フィルタ

Key Word

キーワード検索

Category

カテゴリー検索

Tag

タグ検索

Business Efficiency

June 8, 2024

Microsoft 365とは何か？概要や活用のメリット、法人向けプランについて解説
Microsoft 365は、Microsoftが提供しているOfficeアプリ利用のためのサブスクリプションです。この記事では、Microsoft 365とはどのようなものか、そのメリットとデメリット、そして各プランについて解説します。 Microsoft 365とは？ Microsoft 365とは、どのようなサービスなのでしょうか。まずは、Microsoft 365の概要について説明します。  従来のOffice365の名前を変更したもの Microsoftは、元々Officeアプリをクラウドで使うことのできるOffice 365というサービスを行っていました。Microsoft 365は、Office 365の名称を変更してアップデートしたサービスになります。 名前を変更した理由としては、「サブスクリプションで利用できるものやメリットの範囲をより明確にするため」とされています。あくまで想像ですが、Office 365という名称だと従来の買い切りOfficeアプリケーションと混同され、何かしら問題が起きてしまったのかもしれません。 サブスクリプション方式でOfficeアプリが使える Microsoft 365を契約すると、サブスクリプション方式でOfficeアプリを使うことができます。WordやExcelといった定番ソフトを業務で活用している企業も多いのではないかと思いますが、最新のアプリやサービスを利用するためにはMicrosoft 365を利用するのが有力な選択になるでしょう。  今のところ（2023年8月）Microsoft Storeなどで買い切りのOfficeアプリを入手することもできますが、Microsoft自体はサブスクリプションサービスを推奨している節があります。企業の利益を最大化するためという目論見も当然あるでしょうが、クラウドで利用できるMicrosoft 365はさまざまな面からユーザビリティの高いサービスとも言えるでしょう。  ファイルの共有やビデオ通話なども可能 Microsoft 365を契約するとOfficeアプリだけでなく、クラウドストレージを活用したファイル共有やビデオ通話などを行うこともできます。一人で作業するのであればファイルの共有や他者とのコミュニケーションは必要ありませんが、一般的なビジネスは複数人でチームを組んで行われます。  その場合、誰かが作成したファイルやデータをスムーズに共有すること。また、テレワークなどで距離が離れている場合でも円滑にコミュニケーションを図れることが求められるでしょう。  一般的には、ファイル共有にもビデオ通話にもツールの導入が必要です。しかし、Microsoft 365の法人向けプランを契約すればチームワークとコミュニケーションのためのサービスを利用することができるため、改めて別のツールを導入する必要がありません。  新機能のCopilot Proがサブスクリプションで使える Microsoft 365の有料プランを導入している場合、新機能のCopilot Pro（コパイロット プロ）が個人または企業で使用できるようになりました。 Copilot ProはWord、Excel、PowerPointなどのアプリと連動して、業務を効率化し、生産性を向上させるAIアシスタントです。たとえば、Wordでは下書きの作成やテキストの編集、Excelではデータ分析やグラフの作成、PowerPointではプレゼンテーションの作成といった作業をアシストしてくれます。 使用するには、Copilotのサブスクリプション契約（または年間契約）が必要です。個人ではCopilot Pro、企業ではCopilot for Microsoft 365が利用できます。Copilot for Microsoft 365は、2024年2月からモバイルアプリでも使えるようになっています。 〇Microsoft Teamsに関する詳しい内容は、以下の記事で解説しています。 Microsoft 365の代表的な機能とは Microsoft 365にはどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここでは、Microsoft 365の代表的な機能について、「家庭向け」「一般企業向け」「大企業向け」という3つのカテゴリーに分類したプランごとに紹介していきます。 家庭向けプラン まずは、「家庭向けプラン」に搭載されているMicrosoft 365の機能について紹介します。家庭向けプランはその名の通り、一般家庭に設置しているパソコンでMicrosoft 365を利用することを想定して作られたプランです。そんな家庭向けプランにおける代表的な機能は以下の通りです。 […]
クラウドセキュリティー対策

