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営業/マーケティング支援

April 22, 2024

データから顧客理解へ！Dynamics 365 Marketingの活用術
ビジネス環境の急速な変化に伴い、企業は顧客の深い理解と迅速な対応を実現する必要に迫られています。Dynamics 365 Marketingは、顧客データを収集・分析し、個々のニーズに合わせてパーソナライズされたマーケティング戦略を展開することで、この課題を解決します。 効率的なマーケティング活動とマルチチャネル戦略を通して、顧客満足度とビジネス成長を促進するDynamics 365 Marketingの可能性を一緒に探ってみましょう。 Dynamics 365 Marketingとは Dynamics 365 Marketingは、Microsoftが提供する統合マーケティング管理ツールです。このツールで、企業は顧客との関係を強化し、マーケティング活動を効率的に進められます。顧客データを収集して分析し、その情報をもとに顧客一人ひとりに合ったマーケティング戦略を展開できる点が、このツールの大きな魅力です。 Dynamics 365 Marketingは、顧客の興味や行動をリアルタイムで把握し、タイムリーに関連性の高いコンテンツを提供できます。このようなデータ駆動型アプローチによって、顧客満足度を高め、新たなリードを獲得し、売上を増やすことが可能です。 さらに、電子メールやソーシャルメディア、イベントなど、さまざまなチャネルを通じて一貫した顧客体験を実現するマルチチャネルマーケティングをサポートします。Dynamics 365の一部として機能するこのツールは、セールスやカスタマーサービスなどの他のアプリケーションとシームレスに連携し、顧客情報を組織全体で共有できます。 Dynamics 365 Marketingの主要機能 Dynamics 365 Marketingは、顧客中心のマーケティング戦略を実行するための強力なツールです。このセクションでは、その主要機能を詳しく見ていきましょう。 顧客データの収集と管理 顧客データは、マーケティング戦略の基盤です。Dynamics 365 Marketingでは、ウェブサイトの訪問者からのフィードバック、購入履歴、ソーシャルメディア上の活動など、様々なチャネルを通じて収集された顧客情報を一元的に管理できます。このシステムにより、企業は顧客の嗜好や行動を詳細に把握し、それに基づいたマーケティング戦略を策定することが可能です。 また、データの整理や分析が容易になるため、マーケティング活動の計画と実行がスムーズに行えます。 セグメンテーションとターゲティング 顧客を適切なセグメントに分けてターゲットにすることは、効果的なマーケティングキャンペーンに不可欠です。Dynamics 365 Marketingでは、顧客データを基に、地域や興味、購買行動など様々な基準でセグメントを作成できます。これにより、特定のグループに最適化されたメッセージを送ることが可能となり、より高い反応率やエンゲージメントが期待できます。 マーケティングオートメーション 繰り返し行われるマーケティングタスクを自動化することで、時間とリソースを大幅に節約できます。Dynamics 365 Marketingのマーケティングオートメーション機能を使えば、顧客によって異なるマーケティングコミュニケーションのトリガーを設定したり、特定のアクションに基づいて自動的にメールを送信したりすることが可能です。これにより、効率的かつタイムリーに顧客とコミュニケーションを取ることができます。 マルチチャネルマーケティング 顧客は様々なチャネルを通じて情報を得ています。Dynamics 365 Marketingは、電子メール、ソーシャルメディア、ウェブサイト、イベントなど複数のチャネルを通じて一貫した顧客体験を提供する機能を持っています。企業はこのツールを使用して、顧客が好むチャネルで適切なメッセージを届け、エンゲージメントを高めることが可能です。 顧客中心のマーケティング戦略の構築 顧客のニーズと期待に応えるマーケティングは、今日のビジネス環境において不可欠です。Dynamics 365 Marketingを活用して、顧客中心のマーケティング戦略を効果的に構築する方法を見ていきましょう。 顧客ジャーニーのマッピング 顧客ジャーニーのマッピングとは、顧客が製品やサービスの認知から購入、さらにはリピート購入や推薦に至るまでのプロセスを詳細に追跡することです。このプロセスを理解することで、各段階で顧客に最適な体験を提供し、彼らの期待を超えるサービスを実現することが可能になります。 Dynamics 365 Marketingを使用すると、顧客の行動や反応を分析し、どのタッチポイントでどのようなアクションが最も効果的であるかを特定できます。この情報を基に、よりパーソナライズされたマーケティング活動を展開していけます。 パーソナライズとエンゲージメントの強化 顧客一人ひとりのニーズに応えパーソナライズされたコミュニケーションは、顧客満足度とロイヤリティを高める鍵です。Dynamics 365 Marketingでは、顧客データを利用して個々の興味や過去の購入履歴に基づいてカスタマイズされたメッセージを作成できます。 例えば、顧客の行動に基づいて自動的に送信されるメール、特定のイベント後に送るフォローアップメッセージなどが該当します。これにより、顧客は自分に合った情報を受け取ることができ、企業との関係をより深いものに感じるようになります。 分析とインサイトの活用 […]
Business Efficiency

