Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには？Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説

Teamsからワークフローを実行・管理できるようになれば、大幅な業務効率化に繋がります。この記事では、Teamsとワークフローの関係性やTeamsでワークフローを管理することによるメリット。

そして、Teamsでワークフローを取り扱うための方法について解説します。

Teamsとワークフロー

Teamsとワークフローにはどのような関係性があるのでしょうか。まずは、Teamsの概要やワークフローとの関連性について解説します。

Teamsはコミュニケーションのためのアプリ

Microsoft Teamsは、コミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用すれば遠く離れた人同士がリモートコミュニケーションを行えるようになり、情報の伝達性が向上するでしょう。

昨今はメンバーがさまざまな場所から仕事を行うことも多いため、Teamsのようなコミュニケーションアプリが広く普及しています。

使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能

Teamsにはさまざまな機能が搭載されているため、使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能です。Teamsの機能としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。

• チャット機能
• カレンダー
• ファイル送受信

チャット機能では、他のTeamsユーザーとリアルタイムにメッセージをやり取りできます。また、カレンダーを使うことで簡易的な予定の管理が可能です。

これらの機能を業務に活用することで、ワークフローの効率化が見込めます。どの機能をどのように入れ込むかは部署やワークスタイルによって異なるため、俯瞰的に判断しましょう。

他アプリと組み合わせることで利便性が高まる

Teamsのメリットとして、他アプリとの連携が可能という点が挙げられます。一つ一つの業務に個別のアプリを用意してもいいのですが、同一アプリからシームレスに行うことによる効率性は無視できません。

もちろん、ワークフローの管理や効率化にも役立つでしょう。MicrosoftからリリースされているTeamsは同じMicrosoftが開発している業務アプリとの連携性が高いのも特徴です。

例えば、TeamsとPlannerと連携させればTeamsからシームレスにチーム全体のタスク管理を行えるようになります。

Teamsでワークフローを管理・効率化するメリット

では次に、Teamsを活用してワークフローの管理・効率化を行うメリットについて考えてみたいと思います。Teamsでワークフローを管理することにより、下記のような利点が得られるでしょう。

業務の削減に繋がる

まず挙げられるのは、業務の削減に繋がる点です。Teamsからさまざまな処理を行えるようになれば逐一アプリを切り替えることなく、シームレスに他の業務を遂行できます。

業務時間内は、Teamsを常駐させることも多いのではないでしょうか。Teamsを開いておけば、誰かから話しかけられても即座に反応できます。

常に開いているTeamsからさまざまな処理を行えれば、業務効率化に繋がります。逆にTeamsを開きながら他のアプリも開くとなると、端末のリソースを圧迫してしまう恐れがあります。

プロセスを可視化できる

Teamsでワークフローを管理・効率化することにより、プロセスの可視化に繋がります。ワークフローを従来のようなアナログ的手法で行うと、業務がどこまで進んでいるかが見えづらくなるでしょう。

業務の進行が見えづらくなることで、ワークフロー内で生じているボトルネックやトラブルにも気づきにくくなります。ワークフローがいつまで経っても完了しない場合は、ネックになっている箇所を確認して適切な処置を行う必要があります。

Teamsによりワークフローのプロセスを可視化することで、トラブルが起きている箇所が分かりやすくなるわけです。

リモート対応が可能になる

Teamsでワークフローを管理すれば、リモートでの対応が可能になります。Teamsはリモートコミュニケーションのためのツールであり、さまざまなツールやアプリを連携させれば機能拡張できるからです。

現代ではインターネットを介してさまざまな業務をこなせるため、リモートワークを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。リモートワークではメンバーが異なる場所で仕事をしているため、さまざまな業務をリモート環境で遂行できなければなりません。

