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Business Efficiency

January 12, 2024

テレワークを行うことで生産性は上がるのか？業務改善の工夫やポイントを事例つきで解説
テレワークで生産性は上がる？下がる？ テレワークで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がってしまうのでしょうか？まずは、テレワークと生産性の関係性について解説します。 基本的にはケースバイケース テレワークで生産性が上がるかどうかは、基本的にはケースバイケースです。上がることもあれば下がることもあるというのが正直なところでしょう。 また、同じ企業と同じ部署でテレワークを行っている場合でも、上がる時もあれば変わらないこともあり、下がる時もあります。よくあるパターンとして挙げられるのは、最初慣れないうちは生産性が下がり、システムやワークフローを習熟するに従って生産性が上がっていくケースです。 テレワークを経験した8割超が生産性向上を実感したというデータも テレワークにより生産性が上がるか下がるかはケースバイケースです。ただ、アドビ社が行った「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」によると、テレワーク経験者の八割超が生産性が上がったことを実感したというデータもあります。 また、「上がった」と答えた人のうち「とても上がった」と感じた人は全体の34％、「どちらかといえば上がった」が54％という結果になっています。そして、93％の人が「今後もテレワークを続けたい」と答えるなど、テレワークへの意欲が高まっています。 もちろん生産性が低下するケースもある もちろん、テレワークにより生産性が低下するケースも存在します。前述したアドビの調査では、テレワークに対し下記のような問題が生じたという結果が上がっています。 最も多かった課題は「紙の書類を確認できない」、そして二番目に多かったのが「プリンタやスキャナがない」です。両者からは、業務のペーパーレス化がうまくいっていないという推測を得られるのではないでしょうか。 ペーパーレス化が進んでいないと、紙で管理された情報の共有が難しくなってしまいます。テレワークを行うのであれば、ペーパーレス化は必須と言ってもよいでしょう。 テレワークで生産性が下がってしまう理由 では、次にテレワークで生産性が下がってしまう理由を見ていきたいと思います。 コミュニケーションが滞る テレワークではお互いにオンライン上でコミュニケーションを取ることになるため、やり取りが停滞しやすい面があります。メンバーが全員チャットやテレビ通話に慣れていればよいのですが、なかなかそういうわけにもいきません。 チャットで意思疎通をするためには、情報を簡潔にまとめられる文章力とタイピング能力が必要です。テレビ通話であればほぼ対面と変わらないコミュニケーションができますが、会議のような多人数で話す場合は工夫が必要になるでしょう。 また、チャットにせよテレビ通話にせよ、それができるようになるまでの環境構築につまずいてしまうケースもあります。 ワークフローの変化に現場が対応できない テレワークを行うにあたっては、多くの場合ワークフローの変更を余儀なくされます。従来とは異なるワークフローに柔軟に対応できればよいのですが、それが難しい場合は業務の滞りが発生します。 たとえば、下記のような例が挙げられるでしょう。 従来のワークフローを一切変更せずテレワークに移行するのは、ほぼ不可能です。新しいワークフローを用意するにあたり、従業員の負担が重くなりすぎないような制度を構築しましょう。 会社に保管されている資料をすぐに確認できない 前述のアドビの調査でもトップに位置していましたが、会社に保管されている紙の資料をすぐに確認できないと、業務に滞りが生じます。情報全てをデジタル化できればよいのですが、それが難しいケースもあるでしょう。 その場合、資料を確認するために出社する形になります。出社の頻度が低ければよいのですが、あまりに頻繁に出社しなければならない場合、何のためにテレワークに移行したのかが不明確になってしまう恐れがあります。 また、出社しなければならない従業員とそうでない従業員の間に不公平感が生まれてしまうリスクもあるでしょう。 その他テレワークにあたっての問題・課題 続いて、その他テレワークを行うにあたっての課題や問題について解説します。 セキュリティに不安が生じる テレワークを行う際は自宅やコワーキングスペースからインターネットにアクセスして仕事を行う形になるため、セキュリティが甘くなるケースがあります。会社に集まって仕事をする場合、原則的に社内の回線を通じてインターネットや社内サーバーにアクセスするため、通信を管理しやすいというメリットがあります。 しかし、テレワークとなるとそうもいきません。端末自体は会社が貸与することもできますが、どこからアクセスするか、そしてどのようなアプリケーションをインストールするかはある程度従業員の裁量に任されることになるでしょう。 もちろん、ルールを定めることである程度制限することは可能です。ただ、貸与した端末に不具合が生じた場合などにある程度自分で修復することが求められるため、当人に悪意はなくともセキュリティに穴が空いてしまうケースを考慮する必要があります。 勤怠管理・評価における課題 テレワークにおいては、勤怠管理、評価における課題も生じます。オフィスに集まって仕事をする従来のスタイルだと、基本的に出社から退社までの時間が勤務時間であり、どのような仕事をしているかが見えやすく評価もしやすかったのではないでしょうか。 テレワークに移行する場合、まずどのように勤怠管理を行うかを考えなければなりません。原則的にテレワークシステムにログインしそこで「勤務開始」「終了」を判断すればよいのですが、仕事中は顔が見えないため、本当に仕事をしているのかが分かりづらくなります。 常にテレビ通話を繋ぎっぱなしにする手もありますが、回線が重くなること、そして監視されてる気分になり業務の生産性が低下することなどが危惧されるでしょう。 サボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題 テレワーク下ではサボりや働きすぎ、オンオフ切り替えにおける問題も生じます。テレワーク環境ではお互いの顔が見えづらいため、チームメンバーが今働いているのかどうかが分かりづらくなってしまいます。 それによりサボりが発生することもあるのですが、こちらはある程度成果物で判断できるでしょう。どちらかというと、真の問題は働きすぎを抑制できるか否かです。 サボりは成果物の提出で判断できますが、超過労働を判断するのは困難です。オフィスであれば残業が続いている部下に「帰って休め」と声をかけることもできますが、テレワーク下だと誰がどのくらい働いてるのかが分かりづらくなる上、自宅でいつまででも仕事ができてしまいます。 超過労働が体に悪いのは言うまでもありません。オンオフをしっかり切り替えることのできる体制を構築し、働きすぎを防ぐ必要があります。 テレワークで生産性を上げるにはどうすればいい？ それでは、次にテレワークで発生する問題や課題を解決し、生産性を向上させるポイントをいくつかご紹介します。 テレワークのためのワークフローやルールを構築する テレワークを行う際は、まずテレワークのためのワークフローやルールを構築しておきましょう。従来のオフィスに集って行う業務からテレワークにシフトする際、ワークフローやルールがそのままだと多くの面で支障をきたしてしまいます。 テレワークに馴染みのない企業や部署の場合、どうしても運用が手探りになってしまいます。一度設定したルールに固執するのではなく、PDCAサイクルを回し可能な限り効率が上がるよう改善を繰り返しましょう。 きめ細やかなコミュニケーション機会を設ける テレワークで業務を行う場合、きめ細やかなコミュニケーション機会を設けることも重要です。テレワーク環境では各メンバーが遠方からインターネットを介して仕事やコミュニケーションを行うことになりますが、直接対面するのに比べるとどうしてもコミュニケーションの密度が下がってしまいます。 それを防ぐためにも、たとえば始業前の朝礼や業務後の報告、フィードバックなど、定期的なコミュニケーションの機会を設けることが大事です。この辺りはチームメンバーの特性も鑑みなければなりませんが、特にテレワークで孤独感を感じてしまう人には一層のケアが必要になるかもしれません。 出社とリモートを上手に切り分ける テレワークだからといって100％遠方から業務を行う必要はありません。場合によっては出社とリモートを上手く使い分けることで、生産性向上の助けになるでしょう。 その際に考えたいのは、特定の従業員に負担が集まらないようにすることです。「原則テレワークだが出社も可能」というやり方だと、頻繁な出社を必要とする人が他の従業員に対して不公平を感じてしまうかもしれません。 業務システムを導入する 品質の高い業務システムを導入し適切に活用すれば、テレワークの効率が大幅に向上します。業務システムは特定の業務を効率化するために作られているものですが、多くは外からのアクセスにも対応するため、ケースによっては従来のワークフローをそのままテレワークに移行させることも可能です。 特にテレワークに馴染みのよいシステムは、下記のようなものです。 […]
Business Efficiency

