Outlookでスケジュール管理はできる？Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説

Microsoft Outlookは多機能メーラーとして有名ですが、他にもさまざまな機能が搭載されています。この記事では、Outlookの概要やOutlookのメリット。

および、Outlookでスケジュール管理を行う方法やポイントについて解説します。

Microsoft Outlookとは？

Microsoft Outlookとは、どのような製品なのでしょうか。まずはOutlookの概要を解説します。

電子メールも使える個人情報管理のためのソフトウェア

Outlookは、WindowsやOfficeの開発元で有名なMicrosoft社がリリースしている個人情報管理のためのソフトウェアです。豊富な機能でメール管理ができる他、予定表の作成や連絡先およびタスクの管理などにも用いることができます。

個人情報の管理全般をOutlook単体で行えるため、複数のソフトやアプリを個別に操作する必要がないのがメリットです。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用も可能です。

Microsoft 365に加入することで利用が可能

Outlookを使う方法として、Microsoft 365への加入が挙げられます。Microsoft 365は、Microsoftがリリースしている多くのアプリを使うためのサブスクリプションプランです。

Microsoft 365に加入することで、文書作成のためのWordや表計算のためのExcel等のアプリを使えるようになります。他にもさまざまなソフトが用意されており、Outlookもその内の一つです。

Microsoft 365の利点として「複数のプランが用意されている」「アプリ間での連携が可能」等が挙げられるでしょう。他にも、クラウドベースで動作することによる利便性の向上、ファイル共有や共同編集のしやすさといったメリットもあります。

Outlook.comであれば無料でも使える

Microsoft 365は原則有料ですが、Outlook.comを活用すれば無料でWeb版Outlookを利用することができます。ベーシックなメール機能や予定表の作成、中核的なセキュリティ等が搭載されているため、人によってはこちらで十分かもしれません。

Microsoft 365の有料プランを契約すれば、広告の排除や高度なセキュリティを利用できます。複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを選べるのも魅力でしょう。

まずは無料で使ってみて、不足を感じた際に有料に切り替えるのも手です。ツールが自分に合うか合わないかは、実際に使ってみるまで分からないからです。

無料であれば気軽に試せるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。

Outlookを活用するメリット

では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。Outlookを上手に使えれば、下記のような利点があるでしょう。

メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える

まず挙げられるのは、メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える点です。Outlookには、主に下記のような機能が搭載されています。

• 電子メール送受信および管理
• 予定表の作成および管理
• 連絡先の管理
• タスクの管理
• メモの作成

Outlookを使うことで電子メールを多機能に管理できるのはもちろん、予定表や連絡先・タスク等の個人情報を適切に管理できます。全てが統合されているため、いちいちアプリやソフトを切り替えなくて良いのが利点です。

多機能メーラーとしての活用も可能

Outlookは、多機能メーラーとしての活用も可能です。電子メールは便利なサービスですが、丁寧に整理しないと情報が氾濫し、必要な時に抽出しづらくなってしまいます。

具体的なメール管理術としては、下記のようなものが挙げられます。

• （自動）フォルダ分け
• 重要性と緊急性の可視化
• 有害メールのブロック

メールを全て同じ場所で管理していると、情報が混雑してしまいます。内容や差出人、部署によってフォルダ分けすることにより、情報を整理しやすくなるでしょう。

フラグ機能を使うことで、メールに重要性や緊急性を付与できます。フラグが設定されたメールを一覧表示することで、今何をやるべきかが明確になります。

メールアカウントにスパム等の有害メールを受信することもあるかもしれません。スパムに添付されたファイルやURLは危険性が高いため、できればメールそのものが表示されないようブロックしましょう。

モバイルからもアクセスできる

Outlookはクラウドベースで動作しているため、モバイルからでもアクセス可能です。Outlookだけでなく、Microsoft 365で使えるアプリの多くは端末を問わず利用することができます。

データはクラウドによって一元管理されているため、どこからアクセスしても同じように活用できるのが利点です。クラウドベースのアプリが出る前はデータをソフトウェア単位で管理していたため、情報の管理が独立的でした。

今は、インターネットを介してどこからでも同じデータにアクセスできるようになりました。オフィスからはPCで、出先からはスマホで同じアプリを開くことが可能です。

モバイルアプリを活用したスケジュール管理

現代のビジネスでは、場所にとらわれずに業務を遂行できる体制が求められています。Outlookのモバイルアプリを活用することで、外出中や移動中でもスケジュールの確認や調整、リマインド設定が可能となり、柔軟な働き方を支援します。また、PC版とのリアルタイム連携により、デバイスを問わず常に最新の予定情報を管理できます。ここでは、モバイルアプリを使った具体的なスケジュール管理の活用方法と、その利点について紹介します。

