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Business Efficiency

June 11, 2024

Outlookで会議室を予約する方法とは?具体的な手順やメリットを解説
Outlookとは Outlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookについて簡単に解説します。 Microsoft社からリリースされている個人管理ソフトウェア Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされている個人管理用のソフトウェアです。主な用途としてはメール管理が挙げられますが、他にも個人情報を効率的に管理するための機能が搭載されています。 詳しくは後述しますが、それらの機能をOutlook単体で一元的に管理・活用できるのが魅力です。機能ごとにアプリを分割する方法もありますが、連携性に優れていない場合は逆に生産性を阻害してしまうでしょう。 また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用にも繋がります。 Microsoft365に加入すれば使える Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft製品を使うためのサブスクリプションプランであり、加入することでさまざまな恩恵が得られます。 WordやExcelといった主要Office製品が使えるのはもちろん、クラウドストレージであるOneDriveや大規模なオンラインMTGなどを高いセキュリティで活用することが可能です。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自身に合ったものを見つけられるのも魅力でしょう。 Web版であれば無料で利用可能 上述したMicrosoft365の利用は基本有料ですが、Web版のOutlookであれば無料で利用が可能です。Microsoftアカウントを作れば誰でも使えるので、気になった場合は試してみましょう。 無料版とMicrosoft365版では、主に下記のような違いがあります。 無料版と比較すると、有料版の方が多くのメールボックスを使えます。メールを頻繁に活用する場合などに有用でしょう。 また、無料版には広告が表示されるのに対し、有料版には表示されません。そして、無料版がWebでの利用に限定されるのに対し、有料版はオフラインでもアプリを起動できます。 Outlookでは何ができる? 続いて、Outlookで何ができるのかを解説します。主な機能はメールの管理ですが、他にも個人情報を管理できる機能が搭載されているのが特徴です。 メールの管理 まず挙げられるのは、主要機能であるメール管理でしょう。Eメールを使えばメールアドレスだけで遠く離れた人にメッセージを送ることができ、情報の共有等に役立ちます。 非常に便利なEメールですが、送受信が簡単なだけについ件数を増やしてしまい、メールボックスが乱雑になってしまうこともあるかもしれません。Outlookのような多機能メーラーを使うことでメールを適切に整理し、必要な時に必要な情報を瞬時に取り出すことができるわけです。 スケジュールの管理 Outlookでは、スケジュールの管理も可能です。スケジュール管理のためのアプリは数多く存在しますが、既にOutlookをメーラーとして使っている場合はそのまま活用できるのが利点でしょう。 指定の日時に予定を記載するのはもちろん、アラートや繰り返しといった処理も可能です。また、予定表グループを活用して他のメンバーと予定を共有することもできるため、使い方によってはチーム全体のスケジュール管理にも寄与します。 タスクの管理 Outlookには、個人的なタスク管理機能も搭載されています。行うべきタスクを入力して一覧表示し、終わったものにチェックを入れていけば「今何をやるべきか」が明確になるでしょう。 タスクには期限や繰り返し、通知等を設定できます。簡易的なものではありますが、適切に設定することでタスク管理を効率化できます。 また、Planner等のアプリと連携させることで、チーム全体のタスク管理も可能です。必要に応じて活用してみてはいかがでしょうか。 Outlookで会議室を予約する方法 では続いて、Outlookを使って会議室を予約する方法について解説します。 Exchange Onlineで会議室を登録する まずは、対象となる会議室をExchange Onlineに登録します。Exchange Onlineとは、Microsoft社から提供されているクラウド型メールサービスであり、メールサーバー機能が搭載されているのが特徴です。 Exchange Onlineで会議室を登録するには、会議室メールボックスを作成します。Exchange Onlineでは、会議室にそれぞれメールアドレスを付与し管理する形になります。 会議室の名前やエイリアス、場所、電話、容量といった必要事項を入力することで、メールボックスが作成されます。 Outlookで会議をスケジュールする 登録したメールボックスをOutlookから参照することで、会議をスケジュールできます。Outlookから通常通り会議の予定を作成し、参加者や場所、件名等を入力します。 そして、Exchange Onlineの機能の一つであるスケジュールアシスタントを起動します。こちらで参加者の予定と会議室の利用状況を合わせ、予約可能な日時を選ぶ形です。 なお、Exchange Onlineを使っていない場合はスケジュールおよびアドレス帳から会議の予約を行うこともできます。 オンラインで会議を行いたい場合 会議室を予約するのではなく、オンラインで会議を行いたい場合について解説します。オンラインで会議を行いたい場合は「新しいアイテム」から「会議」を選び、Teams会議を選択します。 作成した会議に対して出席者や会議名、議題を入力し、スケジュールから全員の空いている日時を選択し、招待を送ります。テレワークの場合はオンラインミーティングを行うケースも多いかと思いますので、OutlookおよびTeamsをしっかり活用しましょう。 Outlookで会議をキャンセルする方法 Outlookで予約した会議をキャンセルするには、開催者が会議の内容を更新する必要があります。 具体的な方法としては、[ 開催者会議 ] タブまたは [ 会議 ] […]
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January 25, 2024

Power Appsで手書きのメモからアプリ画面を作成!
