます。メールやファイルの共有といった方法で最新情報を得ることもできますが、ポータルの場合は「更新するだけでOK」という手軽さが特徴です。 メールの場合、情報を記載してそれを適切なグループや人に送信しなければなりません。送信先を誤って設定しまう恐れもありますし、正しく行えても「更新するだけでOK」なポータルサイトと比べると手間が一つ増えてしまいます。 「たった一手間」ではありますが、それが積み重なると膨大な量になります。手間を減らすことで、トータルリソースの節約とミスの軽減が期待できます。 知見が個人でなく社内に集約される シェアポイントを活用して社内ポータルサイトを作成すれば、業務に関する知見やノウハウが個人でなく社内に集約されるようになります。従来は情報を適切に記録する方法が乏しかったため、業務にまつわる知見やノウハウはそれを遂行する担当者個人に集約されていたのではないでしょうか。 それはそれで個人のスキルやキャリアが向上するといったメリットもありますが、特定の担当者がいないと仕事が回らないといったデメリットも生じます。ポータルを活用し暗黙知を形式知に変換しておけば、業務に対する属人性を軽減させることができます。 情報の一元管理が可能 シェアポイントを活用することで、情報の一元管理が可能になります。情報をどのように集約するかはさまざまな方法がありますが、どのような方法を採用するにしても「（情報は）一元管理する」ことが望ましいでしょう。 一元管理というのは「一箇所にまとまって管理されている状態」のことです。デジタルの情報は流動性が高いため、確たるルールや方針を設けてないとあちらこちらによく似たファイルが散らばってしまい、統制がとれなくなってしまいます。 社内向けポータルで情報を一元管理すれば、閲覧者は常に正しい最新の情報を取得できるわけです。 資料を最小化できる シェアポイントを導入して情報を社内向けポータルに集約すれば、紙の資料を最小化することができます。デジタルが普及する前は紙の資料により情報共有や意思伝達がなされていたことも多かったのではないでしょうか。 紙の資料を活用することによるメリットもありますが、反面下記のようなデメリットが生じます。 紙の資料を保管するためには、物理的なスペースが必要です。それほど量が多くないうちは問題ないのですが、保管物が膨大になればなるほど広いスペースが必要になり、その分のコストがかさんでしまいます。 情報をデジタルに移行することで、そのようなデメリットを解消できるわけです。 シェアポイントの具体的な活用例 では、次にシェアポイントの具体的な活用例をいくつか挙げたいと思います。 情報を集約するポータル作成に 一つ目は、やはり情報を集約するためのポータル作成です。社内向けポータルサイトを作成し情報集約ツールとして活用すれば、多くのメリットが得られます。 シェアポイントを使えば比較的容易にポータルサイトを作成することができますが、中身はしっかりと精査する必要があります。どの情報を載せどの情報を載せないかといった基礎的な部分から、どのようなカテゴライズでどの情報に行き着くかといったデザイン的な部分までをしっかりと考え構築しましょう。 会議用の資料作成に シェアポイントを活用して、会議用の資料を作成することもできます。シェアポイントを利用すればWordやExcelといったOfficeアプリを使い複数人で一つのファイルを共同編集することもできるため、複数人の視点が入った客観的な資料を作成できるでしょう。 また、作ったファイルをシェアポイントを使い参加者に共有することも可能です。 テレワークにおける情報共有に シェアポイントを使い社内向けポータルサイトを構築すれば、テレワーク環境に対応した情報共有ツールとして役立ちます。ポータルの利点は「そこを見れば必要な情報が網羅されていること」なので、メンバーがそれぞれ異なる環境下で仕事をしていても、ポータルを通して共通認識が得られるわけです。 […]
＃シェアポイント ＃ワークフロー
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