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Business Efficiency

November 7, 2024

「Microsoft 365 Copilot」取り扱いのお知らせ
Microsoft Copilotとは Copilot概要 CopilotとはOpenAIの「Chat-GPT4」を活用し、 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などで 文章作成やコーディング、デザイン、レイアウトなどをAIがサポートしてくれるサービスです。 Copilotとは？ Copilotとは、GitHubとOpenAIが共同でOpenAI Codexを利用して開発したA駆動のコード補完ツールで、Visual Studio Codeなどの一部の統合開発環境（IDE）で利用されています。 コードの文脈に応じて、関数や変数の名前、コメントやドキュメンテーションなどを自動的に生成したり、提案したりします。また、様々な言語やフレームワークに対応しており、プログラミングの経験やスキルに関係なく、開発者の生産性を向上が期待されます。 つまり Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphと連携し、ユーザーの作業内容や傾向に基づいた最適な提案を行なってくれるので、作業効率もUPします！ Microsoft Copilotの5つの特長 特徴 特徴詳細 Microsoft 365製品に組み込まれるので簡単に呼び出せる ビジネスで頻繁に利用される、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリに組み込まれた形で提供されます。 例えば、Wordで作成した文章の校正や要約、Excelで入力したデータを基にした表作成、関数の提案などができます。 他にもPowerPointでの資料を基にしたスライド作成、デザイン作成、Teamsでの会議の要約、議論に関する情報検索、次のアクションの提示などが可能です。 また、基本的に使い勝手はこれまでと変わることなく、どのツールも同じ外観、操作性、挙動が提供されるのも特徴の1つです。 大規模言語モデル（LLM）と自社のビジネスデータの安全な接続 LMMと自社のビジネスデータを接続する際に、安全なコンプライアンスの配慮、プライバシーが保護された状態での接続が可能かが問題になると思います。 Microsoft 365 CopilotのLLMは、限られた言語資料データで訓練されているため、自社のビジネスデータと安全な接続が可能です。 自然言語での質問に対しリアルタイムかつ正確な回答 利用者からの質問や指示に対し、リアルタイムかつ正確な回答を行うことができます。 理由としては、利用者が所有する情報とMicrosoft Graphが持つ情報にリアルタイムでアクセスします。 例えば、Teamsで会議を行っている途中ですぐにトピックの要約を行い、適切かつ会議の文脈に沿った回答をすることが可能です。 そのため、会議に途中から参加したとしても会議を中断させることなく情報が共有され、そのまま本題に入ることができます。 情報漏えいのリスク軽減 LLMを利用する際の不安点として、情報漏洩がありますが、Microsoft 365 CopilotのLLMは、自社のデータや入力されたプロンプトではなく、独自の言語資料データを使って訓練されているため、外部に自社データが漏れてしまう心配はありません。 また、個人レベルにおいても、Microsoftがこれまで長年に渡り顧客のデータ保護を行ってきたものと同じテクノロジーを使い、アクセスが許可されたデータのみを提示するので、強固なデータ保護による情報漏洩防止につながります。 Microsoft製品間での横断的な使用 WordからExcel、OutlookからPowerPointなどMicrosoft製品間での横断的な作業に対応することができます。 例えば、Excelで作成したデータとWordで作成した文章を使ってPowerPointでスライドを1から作成することや、Outlookで送られてくる請求書データを取引先ごとにExcelで集計することも可能です。 他にも、営業先から送られたメール、社内でのチャット、Word文書などを会議で使う資料としてまとめたり、会議の結果を要約して提案書を作成することも可能です。 それぞれのツール単体でMicrosoft 365 Copilotを活用しても効率的ですが、複数のツールを使って業務を行うため、Microsoft製品間の横断的な作業にも対応できることで、より効率化が進み、生産性も向上することでしょう。 Microsoft Copilotの活用例 製品 […]
Business Efficiency

November 7, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第四回　定型メールの作成・テスト実行編～
「添付ファイル用変数」の設定 作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。 「配列変数」の設定 「配列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。 値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。 「メールの送信」の選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信（V2)」を選択します。 詳細オプションの表示 「メールの送信」アクションが追加されます。 「詳細オプションを表示する」を選択します。 添付ファイルの設定 「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。 添付ファイルコンテンツの設定 「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。 