こんなお悩みはございませんか? 初心者でも簡単にできると言っても難しいんでしょ? Power Automateは使ったことがあるが、Power Appsは難しそうで使ったことがない。 モック作成時間を短縮したい。 全て「PowerApps Express Design」で簡単に解決できます! Power Appsの「PowerApps Express Design」を利用すれば、手書きのイラストをもとに、AIがアプリケーションを自動作成してくれ、簡単にアプリ画面を作成することができます。 今まで一度もPower Appsを触ったことがない方や、Power Apps食わず嫌いの方でも、誰でも簡単にこの機能を使ってアプリを作成することができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 紙に画面イメージを作成 画面イメージの作成 紙に実装したい画面のイメージを書きます。 今回はお問い合わせフォームを作成していきます。 アプリケーションの作成 準備 「作成」から、「画像」を選択します。 次へを選択します 画像のアップロード 「名前」欄へ入力します。 今回はお問い合わせフォームを作成するため「ContactForm」とします。 画像欄が「自分のファイルをアップロードする」が選択されている状態で 「ファイルの選択」ボタンを押下し、任意の画像を選択します。 形式を「電話」へ変更し、「次へ」を押下します。 ※今回は縦型のフォームにしたいため「電話」へ変更しています 「タグ」の追加 自動で認識されなかったテキストボックスを追加します。 追加が完了したら「次へ」を押下します。 データの設定 「後で確認する」を選択し、作成ボタンを押下します。 ※今回はDataVerseテーブルとの接続を行わないため「後で確認する」を選択します フォームの整形 作成されたフォームのレイアウトが崩れているので整形します。 完成 編集が完了したら保存し公開を行います。 Power Appsはこのように簡単に手書きのイラストからアプリ画面を作成することができますので、是非試してみてはいかがでしょうか? 弊社では無料相談を実施していますので、ご不明な点があればお気軽にお問合せください! 最後までご精読いただき、ありがとうございました。
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December 29, 2023

Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く!〜第六回 管理者画面編〜
PowerApps 管理者画面を作成 「管理者マスタテーブル」を作成 管理者かどうかの判定のために、管理者のみを登録しておく「管理者マスタテーブル」を作成します。 ①テーブル>+新しいテーブル>高度なプロパティを設定します。 ②表示名とスキーマ名を設定し保存します。 ③「メールアドレス」列を追加します。 ④管理者アカウントを登録しておきます。  「管理者画面ボタン」を追加 勤怠管理アプリ トップ画面に「管理者画面ボタン」を追加し、 Visibleプロパティに 「!IsBlank(LookUp(管理者マスタ, メールアドレス = User().Email))」 を設定します。 これで管理者マスタに登録されていないアカウントにはボタン自体が表示されません。 +新しい画面 から「管理者_今日の勤務状況」画面を作成し、 管理画面ボタンのOnSelectプロパティに 「Navigate(管理者_今日の勤務状況)」 を設定します。  「ギャラリー」を追加 ラベルを追加し、Textプロパティに 「Text(Today(),”[$-ja-JP]mm/dd”) & “の勤務状況”」 を設定します。 その下に、「従業員名」「勤務形態」「出勤時間」「退勤時間」の4つのラベルを並べます。 ラベルの下に「空の垂直ギャラリー」を追加し、以下のように設定します。 レイアウト:タイトルとサブタイトル データソース:勤怠管理テーブルを設定し、 テキストラベルを2つ追加し、 タイトル/サブタイトル/テキストラベル1/テキストラベル2を横並びにしてフィールドをそれぞれ設定します。 出勤時間/退勤時間のTextプロパティにそれぞれ 「Text(ThisItem.出勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 「Text(ThisItem.退勤時間, “[$-ja-JP]hh:mm”)」 を設定します。 今日の勤怠データのみを表示するために、 ギャラリーのItemsプロパティに 「Filter(勤怠管理テーブル, 日付=Today())」 を設定します。 +新しい画面 から「管理者_勤務状況一覧」画面を作成し、 >(右アイコン)のOnSelectプロパティに 「Set(SelectedUser,今日の勤務状況ギャラリー.Selected.Name ); Navigate(管理者_勤務状況一覧画面)」 を設定します。 「管理者_勤務状況一覧画面」にもラベルを追加します。 Textプロパティに 「Text(SelectedUser) & […]
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June 11, 2024

Outlookでタスク管理がしたい。そのための方法やポイントについて解説