その一環として、Teamsを使ったワークフロー管理が挙げられるでしょう。Teamsを活用すれば、遠隔的にワークフローを管理・遂行できるからです。

テレワークを行うことで生産性は上がるのか？業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説

テレワークで生産性は上がる？下がる？ テレワークで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がってしまうのでしょうか？まずは、テレワークと生産性の関係性について解説します。 基本的にはケースバイケース テレワークで生産性が上がるかどうかは、基本的にはケースバイケースです。上がることもあれば下がることもあるというのが正直なところでしょう。 また、同じ企業と同じ部署でテレワークを行っている場合でも、上がる時もあれば変わらないこともあり、下がる時もあります。よくあるパターンとして挙げられるのは、最初慣れないうちは生産性が下がり、システムやワークフローを習熟するに従って生産性が上がっていくケースです。 テレワークを経験した8割超が生産性向上を実感したというデータも テレワークにより生産性が上がるか下がるかはケースバイケースです。ただ、アドビ社が行った「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、テレワーク経験者の八割超が生産性が上がったことを実感したというデータもあります。 また、「上がった」と答えた人のうち「とても上がった」と感じた人は全体の34％、「どちらかといえば上がった」が54％という結果になっています。そして、93％の人が「今後もテレワークを続けたい」と答えるなど、テレワークへの意欲が高まっています。 もちろん生産性が低下するケースもある もちろん、テレワークにより生産性が低下するケースも存在します。前述したアドビの調査では、テレワークに対し下記のような問題が生じたという結果が上がっています。 参考：https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html 最も多かった課題は「紙の書類を確認できない」、そして二番目に多かったのが「プリンタやスキャナがない」です。両者からは、業務のペーパーレス化がうまくいっていないという推測を得られるのではないでしょうか。 ペーパーレス化が進んでいないと、紙で管理された情報の共有が難しくなってしまいます。テレワークを行うのであれば、ペーパーレス化は必須と言ってもよいでしょう。 テレワークで生産性が下がってしまう理由 では、次にテレワークで生産性が下がってしまう理由を見ていきたいと思います。 コミュニケーションが滞る テレワークではお互いにオンライン上でコミュニケーションを取ることになるため、やり取りが停滞しやすい面があります。メンバーが全員チャットやテレビ通話に慣れていればよいのですが、なかなかそういうわけにもいきません。 チャットで意思疎通をするためには、情報を簡潔にまとめられる文章力とタイピング能力が必要です。テレビ通話であればほぼ対面と変わらないコミュニケーションができますが、会議のような多人数で話す場合は工夫が必要になるでしょう。 また、チャットにせよテレビ通話にせよ、それができるようになるまでの環境構築につまずいてしまうケースもあります。 ワークフローの変化に現場が対応できない テレワークを行うにあたっては、多くの場合ワークフローの変更を余儀なくされます。従来とは異なるワークフローに柔軟に対応できればよいのですが、それが難しい場合は業務の滞りが発生します。 たとえば、下記のような例が挙げられるでしょう。 経費精算フローが変わり、処理を溜め込むようになってしまった 変更されたコミュニケーションフローに難が生じ、情報共有が行われなくなった 進捗管理ツールの更新を忘れ、進捗のリアルタイム共有ができなくなった 従来のワークフローを一切変更せずテレワークに移行するのは、ほぼ不可能です。新しいワークフローを用意するにあたり、従業員の負担が重くなりすぎないような制度を構築しましょう。 会社に保管されている資料をすぐに確認できない 前述のアドビの調査でもトップに位置していましたが、会社に保管されている紙の資料をすぐに確認できないと、業務に滞りが生じます。情報全てをデジタル化できればよいのですが、それが難しいケースもあるでしょう。 その場合、資料を確認するために出社する形になります。出社の頻度が低ければよいのですが、あまりに頻繁に出社しなければならない場合、何のためにテレワークに移行したのかが不明確になってしまう恐れがあります。 また、出社しなければならない従業員とそうでない従業員の間に不公平感が生まれてしまうリスクもあるでしょう。 その他テレワークにあたっての問題・課題 続いて、その他テレワークを行うにあたっての課題や問題について解説します。 セキュリティに不安が生じる テレワークを行う際は自宅やコワーキングスペースからインターネットにアクセスして仕事を行う形になるため、セキュリティが甘くなるケースがあります。会社に集まって仕事をする場合、原則的に社内の回線を通じてインターネットや社内サーバーにアクセスするため、通信を管理しやすいというメリットがあります。 