設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。 アレイ形式で表示 アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。 「DisplayName」の設定 「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。 コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイルコンテンツ」の設定 値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 以下のように値が設定できていればOKです。 次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。 「文字列変数」の設定 「文字列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。 値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。 【補足情報】 末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。 定型メール作成-「送信先会社名」の設定 「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。 送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。 定型メール作成-「送信先担当者名」の設定 送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。 定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定 送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。 定型メール作成-「添付ファイル名」の設定 添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。 定型メール作成-「署名」の設定 署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。 最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。 作成したフローの保存 添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。 […]
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November 7, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第三回　条件分岐の設定編～
フローの条件分岐の設定 ステータスが送信の場合に、複数のファイルを添付した定型メールの送信フローが実行するよう条件分岐の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、「条件 コントロール」を選択します。 左辺の条件式を設定 「条件」アクションが追加されます。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 次に「はいの場合」の設定を行うため、「アクションの追加」を選択します。 「SharePoint 添付ファイルの取得」を選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルの取得 SharePoint」を選択します。 「サイトのアドレス」の設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「SharePoint 添付ファイルのコンテンツの取得」を選択 次に添付ファイルのコンテンツの取得を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルのコンテンツの取得 SharePoint」を選択します。 サイトのアドレスの設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「ファイル識別子」の設定 「ファイル識別子」に動的なコンテンツの「ID」を選択します。作成していると「Apply to each」が自動的に挿入されます。 今回のご説明は以上となります。 次回は最終回「第四回　定型メールの作成・テスト実行編」です。お楽しみに！
Business Efficiency

November 7, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第二回　新しいフロー作成編～
Power Automate 新しいフローを作成 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 「自動化したクラウドフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。 「フロー名」を入力 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「複数のファイルを添付した定型メールの送信」と入力します。 続いて「フローのトリガーを選択してください」に「sharepoint」と入力し、「アイテムが作成または変更されたとき」を指定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 アイテムまたはファイルが変更されたときの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクションが表示されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 トリガーの起動条件式の作成 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの起動条件式を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「アレイ」を入力し、「アレイのフィルター処理」を選択します。 