外出先での予定確認と迅速な対応

外出中でも予定の確認や変更ができることで、業務の即応性が向上します。 ビジネスシーンにおいて、外出中の対応力は業務効率に大きく影響します。Outlookのモバイルアプリを活用することで、外出先でも予定の確認・調整がスムーズに行えるようになります。たとえば、急な会議の追加や予定変更にも即座に対応でき、関係者への通知も迅速です。特に営業や現場対応が多い職種では、移動中にスマートフォンから予定を確認し、必要に応じてリスケジュールすることで、業務の遅延や機会損失を防ぐことができます。

また、外部の関係者との打ち合わせが頻繁に発生する担当者にとって、モバイルでのスケジュール調整は時間的な制約を解消する手段となります。この機能によって、業務の進行を妨げず、柔軟な働き方を実現する基盤づくりにもつながります。

スマートフォンでの通知とリマインドの活用

スマートフォンの通知機能を活用することで、予定忘れや抜け漏れを防止できます。 モバイルアプリの大きな利点の一つが、プッシュ通知によるリマインダー機能です。予定時刻の前にスマートフォンへ通知を受け取ることで、会議の開始時刻を逃さず、時間管理の精度が向上します。さらに、通知の設定は予定ごとに柔軟に変更できるため、重要度に応じてアラートタイミングを調整することが可能です。

ビジネス上の打ち合わせだけでなく、タスクや資料提出期限などの業務予定に対してもリマインドを活用することで、うっかりミスの防止に役立ちます。特に複数の業務を並行して進める必要がある場合、モバイル通知によるスケジュール管理は、業務品質の向上につながります。

モバイル版とPC版Outlookの連携ポイント

PCとスマートフォン間で予定が自動同期されるため、常に最新の情報を確認できます。 Outlookは、モバイル版とPC版の予定表がリアルタイムで同期される仕組みになっています。PCで入力した予定はモバイルに即時反映され、逆も同様です。そのため、使用するデバイスに依存せずにスケジュールを一元管理できる点が、大きな利便性となります。

また、モバイルアプリでもPC版と同様に、予定の色分けやカテゴリ設定が可能です。この機能によって、どこにいても自分の予定を視覚的に把握しやすく、スケジュール管理の一貫性が保たれます。チームでのスケジュール共有や、カレンダーへの代理登録といった業務においても、複数端末間の整合性を気にする必要がありません。

業務環境の変化に対応し、時間や場所に縛られない働き方を実現するためにも、モバイルアプリの活用はOutlook導入企業にとって不可欠な要素となりつつあります。

Outlookでスケジュール管理をするには？

では続いて、Outlookでスケジュール管理をする方法について解説します。

カレンダーに予定を入れる

カレンダーに予定を入れることで、スケジュールを作成することができます。作成したスケジュールは見やすい形で一覧表示できるため、必要な際に素早く確認することができます。

カレンダーを使うには、Outlookの機能やアプリを選択する部分（多くの場合左側にあります）から予定表をクリックします。カレンダーが表示されるため、希望の日時をクリックして予定を作成します。

作成された予定が該当する日にちに表示されます。

オプションを設定する

予定にオプションを設定することで、より便利な活用が可能です。Outlookでは、各予定に対し下記のような設定を付与できます。

• 時間
• 繰り返し
• アラート
• メモ

スケジュールに対し、開始時間と終了時間（あるいは終日）を設定することができます。また、予定を繰り返したい場合は一定の周期で繰り返す設定も可能です。

予定が近づいたら通知してくれるアラート、および予定に対して簡単なメモを付与することもできます。

グループスケジュールを活用する

これまでは主に個人的な予定を管理する方法でしたが、グループスケジュールを使うことで他のメンバーの予定も管理することができます。新しい予定表グループを作成し、そこに自分や他メンバーの予定表を入れ込むだけでOKです。

グループの予定表を作成すれば、複数人の予定を一目で確認することができます。予定表グループは複数作成可能なので、用途に合わせて使い分けることも可能です。

スケジュール管理を効率的に行うポイント

スケジュール管理を効率的に行うには、どのようにすればいいのでしょうか。次に、スケジュール管理を効率的に行うポイントについて解説します。

チームで共有しやすいツールを使う

スケジュール管理と一口に言っても、対象が個人なのかチームなのかで違いがあります。個人用のスケジュールであれば簡易的なアプリで問題ないかもしれませんが、チームのスケジュールを管理する場合はそれに沿ったツール選びが大事です。