しかし、テレワークとなるとそうもいきません。端末自体は会社が貸与することもできますが、どこからアクセスするか、そしてどのようなアプリケーションをインストールするかはある程度従業員の裁量に任されることになるでしょう。 もちろん、ルールを定めることである程度制限することは可能です。ただ、貸与した端末に不具合が生じた場合などにある程度自分で修復することが求められるため、当人に悪意はなくともセキュリティに穴が空いてしまうケースを考慮する必要があります。 勤怠管理・評価における課題 テレワークにおいては、勤怠管理、評価における課題も生じます。オフィスに集まって仕事をする従来のスタイルだと、基本的に出社から退社までの時間が勤務時間であり、どのような仕事をしているかが見えやすく評価もしやすかったのではないでしょうか。 テレワークに移行する場合、まずどのように勤怠管理を行うかを考えなければなりません。原則的にテレワークシステムにログインしそこで「勤務開始」「終了」を判断すればよいのですが、仕事中は顔が見えないため、本当に仕事をしているのかが分かりづらくなります。 常にテレビ通話を繋ぎっぱなしにする手もありますが、回線が重くなること、そして監視されてる気分になり業務の生産性が低下することなどが危惧されるでしょう。 サボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題 テレワーク下ではサボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題も生じます。テレワーク環境ではお互いの顔が見えづらいため、チームメンバーが今働いているのかどうかが分かりづらくなってしまいます。 それによりサボりが発生することもあるのですが、こちらはある程度成果物で判断できるでしょう。どちらかというと、真の問題は働きすぎを抑制できるか否かです。 サボりは成果物の提出で判断できますが、超過労働を判断するのは困難です。オフィスであれば残業が続いている部下に「帰って休め」と声をかけることもできますが、テレワーク下だと誰がどのくらい働いてるのかが分かりづらくなる上、自宅でいつまででも仕事ができてしまいます。 超過労働が体に悪いのは言うまでもありません。オンオフをしっかり切り替えることのできる体制を構築し、働きすぎを防ぐ必要があります。 テレワークで生産性を上げるにはどうすればいい？ それでは、次にテレワークで発生する問題や課題を解決し、生産性を向上させるポイントをいくつかご紹介します。 テレワークのためのワークフローやルールを構築する テレワークを行う際は、まずテレワークのためのワークフローやルールを構築しておきましょう。従来のオフィスに集って行う業務からテレワークにシフトする際、ワークフローやルールがそのままだと多くの面で支障をきたしてしまいます。 テレワークに馴染みのない企業や部署の場合、どうしても運用が手探りになってしまいます。一度設定したルールに固執するのではなく、PDCAサイクルを回し可能な限り効率が上がるよう改善を繰り返しましょう。 きめ細やかなコミュニケーション機会を設ける テレワークで業務を行う場合、きめ細やかなコミュニケーション機会を設けることも重要です。テレワーク環境では各メンバーが遠方からインターネットを介して仕事やコミュニケーションを行うことになりますが、直接対面するのに比べるとどうしてもコミュニケーションの密度が下がってしまいます。 それを防ぐためにも、たとえば始業前の朝礼や業務後の報告、フィードバックなど、定期的なコミュニケーションの機会を設けることが大事です。この辺りはチームメンバーの特性も鑑みなければなりませんが、特にテレワークで孤独感を感じてしまう人には一層のケアが必要になるかもしれません。 出社とリモートを上手に切り分ける テレワークだからといって100％遠方から業務を行う必要はありません。場合によっては出社とリモートを上手く使い分けることで、生産性向上の助けになるでしょう。 その際に考えたいのは、特定の従業員に負担が集まらないようにすることです。「原則テレワークだが出社も可能」というやり方だと、頻繁な出社を必要とする人が他の従業員に対して不公平を感じてしまうかもしれません。 業務システムを導入する 品質の高い業務システムを導入し適切に活用すれば、テレワークの効率が大幅に向上します。業務システムは特定の業務を効率化するために作られているものですが、多くは外からのアクセスにも対応するため、ケースによっては従来のワークフローをそのままテレワークに移行させることも可能です。 特にテレワークに馴染みのよいシステムは、下記のようなものです。 グループウェア 勤怠管理システム 進捗管理システム ペーパーレスシステム なるべくテレワークを行う前に導入し、活用を現場に馴染ませておきましょう。 テレワークによる業務改善事例 それでは、最後にテレワークによる業務改善事例をいくつかご紹介します。 ワークスタイルを変革し残業時間の抑制＆売上増を達成：株式会社WORK SMILE LABO 株式会社WORK SMILE LABOは、事務用品やオフィス家具を販売している企業です。同社では2016年度からテレワークの導入活用を推進しており、その一環としてパソコンを全社員に支給したり、スマホで出退勤を管理するなどの取り組みを行っています。…