左辺の条件式を設定 ステータスが送信になった時にフローが起動する設定を行います。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 条件式の設定後、「詳細設定モードで編集」を選択します。 条件式をトリガーの起動条件に登録 コード化された条件式をコピーして、トリガーの設定画面に登録します。 なお、このアクションはトリガーの起動条件設定以外に使用しませんので、削除してください。 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクション右上にある「・・・」を選択し、設定を選択します。 「アイテムまたはファイルが修正されたとき」の設定 「’アイテムまたはファイルが修正されたとき’の設定」が表示されるので、トリガーの条件の「＋追加」を選択します。 「トリガーの条件」の設定 追加された設定欄に先程コピーした値をペーストし、完了を選択します。 変数の作成-添付ファイル格納用 添付ファイル格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 「名前」に任意の変数名を入力します。今回は「添付ファイル用」と入力します。 続いて「種類」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので、「アレイ」を選択します。 変数の作成-添付ファイル名一覧 添付ファイル名格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 […]
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November 7, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第一回　事前準備編～
こんなお悩みはございませんか？ 月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。 定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。 手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。 メールにファイルを添付して送信する１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！ 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成 SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。 コミュニケーション サイトにリストを作成します。 「＋新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します 次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。 添付ファイルリストに列を登録 添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。 作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。 列の作成-「送信先会社名」列 添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先会社名」 列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。（※列名作成時のポイントは補足情報を参照）今回は「送信先会社名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 【補足情報】 ■列名作成時のポイント SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field＝以降を指します。 内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。 タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合） タイトル列を最初から日本語で作成した場合） 列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。 列の作成-「送信先担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。 次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「送信者の会社名・担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。 次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「署名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。 次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「署名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。 「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。 […]
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで手書きのメモからアプリ画面を作成！