具体的には、下記のような機能が搭載されているのが望ましいでしょう。

• メンバーのスケジュールやタスクを視覚化する機能
• スケジュールを容易に共有できる機能

自分および他のメンバーのスケジュールやタスクを視覚化できれば、今誰が何をやっているかが分かりやすくなります。また、スケジュールを容易に共有することができれば会議等の予定を合わせやすくなるでしょう。

他の作業も統合的に行えればベター

スケジュール管理のためのツールを導入する際は、他の作業も統合的に行えるかどうかにも着目したいところです、Outlookは単体でメール管理やスケジュール管理、タスク管理までを行える優れたアプリですが、他のMicrosoft製品と連携しやすいのも強みです。

たとえば、コミュニケーションのためのTeamsと連携させることで、コミュニケーションからスケジュール管理までをシームレスに行えます。目的別にアプリを立ち上げてもいいのですが、それだとアプリを切り替える手間が生じたり、データの統合性を担保しづらいといった問題も生じます。

他の作業も統合的に行えるツールを選ぶことで、業務効率化に役立つわけです。

アラートを効果的に活用する

スケジュール管理ソフトの多くは、アラート機能を搭載しています。設定したスケジュールに対し、指定した期間に達したら通知してくれる機能です。

アラートを効果的に活用することで、スケジュール管理に役立つでしょう。設定したスケジュールを忘れないようにするのはもちろん、規定の時間になったら自動的に会議を開いてくれる等、手間を削減してくれる効果も見込めます。

一点注意したいのは、アラート機能は該当アプリが立ち上がってないと機能しないことがある点です。その場合はアプリを閉じてしまうとアラートが通知されないため、なるべく常駐させられるものを選びましょう。

Outlookをより便利に使いこなすには？

続いて、Outlookをより便利に使いこなすための方法について見ていきたいと思います。

他のアプリと連携させる

まず挙げられるのは、他のアプリと連携させることです。一般的なメール管理やスケジュール管理であればOutlook単体でも問題ないのですが、他のアプリと連携させることで多くの作業をシームレスに行えます。

前述したTeamsとの連携以外に、Gmailと連携して複数のメールアカウントを一元的に管理できるようにしたり、CRMツールと連携して顧客情報を効率的に管理する等が挙げられます。どのようなアプリと連携させれば業務効率が向上するかを考え、適切な選択を行いましょう。

Microsoft 365に加入する

Microsoft 365に加入すれば、Outlookをより便利に使うことができます。前述の通りWeb版のOutlookであれば無料で使うこともできますが、有料プランと比較すると機能やストレージに制限が設けられています。

具体的には、下記の通りです。

• メールボックス容量やOneDriveストレージの拡大
• セキュリティの強化
• 広告の有無
• 使えるアプリの増加

有料版にもいくつかのプランが設けられているため、自身のニーズに合ったものを選ぶことが大事です。

プロに相談する

プロに相談すれば、Outlookを含めた包括的なシステムの効率的な運用方法のアドバイスを得られるでしょう。Outlook単体であればさほど複雑ではないのですが、他アプリやシステムも含めたOutlookの運用を行う場合、自社のみでは知見が不足するかもしれません。

Outlookを含めたMicrosoftアプリはさまざまなツールと連携できるのが強みですが、何とどう連携させればいいのかが分からないケースもあるでしょう。あるいは、既に使っているシステムと連携させたいがやり方が分からない、といったこともあるかもしれません。

プロに相談することで、そのような困りごとに対する適切な助言が得られるわけです。

Microsoft製品との連携で広がる活用の可能性

Outlookは単体でも高機能なスケジューラーですが、Microsoft TeamsやOneNote、Plannerなど他のMicrosoft製品と組み合わせることで、業務全体の効率をさらに高めることができます。スケジュール設定から会議の実施、議事録の管理やタスクの追跡まで、業務の各プロセスをシームレスに接続できるのが大きな特長です。ここでは、代表的な製品との連携によって実現できる具体的な業務改善のポイントを紹介します。

OutlookとTeamsで会議設定と進行をスムーズに

Outlookから直接Teams会議を設定することで、スケジュール調整から参加までの流れが効率化されます。 Outlook予定表上から「Teams会議」を選択するだけで、オンライン会議のリンクを含んだ招待が自動的に作成されます。リンクの手動追加や複数ツールの往復操作を省けるため、会議のセットアップにかかる時間と手間が軽減されます。

また、参加者はOutlookの予定表からワンクリックで会議に参加でき、資料の共有や画面表示などもTeams上で完結します。定例会議や社外との打ち合わせでも、準備・進行・記録まで一貫したフローが実現し、業務全体の時間管理にも好影響を与えます。