Teamsを使ったワークフロー管理の具体例

では次に、Teamsを使ったワークフロー管理の具体例について解説します。Teamsによるワークフロー管理にはさまざまなやり方が考えられますが、一例として下記のようなものが挙げられます。

申請から承認までをリモートで行う

業務遂行にあたり、申請および承認プロセスの実行機会は少なくありません。細かなところで言うと交通費や旅費の精算、大きなものであれば企画やシステム導入の稟議等があります。

それらを全てリモートで行う必要はありませんが、可能であれば積極的にリモート化することをおすすめします。紙の書類で行うと紛失や確認漏れのリスクが生じたり、書類を保管するためのスペースを別途用意する必要があるからです。

Teamsを介して申請から承認までをリモートで行えれば、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。Teams上で必要事項を申請すれば承認者のTeamsに通知され、承認が行われればワークフローが完了します。

普段使っているアプリとTeamsを連携する

Teamsは数多くのアプリと連携が可能です。使い慣れたTeamsの画面上でさまざまな操作を行えれば、業務効率化にも繋がるでしょう。

Teamsと同じMicrosoft社製のアプリはもちろん、サードパーティ製のアプリも利用できます。ストアにはさまざまなものが取り揃えられているため、一度覗いてみることをおすすめします。

規定の処理を自動化する

Teamsを活用し、規定の処理を自動化することもできます。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。

• TeamsのメッセージをOneDriveに保存
• メッセージを定期送信する
• 承認プロセスの自動化

Teamsでの自動処理は、主にワークフローアプリを使って行います。ワークフローアプリを活用することで、Teamsから規定処理の自動化フローを構築できます。

Teamsでワークフローを構築するには？

では次に、Teamsでワークフローを構築する方法について解説します。

承認アプリを追加する

Teamsで承認ワークフローを管理したい場合は、承認アプリを追加するのが手です。承認アプリを活用することで、休暇の申請や経費請求といったフローをTeamsから行えるようになり、業務の効率化が可能です。

なお、承認アプリを展開するには下記が必要です。

• Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 のライセンス
• powerautomate.microsoft.com のアカウント
• Microsoft Dataverse データベースを作成する権限
• ターゲット環境の管理者ロール
• ユーザーが新しい承認テンプレートを設定する場合はMicrosoft Forms のライセンス

適切なアクセス許可が設定されていれば、画面左側のメニューから「承認」を選択することで、承認アプリが追加されます。

ワークフローアプリを導入する

ワークフローアプリを導入することで、Teamsからワークフローの管理が可能になります。画面左側のメニューからアプリを選択し、その中に表示されているワークフローを選びます。

追加したいワークフローを選択し、指示に沿って操作を進めることで追加完了です。

特定のメッセージに関連するワークフローを即座に行いたい場合は、メッセージから直接作成することもできます。該当メッセージの右上にある「その他のオプション」をクリックし、中にある「その他のアクション」→「新しいアクションの作成」を選択します。

実施したいワークフローを選び、指示に沿って操作することでワークフローが追加されるでしょう。

普段活用しているアプリと連携させる

普段活用しているアプリを連携させれば、Teamsからワークフローの管理が行えるケースもあります。同じMicrosoft社製品だけではなく、他の汎用的なアプリとの連携が可能なのもポイントです。

Microsoft社のものであれば左側メニューのアプリから追加したり、ストアからインストールするのが一般的です。ストアにはサードパーティ製のものもありますが、ストアにないサードパーティ製アプリと連携させる場合は一つずつ個別に行う必要があります。

アプリをTeamsと連携させることでシームレスな操作が可能になり、業務効率化に繋がります。中にはTeamsとの連携ができないアプリもありますが、その場合は別々に起動して併用しましょう。