Microsoft Outlookとは MicrosoftOutlookとは、どのようなアプリなのでしょうか。まずは、Outlookの概要について簡単に解説します。 Microsoft社がリリースしている個人情報を管理するアプリ Outlookは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社がリリースしているアプリです。多機能メーラーとして使われることが多いですが、スケジュール管理やタスク管理といった個人情報管理も可能です。 それぞれ個別にソフトやアプリを用意する必要がないため、作業効率の向上に役立つでしょう。複数のソフトやアプリを活用するのは一見合理的に思えますが、細かな切り替えや同期の難しさ等により生産性を阻害してしまうケースもあります。 Microsoft365に加入すれば使える Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365はMicrosoft社から提供されているサブスクリプションプランであり、契約すればMicrosoft社からリリースされているさまざまなアプリを利用することができます。 Outlookはもちろんのこと、文書作成のためのWordや表計算のExcel、資料作りのためのPowerpoint等が挙げられるでしょう。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを見つけやすいのも利点です。 Web版であれば無料で利用可能 前述したMicrosoft365は原則有料ですが、無料でOutlookを使うにはどうすればいいのでしょうか。多少の制限はありますが、Web版のOutlookであれば無料で使うことができます。 有料版と比較するとメールボックスやストレージの容量が少なかったり広告が貼られてはいますが、人によってはこちらで十分かもしれません。まず無料版を使ってみて、不足を感じた場合にはMicrosoft365を契約するといったやり方でも良いでしょう。 タスク管理とは では次に、タスク管理について解説します。「タスク管理」とは、どのような作業を指すのでしょうか。 タスクとは最小単位に区分された業務や作業のこと タスクとは、最小単位に区分された業務や作業のことを意味する言葉です。業務は細かな作業や処理が組み合わさったワークフローに基づいて行われるのが通常ですが、その細かな作業や処理のことを一般的にタスクと呼びます。 具体的には、下記のようなものが挙げられるでしょう。 一つ一つは簡易的な作業ですが、それらを組み合わせることで全体として大きな意味を持たせられます。 タスク管理とは、文字通りタスクを管理すること タスク管理とは、文字通りタスクを管理することです。ビジネスにおいて「管理」という言葉が使われるようになって久しいですが、元々は「それらが良い状態で働くよう取り仕切ること」等の意味になります。 ビジネス上でも似たような意味となりますが、もう少し具体的に「タスクの概要や配分、進捗や優先順位などを設定し管理すること」と言えるかもしれません。適切なタスク管理を行うことにより、業務効率化に寄与します。 現代ではITを使ってタスク管理を行うのが一般的 では、どのような方法でタスク管理を行えばいいのでしょうか。テクノロジーが進歩している現代においては、ITを使うのが一般的でしょう。 簡易なタスク管理であれば、OSにプリインストールされているメモ帳等でも可能です。しかし、より効率的に管理するため、できればタスク管理のためのツールを用意したいところです。 Outlookであればタスク管理を行う標準的な機能が搭載されているため、個人利用であればそちらで事足りるでしょう。より複雑なタスク管理を行う場合、専門的なタスク管理システムを導入するケースもあります。 タスク管理を行うメリット では次に、タスク管理を行うメリットについて考えてみましょう。タスク管理を適切に行うことで、下記のような利点が得られます。 やるべきことが明確になる タスク管理を行うことで「今何をやるべきか」が明確になります。タスクは基本的に「(目先の)やらなければいけないこと」であるため、それらを消化することが業務の基本となります。 また、タスクに優先度を設定することで業務効率や生産性の向上も見込めます。緊急度の高いものから優先して処理すれば、期限や納期を超過するリスクを下げられます。 あるいは、重要度の高いものを処理するためにしっかりと時間を割くこともできるでしょう。効率的なタスク管理のポイントとして「どこにリソースを集約させれば生産性を向上させられるか」を考慮する等が挙げられます。 グループでタスク管理を一元化すれば誰が何をやっているかも分かる グループにおけるタスク管理を一元化することで、さまざまなメリットが得られます。今誰がどのような作業を抱えているのかが明確になり、新しい業務を誰に振るべきか等の参考になります。 スケジュール管理を同時に行えれば、メンバーの空き時間を考慮して会議を設定することも可能でしょう。チームで作業やプロジェクトを行う場合、スケジュールやタスクといった情報はなるべく共有することをおすすめします。 ワークフローが効率化される タスク管理を行うことにより、ワークフローの効率化にも繋がります。あらゆる業務は、細かなタスクが繋がれ形成されたワークフローがベースになって行われるのが一般的だからです。 タスク管理を適切に行うことで、必要なタイミングで必要な生産や処理を行うことができます。