June 11, 2024

SharePoint Onlineの導入でファイル管理を効率化、情報共有をスムーズに
在宅ワークが普及する中、組織でのMicrosoft Teamsの導入が増加したことによって、SharePointを使用する機会も多くなっています。SharePointでは組織内のユーザー同士がファイルの共有や共同編集ができて、効率的に作業が行えます。 SharePointの主要な機能としては、ファイル管理やポータルサイト作成、共同編集機能などがありますが、そのなかでも、この記事では、SharePoint Onlineの機能の一つであるファイル管理について詳しく解説します。 SharePoint Onlineとは SharePoint Onlineは、組織の中でドキュメントの管理や情報共有をスムーズにして、生産性や組織内のコミュニケーションを高めるプラットホームです。SharePoint Onlineは、Microsoft365やOffice365で提供されるアプリケーションのTeamsに含まれており、SharePointを使用することで情報共有ができるチームサイト（ポータルサイト）の作成やコンテンツの管理、共同編集、ワークフロー、シンプルなアンケート機能、ファイルのバージョン管理などが行えます。操作はパソコン・スマートフォン、どのデバイスからでも行うことができ、タスクをスムーズに進めることが可能になります。 ○SharePoint Onlineの関連記事はこちらでご覧いただけます Microsoft Teamsとは Microsoft Teamsとは、SharePointやExchange Online、OneDriveを統合したアプリケーションの一つで、Microsoft365・Office365によって提供されているサービスです。 Teamsでは、組織内でのチームやグループ単位でのチャットやファイルの共有・管理、ビデオ会議などのコミュニケーションが効率的に行えます。クラウド上に保存・管理されたデータを、さまざまなデバイスからいつでもどこからでもアクセスできます。 ◯Teamsに関する記事はこちらでご覧いただけます SharePoint Onlineの機能・特徴 SharePoint Onlineの機能や特徴は、まずファイルの共有・共同編集が簡単にできること、そして効率的なファイル管理機能です。 どのデバイスからでも簡単にアクセスができて、いつでもどこからでも、すぐに作業ができるのもSharePointの特徴といえます。ここでは、機能や特徴についてくわしく解説します。　 チームサイトでの情報共有・共同編集 SharePoint Onlineの機能で便利なのが、チームサイトで情報を共有して共同編集ができることです。今までのファイル共有では、メールに添付されたファイルをダウンロードして編集し、再度メールにファイルを添付して送信するといった作業が必要でした。 しかし、SharePoint Onlineの共同編集機能によって、他のユーザーと同じファイルをリアルタイムで編集できます。 リアルタイム編集のメリットは、他のユーザーがどこを編集しているかがわかって、すぐに確認できることです。編集後はクラウド上に自動保存されるので、上書き保存を忘れるといったミスもなくせます。 ○社内情報共有に関する記事はこちらからご覧いただけます。 ワークフロー機能 SharePoint Onlineでは、ユーザーグループ内での署名やフィードバック、ドキュメントの承認などの、さまざまな回覧のワークフローのタスクを自動的に実行できます。あらかじめワークフローの種類やオプションを選択してドキュメントライブラリに追加しておくと、プロセスに従って行われます。ワークフロー機能を使うことで、煩わしい印鑑を押す作業も不要になります。 ただしSharePointのワークフローは、2023年4月以降非推奨となり、2024年4月2日には新しいテナントは無効となります。2026年4月2日には完全に廃止されます。 ○ワークフローに関連する記事はこちらからご覧いただけます 大容量のストレージ SharePoint Onlineの容量は1TBに契約ユーザー数×10GBを追加した容量となっています。総容量は1TB＋（契約ユーザー数×10GB）です。残りの容量は、SharePoint Onlineのサイト設定または管理センターから確認できます。 容量の上限を超えると制限がかかってしまいます。上限を超える前にお知らせするアラート機能もあるので、必要に応じて設定しておきましょう。個人で容量を追加する場合は、1人あたりの容量を追加で購入または、無制限のクラウドストレージプランの追加が可能です。 モバイルアプリでのアクセスが可能 SharePoint Onlineは、さまざまなデバイスからの利用が可能です。使う場所が限定されることなく、電車などでの移動中でも、出先から急ぎのデータ入力が必要なとき、資料を確認するときであっても簡単にアクセスができます。状況や場所に関係なく、いつでも必要なときにすぐ作業ができるので、仕事がスムーズに進められます。 効率的なファイル管理 SharePoint Onlineのドキュメントライブラリでは、効率的なファイル管理が行えます。ドキュメントライブラリ内で、個々のユーザーだけではなくグループ単位でのアクセス権限の付与が可能です。 ビュー機能では、ビューを作成することによってファイルが見つけやすくなり、目的別にタグ付けした必要な数の分類項目を追加して階層分けができます。 また、バージョン管理機能では、自動的に上書きを行ったファイルが保存されます。バージョン履歴から、過去のバージョンを復元することも可能です。 ○「SharePointの機能と活用メリットのご紹介」のお役立ち資料がダウンロードできます SharePoint Onlineでの効率的なファイル管理方法 SharePoint Onlineでのファイル管理方法をさらにくわしく見ていきます。チームでドキュメントライブラリを共有すると、ファイルの量はどんどん増えていきます。その中から必要な書類を見つけ出すことは、フォルダーを作成した本人ですら難しいかもしれません。ライブラリ内でのファイルをどのように整理して管理するかは、チームメンバーがどのような方法で抽出したいかによって異なります。SharePoint Onlineでは次のような方法でファイルを整理することができます。 フォルダーの分類 […]
Business Efficiency