こんなお悩みはございませんか？ 初心者でも簡単にできると言っても難しいんでしょ？ Power Automateは使ったことがあるが、Power Appsは難しそうで使ったことがない。 モック作成時間を短縮したい。 全て「PowerApps Express Design」で簡単に解決できます！ Power Appsの「PowerApps Express Design」を利用すれば、手書きのイラストをもとに、AIがアプリケーションを自動作成してくれ、簡単にアプリ画面を作成することができます。 今まで一度もPower Appsを触ったことがない方や、Power Apps食わず嫌いの方でも、誰でも簡単にこの機能を使ってアプリを作成することができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 紙に画面イメージを作成 画面イメージの作成 紙に実装したい画面のイメージを書きます。 今回はお問い合わせフォームを作成していきます。 アプリケーションの作成 準備 「作成」から、「画像」を選択します。 次へを選択します 画像のアップロード 「名前」欄へ入力します。 今回はお問い合わせフォームを作成するため「ContactForm」とします。 画像欄が「自分のファイルをアップロードする」が選択されている状態で 「ファイルの選択」ボタンを押下し、任意の画像を選択します。 形式を「電話」へ変更し、「次へ」を押下します。 ※今回は縦型のフォームにしたいため「電話」へ変更しています 「タグ」の追加 自動で認識されなかったテキストボックスを追加します。 追加が完了したら「次へ」を押下します。 データの設定 「後で確認する」を選択し、作成ボタンを押下します。 ※今回はDataVerseテーブルとの接続を行わないため「後で確認する」を選択します フォームの整形 作成されたフォームのレイアウトが崩れているので整形します。 完成 編集が完了したら保存し公開を行います。 Power Appsはこのように簡単に手書きのイラストからアプリ画面を作成することができますので、是非試してみてはいかがでしょうか？ 弊社では無料相談を実施していますので、ご不明な点があればお気軽にお問合せください！ 最後までご精読いただき、ありがとうございました。
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く！〜第六回　管理者画面編〜
PowerApps 管理者画面を作成 「管理者マスタテーブル」を作成 管理者かどうかの判定のために、管理者のみを登録しておく「管理者マスタテーブル」を作成します。 ①テーブル>＋新しいテーブル>高度なプロパティを設定します。 ②表示名とスキーマ名を設定し保存します。 ③「メールアドレス」列を追加します。 ④管理者アカウントを登録しておきます。  「管理者画面ボタン」を追加 勤怠管理アプリ トップ画面に「管理者画面ボタン」を追加し、 Visibleプロパティに 「!IsBlank(LookUp(管理者マスタ, メールアドレス = User().Email))」 を設定します。 これで管理者マスタに登録されていないアカウントにはボタン自体が表示されません。 ＋新しい画面　から「管理者_今日の勤務状況」画面を作成し、 管理画面ボタンのOnSelectプロパティに 「Navigate(管理者_今日の勤務状況)」 を設定します。  「ギャラリー」を追加 ラベルを追加し、Textプロパティに 「Text(Today(),”[$-ja-JP]mm/dd”) & “の勤務状況”」 を設定します。 その下に、「従業員名」「勤務形態」「出勤時間」「退勤時間」の４つのラベルを並べます。 ラベルの下に「空の垂直ギャラリー」を追加し、以下のように設定します。 レイアウト:タイトルとサブタイトル データソース:勤怠管理テーブルを設定し、 テキストラベルを2つ追加し、 タイトル/サブタイトル/テキストラベル1/テキストラベル2を横並びにしてフィールドをそれぞれ設定します。 出勤時間/退勤時間のTextプロパティにそれぞれ 「Text(ThisItem.出勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 「Text(ThisItem.退勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 を設定します。 今日の勤怠データのみを表示するために、 ギャラリーのItemsプロパティに 「Filter(勤怠管理テーブル, 日付=Today())」 を設定します。 ＋新しい画面　から「管理者_勤務状況一覧」画面を作成し、 >(右アイコン)のOnSelectプロパティに 「Set(SelectedUser,今日の勤務状況ギャラリー.Selected.Name ); Navigate(管理者_勤務状況一覧画面)」 を設定します。 「管理者_勤務状況一覧画面」にもラベルを追加します。 Textプロパティに 「Text(SelectedUser) & […]
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く！〜第五回　休暇申請画面編〜