タスクが適切に処理されることで後に続くタスクにも良い影響を与えることができ、結果としてワークフローがスムーズに流れるわけです。 タスク管理が上手く行われないとどうなるのでしょうか。スピーディーに行うべきタスクがいつまでも処理されず、後の作業が詰まってしまうかもしれません。 あるいは、重要度の高いタスクを適当に処理してしまい、生産の質が下がってしまうことも考えられるでしょう。タスク管理を適切に行いワークフローを効率化することで、生産性やクオリティコントロールに良い影響を与えることができるわけです。 Outlookでタスク管理を行うには? タスク管理の成否が業務に影響を及ぼすことは分かりました。続いて、Outlookでタスク管理を行う方法について解説します。 タスクを表示する Outlookでタスク管理を行うために、まずはタスクを表示しましょう。機能やアプリを選択できる部分(多くは左側のバーになります)からToDoを選び、クリックします。 するとタスク管理の画面が表示されるので、抱えているタスクを入力します。入力したタスクは一覧で確認できるため、自分が今どのようなタスクを抱えているかが一目で分かります。 タスクを処理したら、チェックして完了しましょう。完了したタスクは「完了済み」に移動します。 完全に削除したい場合は、タスクをクリックしゴミ箱のアイコンを選択すればOKです。 タスクを編集する タスクにはいくつかのオプションを設定できるため、上手く使えれば効率化に繋がります。具体的には、下記のような項目が設定可能です。 タスクにステップを設定することで、タスクをさらに細かなプロセスに分割することができます。タスクの本来の意味は「最小単位に区切った業務や作業」なので少々矛盾するかもしれませんが、細かい差異は無視して利便性を優先しましょう。 期限日はタスクの〆切のようなものであり、通知はアラート、繰り返しは一定周期タスクを繰り返す設定です。これらを上手に使いこなすことで、設定忘れや処理忘れを防げるでしょう。 アラームや共有を活用する アラームや共有機能を活用すれば、タスク管理をより効率化できます。アラームを設定することで指定した日時に通知が送られるため、処理忘れ等を防ぐことができます。 また、タスクを共有することでチーム全体のタスク管理に寄与するでしょう。タスクを共有するにはさまざまな方法がありますが、一般的なのはMicrosoft Plannerと連携させることです。 Plannerは、Outlookと同じ開発元であるMicrosoftが出しているコラボレーション型のタスク管理ソフトです。Plannerによって割り当てられたタスクをOutlookで表示させることにより、全体的なタスク管理が可能です。 […]
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June 11, 2024

Outlookでスケジュール管理はできる?Outlookを使ったスケジュール管理の方法やポイントについて解説
Microsoft Outlookとは?  Microsoft Outlookとは、どのような製品なのでしょうか。まずはOutlookの概要を解説します。 電子メールも使える個人情報管理のためのソフトウェア Outlookは、WindowsやOfficeの開発元で有名なMicrosoft社がリリースしている個人情報管理のためのソフトウェアです。豊富な機能でメール管理ができる他、予定表の作成や連絡先およびタスクの管理などにも用いることができます。 個人情報の管理全般をOutlook単体で行えるため、複数のソフトやアプリを個別に操作する必要がないのがメリットです。また、他のMicrosoftアプリと連携させることで、より便利な活用も可能です。 Microsoft365に加入することで利用が可能 Outlookを使う方法として、Microsoft365への加入が挙げられます。Microsoft365は、Microsoftがリリースしている多くのアプリを使うためのサブスクリプションプランです。 Microsoft365に加入することで、文書作成のためのWordや表計算のためのExcel等のアプリを使えるようになります。他にもさまざまなソフトが用意されており、Outlookもその内の一つです。 Microsoft365の利点として「複数のプランが用意されている」「アプリ間での連携が可能」等が挙げられるでしょう。他にも、クラウドベースで動作することによる利便性の向上、ファイル共有や共同編集のしやすさといったメリットもあります。 Outlook.comであれば無料でも使える Microsoft365は原則有料ですが、Outlook.comを活用すれば無料でWeb版Outlookを利用することができます。ベーシックなメール機能や予定表の作成、中核的なセキュリティ等が搭載されているため、人によってはこちらで十分かもしれません。 Microsoft365の有料プランを契約すれば、広告の排除や高度なセキュリティを利用できます。複数のプランが用意されているため、自分に合ったものを選べるのも魅力でしょう。 まずは無料で使ってみて、不足を感じた際に有料に切り替えるのも手です。ツールが自分に合うか合わないかは、実際に使ってみるまで分からないからです。 無料であれば気軽に試せるので、一度使ってみてはいかがでしょうか。 Outlookを活用するメリット では次に、Outlookを活用するメリットについて解説します。Outlookを上手に使えれば、下記のような利点があるでしょう。 メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える まず挙げられるのは、メールを含めた個人情報の管理を統合的に行える点です。Outlookには、主に下記のような機能が搭載されています。 Outlookを使うことで電子メールを多機能に管理できるのはもちろん、予定表や連絡先・タスク等の個人情報を適切に管理できます。全てが統合されているため、いちいちアプリやソフトを切り替えなくて良いのが利点です。 多機能メーラーとしての活用も可能 Outlookは、多機能メーラーとしての活用も可能です。電子メールは便利なサービスですが、丁寧に整理しないと情報が氾濫し、必要な時に抽出しづらくなってしまいます。 具体的なメール管理術としては、下記のようなものが挙げられます。 メールを全て同じ場所で管理していると、情報が混雑してしまいます。内容や差出人、部署によってフォルダ分けすることにより、情報を整理しやすくなるでしょう。 フラグ機能を使うことで、メールに重要性や緊急性を付与できます。フラグが設定されたメールを一覧表示することで、今何をやるべきかが明確になります。 メールアカウントにスパム等の有害メールを受信することもあるかもしれません。スパムに添付されたファイルやURLは危険性が高いため、できればメールそのものが表示されないようブロックしましょう。 モバイルからもアクセスできる Outlookはクラウドベースで動作しているため、モバイルからでもアクセス可能です。Outlookだけでなく、Microsoft365で使えるアプリの多くは端末を問わず利用することができます。 データはクラウドによって一元管理されているため、どこからアクセスしても同じように活用できるのが利点です。クラウドベースのアプリが出る前はデータをソフトウェア単位で管理していたため、情報の管理が独立的でした。 今は、インターネットを介してどこからでも同じデータにアクセスできるようになりました。オフィスからはPCで、出先からはスマホで同じアプリを開くことが可能です。 Outlookでスケジュール管理をするには? では続いて、Outlookでスケジュール管理をする方法について解説します。 カレンダーに予定を入れる カレンダーに予定を入れることで、スケジュールを作成することができます。作成したスケジュールは見やすい形で一覧表示できるため、必要な際に素早く確認することができます。 カレンダーを使うには、Outlookの機能やアプリを選択する部分(多くの場合左側にあります)から予定表をクリックします。カレンダーが表示されるため、希望の日時をクリックして予定を作成します。 作成された予定が該当する日にちに表示されます。 オプションを設定する 予定にオプションを設定することで、より便利な活用が可能です。Outlookでは、各予定に対し下記のような設定を付与できます。 スケジュールに対し、開始時間と終了時間(あるいは終日)を設定することができます。また、予定を繰り返したい場合は一定の周期で繰り返す設定も可能です。 予定が近づいたら通知してくれるアラート、および予定に対して簡単なメモを付与することもできます。 グループスケジュールを活用する これまでは主に個人的な予定を管理する方法でしたが、グループスケジュールを使うことで他のメンバーの予定も管理することができます。新しい予定表グループを作成し、そこに自分や他メンバーの予定表を入れ込むだけでOKです。 グループの予定表を作成すれば、複数人の予定を一目で確認することができます。予定表グループは複数作成可能なので、用途に合わせて使い分けることも可能です。 スケジュール管理を効率的に行うポイント スケジュール管理を効率的に行うには、どのようにすればいいのでしょうか。次に、スケジュール管理を効率的に行うポイントについて解説します。 チームで共有しやすいツールを使う スケジュール管理と一口に言っても、対象が個人なのかチームなのかで違いがあります。個人用のスケジュールであれば簡易的なアプリで問題ないかもしれませんが、チームのスケジュールを管理する場合はそれに沿ったツール選びが大事です。 具体的には、下記のような機能が搭載されているのが望ましいでしょう。 自分および他のメンバーのスケジュールやタスクを視覚化できれば、今誰が何をやっているかが分かりやすくなります。また、スケジュールを容易に共有することができれば会議等の予定を合わせやすくなるでしょう。 他の作業も統合的に行えればベター スケジュール管理のためのツールを導入する際は、他の作業も統合的に行えるかどうかにも着目したいところです、Outlookは単体でメール管理やスケジュール管理、タスク管理までを行える優れたアプリですが、他のMicrosoft製品と連携しやすいのも強みです。 たとえば、コミュニケーションのためのTeamsと連携させることで、コミュニケーションからスケジュール管理までをシームレスに行えます。目的別にアプリを立ち上げてもいいのですが、それだとアプリを切り替える手間が生じたり、データの統合性を担保しづらいといった問題も生じます。 他の作業も統合的に行えるツールを選ぶことで、業務効率化に役立つわけです。 アラートを効果的に活用する […]
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January 25, 2024

Power Automateで簡単にTeamsに会議リマインダーを送信!