June 11, 2024

SharePointで情報共有を効率化するには？SharePointできることを丁寧に解説
SharePointを活用することで、情報共有を効率化できます。この記事では、SharePointの概要やメリット、SharePointで何ができるのかについて解説します。 SharePointとはどのようなサービスか SharePointとは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、SharePointの概要について解説します。 チームでの情報共有を効率化する SharePointを活用することで、チーム内の情報共有を効率化できるでしょう。オンラインで業務を行う場合は情報共有のスムーズさが重要になりますが、SharePointによってその点を改善できるわけです。 情報共有ツールにはさまざまなものがありますが、何故SharePointなのでしょうか。詳しくは後述しますが、主にチームにおける情報共有に優れていること、そして他のMicrosoft製品と連携しやすいこと等が利点として挙げられます。 Microsoft365に加入すれば使える SharePointを利用する方法としては、Microsoft365への加入が一般的です。Microsoft365は、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社が運営しているサブスクリプションサービスです。 Microsoft365に加入することでWordやExcelといったオフィスアプリの他、コミュニケーションのためのTeamsやクラウドストレージ等を利用できます。SharePointだけでなくMicrosoft製品全般を活用したい場合は、Microsoft365への加入をおすすめします。 SharePoint単体で契約することも可能ですが、安価な分Microsoft365ほど包括的な利用はできません。具体的には、独自の法人メールの利用やセキュリティ面等が挙げられます。 OneDriveとの違い OneDriveは、Microsoftが運営しているクラウドストレージサービスです。クラウドストレージを使うことでオンライン上での情報共有に役立ちますが、ではOneDriveのような一般的なクラウドストレージとSharePointはどのように異なるのでしょうか。 まず挙げられるのは、個人利用か組織利用かという点です。OneDriveのような一般的なクラウドストレージは原則的に個人で利用する前提で作られているため、情報共有を行う場合も「個人と個人」という想定になります。 対して、SharePointのようなチーム向け情報共有ツールはまず組織があり、その構成員としての個人が存在するといった前提で作られています。そのため、組織内におけるさまざまな形の情報共有が想定されており、それに沿った機能が搭載されているわけです。 具体的には、次項で解説します。 SharePointを導入すれば何ができる？ では次に、SharePointを使ってできることをご紹介します。SharePointには数多くの機能が搭載されていますが、組織における情報共有を行う場合は下記のようなものがメインになるでしょう。 社内ポータルの作成 まず挙げられるのは、社内ポータルの作成です。社内ポータルとは、企業のさまざまな情報やアプリ・ツールにアクセスするための玄関口となるサイトです。 適切な社内ポータルが構築されていれば、社内のあらゆる情報や処理がそこにまとまっているため、閲覧者は必要なものを分かりやすく得られるわけです。社内ポータルの作り方にはさまざまなものがありますが、SharePointを活用すれば簡単に構築が可能です。 その他の利点として、社内ポータルにアップされている情報やファイルの管理もSharePointで行える点が挙げられるでしょう。 ファイルの共同編集 SharePointを導入すれば、ファイルの共同編集が可能です。ファイルを複数人で共同編集すれば単純に手が増える分、製作スピードを上げられます。 また、チェック担当者と共同編集を行うことで、製作とチェックを同時に行うことができます。あるいは、チェック担当者が不在でも複数人の目が入ることによるケアレスミスの緩和が見込めるでしょう。 どのような場合でも必ず共同編集した方がいいというわけではありませんが、利点が多いのは確かです。 ドキュメントの管理 SharePointを導入すれば、ドキュメントの管理が効率化されます。SharePointに集約されたドキュメントを適切に分類しておけば、必要な情報を取得しやすくなるでしょう。 SharePointでは、どのような形でドキュメントの管理を行うのでしょうか。フォルダを作り関連項目をその中に入れるのは一般的なファイル管理と同様ですが、それとは別にタグやコメントを付加することができます。 場合によっては、目的のファイルを探すために何層ものフォルダを行き来する必要があるかもしれません。そのような際にフォルダとは別のタグ付けをしておけば、スムーズに目的のファイルに辿り着けるわけです。 また、SharePointにはバージョン管理機能が搭載されているため、ファイルのアップデート履歴を確認したりロールバックを行うことも可能です。 ワークフローの構築・実行 SharePointを活用すれば、ワークフローの構築や実行ができます。SharePointで構築できるワークフローの一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 承認ワークフローを構築することにより、一般的な承認フローをSharePoint上で行うことができます。また、フィードバックの収集が必要な場合においてもSharePointでフローの作成が可能です。 加えて、SharePointではタスクを三段階（アクティブ・レビューの準備・完了）に分けて管理することができます。これらの機能を上手く活用すれば、既存業務の効率化に役立つでしょう。 情報の検索 SharePointには、管理しているドキュメント内の情報を検索する機能が搭載されています。ユーザーは調べたいワードを検索ウインドウに入力することで、該当する検索結果を得ることができます。 一般的な検索機能と同じくさまざまな形式で絞り込むこともできるため、目的に沿ったものを見つけやすくなるでしょう。 Teamsとの連携 SharePointは、他アプリとの連携に強いのも特徴です。同じMicrosoft製品と連携させるケースが多いかと思いますが、Teamsもその一つに挙げられます。 Teamsは、Microsoftからリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを使えば遠く離れた人同士でも、チャットや通話を通してリアルタイムに情報をやり取りすることが可能です。 TeamsとSharePointを連携させれば、主にファイル管理の面で利点があります。Teamsにおける基本的なクラウドストレージはOneDriveを使うことが多いですが、それをSharePointに切り替えられるわけです。 その利点は、冒頭でお話した通りです。 SharePointのメリット では次に、SharePointのメリットをいくつかご紹介します。 他製品との連携が可能 まず挙げられるのは、他製品との連携が可能な点です。SharePointは単体で契約することもできますが、Microsoft365というサブスクリプションプランに加入して利用するのが一般的です。 Microsoft365に加入すると、他にもさまざまなMicrosoftアプリを使えるようになります。文書作成のためのWordや表計算のExcel、リモートコミュニケーションのためのTeams等が一例として挙げられるでしょう。 SharePointと他のアプリを連携させることでそれぞれの機能を拡張し、より便利な活用が可能になります。 セキュリティに強い SharePointの利点として、セキュリティに強い点も挙げられます。オンラインで業務を遂行する機会も増えたかと思われますが、その際に重要な懸念として考えられるのがセキュリティの強固さです。 セキュリティリスクを抱えたままオンラインで情報のやり取りをしてしまうと、悪意のある第三者に盗み見られる可能性があります。また、システムに侵入され機密情報が漏洩してしまうと、企業の信頼性が毀損されてしまう恐れもあるでしょう。 SharePoint（Microsoft365）を活用すれば、データの輸送時には最高クラスの暗号化を行い情報を保護することができます。また保存時にはさまざまな階層に分けてセキュリティが確保されているため、安心してデータを預けられるわけです。 場所やデバイスを問わず利用できる 場所やデバイスを問わず利用できるのも、SharePointのメリットです。SharePointはクラウド上で動作するアプリなので、インターネットにさえ繋がっていれば場所を問わず利用可能です。 現代はワークスタイルが多様化し、さまざまな人がさまざまな場所で働くようになりました。それを可能にしたのがインターネットやモバイルデバイスの存在であり、それらを駆使したクラウド技術の確立です。 […]
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June 20, 2024