June 8, 2024

テレワーク導入における課題やテレワーク導入を成功させるポイントについて解説！
テレワークにおける課題とは まずは企業が直面するテレワークにおける課題とはどのようなものがあるかご紹介します。  コミュニケーション課題 テレワークでは、オフィスであれば簡単に行えるコミュニケーションが取りづらいといった課題があります。  直接会って会話をすることができないため、オフィスであればすぐに聞ける質問などもチャットなどを使う必要があり、気軽にコミュニケーションを取ることが難しくなります。  また、要件を伝える際にも、チャットなどを使用して文字で伝える場合、正しいニュアンスが伝わりづらい場合もあります。  その結果、チーム内での情報共有やコミュニケーションが上手く行われず、生産性の低下や社員のモチベーション低下に繋がってしまう恐れがあります。  テレワーク環境の構築やルール決めにおける課題 テレワークを導入する場合、テレワーク環境を整える必要があります。  まずは、PC、Wi-Fi、机、椅子など仕事をする上で必要な物を揃えなければいけません。  既にそういったテレワークに必要な物や環境が整っている方もいればそうでない方もいると思います。  テレワーク環境を整える際に企業がどこまで負担するのかについても決めなければなりません。  また、テレワーク時にweb会議などを行う際はどういったツールを使うのかについてや、どのような形で報連相を行うのかなどのルールについても決める必要があります。  必要に応じては、システムやツールの導入も検討する必要があるでしょう。  テレワーク環境の構築・整備もテレワーク導入における大きな課題の一つです。  セキュリティにおける課題 テレワークでは、社内外から社内システムにアクセスする事が増えるため、情報漏洩のリスクが高まります。  オンライン上でデータのやりとりなどを行う場合は、少なからずセキュリティリスクが伴います。  安全ではない回線で通信を行うことで、通信内容が傍受されてしまったり、アクセスIDやパスワードの漏洩によって情報が流失してしまったりする可能性もあります。  セキュリティ対策はテレワークを行う上で、非常に重要な課題です。  セキュリティ対策に詳しくない場合、セキュリティ対策に詳しいITベンダーに対策を依頼するのも一つの方法でしょう。 業種や職種による課題 テレワークは業種や職種によって導入が難しい場合があります。  製造業、サービス業、建築業、医療・福祉関係などは、現場や対面での接客や作業が必須のためそもそもテレワークを導入することが難しいです。  一方、IT業界などはテレワークを導入しやすい業界です。  しかし、IT業界と言ってもさまざまな職種があります。  エンジニアやデザイナー、事務職などはパソコンがあれば作業ができるので最もテレワークに向いている職種と言えるでしょう。  しかし、営業職などは営業や商談のために出社しなければいけないケースも多く、テレワークを導入するのが難しい場合もあります。  また、エンジニアやデザイナーなどは成果物があるのでテレワークでも仕事の評価をしやすい部分がありますが、営業職の場合、こういった明確な成果物がない場合もあるので評価しづらい点もテレワーク導入が難しい点として挙げられます。  このように業種や職種によっても、テレワークの導入に様々な課題があります。  会社の中でも職種によってテレワークを導入している部署とそうでない部署が出てくることで、社員によっては不公平感を感じて不満が出てくるケースも考えられます。  企業や部署によって、ルールを定め社員に理解を求めることが必要です。  テレワークにおける課題の解決策 ルールの策定と徹底 テレワークではテレワークルールの策定とそれを徹底することが重要です。  テレワークの場合、社員の勤務状況や業務状況を可視化することが難しくなります。  またコミュニケーションロスなどで情報共有が上手くいかなくなるケースもあります。  そういった事前に想定されるリスクを解消するためにルールを決めることが重要です。  例えば、その日の業務内容を可視化するために部署やチームのメンバーでの朝の報告会を実施したり、コミュニケーションロスを無くすために定期的に部下と1 on 1のWEBミーティングを行ったりするなどの対策が有効でしょう。  部署や業種によってどのようなルールをどこまで細かく決めるかなどは変わってくると思います。  テレワークを導入する場合は、事前にしっかりとしたルールを策定し、そのルールに基づいて業務を行うことで、テレワークで起こりうるリスクを解消できるでしょう。 セキュリティルールの徹底と社員教育 テレワークを実施する上でまず懸念されるのが、セキュリティリスクです。  セキュリティリスクとは、情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性のことです。  テレワークで例えば社内サーバーにアクセスする場合、様々な場所からインターネット回線を通してアクセスすることになります。  暗号化されていない通信手段からアクセスした場合などに、通信内容を傍受されてしまう危険性もあります。  安全な通信を行うために社内サーバーにアクセスする場合は、VPNを利用するなどの対策が必要です。  また、社員のセキュリティに関する知識が乏しい場合もリスクになり得ます。  セキュリティリスクを減らすためにも、必要最低限のセキュリティ教育を行うことが大切です。 ペーパーレスや電子印鑑の利用 ペーパーレスや電子印鑑を活用することもテレワークにおいては重要です。  テレワークを導入しても、書類提出や印鑑を押すために結局出社しなければいけないことがあります。  こういった状況にならないためにも、紙の書類でのやりとりをPDFファイルでのやりとりに変更するなどの対策が必要です。  […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