こんな経験はございませんか? うっかりして会議出席を忘れてしまったことがある。 毎日が忙しくて、次の会議の確認ができない日も多々ある。 準備ができていない状態で会議が始まってしまい、バタバタしてしまったことがある。 全てPower Automateで簡単に解決できます! PowerAutomateを使って、Outlookの「予定リマインド」をTeamsチャットへ自動通知する方法をご紹介します。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、一度設定してしまえば、自動でスケジュールのリマインドができますので、「うっかりして会議出席を忘れていた・・」なんてことも防げます! では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 使用例 会議の約10分前になるとTeamsに通知が届きます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。「+新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「会議リマインダー」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」の検索窓にに「予定」と入力し、「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」アクションが追加されますので、「カレンダーID」の枠内から「予定表」を選択。 さらに「詳細オプションを表示する」を押下します。 何分前に通知が届くかを設定する 「予定しているイベントが間もなく開始されるとき(V3)」が表示されるので「ルックアヘッドタイム」の枠内を15から任意の数字に変更します。 ※15だと15分後に通知が届きます。こちらでは例として10と入力します。 日時の設定 日時の設定を行うため、「+ 新しいステップ」を選択します。 アクションの選択(日時) 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「日時」を入力し、「タイムゾーンの変換」を選択します。 基準時間の設定 「タイムゾーンの変換」アクションが追加されますので、「基準時間」の枠内を選択し、「開始時刻」を選択します。 タイムゾーンの設定 「変換元のタイムゾーン」の枠内を選択し、「(UTC)協定世界時」を選択します。 さらに「変換先のタイムゾーン」の枠内を選択し、「(UTC+09:00)大阪、札幌、東京」を選択します。 時間表記の設定 「書式設定文字列」の枠内を選択します。 こちらでは「21:15」というように表示させたいため、「カスタム値の入力」を選択し、直接「HH:mm」と入力します。 「Teams」との連携 「Teamsの設定」を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの設定(Teams) 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 投稿先とメールアドレスの入力 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿」の枠欄から「Chat with Flow bot」を選択し、 Recipient」の枠欄に自身のメールアドレスを入力します。 ※「投稿者」の枠内の「フローボット」は最初から入力されています。 […]
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January 25, 2024

Power Automateで簡単にメールが届いたらTeamsへ通知させる!
こんなお悩みはございませんか? Outlookに来たメールを見逃し、返信が遅れてしまうことが多々ある。 Teamsを活用しているため、ついついメールのチェックを忘れがちになってしまう。 OutlookもTeamsも両方を確認するのが面倒なのでTeamsで一元管理がしたい。 全てPower Automateで簡単に解決できます! Power Automateを利用して、Outlookに来たメールの受信をTeamsに通知することができます。 テンプレートが多数用意されているので、プログラミングの知識が一切なくても、コーディング不要で直感的に作成可能です。 また、この方法を用いればTeamsの確認だけで良くなるので、業務効率を上げることができます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記フローのようになります。 使用例 メールが届くと以下のようにTeamsに通知が届きます。 Power Automate 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択します。次に上部にある「+新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。 フローの設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「Teamsでのメール通知」と入力します。 「フローのトリガーを選択してください」に「outlook」と入力し、「新しいメールが届いたとき(V3) Office 365 Outlook」を選択します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 トリガーの設定 「新しいメールが届いたとき(V3)」のアクションが表示されます。 詳細オプションを表示すると差出人に該当メールアドレスを入力したり、件名でフィルターをかけたりなど、細かい設定が行うことができます。 特に設定を行わない場合は、4. 「Teams」との連携に進んでください。 ※詳細は「Learn 新しいメールが届いたとき (V3)」を参照してください。 Learn新しいメールが届いたとき (V3) https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/office365/#%E6%96%B0%E3%81%97%E3%81%84%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E3%81%8C%E5%B1%8A%E3%81%84%E3%81%9F%E3%81%A8%E3%81%8D-(v3) 「Teams」との連携 Teamsとの連携を行うため、「+新しいステップ」を選択します。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 アクションの設定 これからTeamsから通知を送る機能を設定していきます。​ 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿先」の枠内から「Chat with Flow bot」を選択します。 「Recipient」の枠内に自身のメールアドレスを入力します。 「Message」に「件名」や「本文」などを追加します。 また、Teamsのチャットには25KBという制限があるため、本文が長いと通知が送られてこないことがあります。 […]
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January 25, 2024

Power Automateで簡単にTeamsにメッセージを日時指定で自動投稿!