PowerApps 休暇申請画面を作成 「ラベル」を追加 第三回勤怠時間画面編で作成した「勤怠時間ラベル」をコピーして、休暇申請画面に貼り付け、テキストを「休暇申請」にします。 第四回編集画面編を参考にラベルの右上に「閉じるボタン」を追加し、OnSelectプロパティに、「Navigate(トップ画面)」を設定します。 「編集フォーム」を追加 第四回編集画面編を参考にデータソースが「休暇申請テーブル」のフォームを作成します。 日付カードの時刻部分は、表示を「オフ」にします。 Nameカードのテキスト入力のDefaultプロパティ「Concatenate(Office365ユーザー.MyProfile().Surname,“”,Office365ユーザー.MyProfile().GivenName)」を設定します。 Nameカードの表示をオフにします。 終日/半日カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“終日”,“半日”]」を設定します。 　　　　 終日/半日カードのUpdateプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Selected.Value」を設定します。 終日/半日エラーメッセージのYプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Y + ‘終日/半日ドロップダウン’.Height」を設定します。 理由カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“私用”,“体調不良”,“その他”]」を設定します。 　　　　 終日/半日カードの手順を参考に、Updateプロパティに、「理由ドロップダウン.Selected.Value」を設定し、 エラーメッセージのYプロパティに、 理由ドロップダウン.Y + 理由ドロップダウン.Height を設定します。 「申請ボタン」を追加 第四回編集画面編を参考に申請ボタンを追加し、休暇申請フォームのOnSuccessプロパティに関数を設定します。 今回のご説明は以上となります。次回は「第六回管理者画面編」になります。お楽しみに！
Digital Transformation

June 20, 2024

Teamsで使えるカスタムアプリとは？カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説
Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは？ Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは、どのようなものなのでしょうか。まずはTeamsのカスタムアプリについて解説します。 Teamsにはアプリを組み込むことができる Microsoft Teamsは、アプリを組み込んで機能を拡張することができます。Teamsはコミュニケーションのためのアプリであり、チャットや通話、ファイル共有といった機能が主に搭載されています。 コミュニケーションツールとして使う分には特に問題ないのですが、使い方によってはもう少し多機能な方が好ましいかもしれません。そのような場合はTeamsに他のアプリを組み込み機能を拡張すれば、より便利に使えるわけです。 プリインストールされている既定のアプリとカスタムアプリ Teamsに組み込めるアプリには、大きく分けて既定のアプリとカスタムアプリがあります。既定のアプリは通話やチャットなどプリインストールされているアプリ（機能）のことであり、カスタムアプリは自分で選んでインストールする機能拡張のためのアプリです。 カスタムアプリにはプリインストールされてないMicrosoft製のもの以外に、サードパーティーが開発したアプリも存在します。ストアを覗いて気になったものがあれば、インストールしてみてはいかがでしょうか。 サードパーティーが開発したカスタムアプリの他、自社開発も可能 カスタムアプリは自前で開発することもできます。ストアを探しても求めているものが見つからない場合、開発が視野に入るかもしれません。 カスタムアプリを自分で開発すれば、Teamsを自社用にカスタマイズできます。反面、アプリの開発には相応のリソースや技術が求められるため、費用対効果の悪化に繋がりやすいのがデメリットです。 カスタムアプリを使うメリット では次に、カスタムアプリを使うメリットをご紹介します。 Teamsに必要な機能を追加できる カスタムアプリを導入することで、Teamsに必要な機能を追加できます。コミュニケーションのための基本的な機能は最初から搭載されていますので、それ以外の機能が必要なケースに有用でしょう。 たとえば、下記のようなケースが考えられます。 どのようなカスタムアプリを追加するかは、業務内容やニーズによります。余計なものを追加してしまうと逆にツールの使い勝手が悪くなる恐れもあるため、正しく選択しましょう。 テレワーク環境を構築しやすくなる Teamsを活用すればリモートコミュニケーションを促進できるため、テレワーク環境の構築に有効です。テレワークを行う際、コミュニケーション用にTeamsを開きつつ他の業務遂行のアプリを同時に開いてそちらでコミュニケーションするようなケースもあるかもしれません。 それだとコミュニケーションの窓口が重複し、情報伝達に支障が生じる恐れがあります。Teamsに必要なカスタムアプリをインストールすれば、Teams上でさまざまな業務を行えるようになるため、その懸念を払拭できます。 適切なカスタムアプリを追加すれば、テレワークに適した環境を構築しやすいわけです。 自社に合わせたUIやポータルを構築できる カスタムアプリを追加することで、自社に合わせたTeamsのUIやポータルを作成できます。社内ポータルを立ち上げたはいいものの、なかなか従業員の利用を促進できないケースもあるかもしれません。 Teamsを使っているのであれば、Teamsにポータルを追加してしまうのも手です。普段使っているツールにポータルへの窓口があれば、アクセスを誘導することができるでしょう。 業務活用しているツールやシステムをなるべくひとまとめにすることで、業務効率化に繋がります。 カスタムアプリの導入方法 カスタムアプリはどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、カスタムアプリの導入方法について解説します。 サードパーティー製であればストアから導入 既にリリースされているサードパーティー製のカスタムアプリを導入したい場合は、ストアにアクセスしてみましょう。ストアにはさまざまなサードパーティー製のカスタムアプリがアップロードされているため、一般的なニーズであればサードパーティー製のアプリで事足りるのではないでしょうか。 サードパーティー製アプリ活用のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 既存アプリを活用することで、自社開発によるリソースを節約できます。