Teamsで使えるカスタムアプリとは？カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説

Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは？ Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは、どのようなものなのでしょうか。まずはTeamsのカスタムアプリについて解説します。 Teamsにはアプリを組み込むことができる Microsoft Teamsは、アプリを組み込んで機能を拡張することができます。Teamsはコミュニケーションのためのアプリであり、チャットや通話、ファイル共有といった機能が主に搭載されています。 コミュニケーションツールとして使う分には特に問題ないのですが、使い方によってはもう少し多機能な方が好ましいかもしれません。そのような場合はTeamsに他のアプリを組み込み機能を拡張すれば、より便利に使えるわけです。 プリインストールされている既定のアプリとカスタムアプリ Teamsに組み込めるアプリには、大きく分けて既定のアプリとカスタムアプリがあります。既定のアプリは通話やチャットなどプリインストールされているアプリ（機能）のことであり、カスタムアプリは自分で選んでインストールする機能拡張のためのアプリです。 カスタムアプリにはプリインストールされてないMicrosoft製のもの以外に、サードパーティーが開発したアプリも存在します。ストアを覗いて気になったものがあれば、インストールしてみてはいかがでしょうか。 サードパーティーが開発したカスタムアプリの他、自社開発も可能 カスタムアプリは自前で開発することもできます。ストアを探しても求めているものが見つからない場合、開発が視野に入るかもしれません。 カスタムアプリを自分で開発すれば、Teamsを自社用にカスタマイズできます。反面、アプリの開発には相応のリソースや技術が求められるため、費用対効果の悪化に繋がりやすいのがデメリットです。 カスタムアプリを使うメリット では次に、カスタムアプリを使うメリットをご紹介します。 Teamsに必要な機能を追加できる カスタムアプリを導入することで、Teamsに必要な機能を追加できます。コミュニケーションのための基本的な機能は最初から搭載されていますので、それ以外の機能が必要なケースに有用でしょう。 たとえば、下記のようなケースが考えられます。 営業支援ツールと連携しワンストップで営業管理を行う 異なるツール同士でコミュニケーションを行う Teams上でチームのタスク管理やスケジュール管理を行う どのようなカスタムアプリを追加するかは、業務内容やニーズによります。余計なものを追加してしまうと逆にツールの使い勝手が悪くなる恐れもあるため、正しく選択しましょう。 テレワーク環境を構築しやすくなる Teamsを活用すればリモートコミュニケーションを促進できるため、テレワーク環境の構築に有効です。テレワークを行う際、コミュニケーション用にTeamsを開きつつ他の業務遂行のアプリを同時に開いてそちらでコミュニケーションするようなケースもあるかもしれません。 それだとコミュニケーションの窓口が重複し、情報伝達に支障が生じる恐れがあります。Teamsに必要なカスタムアプリをインストールすれば、Teams上でさまざまな業務を行えるようになるため、その懸念を払拭できます。 適切なカスタムアプリを追加すれば、テレワークに適した環境を構築しやすいわけです。 自社に合わせたUIやポータルを構築できる カスタムアプリを追加することで、自社に合わせたTeamsのUIやポータルを作成できます。社内ポータルを立ち上げたはいいものの、なかなか従業員の利用を促進できないケースもあるかもしれません。 Teamsを使っているのであれば、Teamsにポータルを追加してしまうのも手です。普段使っているツールにポータルへの窓口があれば、アクセスを誘導することができるでしょう。 業務活用しているツールやシステムをなるべくひとまとめにすることで、業務効率化に繋がります。 カスタムアプリの導入方法 カスタムアプリはどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、カスタムアプリの導入方法について解説します。 サードパーティー製であればストアから導入 既にリリースされているサードパーティー製のカスタムアプリを導入したい場合は、ストアにアクセスしてみましょう。ストアにはさまざまなサードパーティー製のカスタムアプリがアップロードされているため、一般的なニーズであればサードパーティー製のアプリで事足りるのではないでしょうか。 サードパーティー製アプリ活用のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 開発のためのリソースを節約できる 汎用性の高い設計がなされている 一定の品質が保たれている 既存アプリを活用することで、自社開発によるリソースを節約できます。また、既存のカスタムアプリは多種多様な人が使うことが想定されているため、汎用性が高くなるよう設計されているのもポイントでしょう。 加えて、ストアの審査をクリアしていることによる品質の高さも挙げられます。特別な事情がない限り、ストアに公開されているカスタムアプリを使うのが無難でしょう。 自社開発する場合は、規定の開発環境において開発 ストアに希望を満たしてくれるカスタムアプリがない場合、自社開発が視野に入ります。カスタムアプリを自社で開発できればTeamsを自由に拡張できるため、成功すれば大きなメリットが得られます。 カスタムアプリを自社開発する際は、規定の開発環境を構築する必要があります。ゼロベースの開発に比べると自由度が低いように感じるかもしれませんが、選択肢が狭まることでやることが明確になる利点もあります。 規定の開発環境とはいえ汎用的な部分も多いため、Teamsのカスタムアプリ開発で学んだことは他の開発にも活かせるでしょう。 カスタムアプリの作り方 次に、カスタムアプリの作り方について解説します。カスタムアプリの製作には専門的な知識が必要なため簡単ではありませんが、技術や開発に自信があるならトライしてみてもいいかもしれません。 使用言語は主にC#とJavaScript Teamsのカスタムアプリは、主にC#とJavaScriptによって開発します。C#はTeamsをリリースしているMicrosoft社が開発した言語であり、Windowsアプリの開発等によく用いられているのが特徴です。 Javascriptもプログラミング言語の一種であり、Webを中心とした多くの開発で用いられています。プログラミング言語にはJavaというものもありますが、JavaとJavascriptは異なるため混同しないよう気をつけましょう。 カスタムアプリの開発には、C#とJavaScriptのどちらを選ぶべきなのでしょうか。カスタムアプリ開発に限りませんが、言語の選択は現在の技術知見や習熟度、そして将来性を考慮して決めるのがベターです。 C#は、主にWindowsアプリやWebアプリの開発に使われている言語です。対して、Javascriptは主にWeb全般で使われている汎用性の高い言語です。 両者とも学んで損はありませんが、どちらかというとC#はOSに依存したアプリケーションの開発。JavascriptはOSやデバイスに依存しないWeb開発に適していると言えるかもしれません。 開発環境の構築 Teamsのカスタムアプリ開発には、どのような環境を用意すればいいのでしょうか。一般的なものとしては、コーディングのためのVisual Studio CodeやJavaScriptのサーバーサイド実行環境であるNode.jsなどが挙げられます。 あるいは、GitHub Codespacesを活用することで拡張機能やソースコードがパッケージ化された環境を用意できます。どのようなアプリをどのように作りたいかによって構築すべき開発環境は異なるため、適切なものを選びましょう。 Teams用開発者ポータルを使って開発 Teams用開発者ポータル（旧AppStudio）を活用することで、アプリ構成を適切に管理・公開することができます。また、開発メンバーで共同作業を行ったり、ランタイム環境を設定する等も可能です。 アプリテンプレートも用意されている ゼロベースでアプリを構築するのは、骨が折れる作業です。UIから内部処理までを全て製作しようとすると、いくら人手があっても足りません。 そういった事態を避けるために、Teamsのカスタムアプリ開発にはさまざまなテンプレートが用意されています。基本的な部分はテンプレートで補い、独自性が必要な部分のみ手動で実装するといったやり方が考えられるでしょう。 人手を必要な部分に集約させることにより、少ないリソースでニーズに沿ったアプリを開発できるわけです。 効率的なTeams活用のポイント 続いて、カスタムアプリ導入も含めた効率的なTemas活用のポイントについて解説します。 Teamsを使って何がしたいのかを明確にする まず挙げられるのは、Teamsを使って何がしたいのかを明確化することです。Teamsはコミュニケーションのために作られたアプリなので「（リモート）コミュニケーションのため」であることが多いかとは思いますが、カスタムアプリを導入するのであればもう少し細分化してみましょう。 たとえば、下記のような形です。 テレワーク環境を構築するために業務をTeamsに集約させたい 従業員にプル型で情報発信したいのでTeamsによるポータルを構築したい…