こんなお悩みはございませんか? 毎週決まった曜日/時間にリマインドや連絡・報告をしなければならないのが大変だ。 リマインド連絡のリマインドを行う必要があり、無駄な時間を使ってしまっている。 営業部に対して、月末ごとに出張申請の締切日を手動で案内するのが面倒だ。 全てPower Automateで簡単に解決できます! 今回はPower Automateを用いてTeamsに自動でメッセージを投稿する方法をご紹介致します。 この方法を用いれば無駄なチャット作業や確認時間を減らし、業務効率を上げることができます。では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 完成イメージ フロー 完成すると下記のようなフローになります。 ​ 使用例 自動で定期的にメッセージを送信することができます。 新しいフローを作成 フローの選択 「Power Automate」を開き、「マイ フロー」を選択。さらに「+新しいフロー」から「スケジュール済みクラウド フロー」を選択します。 フローの設定・開始日の設定 「フロー名」に任意のフロー名を入力します。今回は、「日時指定自動投稿」と入力します。 「開始日」と「時間」に任意の日付と時間を設定します。 「繰り返し間隔」の数値と単位を設定します。 入力内容に問題がなければ「作成」を選択します。 「Teams」との連携 「Recurrence」が表示されました。 設定を変更しない場合はTeamsとの連携を行うために「+ 新しいステップ」を選択します。 また、詳細オプションを表示するとタイムゾーンや開始時刻などを選べるようになります。 アクションの選択 「操作を選択してください」と表示されるので、検索欄に「投稿」を入力し、「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。 グループチャットにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Group chat」を選択します。 「Group chat」の枠内からメッセージを投稿したいグループを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 「保存」を選択します。 チャネルにメッセージを投稿する場合 「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」が表示されるので、「投稿者」の枠内をフローボットから「ユーザー」に変更します。 「投稿先」の枠内から「Channel」を選択します。 「Team」の枠内からメッセージを投稿したいチームを選択します。 「Channel」の枠内からチャネルを選択します。 「Message」の枠内に投稿するメッセージの内容を直接書き込みます。 最後に「保存」を選択します。 動作確認 動作確認を行います。 「Teams」を開き、指定した時間にメッセージが投稿されているかを確認します。
Business Efficiency

April 5, 2024

Power Appsで簡単に「勤怠管理アプリ」を作成し、集計の手間を省く!〜第五回 休暇申請画面編〜
PowerApps 休暇申請画面を作成 「ラベル」を追加 第三回勤怠時間画面編で作成した「勤怠時間ラベル」をコピーして、休暇申請画面に貼り付け、テキストを「休暇申請」にします。 第四回編集画面編を参考にラベルの右上に「閉じるボタン」を追加し、OnSelectプロパティに、「Navigate(トップ画面)」を設定します。 「編集フォーム」を追加 第四回編集画面編を参考にデータソースが「休暇申請テーブル」のフォームを作成します。 日付カードの時刻部分は、表示を「オフ」にします。 Nameカードのテキスト入力のDefaultプロパティ「Concatenate(Office365ユーザー.MyProfile().Surname,“”,Office365ユーザー.MyProfile().GivenName)」を設定します。 Nameカードの表示をオフにします。 終日/半日カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“終日”,“半日”]」を設定します。      終日/半日カードのUpdateプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Selected.Value」を設定します。 終日/半日エラーメッセージのYプロパティに 「‘終日/半日ドロップダウン’.Y + ‘終日/半日ドロップダウン’.Height」を設定します。 理由カードのテキスト入力を削除し、ドロップダウンを追加します。 Itemsプロパティに「[“私用”,“体調不良”,“その他”]」を設定します。      終日/半日カードの手順を参考に、Updateプロパティに、「理由ドロップダウン.Selected.Value」を設定し、 エラーメッセージのYプロパティに、 理由ドロップダウン.Y + 理由ドロップダウン.Height を設定します。 「申請ボタン」を追加 第四回編集画面編を参考に申請ボタンを追加し、休暇申請フォームのOnSuccessプロパティに関数を設定します。 今回のご説明は以上となります。次回は「第六回管理者画面編」になります。お楽しみに!
Digital Transformation

January 12, 2024

Teamsで使えるカスタムアプリとは?カスタムアプリのメリットや導入方法などを解説
Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは? Microsoft Teamsで使えるカスタムアプリとは、どのようなものなのでしょうか。まずはTeamsのカスタムアプリについて解説します。 Teamsにはアプリを組み込むことができる Microsoft Teamsは、アプリを組み込んで機能を拡張することができます。Teamsはコミュニケーションのためのアプリであり、チャットや通話、ファイル共有といった機能が主に搭載されています。 コミュニケーションツールとして使う分には特に問題ないのですが、使い方によってはもう少し多機能な方が好ましいかもしれません。そのような場合はTeamsに他のアプリを組み込み機能を拡張すれば、より便利に使えるわけです。 プリインストールされている既定のアプリとカスタムアプリ Teamsに組み込めるアプリには、大きく分けて既定のアプリとカスタムアプリがあります。既定のアプリは通話やチャットなどプリインストールされているアプリ(機能)のことであり、カスタムアプリは自分で選んでインストールする機能拡張のためのアプリです。 