January 12, 2024

ITと活用生産性を上げるならシステムの導入が必須。システム活用のポイントや事例をご紹介
ITを活用すれば生産性は上がる？下がる？ ITを活用することで生産性は上がるのでしょうか？それとも下がるのでしょうか？まずは、ITと生産性の関係性について詳しく解説します。 基本的には生産性向上に繋がる ITを活用すれば、基本的に生産性は向上します。「ITを活用する」という言葉が意味するところは業務システムやツールを導入したり、各種データや書類をデジタル管理することになるでしょう。  新しいものを導入したりワークフローを変更する以上、生産性が上がらなければ意味がありません。逆説的になりますが、生産性向上に繋がるからこそITが活用されるという見方もできます。 導入や選定に失敗すると生産性向上に繋がらないケースも しかし、導入や選定に失敗すると生産性が向上しないケースもあります。ITシステムやツールは導入すればそれだけで結果が出るというものではなく、正しいものを正しく活用してこそ成果が上がります。  ただ、何をもって「失敗」と定義するのかは場合によるでしょう。短期的な成果ではなく長期的な成果を目的としてシステムを導入する場合は、それに沿った成果の測定が必要です。 ITの導入にはコストや労力がかかる。それ以上の生産性向上を目指そう 「導入したものの生産性の向上は見られなかった」ということになると、導入したコストや労力が無駄になってしまいます。そうなると財務を圧迫するだけでなく、現場の疲弊によるモチベーション低下も招いてしまいます。  ITシステムやツールを導入する場合は、それ以上の生産性向上を目指すのが正しい方向です。「生産性は向上したが、システムを導入するほどではなかった」となると、業務をIT化した意味が希薄になってしまうでしょう。 IT導入で生産性が向上するケース それでは、ITの導入で生産性が向上するケースをいくつかご紹介します。 自社が抱えている問題を解決できるシステムを導入した 自社が元々抱えている課題を解決できるシステムを導入できれば、生産性向上に寄与します。業務システムやツールというのは課題や問題を解決するために導入されるものなので、当例は本旨に沿っているといえるでしょう。  たとえば、下記のようなケースが考えられます。  課題に対して正しいシステムやツールを導入できれば、自ずと生産性は向上します。  導入したシステムがしっかりと現場で使われている 導入したシステムがしっかりと現場で使われているかどうかも大きな問題です。自社の抱える課題や問題に対する正しいソリューションを得たとしても、それが実践されなければ効果は得られません。 現場でシステムが放置されてしまう理由としては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 事前にしっかりと啓蒙したり、体制を整えておくことが大事です。  効果を定量的に測定している ITシステムやツールを導入し業務効率化を図る場合、効果を定量的に測定しておきましょう。結果を数値として記録しておくことで、導入前と比べてどの程度の効率化が達成されたのかを知ることができます。  定量的な測定が行われない場合、「なんとなく上がった気がする」のような曖昧な判断になりかねません。それが誤っているとは限りませんが、正しい保証もないため、客観的な指標となる数値を据え判断するのがよいでしょう。 ITを導入しても生産性が向上しないケース では、逆にITを導入しても生産性が向上しないケースをご紹介します。 システムを導入しても問題が解決しなかった ITシステムやツールを導入する主目的は、「自社の抱える課題や問題を解決するため」です。そのため、「システムを導入したものの本質的な課題や問題は解決しなかった」という場合は生産性が向上しない恐れがあります。  なぜ、システムを導入しても問題が解決しないのでしょうか。その理由はケースバイケースですが、主に下記のようなものが考えられます。  課題や問題に対するソリューションを誤ってしまうと、当然ながら正しいシステム選びはできません。また、システムの選定は間違っていなくとも、適切な活用ができていない場合も生産性向上には寄与しないでしょう。  そして、事前に洗い出した課題や問題そのものが誤っているケースも考えられます。この場合はいくらシステムの選定や運用が正しくとも、根本的な部分が間違っているため、業務効率を上げるのは難しいところです。  操作やワークフローが難しく、現場での活用に難が生じた システムの操作やワークフローの実行が難しい場合、現場での活用に難が生じてしまいます。システムやツールが現場で正しく運用されない場合、当然ながら生産性は向上しません。  業務システムは原則的に万人が使いやすいように設計開発されていますが、事前に研修を行ったり、操作マニュアルを整備しておくことをおすすめします。説明もなしにいきなり新システムを導入し「さあ今から使って下さい」では、現場の混乱を招くだけでしょう。  新しいシステムやワークフローの導入は、ただでさえ現場に負担をかけてしまいます。であれば、少しでもその負担を軽くする気遣いや体制を整えることで、現場側が応えてくれる部分も大きいのではないでしょうか。 客観的な効果測定が行われず、PDCAも回されていない システムを導入したはいいものの客観的な効果が測定されておらずPDCAも回されていない場合、生産性向上は難しいでしょう。効果を客観的に測定するために、定量的な指標を備えることが大事なのは前述の通りです。  効果を数値化することで、ITシステムやツールを導入した前と後でどの程度変化したかを測ることができます。仮にそれほど変化しなかった場合、もしくは生産性が低下してしまった場合でも、原因を突き止めて改善すれば生産性向上に繋がる可能性もあります。  もちろん、「システムが課題や問題に対し正しく選定されていること」が条件です。その場合にPDCAを回し少しずつ業務を改善することで生産性が上向き、システムを導入した成果が発揮されるケースもあるでしょう。 ITシステムはこう活用しよう。導入における注意点 それでは、続いてITシステムの活用について解説します。システムを導入する際には、下記のような点に注意しましょう。 自社の課題を明確にしておく ITシステムを導入する一番の目的は、「自社が抱えている課題や問題を解決すること」です。そのため、システムを選ぶ前に自社の課題を洗い出し、整理しておく必要があります。  ここが上手くいかないと後の選択判断が検討違いになってしまうため、シビアに行いましょう。その際のポイントとしては、下記のようなものが挙げられます。  問題や課題というのは、要するに「現状と理想の間の差」です。それを埋めるための手法がソリューションであり、この場合はITシステムやツールの導入でしょう。  その際、理想に非現実的なものを設定しないことが大事です。現状が1で理想を10000としてしまうとその差は9999となり、埋めるのが非常に難しくなってしまいます。  それを防ぐためには、平準的なサンプルと比較するのも手です。現状がどこにあり平均がどれくらいであるかが分かれば、理想を設定しやすくなるのではないでしょうか。  それを解決できるシステムを導入する 問題や課題が明確になったら、次はそれを解決するためのシステムを選定し導入します。業務システムにはさまざまな種類があり、同じ種類でも特色の異なる多数の製品がリリースされているため、正しい選定を行うためには事前の調査が必須です。  問題解決に適応しないシステムを導入しても、成果には繋がりません。ITに関する全ての知識を仕入れる必要はありませんが、最低限「どのようなシステムで何ができるか」といった大まかな部分は掴んでおくことをおすすめします。  基礎知識があるのとないのでは、システム選びの精度に大きな差が生じます。スムーズな選定と導入を行うためにも、学べる部分は学んでおきましょう。 自社のみで判断が難しい場合はプロに相談するのも手 IT分野は非常に専門的な知識が求められるため、自社のみで正しいシステムや運用を模索するのは難しいかもしれません。そのような場合、プロに相談することで道が拓けるケースもあるのではないでしょうか。  ITのプロであれば、「どのような企業でどのようなシステムをどう運用したら、どのような結果が出たか」のような知見を数多く持っています。自社と似たような状況に置かれた類似例を参考にすれば、当てずっぽうで導入するより成功確率が上がるでしょう。  また、場合によってはシステムの導入が解決に繋がらない可能性もあります。システムを導入する目的が「問題解決のため」であるなら、他によい解決方法があるのであればそちらを選ぶのが理に適っているでしょう、  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