営業における顧客満足度向上の重要性とその方法について！
顧客満足度とは？ 顧客満足度とは、商品やサービスに対して顧客がどれくらい満足しているかを表すものです。  例えば、あなたが普段使っている電動歯ブラシが古くなってきたのでAmazonで新しい電動歯ブラシを買ったとします。  届いた電動歯ブラシを使ってみて、以前使っていたものよりも格段に使いやすく値段もお手頃だった場合、その商品に対する顧客満足度は高いと言えるでしょう。  今回の場合、その他にも注文後の配送が早かった、デザインが可愛かった、水洗いできるので衛生的、サポート体制が良かった、保証がついているので安心、などの様々な要因が顧客満足度アップに影響しています。  このように顧客満足度は、サービスの始まりから終了までの全ての要因に影響されます。  顧客満足度を向上させるためには、いかに消費者目線でサービスを提供できるかが鍵になります。  では、次に顧客満足度を向上させるために知っておくべき2つの要因についてご紹介します。 動機付け要因 動機付け要因とは、仕事の「満足」に関わる要因です。  簡単に言えば、消費者が期待したものよりも良いと感じた場合に満足感をもたらす要因です。  動機付け要因は、顧客のサービスに対する印象を左右するプラスアルファの要因と言えるでしょう。  動機付け要因が満たされない場合、消費者に対して期待以上の「感動」を与えることはできません。  サービスをリピートしてもらったり口コミをしてもらうためには消費者にこの「感動」を与えることが非常に重要です。  例えば、結婚記念日のお祝いで外食をした際に、お店からサービスでお祝いのケーキを提供してもらった場合、その気持ちやサービスに対して感動するでしょう。  そうすれば、「また利用したい」「友達にも勧めたい」といった感情が生まれるでしょう。  動機付け要因は顧客満足度を向上させるために非常に重要な要因のひとつです。 衛生要因 衛生要因とは、動機付け要因とは違い、仕事の「不満足」に関わる要因です。  簡単に言えば、消費者が期待したものよりも悪いと感じた場合に不満をもたらす要因です。  例えば、購入した商品に不具合があったのに、返金対応が迅速ではなくサポートが適切ではない場合などです。  このように衛生要因は満たすことができないと、消費者の信頼を損ねることになってしまいます。  一度失った信頼を取り戻すことは非常に難しく、最悪の場合、悪い口コミが広がってしまう場合もあるでしょう。  そうならないためにも、衛生要因を満たすことができるようにしっかりとした対策をとることが大事です。  顧客満足度向上において、衛生要因を満たすことは動機付け要因を満たすことと同様に非常に重要な要素になります。  顧客満足度を向上させるメリット 顧客満足度を向上させるメリットについてご紹介します。  リピート率向上と解約率低下 ほとんどのビジネスは、リピート販売なくして利益を得ることはできません。  リピーターを獲得するための最大の壁と言われているのが「２回目の購入」と言われています。  なぜなら、初回購入から、2回目の購入（初回リピート）に至るまでが、最も顧客離反が大きいからです。  サービスの機能面はもちろんですが、初回購入後のフォローなども行い、顧客満足度を向上させることで、この初回リピート率を上げることができます。  リピート率が上がれば、定期的な売上を上げることができ、企業にとっての優良顧客になってくれるというメリットがあります。  口コミによる顧客獲得 消費行動が多様化し、近年ではインターネットによって様々な情報を得てから購買判断を行うようになりました。  その中でも消費者の購買判断に大きな影響を与えるのが利用者の口コミや評価です。  口コミは実際にサービスを利用した顧客の生の声なので信憑性が高く、外れを引きたくないという消費者の購買判断に大きな影響を与えます。  Amazonや楽天などのECサイト、楽天トラベルやBooking.comなどの旅行サイト、食べログやぐるなびなどのグルメサイト、そのほとんどに口コミや評価機能がついていることからも見てとれます。  多くの消費者はこの口コミや評価を参考にし、評価が高いものほど消費者の購買行動に繋がっていきます。  顧客満足度を上げることは、こういった口コミや評価の向上に繋がり、新規顧客獲得にも繋がっていきます。  企業のファンになってくれる 顧客満足度を向上させることで、ファン顧客の獲得に繋がります。  ファン顧客とは、自社の商品やサービスに、強い愛着を持っている顧客のことです。  例えば、世界的企業の Apple は世界中にファン顧客を抱えています。  日本でも新しいApple製品が発売される日には、多くの消費者がAppleストアの前に並んでいる光景を目にしたことがあるのではないでしょうか？  ファン顧客は、その企業の商品やサービスを愛好し応援しているため、新しい商品が発売されれば必ず購入したり、ほかに良い商品があったとしても移行せず、長くその商品を使い続ける可能性が高いと言えるでしょう。  ファン顧客のリピート率は平均97％という結果が出ていることからも、ファン顧客を獲得することは、非常に大きなメリットがあります。  参考：https://webtan.impress.co.jp/n/2018/12/25/31429 顧客満足度を向上させるには？ では、顧客満足度を向上させるには、どのようなことを行う必要があるのでしょうか？  顧客満足度を向上させる方法についてご紹介します。  顧客満足度調査を行う まず一つ目は、顧客満足度調査を行うことです。  顧客満足度調査とは、実際にサービスを利用して頂いているお客様に対して、サービスについての評価や改善点をヒアリングすることです。  […]
クラウドセキュリティー対策

