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Business Efficiency

February 2, 2024

Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化!
こんなお悩みはございませんか? バックアップを毎回手動で行っていて時間がかかる 低コストでマルウェアやウイルス攻撃によるリスク対策を叶えたい ユーザーの誤操作によるデータ消去のリスクがある 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを利用して、 SharePointのデータを自動で定期的にバックアップすることができます。 定期的なデータバックアップを行っていれば、万が一データの消失や破損が起こっても、すぐに復元可能です。業務を途切れずに継続させることができるため、事業の損害や顧客からの信頼の損失を最小限にとどめられるでしょう。 また、自動バックアップを設定することで、作業量が削減され、業務の効率を上げることもできます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 ​ SharePoint Onlineでサイトを作成 バックアップ用のSharePoint Onlineのサイトの作成をします。 「+サイトの作成」を押下します。 次に「チームサイト」を選択してください。 テンプレートを選択 任意のテンプレートを選択してください。 こちらでは「標準チーム」を選択します。 次に「テンプレートを使用」を押下します。 サイト名とグループメールアドレス作成 「サイト名」を入力します。 次に「グループメールアドレス」を入力して、「次へ」を押下します。 言語の設定とメンバーの追加 「言語の選択」から日本語を選び、サイトの作成を押下します。 「メンバーの追加」でご自身のアカウントを入力して、「完了」を押下します。 サイトの作成が完了 以上の手順でバックアップが作成完了です。 Power Automateでフローの選択 Power Automateを開きます。 左サイドバーから「作成」を選びます。 一定の期間ごとにバックアップを取りたいので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 スケジュール済みクラウドフローを構築する 「フロー名」と「開始日」、「時間」、「繰り返し間隔」を設定して「作成」を押下します。 今回はテストのため、繰り返し間隔を1分に設定します。 フォルダーの一覧 バックアップ先に同じ名前のフォルダーやファイルがある場合に、保存が上手くいかない事があります。​ 前段階として、アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「フォルダーの一覧」を選択します。​ ファイル識別子を右のフォルダーアイコンから「Shared Documents」を選択します。​ アレイのフィルター処理 アクションの追加から「データ操作」を入力して、「アレイのフィルター処理」を選択します。 差出人に動的なコンテンツ「body」を選択し、値の選択に動的なコンテンツ「Name」を選択し、ドロッ プダウンから「次の値に等しくない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。 SharePointにHTTP要求を送信 アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「SharePointにHTTP要求を送信します」を選択します。 サイトのアドレスはバックアップ環境のURLを選択し、方法に「DELETE」を選択して、URIにはバックアップ環境のフォルダーパスを入力します。 パスは動的なコンテンツ、アレイのフィルター処理から「Path」を選択します。 […]
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January 12, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第四回 定型メールの作成・テスト実行編~
「添付ファイル用変数」の設定 作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。 「配列変数」の設定 「配列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。 値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。 「メールの送信」の選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信(V2)」を選択します。 詳細オプションの表示 「メールの送信」アクションが追加されます。 「詳細オプションを表示する」を選択します。 添付ファイルの設定 「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。 添付ファイルコンテンツの設定 「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。 設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。 アレイ形式で表示 アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。 「DisplayName」の設定 「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。 コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイルコンテンツ」の設定 値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 以下のように値が設定できていればOKです。 次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。 「文字列変数」の設定 「文字列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。 値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。 【補足情報】 末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。 定型メール作成-「送信先会社名」の設定 「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。 送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。 定型メール作成-「送信先担当者名」の設定 送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。 定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定 送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。 定型メール作成-「添付ファイル名」の設定 添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。 定型メール作成-「署名」の設定 署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。 最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。 作成したフローの保存 添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。 […]
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January 12, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第三回 条件分岐の設定編~
フローの条件分岐の設定 ステータスが送信の場合に、複数のファイルを添付した定型メールの送信フローが実行するよう条件分岐の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、「条件 コントロール」を選択します。 左辺の条件式を設定 「条件」アクションが追加されます。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 次に「はいの場合」の設定を行うため、「アクションの追加」を選択します。 「SharePoint 添付ファイルの取得」を選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルの取得 SharePoint」を選択します。 「サイトのアドレス」の設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「SharePoint 添付ファイルのコンテンツの取得」を選択 次に添付ファイルのコンテンツの取得を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「sharepoint」を入力し、「添付ファイルのコンテンツの取得 SharePoint」を選択します。 サイトのアドレスの設定 「添付ファイルの取得」アクションが追加されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 「ID」の設定 「ID」に添付ファイルリストのID列の数値を入力します。今回は「3」を入力します。 「ファイル識別子」の設定 「ファイル識別子」に動的なコンテンツの「ID」を選択します。作成していると「Apply to each」が自動的に挿入されます。 今回のご説明は以上となります。 次回は最終回「第四回 定型メールの作成・テスト実行編」です。お楽しみに!