Teamsで案件管理を行うには？そのための方法や案件管理を効率化するポイントについて解説
Teamsで案件管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事ではTeamsや案件管理の概要から始め、Teamsで案件管理を行うメリットやそのための方法について解説します。 Teamsと案件管理について まずは、Teamsおよび案件管理の概要について解説します。Teamsと案件管理には、どのような繋がりがあるのでしょうか。 TeamsはMicrosoftからリリースされているコミュニケーションアプリ Teamsは、WindowsやOfficeの開発元として有名なMicrosoft社からリリースされているコミュニケーションアプリです。リモートコミュニケーションを行う際に強みがあり、Teamsを利用すれば遠く離れた場所にいる人同士でもリアルタイムにやり取りが可能です。 現代はテレワークが一般的になったこともあり、リモートコミュニケーションの重要性が高まっています。異なる場所にいるメンバー同士が瞬時にコミュニケーションが取れることに加え、強固なセキュリティが備わったアプリが求められています。 Teamsはそれらのニーズを満たした、使いやすいコミュニケーションアプリと言えるでしょう。加えて、同じMicrosoft製品との連携性が高いのも魅力です。 案件管理とは案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること 案件管理とは「案件にまつわる情報や進捗を適切に管理すること」です。案件管理を行うのは業務遂行においてマストですが、適切な案件管理が行われているかどうかはケースによります。 案件管理が適切に行われていないと、どのような問題が生じるのでしょうか。一般的には、下記のようなものが考えられます。 案件管理を適切に行うことで案件遂行に必要な情報を整理し、スムーズな進捗に繋がります。 Teamsで案件管理を行えば業務効率化に繋がる Teamsで案件管理を行えば、業務効率化に繋がるかもしれません。Teamsはコミュニケーションのためのアプリなので直接的な案件管理機能は搭載されていませんが、スケジュールやタスク管理等の機能を活用することで案件管理の補助ができるでしょう。 また、他のアプリと連携させればTeams上で案件管理を行うことも不可能ではありません。同じMicrosoft製アプリはもちろん、サードパーティ製のアプリとも幅広く連携可能なのがTeamsの特徴です。 既に使っているアプリはもちろん、新たに連携させることで業務効率化に繋がるものも数多く存在するでしょう。Teams単体でできることはさほど多くありませんが、さまざまなアプリと連携させることにより機能拡張できるよう設計されています。 Teamsで案件管理を行うメリット では次に、Teamsで案件管理を行うメリットについて解説します。Teamsを使うことで、案件管理にどのような利点が生まれるのでしょうか。 業務をTeamsで一元化できる Teamsで案件管理を行えば、業務をTeamsで一元化できます。テレワーク等でリモートコミュニケーションを行っている場合は、既にTeamsをヘビーユースしているケースも多いのではないでしょうか。 その場合に案件管理を別のソフトで行っていると、業務によってアプリを切り替える必要があります。大した手間ではないかもしれませんが、それが積み重なることにより業務効率を阻害してしまうこともあるでしょう。 Teamsから案件管理を行えるようになれば、その心配はありません。使い慣れた画面上で、アプリを切り替えることなく案件管理を行えるからです。 さまざまなアプリと連携できる Teamsの利点として、他アプリとの連携性の高さが挙げられます。同じMicrosoft製のアプリはもちろん、さまざまなサードパーティ製アプリとも連携が可能です。 Teamsと他のアプリを連携させることにより、Teams上で業務を一元管理できます。案件管理はもちろん、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理までをTeams上で行えるようになります。 既に業務活用しているアプリがある場合、連携を検討してみてはいかがでしょうか。 情報共有を効率化できる Teamsで案件管理を行えば、情報共有を効率化できます。Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリなので、チャットや通話といった基本的な機能を使えば個人間や小規模メンバー間での情報共有が可能です。 では、より大規模なチームでの情報共有はどうでしょうか。その場合はチャットや通話といった方法ではなく、チームやチャネルを作って共有した方が効果的でしょう。 チームは組織や部署別に作られるグループであり、チャネルはトピックごとに作られる（チームより小規模な）グループです。これらを上手く活用することで、幅広い組織やチーム、小規模グループに適した情報共有が可能です。 Teamsで案件管理を行うには？ では次に、Teamsで案件管理を行う方法について解説します。 Teams単体で案件管理を行うのは難しい まず言えるのは、Teams単体で案件管理を行うのは難しいという点です。ここまで散々Teamsでの案件管理に言及してきたため少々肩透かしになるかもしれませんが、Teamsは元々リモートコミュニケーションのためのアプリなので、案件管理機能は搭載されていません。 もちろん、一般的な情報共有の範囲内で案件管理を行うことは可能です。案件ごとにグループを作成してそこに情報を集約する等のやり方が考えられますが、効率的とは言い難いでしょう。 Teamsで案件管理を行う場合は、他アプリとの連携をおすすめします。 おすすめなのはPlannerとの連携 では、どのようなアプリと連携すればいいのでしょうか。候補はさまざまですが、ここでは同じMicrosoft製アプリであるPlannerを挙げたいと思います。 Plannerは、チームのタスク管理を効率化するためのアプリです。Plannerを導入することで各メンバーの役割分担、抱えているタスク、進捗等を可視化でき、チーム全体の生産性向上に役立ちます。 PlannerとTeamsを連携させることで、Teamsから案件管理を行えるわけです。同じMicrosoft製なので、連携が簡単なのもポイントです。 個人のタスク管理ならToDo 個人のタスク管理であれば、ToDoがおすすめです。Plannerほど高機能ではありませんが、個人のタスク管理に必要な機能は揃っています。 個人で仕事をしている、もしくは小規模なチームで働いている場合はToDoで十分かもしれません。アプリの連携は便利ですが、不要なアプリを次々に連携してしまうとTeams自体の使い勝手が下がってしまう恐れもあるでしょう。 必要なものを絞り込み、適切に導入・活用することをおすすめします。 案件管理を行う際の注意点 では次に、案件管理を行う際の注意点について解説します。どのような点に気を配れば、効率的な案件管理に繋がるのでしょうか。 何のために案件管理を行うのかを明確にする まず挙げられるのは、何のために案件管理を行うのかを明確にすることです。案件管理自体はやらないよりはやった方が好ましいものですが、なんとなく行うよりは目的を明確化した方が良い結果が得られるでしょう。 案件管理の目的としては、下記のようなものが挙げられます。 案件管理の目的はケースによってさまざまですし、一つに絞る必要もありません。自社やチームが置かれている環境に応じ、柔軟に定めましょう。 情報を適切に共有する 案件管理を行う際は、情報を適切に共有することが重要です。当たり前の話かもしれませんが、基本を疎かにしては何事も上手くいかないため、改めて提言させて頂きます。 「情報を適切に共有する」とは、どういった状態を指すのでしょうか。一概に指定するのは難しいですが、一般的には「誰もが必要な時に必要な情報を瞬時に取得できる状態」等が挙げられます。 そのためには必要な情報が分かりやすい場所に、分かりやすい形で集約されている必要があります。「情報の適切な共有」は、簡単なようで意外と難しいかもしれません。 データはなるべく一元管理しよう 案件管理にまつわるデータは、なるべく一元管理するようにしましょう。一元管理とは「（データや情報等を）ひとまとめにして管理すること」と定義される言葉です。 […]
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June 20, 2024