デジタルトランスフォーメーションによる営業の変化。活用ポイントや事例をご紹介
なぜ今デジタルトランスフォーメーション（DX）が求められるのか なぜ今デジタルトランスフォーメーションが求められているのでしょうか。まずは、そのあたりの理由を探ってみたいと思います。 顧客のニーズが各種データから予測できるようになった 業務のデジタル化が進み、顧客のニーズがさまざまなデータから予測できるようになりました。紙媒体の広告を閲覧した履歴はどこにも残りませんが、自社サイトのアクセス記録は事細かくデータとして記録されます。  それを見ると、どのページのアクセス数が多いか、どの製品の詳細がよく見られているかといった情報を得ることが可能です。それらを分析することで顧客の動向を計り、ニーズをある程度予測できるようになりました。  顧客のニーズを理解している企業とそうでない企業は、販売動向において大きな差がつくことになるでしょう。 顧客がインターネットを介して直接情報を得られるようになった 顧客自身がインターネットを介し、直接製品やサービスの情報を得ることができる時代になりました。オンラインでの動向がデータ化されるのは前述の通りですが、顧客自身も多くの情報を取得し、場合によっては販売担当者より詳しくなるケースもあります。  そのような状況では、営業担当者による事細かなプレゼンが必ずしも有効とは限りません。従来は顧客による情報の取得が難しかったため、製品やサービスの詳細を知るにはまず販売企業や担当者にアプローチを取るしかありませんでした。  その後に製品やサービスの選定が始まったわけですが、今や企業にアプローチを取る前に選定が開始されています。であれば、アプローチ前にいかに自社に興味を抱いてもらうかといった考え方が大事になるわけです。  営業業務の転換。プッシュ型からプル型へ 営業業務の転換も、デジタルトランスフォーメーションが求められる要因の一つです。従来は営業担当者が想定顧客にランダムアプローチを行い、興味を示した見込み客に商談をもちかけるというプッシュ型営業が主流でした。  しかし、プッシュ型では興味のない大勢にアプローチすることになるため、担当者の疲弊や、見込み客側の求めてもいないアプローチをされるストレスといった問題が発生します。そういった要因からプッシュ型営業の効率が著しく悪化したため、現在では見込み客側から興味を持ってアプローチしてもらうプル型の営業が主流になりつつあります。  こちらからアプローチを行わず向こうに手を挙げてもらうためには、マーケティング戦略が欠かせません。オンラインでマーケティングを行うためには見込み客のニーズをしっかりと把握して適切な情報提供を行う必要があるため、デジタルトランスフォーメーションが重要になるわけです。  デジタルトランスフォーメーションで営業はどう変わる？ デジタルトランスフォーメーションで、営業業務はどのように変化するのでしょうか。  ランダム性の高い営業ではなく、購買意欲の高い顧客に集中できる デジタルトランスフォーメーションを営業業務に活用することで、購買意欲の高い顧客にリソースを集中できます。あらゆる行動がデジタルによって記録される現代においては、見込み客がどの程度自社製品に対する購買意欲を抱いているかもある程度測定できるようになりました。  それを活用すれば、熱量の高い見込み客のみを営業担当者に渡し商談に入る、ということも可能です。元々購買意欲の高い見込み客なので、今さら熱量を高めるためのプレゼンや営業トークは必要なく、クロージングだけで契約が成立するケースも少なくないでしょう。  営業プロセスの全体ではなく一部を請け負うようになる そして、熱量の低い見込み客は営業ではなくマーケティング部門が請け負うことになります。意欲の低い段階で営業担当者が出向いても空振りに終わる可能性が高く、生産性が低下する要因にもなるでしょう。  そのような相手に対しては直接的に営業をかけるのではなく、製品の情報やメリット、具体的な活用事例などを啓蒙します。人はよく知っている製品やサービスほど好意を抱きやすい傾向があるため、まずは情報発信を行い、自社についてよく知ってもらうことが大事です。  デジタルトランスフォーメーションにおける営業担当者の役割は、クロージングやアフターフォローだけということもありえます。営業プロセスが分割され、それぞれに最適な手法が模索され実行されるのもデジタルトランスフォーメーションの特徴です。 極論、従来の営業職を廃止することも可能 極端な話をすると、従来の営業職を廃止することも可能でしょう。業務をデジタル化することでアプローチからマーケティング、そして販売までをオンラインで完結させることが可能だからです。  見込み客集めから購買意欲の啓蒙、そして顧客側からオンラインを通した注文を行ってもらえば、営業担当者の出る幕はありません。業種や企業によるところも大きいですが、「営業職は必要か否か」という部分に問題意識を抱いておくことは大事でしょう。  営業職を廃止することができれば、その分リソースを節約できます。しかし、リソースは節約できても収益が下がっては意味がありませんので、バランスの良い判断を行う必要があります。 デジタルトランスフォーメーションを営業に活用するメリット では、次にデジタルトランスフォーメーションを営業プロセスに活用するメリットをご紹介します。 成約率の向上 デジタルトランスフォーメーションを営業に活用することで、成約率の向上が見込めます。デジタルトランスフォーメーションにより見込み客のオンライン上の行動をデータ化し分析することで、購買熱量をある程度計測できるのは前述の通りです。  意欲が十分に高まった見込み客を営業に渡すことで、商談の効率が上がり成約率の向上に繋がるでしょう。従来のようにランダム性の高い営業を行っていると見込み客の意欲が分からないため、成約率が営業マンのテクニックに依存してしまいます。  業務を平準化し属人性を排除できるのも、デジタルトランスフォーメーションの利点と言えるでしょう。 顧客との密な関係性構築 デジタルトランスフォーメーションを活用することで、顧客と密な関係性を構築することができます。業務をデジタル化すればオンライン上での顧客の行動をある程度記録することができるため、それを元にした的確なアフターフォローを行えばリピートに繋がる可能性が上がります。  人は、自分のことをよく理解してくれている相手に好感を抱くものです。ちょっとした気遣いから適切なフォローまで、デジタルトランスフォーメーションを駆使して関係性を構築しておきましょう。 属人性の排除 営業マンの属人性排除は前述の通りですが、デジタルトランスフォーメーションで属人性を排除できるのは営業職に限りません。個人の勘ではなく上がってきたデータを元に適切な対応を行うマーケティングや、一元化された情報を参考に顧客対応を行うコールセンターなども該当するでしょう。  業務の属人性を排除するか否かは諸説ありますが、メリットとデメリットを天秤にかけて判断することが大事です。その結果として属人性を優先しないのであれば、デジタルトランスフォーメーションによる業務平準化を大いに活用しましょう。 デジタルトランスフォーメーションはこう使う。DX活用のポイント では、次にデジタルトランスフォーメーションの活用ポイントについて見ていきたいと思います。 DX時代における営業職の役割を見直そう デジタルトランスフォーメーションを駆使すれば、極論営業職を廃止することができます。そこまではいかなくとも、営業という仕事の定義を変化させることは十分可能でしょう。  問題は、「どのように変化させるか」と「本当に変化させる必要があるか」です。やみくもに変化させて生産性が下がったら元も子もないので、変化させるべきか否かは総合的な判断が必要です。 自社の課題を解決できる適切なシステムを見極めよう  デジタルトランスフォーメーションに必要不可欠なのが、業務システムの導入です。業務システムを導入することで生産性が向上し、収益基盤が強化されるでしょう。  ただし、自社の抱えている課題を適切に解決できるものに限ります。システムを導入する一番の目的は「課題や問題の解決」になるため、そこを踏まえていないと正しいシステム選びができません。  システムを導入する前に、自社の課題を明確にしておく必要があります。 成果を定量的に判断しよう デジタルトランスフォーメーション活用時には、成果の定量的な測定が欠かせません。デジタル機器を活用することで多くの事象を数値で表すことができるため、従来では難しかった業務の定量的測定が可能となります。  たとえば、下記のようなものが挙げられるでしょう。  成果を定量的に測定できなければ、行っている施策が正しいのかどうかの判断ができません。原則的に、「効果が出ているのであれば継続」「出ていないのであれば改善」となります。 デジタルトランスフォーメーションを活用して生産性が向上した事例 それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを活用して生産性が向上した事例をいくつかご紹介します。 インサイドセールスによりリード獲得量10倍に：NTT東日本 […]
Business Efficiency