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January 12, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第二回 新しいフロー作成編~
Power Automate 新しいフローを作成 「マイフロー」を選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。 「自動化したクラウドフロー」を選択 「新しいフロー」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。 「フロー名」を入力 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「複数のファイルを添付した定型メールの送信」と入力します。 続いて「フローのトリガーを選択してください」に「sharepoint」と入力し、「アイテムが作成または変更されたとき」を指定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 アイテムまたはファイルが変更されたときの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクションが表示されます。 「サイトのアドレス」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので任意のサイトを選択します。今回は、「コミュニケーション サイト」を選択します。 「リスト名」の設定 「リスト名」に作成した「添付ファイルリスト」を選択します。 トリガーの起動条件式の作成 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの起動条件式を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「アレイ」を入力し、「アレイのフィルター処理」を選択します。 左辺の条件式を設定 ステータスが送信になった時にフローが起動する設定を行います。 左辺の値を設定するため、動的なコンテンツの「ステータス Value」を選択します。 中央の条件式を設定 中央の条件式を設定します。今回はデフォルトで設定されている値「次の値に等しい」を使用します。 右辺の条件式を設定 右辺の値を設定します。今回は「送信」と入力します。 条件式の設定後、「詳細設定モードで編集」を選択します。 条件式をトリガーの起動条件に登録 コード化された条件式をコピーして、トリガーの設定画面に登録します。 なお、このアクションはトリガーの起動条件設定以外に使用しませんので、削除してください。 「アイテムが作成または変更されたとき」のトリガーの設定 「アイテムが作成または変更されたとき」のアクション右上にある「・・・」を選択し、設定を選択します。 「アイテムまたはファイルが修正されたとき」の設定 「’アイテムまたはファイルが修正されたとき’の設定」が表示されるので、トリガーの条件の「+追加」を選択します。 「トリガーの条件」の設定 追加された設定欄に先程コピーした値をペーストし、完了を選択します。 変数の作成-添付ファイル格納用 添付ファイル格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 「名前」に任意の変数名を入力します。今回は「添付ファイル用」と入力します。 続いて「種類」に使用できるサイトがドロップダウンリストで表示されますので、「アレイ」を選択します。 変数の作成-添付ファイル名一覧 添付ファイル名格納用変数を作成するため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「変数を初期化する」を選択します。 変数名と種類の設定 「変数を初期化する」アクションが追加されます。 […]
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December 13, 2023

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化!~第一回 事前準備編~
こんなお悩みはございませんか? 月末月初の請求書や納品書の送付といったルーティン業務のため残業が増えている。 定型メールに関連のファイルを添付し、決まった日に送信する作業で1日が終わる。 手作業だとどうしても「添付漏れ」といったヒューマンエラーが起きる。 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを使用して、複数のファイルを添付した定型メールを自動送信する方法をご紹介します。 メールにファイルを添付して送信する1回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。 月末月初の請求書送付に時間がかかってしまい、毎月残業をしないといけない方もいらっしゃるのではないでしょうか。 こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう! 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 SharePoint Onlineに添付ファイルを格納するリストを作成 SharePoint Onlineにメールに添付するファイルの格納先を作成する手順をご案内します。 コミュニケーション サイトにリストを作成します。 「+新規」からリストを選び、リストの作成画面にて空白のリストを選択します 次にリスト名を入力します。今回は、「添付ファイルリスト」を作成します。 添付ファイルリストに列を登録 添付ファイルリストに定型メールの作成で必要となるデータを登録するため、列を追加します。 作成した添付ファイルリストの右上にある設定マークを選び、表示される設定メニューから「リストの設定」を選択します。 列の作成-「送信先会社名」列 添付ファイルリストの設定画面が表示されます。