カスタムアプリにはプリインストールされてないMicrosoft製のもの以外に、サードパーティーが開発したアプリも存在します。ストアを覗いて気になったものがあれば、インストールしてみてはいかがでしょうか。 サードパーティーが開発したカスタムアプリの他、自社開発も可能 カスタムアプリは自前で開発することもできます。ストアを探しても求めているものが見つからない場合、開発が視野に入るかもしれません。 カスタムアプリを自分で開発すれば、Teamsを自社用にカスタマイズできます。反面、アプリの開発には相応のリソースや技術が求められるため、費用対効果の悪化に繋がりやすいのがデメリットです。 カスタムアプリを使うメリット では次に、カスタムアプリを使うメリットをご紹介します。 Teamsに必要な機能を追加できる カスタムアプリを導入することで、Teamsに必要な機能を追加できます。コミュニケーションのための基本的な機能は最初から搭載されていますので、それ以外の機能が必要なケースに有用でしょう。 たとえば、下記のようなケースが考えられます。 どのようなカスタムアプリを追加するかは、業務内容やニーズによります。余計なものを追加してしまうと逆にツールの使い勝手が悪くなる恐れもあるため、正しく選択しましょう。 テレワーク環境を構築しやすくなる Teamsを活用すればリモートコミュニケーションを促進できるため、テレワーク環境の構築に有効です。テレワークを行う際、コミュニケーション用にTeamsを開きつつ他の業務遂行のアプリを同時に開いてそちらでコミュニケーションするようなケースもあるかもしれません。 それだとコミュニケーションの窓口が重複し、情報伝達に支障が生じる恐れがあります。Teamsに必要なカスタムアプリをインストールすれば、Teams上でさまざまな業務を行えるようになるため、その懸念を払拭できます。 適切なカスタムアプリを追加すれば、テレワークに適した環境を構築しやすいわけです。 自社に合わせたUIやポータルを構築できる カスタムアプリを追加することで、自社に合わせたTeamsのUIやポータルを作成できます。社内ポータルを立ち上げたはいいものの、なかなか従業員の利用を促進できないケースもあるかもしれません。 Teamsを使っているのであれば、Teamsにポータルを追加してしまうのも手です。普段使っているツールにポータルへの窓口があれば、アクセスを誘導することができるでしょう。 業務活用しているツールやシステムをなるべくひとまとめにすることで、業務効率化に繋がります。 カスタムアプリの導入方法 カスタムアプリはどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、カスタムアプリの導入方法について解説します。 サードパーティー製であればストアから導入 既にリリースされているサードパーティー製のカスタムアプリを導入したい場合は、ストアにアクセスしてみましょう。ストアにはさまざまなサードパーティー製のカスタムアプリがアップロードされているため、一般的なニーズであればサードパーティー製のアプリで事足りるのではないでしょうか。 サードパーティー製アプリ活用のメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 既存アプリを活用することで、自社開発によるリソースを節約できます。また、既存のカスタムアプリは多種多様な人が使うことが想定されているため、汎用性が高くなるよう設計されているのもポイントでしょう。 加えて、ストアの審査をクリアしていることによる品質の高さも挙げられます。特別な事情がない限り、ストアに公開されているカスタムアプリを使うのが無難でしょう。 自社開発する場合は、規定の開発環境において開発 ストアに希望を満たしてくれるカスタムアプリがない場合、自社開発が視野に入ります。カスタムアプリを自社で開発できればTeamsを自由に拡張できるため、成功すれば大きなメリットが得られます。 カスタムアプリを自社開発する際は、規定の開発環境を構築する必要があります。ゼロベースの開発に比べると自由度が低いように感じるかもしれませんが、選択肢が狭まることでやることが明確になる利点もあります。 規定の開発環境とはいえ汎用的な部分も多いため、Teamsのカスタムアプリ開発で学んだことは他の開発にも活かせるでしょう。 カスタムアプリの作り方 次に、カスタムアプリの作り方について解説します。カスタムアプリの製作には専門的な知識が必要なため簡単ではありませんが、技術や開発に自信があるならトライしてみてもいいかもしれません。 使用言語は主にC#とJavaScript Teamsのカスタムアプリは、主にC#とJavaScriptによって開発します。C#はTeamsをリリースしているMicrosoft社が開発した言語であり、Windowsアプリの開発等によく用いられているのが特徴です。 Javascriptもプログラミング言語の一種であり、Webを中心とした多くの開発で用いられています。プログラミング言語にはJavaというものもありますが、JavaとJavascriptは異なるため混同しないよう気をつけましょう。 カスタムアプリの開発には、C#とJavaScriptのどちらを選ぶべきなのでしょうか。カスタムアプリ開発に限りませんが、言語の選択は現在の技術知見や習熟度、そして将来性を考慮して決めるのがベターです。 C#は、主にWindowsアプリやWebアプリの開発に使われている言語です。対して、Javascriptは主にWeb全般で使われている汎用性の高い言語です。 両者とも学んで損はありませんが、どちらかというとC#はOSに依存したアプリケーションの開発。JavascriptはOSやデバイスに依存しないWeb開発に適していると言えるかもしれません。 開発環境の構築 Teamsのカスタムアプリ開発には、どのような環境を用意すればいいのでしょうか。一般的なものとしては、コーディングのためのVisual Studio CodeやJavaScriptのサーバーサイド実行環境であるNode.jsなどが挙げられます。 あるいは、GitHub Codespacesを活用することで拡張機能やソースコードがパッケージ化された環境を用意できます。どのようなアプリをどのように作りたいかによって構築すべき開発環境は異なるため、適切なものを選びましょう。 Teams用開発者ポータルを使って開発 Teams用開発者ポータル(旧AppStudio)を活用することで、アプリ構成を適切に管理・公開することができます。また、開発メンバーで共同作業を行ったり、ランタイム環境を設定する等も可能です。 […]

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