June 8, 2024

テレワークするならセキュリティ管理が重要。セキュリティ対策のポイントとは？
テレワークとセキュリティの関係 まず最初に、テレワークとセキュリティの関係性について解説します。  セキュリティリスクとは「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」のこと 「テレワークする際のセキュリティが心配」という声もよく聞きますが、そもそもセキュリティリスクとは何なのでしょうか。リスクというからには何かしらの危険があることは想像できますが、セキュリティリスクがあると一体どのような点に問題が生じるのでしょうか。 セキュリティリスクを一言で表現すると、「情報漏えいやデータの不正使用などで損害や影響が発生する危険性」です。情報が漏えいして謝罪会見を開いた企業もありますし、データの不正使用で金銭的損害を被った企業もニュースなどで耳にする機会があるでしょう。  情報漏えいにもデータの不正使用にも企業に対する賠償責任が生じますが、加えて社会的信用の失墜といったペナルティも見逃せません。セキュリティリスクをゼロにすることはできませんが、可能な限り対策を行い、リスクそのものを減少させることが求められています。  オンラインで情報共有を行うと基本的にセキュリティリスクは高まる テレワークを行う際には、オンライン上でさまざまな情報やデータをやり取りする必要があります。情報をオンラインでやり取りする場合、離れた位置にある端末からインターネット回線を通じて会社のサーバー等にアクセスすることになるため、原則的にセキュリティリスクが増します。  アクセスIDやパスワードを第三者が取得すればサーバーにアクセスできてしまうため、中にあるファイルの閲覧が可能になるでしょう。また、セキュリティが確保されてない回線を使って通信している場合、第三者によって通信内容を盗み見されてしまう恐れもあります。 オフラインだからといってセキュリティリスクが皆無なわけではない では、オフラインで情報をやり取りすればセキュリティリスクは皆無になるでしょうか。残念ながらそういうわけではなく、オンラインにおけるセキュリティリスクはなくなるものの、オフラインに存在するセキュリティリスクを無視することはできません。  情報やデータは、インターネット回線を通じてのみ漏えいするわけではありません。USBメモリなどの小型ストレージを使えばどこにでも持ち運べますし、従業員が貸与されているスマホを紛失してしまうといったケースも考えられるでしょう。 セキュリティリスクの一例 それでは、次に具体的なセキュリティリスクの一例をご紹介します。機密情報が漏えいする経路は多岐に渡るため限定的な例ではありますが、イメージを掴んで頂けると幸いです。  オンラインにまつわるセキュリティリスク例 オンラインにまつわるセキュリティリスクには、下記のようなものがあります。 メールに添付された不明なファイルを開いてしまった 不振なメールに添付されているファイルを開いてしまうことで、攻撃対象になってしまう可能性があります。この手法の厄介なところは企業や組織内にいる誰かがファイルを開いただけで、ネットワーク全体から情報を盗み出すことが可能な点です。  メールの発信元をしっかりと確認したり、不用意にファイルを開いたりリンクをクリックしないようにしましょう。  暗号化されてない回線を使ってテレワークをしてしまった  暗号化されていない回線を使いテレワークを行うことで、セキュリティリスクが増大します。自宅や会社では基本的に暗号化された通信が行われていますが、たとえば無料WiFiスポットなどからインターネットに接続する場合は暗号化されていないこともあります。  暗号化されていないまま情報のやり取りを行ってしまうと、第三者により盗み見られ情報漏えいに繋がる恐れがあります。 オフラインでのセキュリティリスク例  では、次にオフラインでのセキュリティリスクの例をご紹介します。セキュリティリスクはオンラインだけでなくオフラインにも生じるため、広範囲な対策が必要です。  関係者が持ち帰った書類やストレージから流出 テレワークを行う場合、会社から自宅に書類やストレージを持ち帰ることもあるかもしれません。持ち帰った書類やストレージの管理を怠り、第三者が見てしまうことで情報漏えいの恐れが生じます。  テレワークにおけるデータや書類の扱いについては、事前にしっかりとルールを設けておきましょう。 関係者間の会話を盗み聞きされてしまった 公共交通機関や喫茶店など、関係者同士で仕事の話をするケースもあるかと思います。公の場所で話した会話を第三者が耳にすることで、情報が漏れてしまう恐れもあるでしょう。  外でまったく仕事の話をしないというのは難しいため、TPOを弁えて会話の内容を考えましょう。 セキュリティにまつわる悩みを解決するには？ では、次にセキュリティに関する悩みをどのように解決するべきかを解説します。セキュリティは常にいたちごっこが続いているためリスクを完全になくすことはできませんが、適切な対策を講じることで減少させることは可能です。  セキュリティについて学ぶ セキュリティリスクを減らすためにも、セキュリティについて学んでおきましょう。上述したような「なぜオンラインになるとセキュリティリスクが上がるのか」や「具体的なセキュリティリスクとは何か」といった基礎を学ぶことで、自社に合ったセキュリティ施策が思い浮かぶかもしれません。  また、攻撃者の立場になって考えることも有効です。攻撃者は、基本的にセキュリティの弱いところを狙って多重に攻撃を仕掛けてくることが予想されるでしょう。  「どの部分のセキュリティが甘いのか」を判断し潰すことで、セキュリティレベルの向上が見込めます。  合わせて、社内にセキュリティリスクの啓蒙を行うきっかけにもなります。  プロに相談する セキュリティを学ぶことでリスクを減少させることができますが、ITセキュリティ分野は専門的な理論も多く、本格的に学ぶ場合は相応のリソースがかかるのが難点です。その場合は、ITセキュリティに詳しいプロに相談することで、時間や労力を大きく節約できるでしょう。  自社に合ってない施策や間違った施策をしてしまうと、逆にリスクを上げてしまうことにもなりかねません。自分達で学ぶことも大事ですが、それのみに依存せず他人（プロ）に意見を仰ぐ柔軟性も大事です。  業務システムを導入する 業務システムを導入することで、下記のようなメリットが得られます。 業務効率化に繋がる 業務システムを導入すれば、既存業務の効率化に繋がるでしょう。「業務効率化」は今や必須課題とも言える項目ですが、システムの導入なしでは成り立たない部分があります。 業務システムは主に といった点で効率化を図ってくれます。 業務を自動化することで、生産性の向上に加え人手を他に回すことが可能です。また、ITシステムは常にデータを数字として保持するため、判断が自ずと定量的になり客観的根拠や再現性を担保できます。 他にも業務が可視化され分かりやすくなったり、気軽なコミュニケーション促進にも繋がるでしょう。 定量的な判断ができる 業務システムを導入することで、今までは個人の勘や経験に頼っていたファクターを定量的に判断できるようになります。システムを導入すると、さまざまなものを数値として記録・分析できるようになるからです。 定量的な判断ができるメリットとしては、下記のようなものが挙げられるでしょう。 定量化することで、判断に客観的根拠をもたせることができます。数値というデータを元にした判断には説得力があり再現性も高まるため、誰かに判断の有用性を理解してもらうのにも役立ちます。 また、暗黙知を形式知化し伝達を容易にしたり、業務の可視化を促して効率化を図ることもできるでしょう。 業務知識やノウハウを集約できる 業務システムを活用することで、業務知識やノウハウを社内に集約させることができます。従来は業務に関する知識やノウハウが個人に集約されていたことも多く、特定の担当者がいないと業務が回らないような事態もあったかもしれません。 […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