OneNoteと連携して議事録・メモを一元管理

会議のメモをOutlookの予定と結びつけることで、記録とスケジュールが自然に連動します。 OutlookとOneNoteを連携させると、予定ごとに対応したノートを作成でき、議題や発言内容、アクションアイテムを一元管理できます。特に、会議後の確認や引き継ぎが必要な業務では、ノートを参照するだけで経緯が把握できるため、情報の分断を防ぐ効果があります。

検索性にも優れており、過去の議事録をキーワードで迅速に見つけられるため、後追い作業や報告書作成にも活用しやすい設計です。複数メンバーでの共同編集にも対応しており、進行中のプロジェクトで情報共有の質とスピードが向上します。

タスク管理ツールとの統合による業務効率化

Outlookの予定をMicrosoft To DoやPlannerと連携させることで、スケジュールとタスクを一体的に管理できます。 予定を登録する際にタスクとしても設定すれば、To Doアプリに自動で反映され、個人の作業リストとしても活用できます。これにより、「予定を立ててもタスクが抜ける」といった見落としを防ぎ、実行の確実性が高まります。

チームでの業務を管理する場合は、Plannerとの連携が有効です。Outlook予定と紐づけてチームタスクを可視化すれば進捗の把握や担当者間の調整がスムーズになり、プロジェクト管理の質が向上します。

Outlook単体ではスケジュール管理に留まることが多いですが、他のMicrosoft製品と組み合わせることで、「スケジュール・会議・タスク・記録」が統合され、業務全体の流れを効率化する基盤が整います。

よくあるスケジュール管理トラブルとその回避策

Outlookを活用したスケジュール管理は便利で柔軟性が高い一方で、運用方法によっては思わぬトラブルが発生することもあります。予定の重複や招待の漏れ、共有カレンダーの表示不具合など、現場でよく見られる課題は、日頃の設定確認や運用ルールの工夫によって防ぐことが可能です。ここでは、特に発生頻度の高いトラブルの傾向と、それぞれに有効な予防策を紹介します。

予定の重複や招待の未送信を防ぐために

予定が重なる・招待が届かないといったトラブルは、事前の設定確認で大半を防げます。 Outlookでは、同じ時間帯に複数の予定を登録できるため、他の会議と重複してしまうケースが少なくありません。特に、複数のカレンダーを切り替えて使っている場合、意図せず予定が重なることがあります。予定を作成する際には、カレンダーの表示設定を「重ねて表示」にすることで、他の予定との重複に気づきやすくなります。

また、会議の出席依頼を送ったつもりが下書き状態のまま残っていた、あるいは一部のメンバーに送信されていなかったというトラブルも見られます。予定作成後には、[出席者のステータス]の確認を習慣化することで、招待の不備を早期に発見できます。

共有カレンダーの表示・更新で注意すべき点

共有カレンダーのトラブルは、アクセス権限や同期タイミングの理解が鍵となります。 部署やプロジェクト単位で共有カレンダーを使っている場合、正しく表示されない、最新の情報が反映されないといった問題が発生することがあります。多くの場合、閲覧権限や編集権限の設定に誤りがあるため、チーム全体に見せたい情報が共有されていないことが原因です。

カレンダーの共有時には、「表示のみ」「編集可能」などの権限レベルを適切に設定し、必要以上の権限を与えないように注意する必要があります。また、複数人で同時に予定を変更すると同期がずれることがあるため、カレンダーの更新タイミングや変更ルールをあらかじめ定めておくと混乱を防げます。

スケジュール管理ミスを防ぐ運用のコツ

日常的な運用の見直しが、トラブルの発生頻度を大きく左右します。 Outlookの機能を理解していても、実際の運用が場当たり的になっていると、トラブルの温床になりかねません。たとえば、予定登録の担当者が曖昧であったり、通知時間が統一されていないと、抜け漏れや認識違いが生じやすくなります。

ミスを減らすためには、予定作成の基本ルールを社内で共有することが効果的です。「会議予定は開始時刻の15分前に通知を設定」「必ず件名にプロジェクト名を記載する」など、ルールを明文化することで操作のばらつきを抑えることができます。また、週次で予定を見直す時間を確保すると、未対応のタスクや変更点に気づきやすくなります。

まとめ

多機能メーラーとして有名なOutlookですが、予定表を使うことでスケジュール管理も可能です。個人のスケジュールだけでなく、複数人のスケジュールをまとめて表示させることもできます。

簡易的なスケジュール管理であればOutlook単体でも問題ありませんが、他のさまざまなアプリと連携させることでより拡張的な活用が可能です。運用が複雑になる場合は事前にプロに相談して助言を仰ぎ、効率的な活用を目指しましょう。