April 3, 2024

Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは？ Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ（2023年8月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro（コパイロット プロ）が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約（または年間契約）が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 […]
クラウドセキュリティー対策

January 12, 2024

テレワーク導入における課題やテレワーク導入を成功させるポイントについて解説！
テレワークにおける課題とは まずは企業が直面するテレワークにおける課題とはどのようなものがあるかご紹介します。  コミュニケーション課題 テレワークでは、オフィスであれば簡単に行えるコミュニケーションが取りづらいといった課題があります。  直接会って会話をすることができないため、オフィスであればすぐに聞ける質問などもチャットなどを使う必要があり、気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなります。  また、要件を伝える際にも、チャットなどを使用して文字で伝える場合、正しいニュアンスが伝わりづらい場合もあります。  その結果、チーム内での情報共有やコミュニケーションが上手く行われず、生産性の低下や社員のモチベーション低下に繋がってしまう恐れがあります。  テレワーク環境の構築やルール決めにおける課題 テレワークを導入する場合、テレワーク環境を整える必要があります。  まずは、PC、Wi-Fi、机、椅子など仕事をする上で必要な物を揃えなければいけません。  既にそういったテレワークに必要な物や環境が整っている方もいればそうでない方もいると思います。  テレワーク環境を整える際に企業がどこまで負担するのかについても決めなければなりません。  また、テレワーク時にweb会議などを行う際はどういったツールを使うのかについてや、どのような形で報連相を行うのかなどのルールについても決める必要があります。  必要に応じては、システムやツールの導入も検討する必要があるでしょう。  テレワーク環境の構築・整備もテレワーク導入における大きな課題の一つです。  セキュリティにおける課題 テレワークでは、社内外から社内システムにアクセスする事が増えるため、情報漏洩のリスクが高まります。  オンライン上でデータのやりとりなどを行う場合は、少なからずセキュリティリスクが伴います。  安全ではない回線で通信を行うことで、通信内容が傍受されてしまったり、アクセスIDやパスワードの漏洩によって情報が流失してしまったりする可能性もあります。  セキュリティ対策はテレワークを行う上で、非常に重要な課題です。  セキュリティ対策に詳しくない場合、セキュリティ対策に詳しいITベンダーに対策を依頼するのも一つの方法でしょう。 業種や職種による課題 テレワークは業種や職種によって導入が難しい場合があります。  製造業、サービス業、建築業、医療・福祉関係などは、現場や対面での接客や作業が必須のためそもそもテレワークを導入することが難しいです。  一方、IT業界などはテレワークを導入しやすい業界です。  しかし、IT業界と言ってもさまざまな職種があります。  エンジニアやデザイナー、事務職などはパソコンがあれば作業ができるので最もテレワークに向いている職種と言えるでしょう。  しかし、営業職などは営業や商談のために出社しなければいけないケースも多く、テレワークを導入するのが難しい場合もあります。  また、エンジニアやデザイナーなどは成果物があるのでテレワークでも仕事の評価をしやすい部分がありますが、営業職の場合、こういった明確な成果物がない場合もあるので評価しづらい点もテレワーク導入が難しい点として挙げられます。  このように業種や職種によっても、テレワークの導入に様々な課題があります。  会社の中でも職種によってテレワークを導入している部署とそうでない部署が出てくることで、社員によっては不公平感を感じて不満が出てくるケースも考えられます。  企業や部署によって、ルールを定め社員に理解を求めることが必要です。  テレワークにおける課題の解決策 ルールの策定と徹底 テレワークではテレワークルールの策定とそれを徹底することが重要です。  テレワークの場合、社員の勤務状況や業務状況を可視化することが難しくなります。  またコミュニケーションロスなどで情報共有が上手くいかなくなるケースもあります。  そういった事前に想定されるリスクを解消するためにルールを決めることが重要です。  例えば、その日の業務内容を可視化するために部署やチームのメンバーでの朝の報告会を実施したり、コミュニケーションロスを無くすために定期的に部下と1 on 1のWEBミーティングを行ったりするなどの対策が有効でしょう。  部署や業種によってどのようなルールをどこまで細かく決めるかなどは変わってくると思います。  テレワークを導入する場合は、事前にしっかりとしたルールを策定し、そのルールに基づいて業務を行うことで、テレワークで起こりうるリスクを解消できるでしょう。 セキュリティルールの徹底と社員教育 テレワークを実施する上でまず懸念されるのが、セキュリティリスクです。  セキュリティリスクとは、情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性のことです。  テレワークで例えば社内サーバーにアクセスする場合、様々な場所からインターネット回線を通してアクセスすることになります。  暗号化されていない通信手段からアクセスした場合などに、通信内容を傍受されてしまう危険性もあります。  安全な通信を行うために社内サーバーにアクセスする場合は、VPNを利用するなどの対策が必要です。  また、社員のセキュリティに関する知識が乏しい場合もリスクになり得ます。  セキュリティリスクを減らすためにも、必要最低限のセキュリティ教育を行うことが大切です。 ペーパーレスや電子印鑑の利用 ペーパーレスや電子印鑑を活用することもテレワークにおいては重要です。  テレワークを導入しても、書類提出や印鑑を押すために結局出社しなければいけないことがあります。  こういった状況にならないためにも、紙の書類でのやりとりをPDFファイルでのやりとりに変更するなどの対策が必要です。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