営業活動はどのようなプロセスで構築されているか。効率化手法や活用できるシステムも合わせて解説
営業はどのようなプロセスで構築されているか まずは、営業活動における各プロセスについて解説します。なお、営業活動のプロセスは各企業によって大きく異なるため、下記手順が必ずしも一般的というわけではありません。  アプローチ 営業活動における最初のプロセスは、見込み客を探してファーストコンタクトを取る「アプローチ」です。見込み客の探し方はあらかじめ用意したリストから選んだりランダムで抽出するなどさまざまですが、可能な限り成約に結びつきやすい見込み客を選ぶ必要があります。 逆に言うと、いかに成約に繋がる見込み客を探せるかがアプローチの評価軸になります。アプローチの段階で熱意の高い顧客を見つけることができれば、後の工程が楽になり生産性の向上にも繋がるでしょう。 情報提供 次は、アプローチした顧客に製品やサービスの情報提供を行うプロセスです。相手の理解度に応じて柔軟にプレゼンする必要がありますが、基本的には顧客目線に立った情報提供が求められるでしょう。  大事なのは、「何のために商品やサービスを欲しているか」です。相手が求めてもいない機能や性能についていくら情報提供しても熱量は上がらず、次のフェーズに進むのが難しくなってしまいます。  ヒアリング 製品やサービスについての情報提供が終わったら、次は相手のニーズを探るヒアリングを行います。ヒアリングは情報提供の後に行ってもよいのですが、あまりに営業マンが話をしすぎると相手が辟易してしまう可能性もあるため、同時に行うのも手です。  多くの場合、顧客は何かしらの問題を解決するために製品やサービスを購入します。その問題を共有するためにもヒアリングは欠かせません。 提案 ヒアリングで相手のニーズを理解できたら、それに対する提案を行います。顧客が抱えている問題を解決するための製品やサービス、その活用方法などを具体的にプレゼンするのがよいでしょう。  場合によっては、自社製品のみではなく他社製品をすすめるのも一つの方法です。自社の製品やサービスが顧客の問題を満足に解決できないとCSが下がり、長期的な取引が難しくなる可能性があるからです。  もちろんケースバイケースなので、事業スタイルや業界慣習、扱っている製品やサービスの特性に基づいて判断しましょう。  クロージング 以上の営業活動プロセスが終わると、あとは顧客の購買判断を待つことになります。基本的には相手の自由意志を尊重すべきですが、クロージングによって背中を押してあげることで購買に繋がりやすくなることもあるでしょう。  しかし、強いクロージングを行うことでミスマッチが生じる恐れもあります。「本当は購入したくなかったけど圧に負けて購入してしまった」という感想を抱かれてしまうとCSの低下、また返品に繋がりかねないため、クロージングは適度なラインで行いましょう。  アフターフォロー 相手が製品やサービスの購入を決め、納品すれば営業プロセスは終了します。場合によっては、アフターフォローまでを営業プロセスに含めるケースもあるかもしれません。  きめ細やかなアフターフォローを行うことで、次回以降の購買に繋がりやすくなることが期待できます。  営業プロセスをより効率化するために必要なこと それでは、次に営業活動のプロセスを効率化するための手法について解説します。基本的にはそれぞれのプロセスを個別に評価しますが、全体の流れも捉えて効率化を考えることも大事です。  タスクを洗い出しワークフローを見直す 営業に限らず、何かしらの業務効率化を行う際には、タスクを洗い出しワークフローを見直すことが効果的です。仕事というものはいくつものタスクが連なるワークフローが形成されており、それに沿って行われています。  タスクを一つ一つ洗い出し、それらを緊急度や重要度などの指標を用いて判断します。緊急度は高いものの重要度は低かったり、どちらも高かったり、緊急度が低く重要度は高いといったものもあるでしょう。  もしかしたら、緊急度も重要度も低いタスクが存在し、それをワークフローからカットしても大勢には影響がないかもしれません。