Teamsによるワークフロー管理を効率化するポイント

続いて、Teamsによるワークフロー管理を効率化するポイントについて解説します。Teamsを使ってワークフローを管理する際には、どのような点に気を配れば適切でしょうか。

テンプレートを活用する

まず考えたいのは、テンプレートの活用です。ゼロベースでワークフローを構築することも可能ではありますが、一般的なプロセスであればテンプレートを活用した方が早いでしょう。

Teamsで使えるワークフローアプリには、既にテンプレートが用意されています。まずはこちらを確認して使えるものがないかを探し、なさそうであればゼロベースでのワークフロー構築を視野に入れるのが合理的です。

ゼロベースでワークフローを構築する場合は、ワークフロー全体の流れや要点をしっかりと掴みましょう。ワークフロー構築にはコツもありますが、ワークフローへの理解の深さが成否を分けることもあります。

ワークフローそのものを見直す

もしかしたら、Teamsでの管理に適さないワークフローもあるかもしれません。その場合はTeamsでの管理を諦める以外に、ワークフローそのものを見直してTeamsに最適化するというやり方も考えられます。

では、どのようなワークフローであればTeamsで管理しやすいのでしょうか。一例として挙げられるのは「プロセスが明確でありそれぞれの処理手順が一定である」です。

プロセスが不明瞭で常に柔軟な対応を要するものをITで管理・自動化するのは難しいかもしれません。処理手順を細分化して明確化すればできなくはないのですが、何かしらの工夫が必要になるでしょう。

最初からワークフローを単純化しておけば、Teamsでの管理に馴染みやすいわけです。

俯瞰的な視点を持つ

ワークフローの管理全般に言えることですが、なるべく俯瞰的な視点を持つことが大事です。「一見問題ないように思えた変更がワークフロー全体に大きな影響を及ぼす」ことも考えられるからです。

ワークフロー効率化の際に一番に挙げられるのは「無駄な手順を省く」ではないでしょうか。ワークフロー内の無駄な手順を省けばプロセスを短縮できますが、その手順が本当に無駄かどうかはしっかり精査しないと分からないケースもあります。

一見無駄に見えるが本当は必要だったものを削ると、ワークフロー全体に悪影響が生じるかもしれません。ワークフローを管理する際は、なるべく俯瞰的な視点から判断しましょう