送信先会社名列を作成するため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先会社名」 列の作成画面が表示されるので、「列名」を設定します。(※列名作成時のポイントは補足情報を参照)今回は「送信先会社名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 【補足情報】 ■列名作成時のポイント SharePointのリストは表示名と内部名の2つの名前を持ちます。内部名は列の編集画面のアドレスバーで確認ができ、Field=以降を指します。 内部名は列作成時に設定され、それ以降は編集しても変わりません。 タイトル列を英語で作成した後、日本語の列名に変更した場合) タイトル列を最初から日本語で作成した場合) 列を作成する際はまずアルファベットで名前を付けておき、そのあと日本語の名前に変更することで、内部名で指定する必要がある場面などに列名が分かりやすくなり便利です。 列の作成-「送信先担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先会社名列」が作成できていればOKです。 次は送信先担当者名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信先担当者名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信先担当者名」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「送信者の会社名・担当者名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信先担当者名」列が作成できていればOKです。 次は送信者の会社名・名前の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「送信者の会社名・名前」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「送信者の会社名・名前」列を作成します。 「この列の情報の種類」はデフォルトで設定されている一行テキストのままで、OKを選択します。 列の作成-「署名」 添付ファイルリスト設定画面が表示されます。「列」欄に「送信者の会社名・名前」列が作成できていればOKです。 次は署名の設定を行うため、「列の作成」を選択します。 列名・列の種類の設定-「署名」 「列の作成」画面が表示されるので、「列名」を設定します。今回は「署名」列を作成します。 「この列の情報の種類」には複数行テキストを選び、OKを選択します。 […]
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November 10, 2023

Power Appsで手書きのメモからアプリ画面を作成!
こんなお悩みはございませんか? 初心者でも簡単にできると言っても難しいんでしょ? Power Automateは使ったことがあるが、Power Appsは難しそうで使ったことがない。 モック作成時間を短縮したい。 全て「PowerApps Express Design」で簡単に解決できます! Power Appsの「PowerApps Express Design」を利用すれば、手書きのイラストをもとに、AIがアプリケーションを自動作成してくれ、簡単にアプリ画面を作成することができます。 今まで一度もPower Appsを触ったことがない方や、Power Apps食わず嫌いの方でも、誰でも簡単にこの機能を使ってアプリを作成することができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 紙に画面イメージを作成 画面イメージの作成 紙に実装したい画面のイメージを書きます。 今回はお問い合わせフォームを作成していきます。 アプリケーションの作成 準備 「作成」から、「画像」を選択します。 次へを選択します 画像のアップロード 「名前」欄へ入力します。 今回はお問い合わせフォームを作成するため「ContactForm」とします。 画像欄が「自分のファイルをアップロードする」が選択されている状態で 「ファイルの選択」ボタンを押下し、任意の画像を選択します。 形式を「電話」へ変更し、「次へ」を押下します。 ※今回は縦型のフォームにしたいため「電話」へ変更しています 「タグ」の追加 自動で認識されなかったテキストボックスを追加します。 追加が完了したら「次へ」を押下します。 データの設定 「後で確認する」を選択し、作成ボタンを押下します。 ※今回はDataVerseテーブルとの接続を行わないため「後で確認する」を選択します フォームの整形 作成されたフォームのレイアウトが崩れているので整形します。 完成 編集が完了したら保存し公開を行います。 Power Appsはこのように簡単に手書きのイラストからアプリ画面を作成することができますので、是非試してみてはいかがでしょうか? 弊社では無料相談を実施していますので、ご不明な点があればお気軽にお問合せください! 最後までご精読いただき、ありがとうございました。
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November 1, 2023

Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く!〜第六回 管理者画面編〜