その辺りはケースバイケースですが、必要な業務と不要な業務を区分けし、不要なものはカットするなり自動化することで業務効率化に繋がります。  「不要な業務などない」と主張する人もいるかもしれませんが、どの職場でも慣習的に行われている作業というものが存在します。そういった業務の重要度や効果が低い場合、完全にやめるのは難しくともなるべく人の手を煩わせない工夫を考えましょう。  各プロセスの定量的な検証 それぞれのプロセスをしっかりと定量的に検証することで、業務効率の向上に繋がります。営業プロセスに限りませんが、「なんとなく業務を行い理由はよく分からないが結果はオーライだった」というケースもあるかもしれません。  それをそのままにしておくと、いずれ担当者の勘や経験に頼らないと仕事が進まなくなってしまいます。それでは業務効率化著しく低下してしまうため、各プロセスの再現性をなるべく高めておきましょう。  そのためにも、定量的な検証が重要です。たとえば、100件テレアポし何件のアポイントが取れたか、営業マンが出向いた商談の成約率は何％か、といったものが挙げられます。  このような業務には、もちろん個人差が生まれます。大事なのは、「何故差がついているのか」をしっかりと分析することです。  さまざまな指標を数値化することで結果から一つ前のプロセスに戻り、原因を突き止めやすくなるでしょう。  システムを導入する 業務システムを導入することで、大幅な効率化に繋がります。営業プロセスを効率化してくれるシステムとしては、CRM（Customer Relationship Management）やSFA（Sales Force Automation）、MA（Marketing Automation）などが挙げられます。  それぞれ役割や機能などは異なりますが、適切に活用することで営業プロセスに大いに役立つでしょう。現代においてITを使わず業務を進める例は稀かとは思いますが、業務システムを導入することでIT活用による効果をさらに高めることができます。 営業プロセスを効率化するためのシステム それでは、営業プロセスを効率化するための各システムについて解説します。 CRM CRMは、顧客との関係を管理・改善し売上に繋げるためのシステムです。顧客情報をデータ化して所有している企業は多いかと思いますが、CRMを導入することで顧客のプロフィール以外にも購買履歴や志向などを細かくデータ化することができます。  それらを元に、顧客それぞれに適したプロモーションを行ったり、次回以降の販売に繋げる施策を考えることもできるでしょう。CRMの利点を一言で言うなら「顧客の見える化」であり、適切な活用を行えば顧客のニーズや購買動向をある程度予測することができるようになります。  物やサービスを購入するのであれば、見ず知らずの他人より自分のことをよく分かってくれている人から購入したいと思うのが人情です。CRMシステムにより相手のニーズを読みこむことで、信頼を得てCSや売上向上に繋げることができるでしょう。  SFA SFAは営業を支援してくれるシステムであり、導入することで営業業務の効率化が図れます。主な機能としては、案件管理や営業マンの行動管理、レポート管理などが搭載されています。  案件管理はそれぞれの案件の進捗状況や詳細情報を記録、管理する機能です。どの案件がどこまで進んでいるか、また受注予定の金額や受注日などのデータも入力されているため、一目で全体の状況が掴めます。  行動管理は、各営業マンがどのような行動をしてどのような結果を出したかを記録し、マネージャーが管理する機能です。どのような営業活動を行い結果がどうなったかを知ることができるため、営業マンの評価に役立ちます。  レポート管理は、営業マンから提出される日報や週報などをまとめて管理する機能です。従来は紙ベースで行っていたところも多いかと思いますが、デジタル化することでスペースをとらず、かつ必要な情報を瞬時に閲覧することができるようになります。  製品によって搭載機能は異なるため、他にも有益な機能が多々あります。導入し正しく活用すれば、営業活動をしっかりとサポートしてくれるでしょう。  MA […]
Digital Transformation