営業における顧客満足度向上の重要性とその方法について！
顧客満足度とは？ 顧客満足度とは、商品やサービスに対して顧客がどれくらい満足しているかを表すものです。  例えば、あなたが普段使っている電動歯ブラシが古くなってきたのでAmazonで新しい電動歯ブラシを買ったとします。  届いた電動歯ブラシを使ってみて、以前使っていたものよりも格段に使いやすく値段もお手頃だった場合、その商品に対する顧客満足度は高いと言えるでしょう。  今回の場合、その他にも注文後の配送が早かった、デザインが可愛かった、水洗いできるので衛生的、サポート体制が良かった、保証がついているので安心、などの様々な要因が顧客満足度アップに影響しています。  このように顧客満足度は、サービスの始まりから終了までの全ての要因に影響されます。  顧客満足度を向上させるためには、いかに消費者目線でサービスを提供できるかが鍵になります。  では、次に顧客満足度を向上させるために知っておくべき2つの要因についてご紹介します。 動機付け要因 動機付け要因とは、仕事の「満足」に関わる要因です。  簡単に言えば、消費者が期待したものよりも良いと感じた場合に満足感をもたらす要因です。  動機付け要因は、顧客のサービスに対する印象を左右するプラスアルファの要因と言えるでしょう。  動機付け要因が満たされない場合、消費者に対して期待以上の「感動」を与えることはできません。  サービスをリピートしてもらったり口コミをしてもらうためには消費者にこの「感動」を与えることが非常に重要です。  例えば、結婚記念日のお祝いで外食をした際に、お店からサービスでお祝いのケーキを提供してもらった場合、その気持ちやサービスに対して感動するでしょう。  そうすれば、「また利用したい」「友達にも勧めたい」といった感情が生まれるでしょう。  動機付け要因は顧客満足度を向上させるために非常に重要な要因のひとつです。 衛生要因 衛生要因とは、動機付け要因とは違い、仕事の「不満足」に関わる要因です。  簡単に言えば、消費者が期待したものよりも悪いと感じた場合に不満をもたらす要因です。  例えば、購入した商品に不具合があったのに、返金対応が迅速ではなくサポートが適切ではない場合などです。  このように衛生要因は満たすことができないと、消費者の信頼を損ねることになってしまいます。  一度失った信頼を取り戻すことは非常に難しく、最悪の場合、悪い口コミが広がってしまう場合もあるでしょう。  そうならないためにも、衛生要因を満たすことができるようにしっかりとした対策をとることが大事です。  顧客満足度向上において、衛生要因を満たすことは動機付け要因を満たすことと同様に非常に重要な要素になります。  顧客満足度を向上させるメリット 顧客満足度を向上させるメリットについてご紹介します。  リピート率向上と解約率低下 ほとんどのビジネスは、リピート販売なくして利益を得ることはできません。  リピーターを獲得するための最大の壁と言われているのが「２回目の購入」と言われています。  なぜなら、初回購入から、2回目の購入（初回リピート）に至るまでが、最も顧客離反が大きいからです。  サービスの機能面はもちろんですが、初回購入後のフォローなども行い、顧客満足度を向上させることで、この初回リピート率を上げることができます。  リピート率が上がれば、定期的な売上を上げることができ、企業にとっての優良顧客になってくれるというメリットがあります。  口コミによる顧客獲得 消費行動が多様化し、近年ではインターネットによって様々な情報を得てから購買判断を行うようになりました。  その中でも消費者の購買判断に大きな影響を与えるのが利用者の口コミや評価です。  口コミは実際にサービスを利用した顧客の生の声なので信憑性が高く、外れを引きたくないという消費者の購買判断に大きな影響を与えます。  Amazonや楽天などのECサイト、楽天トラベルやBooking.comなどの旅行サイト、食べログやぐるなびなどのグルメサイト、そのほとんどに口コミや評価機能がついていることからも見てとれます。  多くの消費者はこの口コミや評価を参考にし、評価が高いものほど消費者の購買行動に繋がっていきます。  顧客満足度を上げることは、こういった口コミや評価の向上に繋がり、新規顧客獲得にも繋がっていきます。  企業のファンになってくれる 顧客満足度を向上させることで、ファン顧客の獲得に繋がります。  ファン顧客とは、自社の商品やサービスに、強い愛着を持っている顧客のことです。  例えば、世界的企業の Apple は世界中にファン顧客を抱えています。  日本でも新しいApple製品が発売される日には、多くの消費者がAppleストアの前に並んでいる光景を目にしたことがあるのではないでしょうか？  ファン顧客は、その企業の商品やサービスを愛好し応援しているため、新しい商品が発売されれば必ず購入したり、ほかに良い商品があったとしても移行せず、長くその商品を使い続ける可能性が高いと言えるでしょう。  ファン顧客のリピート率は平均97％という結果が出ていることからも、ファン顧客を獲得することは、非常に大きなメリットがあります。  参考：https://webtan.impress.co.jp/n/2018/12/25/31429 顧客満足度を向上させるには？ では、顧客満足度を向上させるには、どのようなことを行う必要があるのでしょうか？  顧客満足度を向上させる方法についてご紹介します。  顧客満足度調査を行う まず一つ目は、顧客満足度調査を行うことです。  顧客満足度調査とは、実際にサービスを利用して頂いているお客様に対して、サービスについての評価や改善点をヒアリングすることです。  […]
クラウドセキュリティー対策

January 12, 2024

テレワークするならセキュリティ管理が重要。セキュリティ対策のポイントとは？
テレワークとセキュリティの関係 まず最初に、テレワークとセキュリティの関係性について解説します。  セキュリティリスクとは「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」のこと 「テレワークする際のセキュリティが心配」という声もよく聞きますが、そもそもセキュリティリスクとは何なのでしょうか。リスクというからには何かしらの危険があることは想像できますが、セキュリティリスクがあると一体どのような点に問題が生じるのでしょうか。 セキュリティリスクを一言で表現すると、「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」です。情報が漏えいして謝罪会見を開いた企業もありますし、データの不正使用で金銭的損害を被った企業もニュースなどで耳にする機会があるでしょう。  情報漏えいにもデータの不正使用にも企業に対する賠償責任が生じますが、加えて社会的信用の失墜といったペナルティも見逃せません。セキュリティリスクをゼロにすることはできませんが、可能な限り対策を行い、リスクそのものを減少させることが求められています。  オンラインで情報共有を行うと基本的にセキュリティリスクは高まる テレワークを行う際には、オンライン上でさまざまな情報やデータをやり取りする必要があります。情報をオンラインでやり取りする場合、離れた位置にある端末からインターネット回線を通じて会社のサーバー等にアクセスすることになるため、原則的にセキュリティリスクが増します。  アクセスIDやパスワードを第三者が取得すればサーバーにアクセスできてしまうため、中にあるファイルの閲覧が可能になるでしょう。また、セキュリティが確保されてない回線を使って通信している場合、第三者によって通信内容を盗み見されてしまう恐れもあります。 オフラインだからといってセキュリティリスクが皆無なわけではない では、オフラインで情報をやり取りすればセキュリティリスクは皆無になるでしょうか。残念ながらそういうわけではなく、オンラインにおけるセキュリティリスクはなくなるものの、オフラインに存在するセキュリティリスクを無視することはできません。  情報やデータは、インターネット回線を通じてのみ漏えいするわけではありません。USBメモリなどの小型ストレージを使えばどこにでも持ち運べますし、従業員が貸与されているスマホを紛失してしまうといったケースも考えられるでしょう。 セキュリティリスクの一例 それでは、次に具体的なセキュリティリスクの一例をご紹介します。機密情報が漏えいする経路は多岐に渡るため限定的な例ではありますが、イメージを掴んで頂けると幸いです。  オンラインにまつわるセキュリティリスク例 オンラインにまつわるセキュリティリスクには、下記のようなものがあります。 メールに添付された不明なファイルを開いてしまった 不振なメールに添付されているファイルを開いてしまうことで、攻撃対象になってしまう可能性があります。この手法の厄介なところは企業や組織内にいる誰かがファイルを開いただけで、ネットワーク全体から情報を盗み出すことが可能な点です。  メールの発信元をしっかりと確認したり、不用意にファイルを開いたりリンクをクリックしないようにしましょう。  暗号化されてない回線を使ってテレワークをしてしまった  暗号化されていない回線を使いテレワークを行うことで、セキュリティリスクが増大します。自宅や会社では基本的に暗号化された通信が行われていますが、たとえば無料WiFiスポットなどからインターネットに接続する場合は暗号化されていないこともあります。  暗号化されていないまま情報のやり取りを行ってしまうと、第三者により盗み見られ情報漏えいに繋がる恐れがあります。 オフラインでのセキュリティリスク例  では、次にオフラインでのセキュリティリスクの例をご紹介します。セキュリティリスクはオンラインだけでなくオフラインにも生じるため、広範囲な対策が必要です。  関係者が持ち帰った書類やストレージから流出 テレワークを行う場合、会社から自宅に書類やストレージを持ち帰ることもあるかもしれません。持ち帰った書類やストレージの管理を怠り、第三者が見てしまうことで情報漏えいの恐れが生じます。  テレワークにおけるデータや書類の扱いについては、事前にしっかりとルールを設けておきましょう。 関係者間の会話を盗み聞きされてしまった 公共交通機関や喫茶店など、関係者同士で仕事の話をするケースもあるかと思います。公の場所で話した会話を第三者が耳にすることで、情報が漏れてしまう恐れもあるでしょう。  外でまったく仕事の話をしないというのは難しいため、TPOを弁えて会話の内容を考えましょう。 セキュリティにまつわる悩みを解決するには？ では、次にセキュリティに関する悩みをどのように解決するべきかを解説します。セキュリティは常にいたちごっこが続いているためリスクを完全になくすことはできませんが、適切な対策を講じることで減少させることは可能です。  セキュリティについて学ぶ セキュリティリスクを減らすためにも、セキュリティについて学んでおきましょう。上述したような「なぜオンラインになるとセキュリティリスクが上がるのか」や「具体的なセキュリティリスクとは何か」といった基礎を学ぶことで、自社に合ったセキュリティ施策が思い浮かぶかもしれません。  また、攻撃者の立場になって考えることも有効です。攻撃者は、基本的にセキュリティの弱いところを狙って多重に攻撃を仕掛けてくることが予想されるでしょう。  「どの部分のセキュリティが甘いのか」を判断し潰すことで、セキュリティレベルの向上が見込めます。  合わせて、社内にセキュリティリスクの啓蒙を行うきっかけにもなります。  プロに相談する セキュリティを学ぶことでリスクを減少させることができますが、ITセキュリティ分野は専門的な理論も多く、本格的に学ぶ場合は相応のリソースがかかるのが難点です。その場合は、ITセキュリティに詳しいプロに相談することで、時間や労力を大きく節約できるでしょう。  自社に合ってない施策や間違った施策をしてしまうと、逆にリスクを上げてしまうことにもなりかねません。自分達で学ぶことも大事ですが、それのみに依存せず他人（プロ）に意見を仰ぐ柔軟性も大事です。  業務システムを導入する 業務システムを導入することで、下記のようなメリットが得られます。 業務効率化に繋がる 業務システムを導入すれば、既存業務の効率化に繋がるでしょう。「業務効率化」は今や必須課題とも言える項目ですが、システムの導入なしでは成り立たない部分があります。 業務システムは主に といった点で効率化を図ってくれます。 業務を自動化することで、生産性の向上に加え人手を他に回すことが可能です。また、ITシステムは常にデータを数字として保持するため、判断が自ずと定量的になり客観的根拠や再現性を担保できます。 他にも業務が可視化され分かりやすくなったり、気軽なコミュニケーション促進にも繋がるでしょう。 定量的な判断ができる 業務システムを導入することで、今までは個人の勘や経験に頼っていたファクターを定量的に判断できるようになります。システムを導入すると、さまざまなものを数値として記録・分析できるようになるからです。 定量的な判断ができるメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 定量化することで、判断に客観的根拠をもたせることができます。数値というデータを元にした判断には説得力があり再現性も高まるため、誰かに判断の有用性を理解してもらうのにも役立ちます。 また、暗黙知を形式知化し伝達を容易にしたり、業務の可視化を促して効率化を図ることもできるでしょう。 業務知識やノウハウを集約できる 業務システムを活用することで、業務知識やノウハウを社内に集約させることができます。従来は業務に関する知識やノウハウが個人に集約されていたことも多く、特定の担当者がいないと業務が回らないような事態もあったかもしれません。 […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