また、既存のカスタムアプリは多種多様な人が使うことが想定されているため、汎用性が高くなるよう設計されているのもポイントでしょう。 加えて、ストアの審査をクリアしていることによる品質の高さも挙げられます。特別な事情がない限り、ストアに公開されているカスタムアプリを使うのが無難でしょう。 自社開発する場合は、規定の開発環境において開発 ストアに希望を満たしてくれるカスタムアプリがない場合、自社開発が視野に入ります。カスタムアプリを自社で開発できればTeamsを自由に拡張できるため、成功すれば大きなメリットが得られます。 カスタムアプリを自社開発する際は、規定の開発環境を構築する必要があります。ゼロベースの開発に比べると自由度が低いように感じるかもしれませんが、選択肢が狭まることでやることが明確になる利点もあります。 規定の開発環境とはいえ汎用的な部分も多いため、Teamsのカスタムアプリ開発で学んだことは他の開発にも活かせるでしょう。 カスタムアプリの作り方 次に、カスタムアプリの作り方について解説します。カスタムアプリの製作には専門的な知識が必要なため簡単ではありませんが、技術や開発に自信があるならトライしてみてもいいかもしれません。 使用言語は主にC#とJavaScript Teamsのカスタムアプリは、主にC#とJavaScriptによって開発します。C#はTeamsをリリースしているMicrosoft社が開発した言語であり、Windowsアプリの開発等によく用いられているのが特徴です。 Javascriptもプログラミング言語の一種であり、Webを中心とした多くの開発で用いられています。プログラミング言語にはJavaというものもありますが、JavaとJavascriptは異なるため混同しないよう気をつけましょう。 カスタムアプリの開発には、C#とJavaScriptのどちらを選ぶべきなのでしょうか。カスタムアプリ開発に限りませんが、言語の選択は現在の技術知見や習熟度、そして将来性を考慮して決めるのがベターです。 C#は、主にWindowsアプリやWebアプリの開発に使われている言語です。対して、Javascriptは主にWeb全般で使われている汎用性の高い言語です。 両者とも学んで損はありませんが、どちらかというとC#はOSに依存したアプリケーションの開発。JavascriptはOSやデバイスに依存しないWeb開発に適していると言えるかもしれません。 開発環境の構築 Teamsのカスタムアプリ開発には、どのような環境を用意すればいいのでしょうか。一般的なものとしては、コーディングのためのVisual Studio CodeやJavaScriptのサーバーサイド実行環境であるNode.jsなどが挙げられます。 あるいは、GitHub Codespacesを活用することで拡張機能やソースコードがパッケージ化された環境を用意できます。どのようなアプリをどのように作りたいかによって構築すべき開発環境は異なるため、適切なものを選びましょう。 Teams用開発者ポータルを使って開発 Teams用開発者ポータル（旧AppStudio）を活用することで、アプリ構成を適切に管理・公開することができます。また、開発メンバーで共同作業を行ったり、ランタイム環境を設定する等も可能です。 […]
Digital Transformation

June 20, 2024

Teamsを使ってスケジュール管理がしたい！Teamsを使ったスケジュール管理の方法やメリットについて解説
Microsoft Teamsとは？Teamsでできること Microsoft Teamsとは、どのようなツールなのでしょうか。まずは、Temasの概要と機能について解説します。 Microsoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、WindowsやOfficeで有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションのためのアプリです。現代では、テクノロジーの進歩や時代的なニーズからテレワーク環境を整える機会も増えたかもしれません。 テレワークを行うには、メンバー同士が遠隔的なコミュニケーションを行う必要があります。Teamsの他にもリモートコミュニケーションサービスは数多くリリースされていますが、Teamsは既に使っているWindowsやOfficeと同じ開発元である信頼性や連携性の高さが特徴です。 チャットや通話、ファイルの共有等が可能 Teamsを使えば、チャットや通話、ファイルの共有等ができます。一般的なリモートコミュニケーションにおける機能を網羅しており、基本的にはTeamsがあれば汎用的なやり取りが可能です。 逆にTeamsが苦手な分野としては、チームやプロジェクト全体の管理が挙げられます。Teamsは基本的に対人によるやり取りを可能にするツールであり、一般的なコミュニケーションを超える管理は難しいかもしれません。 機能を拡張することでさまざまなことができる しかしTeamsはカスタムアプリ等を使った拡張が可能なため、元々備わっていない機能を追加することができます。その点がTemasの大きなメリットと言えるでしょう。 単体で多機能なツールは確かに便利なのですが、不要な機能も搭載されているのが難点です。不要なものは使わなければいいのですが、ツールに慣れない内はその判断が難しいかもしれません。 何が必要で何が不要かを判断するにも、それなりの知識や習熟が必要です。 Teamsでスケジュール管理は可能か？ Teamsを使ってスケジュール管理は可能なのでしょうか？続いて、Teamsとスケジュール管理の関係性について解説します。 簡易的なものであれば可能 Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されているため、こちらを使えば簡易的なスケジュール管理が可能です。日付と時間を指定して予定を入力し、保存することでカレンダー上に予定が登録されます。 