June 8, 2024

導入前に知っておきたい。デジタルトランスフォーメーション(DX)の進め方
デジタルトランスフォーメーションが求められている背景 なぜ今デジタルトランスフォーメーションが求められているのでしょうか。まずは、その背景を探っていきましょう。  スマホやデジタル化による消費行動の変化 一つ目の理由は、スマホや情報のデジタル化により、顧客の消費行動に変化が生じた点が挙げられます。インターネットやEコマースがなかった時代、顧客は店舗やサービス提供者の元に直接おもむき、そこで商品情報を得て購買の判断を行っていました。商品の情報は提供者からもたらされることが多かったため、多角的な視点を持つことが難しかったといえるでしょう。 一方、現代はインターネットやスマホの登場により、消費者は自分の欲しい商品やサービスについて多くの情報を得ることができるようになりました。メーカーからもたらされるものはもちろん、実際に商品を購入して使ってみた人の感想や識者のレビューなど、大量かつ多角的な情報を得てから購買判断を行っています。  そのような市場においては、より消費者のニーズに合わせたきめ細やかな商品やサービスを提供することが求められます。デジタルトランスフォーメーションにより顧客のニーズを深く把握し、その一助とするわけです。  働き方改革やテレワークの推進 働き方改革による労働時間の短縮、またテレワークの推進などによってもデジタルトランスフォーメーションが求められています。労働時間を短縮するからといって売上や利益まで下げるわけにはいかないため、より少ないリソースで大きな結果を出さなければなりません。  また、テレワークを行うにあたっても業務のデジタル化が必須です。従来のオフィスワークであれば書類や資料を紙ベースで管理することも顔と顔を合わせたコミュニケーションを行うこともできましたが、テレワークにおいてはデジタル化された資料やコミュニケーションをうまく活用していく必要があります。  事業への持続性や再現性の要求 最後に挙げられるのは、事業への持続性および再現性の要求です。「持続性」という言葉はトレンドワードでもありますが、意味としては「長持ちする」「長期的な視点がある」になるでしょう。  持続性のある事業とは、「長期的な視点から構築されている長持ちする事業」のことです。ビジネスで利益を産む方法は数多くありますが、中には短期的にしか効果の出ないものもあれば、短期では効果は見込めないものの長期的な期待値が大きいものもあります。  そういった持続性の高い事業、そして成功確率の高い再現性のある事業スタイルを構築するために、デジタルトランスフォーメーションが求められています。  従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違い では、次に従来のIT化とデジタルトランスフォーメーションの違いについて解説します。両者はよく似た言葉ですが、一体どのような違いがあるのでしょうか。 IT化はデジタル機器を活用し業務を効率化することに重点が置かれていた  基本的に、IT化という言葉は「デジタル機器を用いて業務効率化を促すこと」と定義されることが多いのではないでしょうか。主体はあくまでデジタル機器であって、それらがもたらすさまざまな効果により業務効率化を進めようといった取り組みです。  効果測定はもちろん行われるものの、どちらかというとIT機器の導入が主目的となりがちです。IT機器導入による効果データがあまり出揃ってない時代にスタートしたためでもあるでしょう。  デジタルトランスフォーメーションはIT機器を導入して終わりではない デジタルトランスフォーメーションにおいてもIT活用を行うことは変わりませんが、IT化と比較すると、より効果や生産性に重きが置かれた概念です。そもそもデジタルトランスフォーメーションという言葉は、経済産業省のガイドラインにより下記のように定義されています。 「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」 参考：https://www.meti.go.jp/press/2018/12/20181212004/20181212004-1.pdf デジタル技術を活用して得られるものは、業務の効率化にとどまりません。たとえば、「顧客にまつわるさまざまなデータを収集・分析して新商品の開発やマーケティングに役立てる」「従業員から収集したナレッジを蓄積して成功の再現性を高める」なども含まれるでしょう。  企業の数だけデジタルトランスフォーメーションがある IT化という言葉がIT機器の導入という分かりやすい事象を指すのに対し、デジタルトランスフォーメーションという言葉の具体的意味は多岐に渡ります。ある企業にとっては販売戦略策定のためのIT基盤構築をデジタルトランスフォーメーションと位置づけたり、またある企業では異なる分野や手法がそれに該当するケースもあるでしょう。  そのため、企業の数だけデジタルトランスフォーメーションが存在するといっても過言ではありません。明確な定義を求めすぎると逆に分かりづらくなって施策が進まない可能性もありますので、柔軟に捉えておくことをおすすめします。 デジタルトランスフォーメーションのメリット では、続いてデジタルトランスフォーメーションのメリットをご紹介します。デジタルトランスフォーメーションを推進することで、どのような恩恵があるのでしょうか。  