PowerApps 管理者画面を作成 「管理者マスタテーブル」を作成 管理者かどうかの判定のために、管理者のみを登録しておく「管理者マスタテーブル」を作成します。 ①テーブル>+新しいテーブル>高度なプロパティを設定します。 ②表示名とスキーマ名を設定し保存します。 ③「メールアドレス」列を追加します。 ④管理者アカウントを登録しておきます。  「管理者画面ボタン」を追加 勤怠管理アプリ トップ画面に「管理者画面ボタン」を追加し、 Visibleプロパティに 「!IsBlank(LookUp(管理者マスタ, メールアドレス = User().Email))」 を設定します。 これで管理者マスタに登録されていないアカウントにはボタン自体が表示されません。 +新しい画面 から「管理者_今日の勤務状況」画面を作成し、 管理画面ボタンのOnSelectプロパティに 「Navigate(管理者_今日の勤務状況)」 を設定します。  「ギャラリー」を追加 ラベルを追加し、Textプロパティに 「Text(Today(),”[$-ja-JP]mm/dd”) & “の勤務状況”」 を設定します。 その下に、「従業員名」「勤務形態」「出勤時間」「退勤時間」の4つのラベルを並べます。 ラベルの下に「空の垂直ギャラリー」を追加し、以下のように設定します。 レイアウト:タイトルとサブタイトル データソース:勤怠管理テーブルを設定し、 テキストラベルを2つ追加し、 タイトル/サブタイトル/テキストラベル1/テキストラベル2を横並びにしてフィールドをそれぞれ設定します。 出勤時間/退勤時間のTextプロパティにそれぞれ 「Text(ThisItem.出勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 「Text(ThisItem.退勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 を設定します。 今日の勤怠データのみを表示するために、 ギャラリーのItemsプロパティに 「Filter(勤怠管理テーブル, 日付=Today())」 を設定します。 +新しい画面 から「管理者_勤務状況一覧」画面を作成し、 >(右アイコン)のOnSelectプロパティに 「Set(SelectedUser,今日の勤務状況ギャラリー.Selected.Name ); Navigate(管理者_勤務状況一覧画面)」 を設定します。 「管理者_勤務状況一覧画面」にもラベルを追加します。 Textプロパティに 「Text(SelectedUser) & […]
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October 25, 2023

Power Automateで簡単にTeamsに会議リマインダーを送信!
こんな経験はございませんか? うっかりして会議出席を忘れてしまったことがある。 毎日が忙しくて、次の会議の確認ができない日も多々ある。 準備ができていない状態で会議が始まってしまい、バタバタしてしまったことがある。 全てPower Automateで簡単に解決できます! PowerAutomateを使って、Outlookの「予定リマインド」をTeamsチャットへ自動通知する方法をご紹介します。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、一度設定してしまえば、自動でスケジュールのリマインドができますので、「うっかりして会議出席を忘れていた・・」なんてことも防げます! では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 使用例 会議の約10分前になるとTeamsに通知が届きます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。「+新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「会議リマインダー」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」の検索窓にに「予定」と入力し、「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」アクションが追加されますので、「カレンダーID」の枠内から「予定表」を選択。 さらに「詳細オプションを表示する」を押下します。 何分前に通知が届くかを設定する 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」が表示されるので「ルックアヘッドタイム」の枠内を15から任意の数字に変更します。 ※15だと15分後に通知が届きます。こちらでは例として10と入力します。 日時の設定 日時の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 アクションの選択(日時) 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「日時」を入力し、「タイムゾーンの変換」を選択します。 基準時間の設定 「タイムゾーンの変換」アクションが追加されますので、「基準時間」の枠内を選択し、「開始時刻」を選択します。 タイムゾーンの設定 「変換元のタイムゾーン」の枠内を選択し、「(UTC)協定世界時」を選択します。 さらに「変換先のタイムゾーン」の枠内を選択し、「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択します。 時間表記の設定 「書式設定文字列」の枠内を選択します。 こちらでは「21:15」というように表示させたいため、「カスタム値の入力」を選択し、直接「HH:mm」と入力します。 「Teams」との連携 「Teamsの設定」を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの設定(Teams) 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 投稿先とメールアドレスの入力 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿」の枠欄から「Chat with Flow bot」を選択し、 Recipient」の枠欄に自身のメールアドレスを入力します。 ※「投稿者」の枠内の「フローボット」は最初から入力されています。 […]
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October 25, 2023

Power Automateで簡単にメールが届いたらTeamsへ通知させる!