複雑なスケジュール管理には不向き ただ、チーム全体のスケジュールを管理したり共有する等、複雑なスケジュール管理には不向きかもしれません。あくまで、個人かつ簡易的なスケジュール管理が可能といったところです。 また、Teamsで作成される予定は原則的にミーティングとなるため、その点にも注意が必要です。「（Teamsを使った）会議の予定を管理するためのカレンダー」というイメージです。 機能拡張することで多機能なスケジュール管理が可能になる では、Teamsで普通のスケジュール管理は難しいのでしょうか？そのままだと少々クセがありますが、スケジュール管理のためのアプリを導入・連携させることで一般的なスケジュール管理が可能になります。 Teamsにはコミュニケーションのためのシンプルな機能しか搭載されていませんが、それを補ってくれるのが拡張性の高さです。汎用的なツールや他のMicrosoftアプリ、ストアに公開されているカスタムアプリなどを選んで導入すれば、利便性を大きく向上させられます。 もちろん、スケジュール管理以外にもさまざまな拡張が可能です。自分に合ったものを見つけ、使い勝手が良くなるようカスタムしてみましょう。 Teamsでスケジュール管理を行うには では次に、Teamsを使ってスケジュール管理を行う具体的手法について解説します。 カレンダー機能を使う Teamsには標準でカレンダー機能が搭載されています。Teamsアプリからカレンダーを開くことですぐに呼び出すことができ、指定した日付や時間に予定を入れられます。 注意したいのは、あくまでも（Teamsを使った）会議ベースで予定が構築される点です。一般的なスケジュール管理ツールと同じ感じで予定等を入力して保存することで、会議が作成されます。 作成された会議のURLを共有すればすぐミーティングに入れるので、用途によっては便利かもしれません。ただ、スケジュール管理ツールとして活用するには少々特徴的と言えるでしょう。 Googleカレンダーと連携させることも可能 Googleカレンダーを使って予定管理をしている人も多いのではないでしょうか。TeamsをGoogleカレンダーと連携させることで、Googleカレンダーから会議の予約を入れられるようになります。 加えて、Googleカレンダー上で既に設定されている会議の予定を見ることも可能です。Teamsのカレンダーには原則的に会議の予約しか入れられないため、Googleカレンダーと連携させてそちらで全ての予定を管理するのが効率的かもしれません。 他のアプリと連携させることでさまざまに機能拡張できる Teamsのメリットとして、他のアプリとさまざまに連携可能という点が挙げられます。前述したGoogleカレンダーとの連携もそうですし、他のMicrosoftアプリやストア公開されているカスタムアプリをTeamsに導入することができます。 スケジュール管理において、代表的なものはShiftsでしょう。Shiftsを導入すれば、Teams上でチーム全体のスケジュール（シフト）管理が可能になります。 他にも、タスク管理のためのPlannnerやプロジェクト管理のためのProject等が挙げられます。必要に応じて導入すれば、チーム全体の管理を効率化できます。 Teamsでスケジュール管理を行うメリット では次に、Teamsからスケジュール管理を行うメリットについて解説します。Teamsでスケジュール管理を行うことで、どのような利点があるのでしょうか。 シームレスに操作や確認が可能 既に業務でTeamsをヘビーユースしている人も多いかもしれません。Teamsはシンプルなコミュニケーションアプリですが、Microsoft社の他のアプリと連携が可能であり、それらを好きなようにカスタマイズできるのが特徴です。 アプリを連携させず、コミュニケーションとスケジュール管理（および他の業務）を分離させたらどうなるのでしょうか。業務遂行不可ということはありませんが、ある作業を行うのに別のウインドウやアプリを開くのは手間であり、進捗が阻害されてしまう可能性があります。 Teamsに機能を統合させることで、シームレスに操作や確認が可能です。Teamsを開いたまま色々なことができるようになるため、効率化に繋がるでしょう。 さまざまなアプリと連携しやすい Teamsは、さまざまなアプリとの連携性が高いのが特徴です。同じMicrosoft製のアプリに加え、自社やサードパーティーが開発したカスタムアプリも導入可能です。 拡張の幅が広いことで、自分の業務スタイルに合ったカスタマイズを行えます。業務の大半をTeamsに統合すれば、ウインドウやアプリを切り替えることなくシームレスな作業や確認に繋がります。 逆に、Teamsにシンプルなコミュニケーション機能のみを求める場合は拡張は不要かもしれません。自分やチームの都合に応じ、柔軟な活用が可能です。 業務効率化に繋がる Teamsでスケジュール管理を行えば、多くの面で業務効率化に繋がります。アプリ連携を利用して業務をTeamsに統合させられれば、シームレスな操作や確認が可能になります。 あるいは、Teamsで行った会議上で決まったスケジュールを即予定表に反映させて共有することもできるでしょう。加えて、Teamsを軸にした業務フローを構築することで、メンバー間のやり取りがスムーズになる利点も見込めます。 従来は、一つの業務に一つのアプリを割り当てるのが当たり前だったかもしれません。それも悪くはないのですが、アプリごとに操作感や設計概念、UI等が大きく異なる場合、慣れるまで時間を要することもあったのではないでしょうか。 ソフトウェアを統合させることでそのような懸念を払拭し、使い慣れた操作やUIのまま機能だけを拡張できるわけです。加えて、Microsoft社のアプリであれば「Microsoft365」というサブスクリプションに加入するだけで網羅的な活用が可能です。 Microsoft365には文書作成のためのWordや表計算のExcel等も含まれているため、オフィス全体の効率化を図ることができるでしょう。 Teamsで効率的にスケジュール管理を行うポイント […]
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