Teamsでファイル管理は可能？そのための方法や効率化のポイントを解説
Teamsでファイル管理を行うには、どのようにすればいいのでしょうか。この記事では、Teamsでファイルの管理や共有を行う方法、ファイル共有のメリット、およびSharePointの活用について解説します。 Teamsを使えばファイルの共有・管理が可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有や管理が可能になります。まずは、Teamsおよびファイル共有・管理について見ていきましょう。 Teamsはリモートコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているリモートコミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用することで遠く離れた人同士でもインターネットを通してコミュニケーションを行うことができ、業務効率化に役立ちます。 特に、テレワーク等で効果を発揮するでしょう。テクノロジーの進歩により、必ずしもチームメンバーが一同に介する必要はなくなりました。 全ての企業や部署がそうであるわけではありませんが、デジタルで完結する業務であればテレワークとの親和性は高いのではないでしょうか。そういった際にコミュニケーションの起点となるのが、Teamsを始めとしたリモートコミュニケーションアプリです。 ファイル共有も可能 Teamsを使うことで、ファイルの共有が可能です。OneDriveからファイルを送ることもできますし、チャットで共有することもできます。 物理的な距離が離れていてもTeamsで繋がってさえいれば、容易にファイルのやり取りが可能です。また、ドキュメント等を複数人で共同作業することもできるため、上手く活用すれば業務の効率化に繋がるでしょう。 SharePointを使うことで効率的なファイル管理を行える SharePointを使うことで、より効率的なファイル管理を行えます。SharePointは、Teamsと同じくMicrosoft社からリリースされているコンテンツ管理のためのソフトです。 詳しくは後述しますが、SharePointを使うことでチーム内のコンテンツを適切に管理することができるでしょう。Teamsが個人や小規模メンバー間でのファイル管理を行えるのに対し、SharePointはより大規模なチームでのファイル管理に適しています。 ファイルを共有するメリット では次に、ファイルを共有するメリットについて解説します。ファイル共有は今や当たり前の概念となりましたが、その利点を改めて確認しましょう。 離れた相手とも瞬時に情報を共有できる まず挙げられるのは、物理的に離れた相手とも瞬時に情報を共有できる点です。情報化社会と言われて久しい昨今ですが、ビジネスにおける情報の重要性は今や語るまでもありません。 質の高い情報を取得するのも大事ですが、それをいかに効率的に共有するかという点も課題でしょう。インターネットを利用することで遠く離れたメンバーとも瞬時に情報を共有でき、互いに業務に活かせるわけです。 ただし、インターネットを通すことでセキュリティリスクが生じる可能性があります。インターネットを利用してファイル共有を行う際は、機密情報が漏れないよう気を配ることが大事です。 共同編集が可能になる ドキュメント等のファイルを共有することにより、複数人での共同編集が可能になります。単純に手が増えることによる作業の迅速化に加え、他の面でも効率化が見込めるでしょう。 たとえば、ドキュメントのチェック担当者と共同編集することで、作成と同時に文書の確認を行えます。また、業務に不慣れなメンバーに仕事を教えつつ一緒に書類作成するといったことも可能でしょう。 一般的に、ファイルを共同編集した際には誰がどのような処理をしたか等の履歴を残せます。それにより業務の振り返りがやりやすくなったり、ミスがあった際の責任の所在を明確化することもできます。 業務効率化に繋がる 上記の通り、ファイルを共有することで多角的に業務効率化に繋がるでしょう。業務を効率化することで労働生産性向上に寄与するのは周知の通りです。 ファイルを正しく共有・管理できていない場合、必要なデータを必要な時に参照することができず、それによる弊害が生じてしまいます。顧客との商談中に誤った情報に基づいたプレゼンを行ってしまったり、古いデータを参照して経営判断を行ってしまう等が考えられます。 ファイルを適切に共有・管理することにより、そういった心配は不要になります。また、正しく管理されているファイルはメンテナンスやバックアップのしやすさにも繋がるでしょう。 より便利にファイルを共有・管理するには では次に、より便利にファイルを共有・管理する方法について考えてみたいと思います。どのような点に気をつければ、ファイルの共有や管理を効率化できるのでしょうか。 共有の目的を明確化する まず挙げられるのは、ファイル共有の目的を明確化することです。ファイル共有に難しい操作は不要ですが、それだけに目的もなく気軽に共有してしまう恐れも考えられます。 「ファイルを共有するのは全面的に良いことでは？」という意見もあるかもしれません。ファイルを共有することによるメリットは確かに大きいのですが、過ぎたるは猶及ばざるが如しです。 ファイルを無目的で共有しすぎるデメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 無秩序にファイル共有を行えばそれだけファイル数が増えることになり、管理が乱雑になります。そうなると必要なものが見つけにくくなったり、情報共有の迅速性低下が懸念されるでしょう。 共有の目的を明確化することで、自ずと「どのファイルを共有すべきか」も定まるわけです。 バージョン管理を行う バージョン管理を正しく行うことで、最新かつ正確な情報共有に繋がります。バージョン管理とは「（ファイルに対して）誰がいつどのような変更処理を行ったか等の履歴を記録すること」です。 ファイルに対して編集履歴が正しく記録されていれば、さまざまな面で役立ちます。結果に対するプロセスも明確になりますし、ミスがあった場合は責任の所在も明確になるからです。 加えて、一元化されたファイルでバージョン管理を行えば、常に最新のデータを参照可能です。データが複数のファイルに分散されるリスクを減らせるからです。 チームでファイル管理するならSharePointを使う チームでファイル管理を行う場合は、SharePointを活用するのがおすすめです。Teamsは個人や小規模なやり取りにおけるファイル管理は可能ですが、より大規模なチームでのファイル管理には不向きです。 具体的に、どういった状況であればSharePointの活用を検討すべきでしょうか。一概に論ずるのは難しいですが、たとえば「不特定多数が閲覧可能なファイル管理を行う場合」等が挙げられます。 Teamsでファイル管理を行う場合、原則的にTeamsで繋がっている相手が対象になるでしょう。個人間、または小規模なチームであれば問題ありませんが、大規模なチームで多くのメンバーとやり取りするのは大変です。 そのような場合に、SharePointが役立つわけです。 SharePointとは では続いて、SharePointについて解説します。SharePointを導入することで、何ができるようになるのでしょうか。 チームサイト内のコンテンツを管理するソフト SharePointは、チームサイト内のコンテンツを管理するためのソフトです。Teamsでチームを作成した際のファイル管理には自動的にSharePointが使われるため、意図せずともTeamsとの連携が確立されます。 Teamsで個人のファイル管理を行う場合はOneDriveを使うのが一般的ですが、チーム全体のファイル管理を行う場合はSharePointが使われることが多いでしょう。また、TeamsとSharePointの連携はファイルの管理だけでなく、さまざまな情報をTeams側で表示させることもできます。 ポータルサイトの作成も可能 SharePointを活用することで、社内ポータルを簡単に作成できます。社内ポータルを作ることで社内のコミュニケーションを活性化したり、情報共有の効率化が見込めるでしょう。 社内ポータルのメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。 社内ポータルを構築し活用を促すことで、そこに情報が集まりやすくなります。集まった情報は一元的に管理されるため「困った時はポータルを見れば解決する」といった文化を育みやすくなるでしょう。 加えて、ポータルに申請等のワークフローを構築することもできます。ポータルからさまざまなワークフローを行えるようになれば、業務効率化に繋がります。 組織の情報共有を効率化できる […]
Business Efficiency

November 7, 2024

Power Automateで簡単にSharePointデータのバックアップを自動化！
こんなお悩みはございませんか？ バックアップを毎回手動で行っていて時間がかかる 低コストでマルウェアやウイルス攻撃によるリスク対策を叶えたい ユーザーの誤操作によるデータ消去のリスクがある 全てPower Automateで簡単に解決できます！ Power Automateを利用して、 SharePointのデータを自動で定期的にバックアップすることができます。 定期的なデータバックアップを行っていれば、万が一データの消失や破損が起こっても、すぐに復元可能です。業務を途切れずに継続させることができるため、事業の損害や顧客からの信頼の損失を最小限にとどめられるでしょう。 また、自動バックアップを設定することで、作業量が削減され、業務の効率を上げることもできます。 では、どのように作成するのか、具体的にご紹介していきますね。 作成するフローの全体図 これから作成するフローの全体図です。 ​ SharePoint Onlineでサイトを作成 バックアップ用のSharePoint Onlineのサイトの作成をします。 「＋サイトの作成」を押下します。 次に「チームサイト」を選択してください。 テンプレートを選択 任意のテンプレートを選択してください。 こちらでは「標準チーム」を選択します。 次に「テンプレートを使用」を押下します。 サイト名とグループメールアドレス作成 「サイト名」を入力します。 次に「グループメールアドレス」を入力して、「次へ」を押下します。 言語の設定とメンバーの追加 「言語の選択」から日本語を選び、サイトの作成を押下します。 「メンバーの追加」でご自身のアカウントを入力して、「完了」を押下します。 サイトの作成が完了 以上の手順でバックアップが作成完了です。 Power Automateでフローの選択 Power Automateを開きます。 左サイドバーから「作成」を選びます。 一定の期間ごとにバックアップを取りたいので、「スケジュール済みクラウドフロー」を選択します。 スケジュール済みクラウドフローを構築する 「フロー名」と「開始日」、「時間」、「繰り返し間隔」を設定して「作成」を押下します。 今回はテストのため、繰り返し間隔を1分に設定します。 フォルダーの一覧 バックアップ先に同じ名前のフォルダーやファイルがある場合に、保存が上手くいかない事があります。​ 前段階として、アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「フォルダーの一覧」を選択します。​ ファイル識別子を右のフォルダーアイコンから「Shared Documents」を選択します。​ アレイのフィルター処理 アクションの追加から「データ操作」を入力して、「アレイのフィルター処理」を選択します。 差出人に動的なコンテンツ「body」を選択し、値の選択に動的なコンテンツ「Name」を選択し、ドロッ プダウンから「次の値に等しくない」を選択して、値の選択に「Forms」と入力します。 SharePointにHTTP要求を送信 アクションの追加から「SharePoint」と入力して、「SharePointにHTTP要求を送信します」を選択します。 サイトのアドレスはバックアップ環境のURLを選択し、方法に「DELETE」を選択して、URIにはバックアップ環境のフォルダーパスを入力します。 パスは動的なコンテンツ、アレイのフィルター処理から「Path」を選択します。 […]
Microsoft Teams