営業活動はどのようなプロセスで構築されているか。効率化手法や活用できるシステムも合わせて解説
営業はどのようなプロセスで構築されているか まずは、営業活動における各プロセスについて解説します。なお、営業活動のプロセスは各企業によって大きく異なるため、下記手順が必ずしも一般的というわけではありません。  アプローチ 営業活動における最初のプロセスは、見込み客を探してファーストコンタクトを取る「アプローチ」です。見込み客の探し方はあらかじめ用意したリストから選んだりランダムで抽出するなどさまざまですが、可能な限り成約に結びつきやすい見込み客を選ぶ必要があります。 逆に言うと、いかに成約に繋がる見込み客を探せるかがアプローチの評価軸になります。アプローチの段階で熱意の高い顧客を見つけることができれば、後の工程が楽になり生産性の向上にも繋がるでしょう。 情報提供 次は、アプローチした顧客に製品やサービスの情報提供を行うプロセスです。相手の理解度に応じて柔軟にプレゼンする必要がありますが、基本的には顧客目線に立った情報提供が求められるでしょう。  大事なのは、「何のために商品やサービスを欲しているか」です。相手が求めてもいない機能や性能についていくら情報提供しても熱量は上がらず、次のフェーズに進むのが難しくなってしまいます。  ヒアリング 製品やサービスについての情報提供が終わったら、次は相手のニーズを探るヒアリングを行います。ヒアリングは情報提供の後に行ってもよいのですが、あまりに営業マンが話をしすぎると相手が辟易してしまう可能性もあるため、同時に行うのも手です。  多くの場合、顧客は何かしらの問題を解決するために製品やサービスを購入します。その問題を共有するためにもヒアリングは欠かせません。 提案 ヒアリングで相手のニーズを理解できたら、それに対する提案を行います。顧客が抱えている問題を解決するための製品やサービス、その活用方法などを具体的にプレゼンするのがよいでしょう。  場合によっては、自社製品のみではなく他社製品をすすめるのも一つの方法です。自社の製品やサービスが顧客の問題を満足に解決できないとCSが下がり、長期的な取引が難しくなる可能性があるからです。  もちろんケースバイケースなので、事業スタイルや業界慣習、扱っている製品やサービスの特性に基づいて判断しましょう。  クロージング 以上の営業活動プロセスが終わると、あとは顧客の購買判断を待つことになります。基本的には相手の自由意志を尊重すべきですが、クロージングによって背中を押してあげることで購買に繋がりやすくなることもあるでしょう。  しかし、強いクロージングを行うことでミスマッチが生じる恐れもあります。「本当は購入したくなかったけど圧に負けて購入してしまった」という感想を抱かれてしまうとCSの低下、また返品に繋がりかねないため、クロージングは適度なラインで行いましょう。  アフターフォロー 相手が製品やサービスの購入を決め、納品すれば営業プロセスは終了します。場合によっては、アフターフォローまでを営業プロセスに含めるケースもあるかもしれません。  きめ細やかなアフターフォローを行うことで、次回以降の購買に繋がりやすくなることが期待できます。  営業プロセスをより効率化するために必要なこと それでは、次に営業活動のプロセスを効率化するための手法について解説します。基本的にはそれぞれのプロセスを個別に評価しますが、全体の流れも捉えて効率化を考えることも大事です。  タスクを洗い出しワークフローを見直す 営業に限らず、何かしらの業務効率化を行う際には、タスクを洗い出しワークフローを見直すことが効果的です。仕事というものはいくつものタスクが連なるワークフローが形成されており、それに沿って行われています。  タスクを一つ一つ洗い出し、それらを緊急度や重要度などの指標を用いて判断します。緊急度は高いものの重要度は低かったり、どちらも高かったり、緊急度が低く重要度は高いといったものもあるでしょう。  もしかしたら、緊急度も重要度も低いタスクが存在し、それをワークフローからカットしても大勢には影響がないかもしれません。その辺りはケースバイケースですが、必要な業務と不要な業務を区分けし、不要なものはカットするなり自動化することで業務効率化に繋がります。  「不要な業務などない」と主張する人もいるかもしれませんが、どの職場でも慣習的に行われている作業というものが存在します。そういった業務の重要度や効果が低い場合、完全にやめるのは難しくともなるべく人の手を煩わせない工夫を考えましょう。  各プロセスの定量的な検証 それぞれのプロセスをしっかりと定量的に検証することで、業務効率の向上に繋がります。営業プロセスに限りませんが、「なんとなく業務を行い理由はよく分からないが結果はオーライだった」というケースもあるかもしれません。  それをそのままにしておくと、いずれ担当者の勘や経験に頼らないと仕事が進まなくなってしまいます。それでは業務効率化著しく低下してしまうため、各プロセスの再現性をなるべく高めておきましょう。  そのためにも、定量的な検証が重要です。たとえば、100件テレアポし何件のアポイントが取れたか、営業マンが出向いた商談の成約率は何％か、といったものが挙げられます。  このような業務には、もちろん個人差が生まれます。大事なのは、「何故差がついているのか」をしっかりと分析することです。  さまざまな指標を数値化することで結果から一つ前のプロセスに戻り、原因を突き止めやすくなるでしょう。  システムを導入する 業務システムを導入することで、大幅な効率化に繋がります。営業プロセスを効率化してくれるシステムとしては、CRM（Customer Relationship Management）やSFA（Sales Force Automation）、MA（Marketing Automation）などが挙げられます。  それぞれ役割や機能などは異なりますが、適切に活用することで営業プロセスに大いに役立つでしょう。現代においてITを使わず業務を進める例は稀かとは思いますが、業務システムを導入することでIT活用による効果をさらに高めることができます。 営業プロセスを効率化するためのシステム それでは、営業プロセスを効率化するための各システムについて解説します。 CRM CRMは、顧客との関係を管理・改善し売上に繋げるためのシステムです。顧客情報をデータ化して所有している企業は多いかと思いますが、CRMを導入することで顧客のプロフィール以外にも購買履歴や志向などを細かくデータ化することができます。  それらを元に、顧客それぞれに適したプロモーションを行ったり、次回以降の販売に繋げる施策を考えることもできるでしょう。CRMの利点を一言で言うなら「顧客の見える化」であり、適切な活用を行えば顧客のニーズや購買動向をある程度予測することができるようになります。  物やサービスを購入するのであれば、見ず知らずの他人より自分のことをよく分かってくれている人から購入したいと思うのが人情です。CRMシステムにより相手のニーズを読みこむことで、信頼を得てCSや売上向上に繋げることができるでしょう。  SFA SFAは営業を支援してくれるシステムであり、導入することで営業業務の効率化が図れます。主な機能としては、案件管理や営業マンの行動管理、レポート管理などが搭載されています。  案件管理はそれぞれの案件の進捗状況や詳細情報を記録、管理する機能です。どの案件がどこまで進んでいるか、また受注予定の金額や受注日などのデータも入力されているため、一目で全体の状況が掴めます。  行動管理は、各営業マンがどのような行動をしてどのような結果を出したかを記録し、マネージャーが管理する機能です。どのような営業活動を行い結果がどうなったかを知ることができるため、営業マンの評価に役立ちます。  レポート管理は、営業マンから提出される日報や週報などをまとめて管理する機能です。従来は紙ベースで行っていたところも多いかと思いますが、デジタル化することでスペースをとらず、かつ必要な情報を瞬時に閲覧することができるようになります。  製品によって搭載機能は異なるため、他にも有益な機能が多々あります。導入し正しく活用すれば、営業活動をしっかりとサポートしてくれるでしょう。  MA […]
Digital Transformation