ワークフローを効率化すれば生産性向上に繋がる。効率化の方法やポイントを解説

ワークフローを効率化することによるメリット ワークフローを効率化することにより、下記のようなメリットが生じます。一つずつ見ていきましょう。 業務効率や生産性が向上する ワークフローを効率化することで、業務効率が生産性が向上します。ワークフローというのは「業務の一連の流れ」のことであり、業務の種類によりさまざまなワークフローが形成され、それらが集まって事業全体を構成しています。  一つ一つのワークフローを効率化することで、全体の生産性も向上することは言うまでもありません。業務の効率化や生産性向上は今や企業の必須課題とも言えますので、ワークフローの効率化も強く求められています。  決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃さない  ワークフローを効率化することで決裁がスピーディーになり、ビジネスチャンスを逃しません。「ワークフローの効率化」と一口に言ってもさまざまなやり方がありますが、「決裁の簡略化」が試されるケースもあるでしょう。  決裁が簡略化すれば意思決定を早めることができ、機会損失を減らすことができます。また、意思決定フローがスムーズになることにより申請者や発案者のストレスを軽減でき、新しい試みやアイデアが上がりやすくなるメリットも考えられます。  超過労働を防げる ワークフローを効率化することで、超過労働を防ぐ効果も見込めます。超過労働が発生してしまう原因にはさまざまなものがありますが、一例としては「承認・決裁の遅さ」「無駄の多さ」などが挙げられるでしょう。  ワークフローを効率化すれば承認や決裁のスピードは向上しますし、無駄な業務や処理を省くことにも繋がります。結果として業務処理スピードが上がり、超過労働を防ぐ効果が期待できるわけです。 ワークフローはどのように効率化すればよいか では、ワークフローはどのように効率化すればよいのでしょうか。次に、ワークフロー効率化の手法について解説します。 ワークフローを可視化する ワークフローを効率化するには、まずワークフローの構成要素を洗い出して可視化しましょう。ワークフローが「業務の一連の流れ」である以上、そこにはさまざまな処理やタスクが存在します。  それらを一度全て書き出し、必要とされる作業内容や手続き、人員などを見える化します。一見簡単なように見えるかもしれませんが、ワークフローによっては複雑な構成になっているため、少々骨の折れる作業かもしれません。  しかし、ここを詳細に可視化しなければ後の工程に進むのが難しくなってしまいます。しっかりと洗い出し、ワークフローを鮮明にしましょう。  ワークフローに潜む無駄を洗い出す ワークフローの可視化が終わったら、次はそこに潜む無駄を抽出する作業です。業務効率化の基本は「無駄の排除」ですが、何を「無駄」と定義するかは業務内容や特性によって変わってきます。  ここでやりがちなのが、「一見無駄に見えるものを排除した結果、ワークフローが機能しなくなってしまった」です。場合によっては、一つ一つの処理が複雑に絡み合ってワークフローが形成されていることもあるでしょう。  何を削って何を残すかは、慎重かつ客観的な視点から判断する必要があります。  ミスが頻発しやすい部分を改善する ワークフロー内に、他に比べてミスが頻発しやすい部分が存在するケースがあります。そういったフローを効率化するためには、作業内容や処理手順を変更してミスを少なくすることが肝要でしょう。  ミスの原因を探ることによっておおよそは改善に向かいますが、原因が分かりづらいものもあるかもしれません。そのような場合はまず大きな視点から問題を捉え、徐々に細分化していくことをおすすめします。  例えば、まず「人的要因なのか作業内容によるものなのか」を判断します。そして前者であればシステマチック化を、後者であれば作業手順の変更などを検討するなどが考えられるでしょう。  ワークフロー効率化に取り組む際の注意点 それでは、次にワークフロー効率化に取り組む際の注意点をいくつかご紹介します。  無駄に見えるものが本当に「無駄」かを検証する ワークフロー効率化において重要なのは「無駄の排除」ですが、「（当該処理が）本当に無駄なのかどうか」という視点は常に持っておきましょう。「無駄な処理を省いたつもりが実は無駄ではなく、結果ワークフローが破綻してしまった」ということになれば業務に支障をきたしてしまいます。  では、無駄かどうかをどのように判断すればよいのでしょうか。ケースバイケースですが、「無駄と思われる処理を省いてテスト運用してみる」ことが考えられます。  あくまでテストなので、それで問題が生じるようであれば元に戻せばいいわけです。どう考えても無駄が明確な場合は即本運用でも構わないのですが、リスクが高い場合は期間を区切ってテストしてから判断することも視野に入れましょう。 ワークフローを俯瞰的に眺める ワークフローを俯瞰的に眺めることで、より良い手法が見えることも多いのではないでしょうか。ワークフローを洗い出し効率化を考える際には、一つ一つの処理やタスクを重視してしまい、結果失敗するケースも考えられます。  もちろんそういった視点も大事ですが、視野を狭めすぎるとワークフロー全体の本質が見えづらくなってしまいます。ワークフローにはそれぞれ目的があり、それを達成するために各処理が形成されています。  俯瞰的な視点から眺めることで、本質を外さず無駄を見極めることができるでしょう。 ワークフロー効率化のための具体的手法 続いて、ワークフロー効率化のための具体的手法について解説します。ワークフローを効率化するには、下記のような方法を試してみるのがよいでしょう。 無駄なプロセスを省略する ワークフロー効率化のためには、まず無駄なプロセスの省略が基本です。