June 20, 2024

Teamsを使ってワークフローを構築・管理するには？Teamsでワークフローを扱うメリットや手法を解説
Teamsからワークフローを実行・管理できるようになれば、大幅な業務効率化に繋がります。この記事では、Teamsとワークフローの関係性やTeamsでワークフローを管理することによるメリット。 そして、Teamsでワークフローを取り扱うための方法について解説します。 Teamsとワークフロー Teamsとワークフローにはどのような関係性があるのでしょうか。まずは、Teamsの概要やワークフローとの関連性について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Microsoft Teamsは、コミュニケーションのためのアプリです。Teamsを活用すれば遠く離れた人同士がリモートコミュニケーションを行えるようになり、情報の伝達性が向上するでしょう。 昨今はメンバーがさまざまな場所から仕事を行うことも多いため、Teamsのようなコミュニケーションアプリが広く普及しています。 使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能 Teamsにはさまざまな機能が搭載されているため、使い方次第でワークフローの管理や効率化も可能です。Teamsの機能としては、主に下記のようなものが挙げられるでしょう。 チャット機能では、他のTeamsユーザーとリアルタイムにメッセージをやり取りできます。また、カレンダーを使うことで簡易的な予定の管理が可能です。 これらの機能を業務に活用することで、ワークフローの効率化が見込めます。どの機能をどのように入れ込むかは部署やワークスタイルによって異なるため、俯瞰的に判断しましょう。 他アプリと組み合わせることで利便性が高まる Teamsのメリットとして、他アプリとの連携が可能という点が挙げられます。一つ一つの業務に個別のアプリを用意してもいいのですが、同一アプリからシームレスに行うことによる効率性は無視できません。 もちろん、ワークフローの管理や効率化にも役立つでしょう。MicrosoftからリリースされているTeamsは同じMicrosoftが開発している業務アプリとの連携性が高いのも特徴です。 例えば、TeamsとPlannerと連携させればTeamsからシームレスにチーム全体のタスク管理を行えるようになります。 Teamsでワークフローを管理・効率化するメリット では次に、Teamsを活用してワークフローの管理・効率化を行うメリットについて考えてみたいと思います。Teamsでワークフローを管理することにより、下記のような利点が得られるでしょう。 業務の削減に繋がる まず挙げられるのは、業務の削減に繋がる点です。Teamsからさまざまな処理を行えるようになれば逐一アプリを切り替えることなく、シームレスに他の業務を遂行できます。 業務時間内は、Teamsを常駐させることも多いのではないでしょうか。Teamsを開いておけば、誰かから話しかけられても即座に反応できます。 常に開いているTeamsからさまざまな処理を行えれば、業務効率化に繋がります。逆にTeamsを開きながら他のアプリも開くとなると、端末のリソースを圧迫してしまう恐れがあります。 プロセスを可視化できる Teamsでワークフローを管理・効率化することにより、プロセスの可視化に繋がります。ワークフローを従来のようなアナログ的手法で行うと、業務がどこまで進んでいるかが見えづらくなるでしょう。 業務の進行が見えづらくなることで、ワークフロー内で生じているボトルネックやトラブルにも気づきにくくなります。ワークフローがいつまで経っても完了しない場合は、ネックになっている箇所を確認して適切な処置を行う必要があります。 Teamsによりワークフローのプロセスを可視化することで、トラブルが起きている箇所が分かりやすくなるわけです。 リモート対応が可能になる Teamsでワークフローを管理すれば、リモートでの対応が可能になります。Teamsはリモートコミュニケーションのためのツールであり、さまざまなツールやアプリを連携させれば機能拡張できるからです。 現代ではインターネットを介してさまざまな業務をこなせるため、リモートワークを取り入れている企業も多いのではないでしょうか。リモートワークではメンバーが異なる場所で仕事をしているため、さまざまな業務をリモート環境で遂行できなければなりません。 その一環として、Teamsを使ったワークフロー管理が挙げられるでしょう。Teamsを活用すれば、遠隔的にワークフローを管理・遂行できるからです。 Teamsを使ったワークフロー管理の具体例 では次に、Teamsを使ったワークフロー管理の具体例について解説します。Teamsによるワークフロー管理にはさまざまなやり方が考えられますが、一例として下記のようなものが挙げられます。 申請から承認までをリモートで行う 業務遂行にあたり、申請および承認プロセスの実行機会は少なくありません。細かなところで言うと交通費や旅費の精算、大きなものであれば企画やシステム導入の稟議等があります。 それらを全てリモートで行う必要はありませんが、可能であれば積極的にリモート化することをおすすめします。紙の書類で行うと紛失や確認漏れのリスクが生じたり、書類を保管するためのスペースを別途用意する必要があるからです。 Teamsを介して申請から承認までをリモートで行えれば、コスト削減や業務効率化に繋がるでしょう。Teams上で必要事項を申請すれば承認者のTeamsに通知され、承認が行われればワークフローが完了します。 普段使っているアプリとTeamsを連携する Teamsは数多くのアプリと連携が可能です。使い慣れたTeamsの画面上でさまざまな操作を行えれば、業務効率化にも繋がるでしょう。 Teamsと同じMicrosoft社製のアプリはもちろん、サードパーティ製のアプリも利用できます。ストアにはさまざまなものが取り揃えられているため、一度覗いてみることをおすすめします。 規定の処理を自動化する Teamsを活用し、規定の処理を自動化することもできます。一例としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 TeamsのメッセージをOneDriveに保存 メッセージを定期送信する 承認プロセスの自動化 Teamsでの自動処理は、主にワークフローアプリを使って行います。ワークフローアプリを活用することで、Teamsから規定処理の自動化フローを構築できます。 Teamsでワークフローを構築するには？ では次に、Teamsでワークフローを構築する方法について解説します。 承認アプリを追加する Teamsで承認ワークフローを管理したい場合は、承認アプリを追加するのが手です。承認アプリを活用することで、休暇の申請や経費請求といったフローをTeamsから行えるようになり、業務の効率化が可能です。 なお、承認アプリを展開するには下記が必要です。 Power Automate、Office 365、または Dynamics 365 […]
Microsoft Teams