January 12, 2024

導入前に知っておきたい。デジタルトランスフォーメーション(DX)の進め方
デジタルトランスフォーメーションが求められている背景 なぜ今デジタルトランスフォーメーションが求められているのでしょうか。まずは、その背景を探っていきましょう。  スマホやデジタル化による消費行動の変化 一つ目の理由は、スマホや情報のデジタル化により、顧客の消費行動に変化が生じた点が挙げられます。インターネットやEコマースがなかった時代、顧客は店舗やサービス提供者の元に直接おもむき、そこで商品情報を得て購買の判断を行っていました。商品の情報は提供者からもたらされることが多かったため、多角的な視点を持つことが難しかったといえるでしょう。 一方、現代はインターネットやスマホの登場により、消費者は自分の欲しい商品やサービスについて多くの情報を得ることができるようになりました。メーカーからもたらされるものはもちろん、実際に商品を購入して使ってみた人の感想や識者のレビューなど、大量かつ多角的な情報を得てから購買判断を行っています。  そのような市場においては、より消費者のニーズに合わせたきめ細やかな商品やサービスを提供することが求められます。デジタルトランスフォーメーションにより顧客のニーズを深く把握し、その一助とするわけです。  働き方改革やテレワークの推進 働き方改革による労働時間の短縮、またテレワークの推進などによってもデジタルトランスフォーメーションが求められています。労働時間を短縮するからといって売上や利益まで下げるわけにはいかないため、より少ないリソースで大きな結果を出さなければなりません。  また、テレワークを行うにあたっても業務のデジタル化が必須です。従来のオフィスワークであれば書類や資料を紙ベースで管理することも顔と顔を合わせたコミュニケーションを行うこともできましたが、テレワークにおいてはデジタル化された資料やコミュニケーションをうまく活用していく必要があります。  事業への持続性や再現性の要求 最後に挙げられるのは、事業への持続性および再現性の要求です。「持続性」という言葉はトレンドワードでもありますが、意味としては「長持ちする」「長期的な視点がある」になるでしょう。  持続性のある事業とは、「長期的な視点から構築されている長持ちする事業」のことです。ビジネスで利益を産む方法は数多くありますが、中には短期的にしか効果の出ないものもあれば、短期では効果は見込めないものの長期的な期待値が大きいものもあります。  そういった持続性の高い事業、そして成功確率の高い再現性のある事業スタイルを構築するために、デジタルトランスフォーメーションが求められています。  従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違い では、次に従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違いについて解説します。両者はよく似た言葉ですが、一体どのような違いがあるのでしょうか。 IT化はデジタル機器を活用し業務を効率化することに重点が置かれていた  基本的に、IT化という言葉は「デジタル機器を用いて業務効率化を促すこと」と定義されることが多いのではないでしょうか。主体はあくまでデジタル機器であって、それらがもたらすさまざまな効果により業務効率化を進めようといった取り組みです。  効果測定はもちろん行われるものの、どちらかというとIT機器の導入が主目的となりがちです。IT機器導入による効果データがあまり出揃ってない時代にスタートしたためでもあるでしょう。  デジタルトランスフォーメーションはIT機器を導入して終わりではない デジタルトランスフォーメーションにおいてもIT活用を行うことは変わりませんが、IT化と比較すると、より効果や生産性に重きが置かれた概念です。そもそもデジタルトランスフォーメーションという言葉は、経済産業省のガイドラインにより下記のように定義されています。 「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」 参考：https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf デジタル技術を活用して得られるものは、業務の効率化にとどまりません。たとえば、「顧客にまつわるさまざまなデータを収集・分析して新商品の開発やマーケティングに役立てる」「従業員から収集したナレッジを蓄積して成功の再現性を高める」なども含まれるでしょう。  企業の数だけデジタルトランスフォーメーションがある IT化という言葉がIT機器の導入という分かりやすい事象を指すのに対し、デジタルトランスフォーメーションという言葉の具体的意味は多岐に渡ります。ある企業にとっては販売戦略策定のためのIT基盤構築をデジタルトランスフォーメーションと位置づけたり、またある企業では異なる分野や手法がそれに該当するケースもあるでしょう。  そのため、企業の数だけデジタルトランスフォーメーションが存在するといっても過言ではありません。明確な定義を求めすぎると逆に分かりづらくなって施策が進まない可能性もありますので、柔軟に捉えておくことをおすすめします。 デジタルトランスフォーメーションのメリット では、続いてデジタルトランスフォーメーションのメリットをご紹介します。デジタルトランスフォーメーションを推進することで、どのような恩恵があるのでしょうか。  競争力が増す 適切なデジタルトランスフォーメーションを進めることができれば、企業の競争力強化に繋がります。デジタルトランスフォーメーションに取り組めば、従来よりさらに詳細な情報やデータを得ることができるでしょう。  それらを元に販売戦略策定や新商品開発を行えば、成果が上がりやすくなります。また、客観的な指標を多く得ることができるため、キーマンの説得にも役立つでしょう。  結果として事業の成約性やスピードが上がり、競争力強化が見込めます。 データや知見が蓄積される デジタルトランスフォーメーションの進め方にもよりますが、さまざまなデータや知見が蓄積されていくこともメリットとして挙げられます。従来は顧客の大まかな行動や事業のざっくりとした進め方などを記録して蓄積していましたが、より細かな部分は現場や担当者の勘に頼るところも大きかったのではないでしょうか。  デジタルトランスフォーメーションを推進すれば、ITテクノロジーを駆使して細かなデータや知見を収集し積み重ねることが可能です。それらを元に事業戦略を考えたり組織運営を行うことで、直感に頼らない客観性を重視した経営スタイルを構築できるでしょう。 事業に再現性をもたせることができる デジタルトランスフォーメーションのメリットとして、事業に再現性をもたせられるというものも挙げられます。再現性をもたせられるとは、たとえば社内でA事業を行い成功したノウハウをB事業に適用することで、より成功確率を高められるというイメージです。  もちろん100％というわけにはいきませんが、まったくの白紙状態から行うよりは成功のための指針を得られるでしょう。デジタルトランスフォーメーションを適切に進めていればA事業を行った際のデータや市場の反応がシステムにしっかりと蓄積されているはずなので、それを参考にB事業を構築することができます。 デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方 では、どのようにデジタルトランスフォーメーションを推進すればよいのでしょうか。続いて、デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方をご紹介します。 トップダウンで戦略を策定する デジタルトランスフォーメーションを進める際に大事なのは、原則的にトップダウンで行うことです。デジタルトランスフォーメーションをどのように定義するかにもよりますが、全社的かつ中長期的なプロジェクトになることも多いため、単一部署や担当者のみに任せるのは負担が大きくなってしまいます。  ここで大事なのは、経営トップのデジタルに対する理解をしっかりと深めておくことです。デジタル領域への理解が薄いと指示が曖昧になってしまい、現場を混乱させデジタルトランスフォーメーションの進行に支障をきたしてしまう恐れがあります。 現状の課題を分析する 多くの会社が既にIT機器を導入しビジネスを行っているかとは思いますが、一度それらがどのように使われているかを精査しましょう。どの部分が老朽化しているのか、データは一元管理されているのか、システムの連携に問題はないか、などのポイントを確認します。  その上で、導入されているシステムをどのように定義しなおすか、そして何を廃棄し何を新しくするかなどを判断します。もちろん、場合によってはシステムの入替えが必要ないケースや、全てを刷新するようなケースもあるでしょう。 業務のデジタル化を行い運用する システムの導入やワークフローの策定が完了したら、業務のデジタル化を進めます。まずは既存の事業をデジタルテクノロジーにより高度化し、それに沿ったワークフローを構築運用します。  既存業務でデジタル化における十分な知見を蓄えることができれば、それを新規事業に活かすこともできるようになります。一度業務のデジタル化を行えば、二度目三度目はより負荷を逓減させ移行させることも可能でしょう。 デジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点 それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点について解説します。  目的や課題を明確にする デジタルトランスフォーメーションを取り入れるにあたり、「何のために行うのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にしておくことが大事です。デジタルトランスフォーメーションを推進するのは当然ながらそれ自体が目的ではなく、業務効率化や生産性の向上、また何かしらの問題を解決するために行うものです。  目的や課題が不明確なままだと、具体的なロードマップを描くことができません。指針が定まってないのに手だけを動かしても成果に繋がることは少なく、現場の疲弊を招くだけの結果となってしまいます。  デジタルトランスフォーメーション自体は単なる一つの手法に過ぎませんので、それを取り入れて何がしたいのか？という部分が重要です。  […]
Cost Reduction