こんなお悩みはございませんか? Outlookに来たメールを見逃し、返信が遅れてしまうことが多々ある。 Teamsを活用しているため、ついついメールのチェックを忘れがちになってしまう。 OutlookもTeamsも両方を確認するのが面倒なのでTeamsで一元管理がしたい。 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを利用して、Outlookに来たメールの受信をTeamsに通知することができます。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、この方法を用いればTeamsの確認だけで良くなるので、業務効率を上げることができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記フローのようになります。 使用例 メールが届くと以下のようにTeamsに通知が届きます。 Power Automate 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。次に上部にある「+新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「Teamsでのメール通知」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」に「outlook」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3) Office 365 Outlook」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「新しいメールが届いたとき(V3)」のアクションが表示されます。 詳細オプションを表示すると差出人に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけたりなど、細かい設定が行うことができます。 特に設定を行わない場合は、4. 「Teams」との連携に進んでください。 ※詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。 Learn新しいメールが届いたとき (V3) https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/office365/#%E6%96%B0%E3%81%97%E3%81%84%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%8C%E5%B1%8A%E3%81%84%E3%81%9F%E3%81%A8%E3%81%8D-(v3) 「Teams」との連携 Teamsとの連携を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 アクションの設定 これからTeamsから通知を送る機能を設定していきます。​ 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿先」の枠内から「Chat with Flow bot」を選択します。 「Recipient」の枠内に自身のメールアドレスを入力します。 「Message」に「件名」や「本文」などを追加します。 また、Teamsのチャットには25KBという制限があるため、本文が長いと通知が送られてこないことがあります。 […]
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October 25, 2023

Power Automateで簡単にTeamsにメッセージを日時指定で自動投稿!
こんなお悩みはございませんか? 毎週決まった曜日/時間にリマインドや連絡・報告をしなければならないのが大変だ。 リマインド連絡のリマインドを行う必要があり、無駄な時間を使ってしまっている。 営業部に対して、月末ごとに出張申請の締切日を手動で案内するのが面倒だ。 全てPower Automateで簡単に解決できます! 今回はPower Automateを用いてTeamsに自動でメッセージを投稿する方法をご紹介致します。 この方法を用いれば無駄なチャット作業や確認時間を減らし、業務効率を上げることができます。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 ​ 使用例 自動で定期的にメッセージを送信することができます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。さらに「+新しいフロー」から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。 フローの設定・開始日の設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「日時指定自動投稿」と入力します。 「開始日」と「時間」に任意の日付と時間を設定します。 「繰り返し間隔」の数値と単位を設定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 「Teams」との連携 「Recurrence」が表示されました。 設定を変更しない場合はTeamsとの連携を行うために「+ 新しいステップ」を選択します。 また、詳細オプションを表示するとタイムゾーンや開始時刻などを選べるようになります。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 グループチャットにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Group chat」を選択します。 「Group chat」の枠内からメッセージを投稿したいグループを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 「保存」を選択します。 チャネルにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Channel」を選択します。 「Team」の枠内からメッセージを投稿したいチームを選択します。 「Channel」の枠内からチャネルを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 最後に「保存」を選択します。 動作確認 動作確認を行います。 「Teams」を開き、指定した時間にメッセージが投稿されているかを確認します。