ワークフローに無駄なプロセスが入っていればいるほど処理効率は落ち、生産性も下がってしまいます。  「無駄を省く」は業務効率化の基本ですが、それだけにおろそかにすることはできません。とはいえ前述の通り無駄を省きすぎることで本来必要な業務もカットしてしまい、逆に生産性を落とすようなケースも考えられるでしょう。  繰り返しになりますが、何が無駄で何が無駄でないかを慎重に判断する必要があります。  決裁プロセスが適切かどうかを判断する ワークフローに承認や決裁のプロセスが入っていることも多いですが、それぞれが適切かどうかを判断することが重要です。承認や決裁に必要な工程や人数が多すぎると、ワークフローの完了に時間がかかってしまいます。  逆に、それらが少なすぎると特定の人間に負荷がかかりすぎてしまったり、チェックが甘くなる恐れもあるでしょう。決裁や承認プロセスは可能な限り必要最低限にする必要がありますが、それを下回ることのないよう注意することも大事です。  ワークフローをシステム化する ワークフローをシステム化することで、業務工程の効率化に繋がります。ワークフローのシステム化とは、一般的にワークフローシステムを業務に組み込むことを意味します。  ワークフローシステムとは、基幹システムにワークフロー（の一部）を組み込み自動処理するものです。ワークフローシステムを導入することで承認・決裁プロセスが簡略化されると共に、利便性も向上します。  利用者はさまざまな端末を通してシステムにアクセスし、そこからワークフローに関する業務処理を行う形になるでしょう。  ワークフローをシステム化することによるメリット では、最後にワークフローをシステム化することによるメリットをご紹介します。ワークフローシステムに対する理解を深め、導入の参考にしましょう。 業務効率化が進む ワークフローをシステム化することで、大幅な業務効率化に繋がります。ワークフローシステムと一口に言ってもさまざまなものがありますが、おおむね下記のような機能を備えています。  申請書の作成、提出、共有、承認 作成された申請書の管理 従来は紙に書いて提出する必要があったものを、デジタルで作成できるようになります。書き損じや字の可読性といった問題を解決し、業務フローがスムーズに進むようになります。  また、作成された申請書の提出や承認、共有などもオンラインで可能です。スマホやタブレットを活用することで、外出時の空き時間などを利用して承認業務を行うこともできるため、ワークフローの進捗を早められます。  そして、作成された申請書は全てデジタル管理されるので、紛失やスペースの問題が発生しません。合わせて、管理されている書類を必要に応じて瞬時に共有することも可能です。  申請や承認をオンラインで行える ワークフローシステムを活用することで、申請や承認をオンラインで行えるのは前述の通りです。インターネットに繋がる環境と端末さえあればどこからでもシステムにアクセスすることができ、隙間時間を利用してタスクを処理することができるようになります。  従来は「どうしても今日中に行わなければならない処理があるため、帰社しなければない」というケースもあったかと思います。業務内容にもよりますが、ちょっとしたことであればスマホやタブレットを活用して処理してしまい、そのまま直帰することも可能になります。  内部統制が強化される 業務を効率化し無駄を省くことで、内部統制が強化されるというメリットも生じます。内部統制とは、「各従業員が事業に携わる際に守るべきルールや仕組み」のことです。  ワークフローをシステム化することで業務効率が向上するのは前述の通りですが、なぜ業務効率化と内部統制が関係するのでしょうか。それは、「業務効率化を達成するためにワークフローが適切に構築されるから」です。  ワークフローに無駄が多いと処理やタスクが多くなり、必然的に守るべきルールも肥大化します。しかし、ルールが多ければ多いほどそれらを覚え守ることが難しくなるため、内部統制を強化するためには可能な限りルールや仕組みをシンプルにする必要があります。  ワークフローシステムを組み込むことでワークフローのプロセスが単純化され、内部統制を強化しやすくなります。ワークフローを処理するためには利用者がシステムにアクセスする必要がありますが、「誰がいつログインしたか」「どのような業務を行ったか」などが全て記録されることになります。  問題が発生した際に原因を突き止めやすくなりますし、アクセス権を適切に設定しておけばトラブルの発生を防ぎやすくなるでしょう。ただし、システムにまつわるセキュリティ（IDやパスワードの管理など）は新たにルールを設け適切に管理運用する必要が生じます。  進捗を可視化できる ワークフローシステムを導入すれば、ワークフローの進捗を可視化することも可能です。自分が行った申請が今どうなっているか、いつ頃承認され完了するのかが見える化されれば、ワークフローのクセを見極めやすくなるのではないでしょうか。  タスクを処理する個人にとっても恩恵がありますが、ワークフローを全体を管理する管理者にとって特に大きなメリットがあります。滞りがちなプロセスを可視化して対策を打てばワークフロー全体の効率化に繋がりますし、担当者の負担も軽減できます。  合わせて、誰がどのようなタスクをどの程度スピーディーにこなしてるかを見ることで、業務評価の参考にもなるでしょう。 まとめ ワークフローを効率化することで、業務効率化や生産性向上などさまざまなメリットが生じます。ワークフローを効率化するには、「無駄の排除」や「ワークフローシステムの導入」などが効果的でしょう。 

まとめ

Teamsでワークフローの管理を行えれば、多くの面で業務効率化に繋がります。中には複雑な手法もありますので、負荷やコストパフォーマンスを見極めつつ適切な管理に努めましょう。