January 12, 2024

インサイドセールスの活用で営業コストを削減する方法とは！
営業コスト 営業マンは給与の3倍稼げとは？ 一般的に「営業マンは給与の3倍を稼げ」と言われます。  これは一体どういう意味なのでしょうか？  それは営業コストが深く関係してきます。  営業活動で1件の成約を取るためには、その過程で様々なコストが発生します。  例えば、人件費、訪問にかかる交通費、会食などの接待費、社内システムの利用費などが挙げられます。  売上がこれらの営業コストを下回ってしまえば当然赤字になります。  自身の給与と同じ売上を上げても、そこにかかった営業コストを考えると赤字になってしまいます。  こういった理由から、営業マンが会社に利益をもたらすことができる相場として自身の給与の3倍の売上が必要と言われるようになったのです。  しかし、全ての営業マンがそれを達成できるわけではありません。  売上を上げることばかりに注意が向きがちですが、そこにかかる営業コストを削減することでも会社にとっては利益をもたらす事になります。  そうすれば、一人の営業マンの売上が給与の3倍に届かなくても会社に利益をもたらすことができるかもしれません。  不要な営業コストを削減することは売上を上げるのと同じくらい重要なのです。  主な営業コスト 営業活動における主な営業コストには下記のようなものが挙げられます。 1.人件費  営業部門の従業員の給料、賞与、福利厚生費、退職金、通勤費用などが該当します。  2.交通費  商談のための訪問やその他の移動の際にかかる交通費などが該当します。  3.販促費  広告出稿などのマーケティングに関わる費用も営業コストに該当します。  4.外注費  営業代行に営業活動の代行を依頼したりする場合はその外注費用も営業コストに該当します。  5.システム費  営業支援システムや社用携帯の使用料金などが該当します。  6.家賃  オフィスの家賃などが該当します。  7.その他諸経費  提案資料作成のための用紙の代金やコピー費用など、営業活動に関わる費用が該当します。  営業コストは削減するためには 営業コストを削減するためのポイントについてご紹介します。 削減可能な営業コストの洗い出し まずは、削減可能な営業コストの洗い出しをすることです。  営業コストは、売上を上げるためにかかるコストであり、全てのコストが悪ではありません。  しかし、現在かかっている全てのコストが本当に必要なものでしょうか？  中には削減可能な営業コストもあるでしょう。  このように企業が、必要なコストとそうではないコストを把握できていないことが、営業コストがかさむ大きな要因になります。  営業コストを削減するには、まずは削減可能な営業コストを洗い出すことが重要です。  交通費を見直そう 営業コストの中でも占める割合が多い交通費ですが、本当にその交通費は必要なのかを見直す必要があります。  訪問営業で様々な会社を訪問しているがあまり結果に結びついていない場合、本当に訪問することが必要なのか見直す必要があります。  訪問する時間をインサイドセールスに当てることでより確度の高い顧客に対してのみ訪問を行うようにすれば、交通費を削減でき結果的に売上アップにつなげることができるかもしれません。  交通費の無理な削減は売上ダウンに繋がる可能性もあるので、少しずつコスト削減を進めていくことが大切です。 印刷コストを見直そう 普段何気なく行っている印刷ですが、印刷コストは実は結構大きなコストです。  カラープリンター複合機でモノクロ印刷すると1枚約4円、カラーの場合約17円のコストが発生します。  社員数100人の会社で1人平均モノクロ印刷3枚、カラー印刷3枚したとすると、1日で約6,300円の費用がかかります。  月計算で約189,000円、年計算だと約2,299,500円もの支出になります。  こうして見るととても大きなコストです。  本当に必要なデータのみ印刷するように社員に呼びかけるだけでも月単位や年単位で見ると大きなコスト削減を実現できるかもしれません。 各種契約を見直そう 各種契約とは、家賃、光熱費、通信費、リース費、システム利用費などがあるでしょう。  こういった契約は一度結ぶとあまり見直すことはありません。  しかし、中には無駄にかかっている費用や削減可能な費用がある場合もあります。  […]
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