June 20, 2024

Teamsで効率的な情報共有を行うには。その方法やメリット、注意点等を解説
リモートコミュニケーションのためのアプリとして開発されているTeamsですが、情報共有に活用することは可能なのでしょうか。この記事では、Teamsで情報共有を行うことによるメリットや方法、注意点等について解説します。 Teamsと情報共有 Teamsと情報共有はどういった関係にあるのでしょうか。まずは、Teamsと情報共有について解説します。 Teamsはコミュニケーションのためのアプリ Teamsは、Microsoft社からリリースされているアプリです。Microsoft社は汎用OSであるWindowsや、定番業務アプリのOfficeの開発元として有名です。 同じMicrosoft製ということで、Teamsも使いやすく高品質なコミュニケーションアプリであると言えるでしょう。基本的にはチャットや会議といったリモートコミュニケーションに使うアプリですが、やり方によっては情報共有も可能です。 Microsoft365に加入すれば使える Teamsを使うには、どのような方法があるのでしょうか。まず挙げられるのは、Microsoftから提供されているMicrosoft365というサブスクリプションプランへの加入です。 Microsoft365に加入するとTeamsだけでなく他のMicrosoft製品も利用可能になるため、Officeアプリ等を業務活用したい場合におすすめです。Microsoft365には複数のプランが用意されているため、自分に合ったプランを探せるのもメリットでしょう。 もちろん、情報共有に役立つアプリも利用できます。Teams単体では難しいことも、Microsoft365を包括的に活用することで可能になるかもしれません。 無料利用も可能 Microsoft365への加入は基本的に有料ですが、無料で利用できるTeamsも用意されています。有料版に比べると機能は制限されていますが、ケースによってはそれで間に合うこともあるでしょう。 具体的には、下記の通りです。 他にも、別アプリとの連携ができない等の制限があります。Teamsを個人利用する場合は大きな問題はないかもしれませんが、チームでの情報共有という観点から見ると厳しいかもしれません。 Teamsで情報共有を行うメリット では次に、Teamsで情報共有を行うメリットについて解説します。Teamsで情報共有を行うことにより、下記のような利点を得られるでしょう。 遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能 まず挙げられるのは、遠く離れているメンバーとも瞬時に情報共有が可能という点です。Teamsはリモートコミュニケーションのために開発されたアプリなので、相手が別の場所にいてもリアルタイムなコミュニケーションを行えます。 テレワークが一般的になった現代では、以前よりリモートコミュニケーションの重要性が増しています。完全なテレワークではなくともメンバーが必ずオフィスに揃っているとは限らないため、遠隔的なやり取りができるにこしたことはありません。 Teamsを活用すれば、そのような問題を解決できるわけです。 便利な機能が搭載されている Teamsには、情報共有に使える便利な機能が搭載されています。簡単なものであればチャットや会議を通してメンバーと情報共有できますし、ファイル共有を使えば資料等をやり取りすることもできます。 複雑な共有は後述する他アプリとの連携が有効ですが、簡単なものであればTeams単体でも事足りるでしょう。 さまざまなアプリと連携が可能 Teamsは、さまざまなアプリと連携して機能を拡張することができます。Teams単体だとそれほど複雑なことはできませんが、他アプリと連携すれば業務を広範囲にカバーできます。 特に、同じMicrosoft製アプリと連携させることで大きな効果を発揮するでしょう。Microsoft365に加入していれば多くのアプリが使えるようになるため、活用できそうなものがあれば積極的に試してみることをおすすめします。 Teamsで情報共有を行うには？ では次に、Teamsで情報共有するための方法について解説します。 一般的なコミュニケーションツールとして まず挙げられるのは、一般的なコミュニケーションツールとしての活用です。こちらはさほど難しいことはなく、普段使っているTeamsの基本的な機能をそのまま利用する形です。 一例としては、下記のようなものが考えられるでしょう。 これらをTeamsで行う利点として、セキュリティの高さが挙げられます。機能自体は他のソフトでも代用可能ですが、Teamsを使えばMicrosoftが管理する強固なセキュリティによって守られるわけです。 チャネルを活用する Teamsを使った情報共有として次に挙げたいのが、チャネルの活用です。Teamsでは「チーム」や「チャネル」といったグループを作成でき、細かな使い分けが可能です。 チームは部署やプロジェクトごとに作られるのが一般的であり、情報はメンバー全員で共有するのが原則です。チャネルはチームの下に作られるグループであり、主にトピックやタスク単位で作成されます。 チームメンバーは原則的にチーム内に作成されたチャネルに参加することができますが、特定のメンバーのみ参加可能なプライベートチャネルも作成できます。チャネルによって細かく情報を切り分けることにより、必要なところに必要な情報を届けられるわけです。 他のアプリと連携する Teamsと他のアプリを連携させることで、情報共有に役立つケースもあります。同じMicrosoft製のアプリであれば、PlannerやSharePoint等が挙げられるでしょう。 Microsoft以外のアプリでも連携可能な場合があるため、自分が今使っているものが該当するかどうかを確認するのも手です。場合によっては連携させず個別に使う方が好ましいケースもあるかもしれませんが、多くは連携させた方が業務効率化に繋がります。 情報共有を効率化するために取り組みたいこと では次に、情報共有を効率化するために取り組みたいことをいくつか解説します。下記のような事項に積極的に取り組むことで、情報共有の効率化が促されるでしょう。 ツールや機能について学ぶ まず挙げられるのは、ツールや機能について学ぶことです。情報共有を行う際は何らかのツールやシステムを使うことが多いですが、それらへの理解を深めることが効率的な情報共有に繋がります。 それぞれのツールやシステムには、できることとできないことがあります。たとえば、あるツールはコミュニケーションのリアルタイム性を担保するのは得意な反面、情報のストック化が苦手ということもあるでしょう。 自分が何をやりたいのか、どのような形での情報共有を求めているのかを明確にし、それに沿ったツールを選ぶことが大事です。ツールや機能について学ぶことで、正しい選択ができるようになるわけです。 全体的なワークフローを見直す 全体的なワークフローを見直すことで、情報共有が効率化されるかもしれません。社内や部署では細かなタスクが連なってワークフローが形成されており、それらを逐次遂行することで業務が回っています。 つい漫然と行ってしまいがちですが、ワークフローを見直すことで無駄を省ける余地もあるでしょう。それぞれのタスクを精査して重要度や緊急度といった指標でカテゴライズし、結果に繋がらないものは思い切ってカットするのも手です。 ただし、一見無駄に見えるタスクが実はワークフローの要を担っているということもありえます。そういった重要なタスクを誤って省いてしまわないためにも、ワークフローの見直しは俯瞰的な視点で行うことをおすすめします。 コミュニケーションを促す 従業員同士のコミュニケーションを促すことで、自然と情報共有の機会が増えるでしょう。対面でのコミュニケーションはもちろんですが、チャットやメール、掲示板といったオンラインでのコミュニケーションも促進したいところです。 オンラインでコミュニケーションを行う場合は、なるべく情報がストックされる仕組みを構築しましょう。特定のメンバーしか閲覧できないトピック等もセキュリティ上必要ですが、業務に関する汎用的な情報は社内ポータルや掲示板、FAQ等にまとめるのがおすすめです。 そうすれば「困った時はここを見れば分かる」という文化を醸造することができ、業務効率化に繋がります。さまざまな情報やデータが蓄積されることで、事業プロセスの再現性向上にも寄与することも期待できます。 Teamsで情報共有を行う際の注意点 では次に、Teamsで情報共有を行う際の注意点について解説します。Teamsによる情報共有は、一般的な手法と何が違うのでしょうか。 […]
Business Efficiency

November 7, 2024

「Microsoft 365 Copilot」取り扱いのお知らせ
Microsoft Copilotとは Copilot概要 CopilotとはOpenAIの「Chat-GPT4」を活用し、 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams などで 文章作成やコーディング、デザイン、レイアウトなどをAIがサポートしてくれるサービスです。 Copilotとは？ Copilotとは、GitHubとOpenAIが共同でOpenAI Codexを利用して開発したA駆動のコード補完ツールで、Visual Studio Codeなどの一部の統合開発環境（IDE）で利用されています。 コードの文脈に応じて、関数や変数の名前、コメントやドキュメンテーションなどを自動的に生成したり、提案したりします。また、様々な言語やフレームワークに対応しており、プログラミングの経験やスキルに関係なく、開発者の生産性を向上が期待されます。 つまり Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphと連携し、ユーザーの作業内容や傾向に基づいた最適な提案を行なってくれるので、作業効率もUPします！ Microsoft Copilotの5つの特長 特徴 特徴詳細 Microsoft 365製品に組み込まれるので簡単に呼び出せる ビジネスで頻繁に利用される、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリに組み込まれた形で提供されます。 例えば、Wordで作成した文章の校正や要約、Excelで入力したデータを基にした表作成、関数の提案などができます。 他にもPowerPointでの資料を基にしたスライド作成、デザイン作成、Teamsでの会議の要約、議論に関する情報検索、次のアクションの提示などが可能です。 また、基本的に使い勝手はこれまでと変わることなく、どのツールも同じ外観、操作性、挙動が提供されるのも特徴の1つです。 大規模言語モデル（LLM）と自社のビジネスデータの安全な接続 LMMと自社のビジネスデータを接続する際に、安全なコンプライアンスの配慮、プライバシーが保護された状態での接続が可能かが問題になると思います。 Microsoft 365 CopilotのLLMは、限られた言語資料データで訓練されているため、自社のビジネスデータと安全な接続が可能です。 自然言語での質問に対しリアルタイムかつ正確な回答 利用者からの質問や指示に対し、リアルタイムかつ正確な回答を行うことができます。 理由としては、利用者が所有する情報とMicrosoft Graphが持つ情報にリアルタイムでアクセスします。 例えば、Teamsで会議を行っている途中ですぐにトピックの要約を行い、適切かつ会議の文脈に沿った回答をすることが可能です。 そのため、会議に途中から参加したとしても会議を中断させることなく情報が共有され、そのまま本題に入ることができます。 情報漏えいのリスク軽減 LLMを利用する際の不安点として、情報漏洩がありますが、Microsoft 365 CopilotのLLMは、自社のデータや入力されたプロンプトではなく、独自の言語資料データを使って訓練されているため、外部に自社データが漏れてしまう心配はありません。 また、個人レベルにおいても、Microsoftがこれまで長年に渡り顧客のデータ保護を行ってきたものと同じテクノロジーを使い、アクセスが許可されたデータのみを提示するので、強固なデータ保護による情報漏洩防止につながります。 Microsoft製品間での横断的な使用 WordからExcel、OutlookからPowerPointなどMicrosoft製品間での横断的な作業に対応することができます。 例えば、Excelで作成したデータとWordで作成した文章を使ってPowerPointでスライドを1から作成することや、Outlookで送られてくる請求書データを取引先ごとにExcelで集計することも可能です。 他にも、営業先から送られたメール、社内でのチャット、Word文書などを会議で使う資料としてまとめたり、会議の結果を要約して提案書を作成することも可能です。 それぞれのツール単体でMicrosoft 365 Copilotを活用しても効率的ですが、複数のツールを使って業務を行うため、Microsoft製品間の横断的な作業にも対応できることで、より効率化が進み、生産性も向上することでしょう。 Microsoft Copilotの活用例 製品 […]
Business Efficiency

November 7, 2024

PowerAutomateで簡単に「複数ファイルを添付した定型メールの送信」を自動化！～第四回　定型メールの作成・テスト実行編～
「添付ファイル用変数」の設定 作成した添付ファイル変数に値を入れるため、「+ 新しいステップ」を選択します。 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「配列変数に追加」を選択します。 「配列変数」の設定 「配列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル用」を選択します。 値を設定するにはメールの送信アクションを追加が必要のため、「アクションの追加」を選択します。 「メールの送信」の選択 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「outlook」を入力し、 「メールの送信（V2)」を選択します。 詳細オプションの表示 「メールの送信」アクションが追加されます。 「詳細オプションを表示する」を選択します。 添付ファイルの設定 「添付ファイル名前 -1」に任意の文字列を入力します。今回は「name」と入力します。 添付ファイルコンテンツの設定 「「添付ファイルコンテンツ -1」に任意の文字列を入力します。今回は「contents」と入力します。 設定後、「アレイ全体の入力に切り替える」を選択します。 アレイ形式で表示 アレイ形式で表示されます。最初と最後にある角括弧を除いた内側の値をコピーします。 「DisplayName」の設定 「配列変数に追加」アクションに戻り、「値」に先ほどコピーした値をペーストします。 コード化された値を参考に右側の値を設定していきます。値の「“name”」を選択し、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイルコンテンツ」の設定 値の「“contents”」を選択し、動的なコンテンツ「添付ファイルのコンテンツ」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 以下のように値が設定できていればOKです。 次はメール本文に添付ファイル名を表示する設定を行います。作成した「添付ファイル名一覧変数」に値を入れるため、「アクションの追加」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 「操作を選択してください」が表示されるので、検索欄に「変数」を入力し、「文字列変数に追加」を選択します。 「文字列変数」の設定 「文字列変数に追加」アクションが追加されます。 「名前」に使用できる変数がドロップダウンリストで表示されますので作成した「添付ファイル名一覧」を選択します。 値を設定するため、動的なコンテンツ「DisplayName」を選択します。 「添付ファイル名一覧用変数」の設定 今回は以下のように「・DisplayName<br>」と入力します。 【補足情報】 末尾の改行<br>は添付ファイルが1件の場合は無くても問題ありませんが、今回のように添付ファイルが複数ある場合は添付ファイル名が全て繋がった状態で表示されるため、改行をいれています。 定型メール作成-「送信先会社名」の設定 「メールの送信」アクションにもどり、宛先・件名を指定し、定型メール本文の作成に移ります。 送信先の会社を設定するため、動的なコンテンツの「送信先会社名」を選択します。 定型メール作成-「送信先担当者名」の設定 送信先の会社の担当者名を設定するため、動的なコンテンツの「送信先担当者名」を選択します。 定型メール作成-「送信者の会社名・名前」の設定 送信者の会社名と名前を設定するため、動的なコンテンツの「送信者の会社名・名前」を選択します。 定型メール作成-「添付ファイル名」の設定 添付ファイル名を設定するため、動的なコンテンツの「添付ファイル名一覧」を選択します。 定型メール作成-「署名」の設定 署名を設定するため、動的なコンテンツの「署名」を選択します。 最後に「添付ファイル」の設定を行うため、「詳細オプションを表示する」を選択します。 作成したフローの保存 添付ファイル欄に添付ファイル用変数を指定します。 […]
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