競争力が増す 適切なデジタルトランスフォーメーションを進めることができれば、企業の競争力強化に繋がります。デジタルトランスフォーメーションに取り組めば、従来よりさらに詳細な情報やデータを得ることができるでしょう。  それらを元に販売戦略策定や新商品開発を行えば、成果が上がりやすくなります。また、客観的な指標を多く得ることができるため、キーマンの説得にも役立つでしょう。  結果として事業の成約性やスピードが上がり、競争力強化が見込めます。 データや知見が蓄積される デジタルトランスフォーメーションの進め方にもよりますが、さまざまなデータや知見が蓄積されていくこともメリットとして挙げられます。従来は顧客の大まかな行動や事業のざっくりとした進め方などを記録して蓄積していましたが、より細かな部分は現場や担当者の勘に頼るところも大きかったのではないでしょうか。  デジタルトランスフォーメーションを推進すれば、ITテクノロジーを駆使して細かなデータや知見を収集し積み重ねることが可能です。それらを元に事業戦略を考えたり組織運営を行うことで、直感に頼らない客観性を重視した経営スタイルを構築できるでしょう。 事業に再現性をもたせることができる デジタルトランスフォーメーションのメリットとして、事業に再現性をもたせられるというものも挙げられます。再現性をもたせられるとは、たとえば社内でA事業を行い成功したノウハウをB事業に適用することで、より成功確率を高められるというイメージです。  もちろん100％というわけにはいきませんが、まったくの白紙状態から行うよりは成功のための指針を得られるでしょう。デジタルトランスフォーメーションを適切に進めていればA事業を行った際のデータや市場の反応がシステムにしっかりと蓄積されているはずなので、それを参考にB事業を構築することができます。 デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方 では、どのようにデジタルトランスフォーメーションを推進すればよいのでしょうか。続いて、デジタルトランスフォーメーションの具体的な進め方をご紹介します。 トップダウンで戦略を策定する デジタルトランスフォーメーションを進める際に大事なのは、原則的にトップダウンで行うことです。デジタルトランスフォーメーションをどのように定義するかにもよりますが、全社的かつ中長期的なプロジェクトになることも多いため、単一部署や担当者のみに任せるのは負担が大きくなってしまいます。  ここで大事なのは、経営トップのデジタルに対する理解をしっかりと深めておくことです。デジタル領域への理解が薄いと指示が曖昧になってしまい、現場を混乱させデジタルトランスフォーメーションの進行に支障をきたしてしまう恐れがあります。 現状の課題を分析する 多くの会社が既にIT機器を導入しビジネスを行っているかとは思いますが、一度それらがどのように使われているかを精査しましょう。どの部分が老朽化しているのか、データは一元管理されているのか、システムの連携に問題はないか、などのポイントを確認します。  その上で、導入されているシステムをどのように定義しなおすか、そして何を廃棄し何を新しくするかなどを判断します。もちろん、場合によってはシステムの入替えが必要ないケースや、全てを刷新するようなケースもあるでしょう。 業務のデジタル化を行い運用する システムの導入やワークフローの策定が完了したら、業務のデジタル化を進めます。まずは既存の事業をデジタルテクノロジーにより高度化し、それに沿ったワークフローを構築運用します。  既存業務でデジタル化における十分な知見を蓄えることができれば、それを新規事業に活かすこともできるようになります。一度業務のデジタル化を行えば、二度目三度目はより負荷を逓減させ移行させることも可能でしょう。 デジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点 それでは、最後にデジタルトランスフォーメーションを進める際の注意点について解説します。  目的や課題を明確にする デジタルトランスフォーメーションを取り入れるにあたり、「何のために行うのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にしておくことが大事です。デジタルトランスフォーメーションを推進するのは当然ながらそれ自体が目的ではなく、業務効率化や生産性の向上、また何かしらの問題を解決するために行うものです。  目的や課題が不明確なままだと、具体的なロードマップを描くことができません。指針が定まってないのに手だけを動かしても成果に繋がることは少なく、現場の疲弊を招くだけの結果となってしまいます。  デジタルトランスフォーメーション自体は単なる一つの手法に過ぎませんので、それを取り入れて何がしたいのか？という部分が重要です。  […]
Cost Reduction

January 12, 2024

インサイドセールスの活用で営業コストを削減する方法とは！
営業コスト 営業マンは給与の3倍稼げとは？ 一般的に「営業マンは給与の3倍を稼げ」と言われます。  これは一体どういう意味なのでしょうか？  それは営業コストが深く関係してきます。  営業活動で1件の成約を取るためには、その過程で様々なコストが発生します。  例えば、人件費、訪問にかかる交通費、会食などの接待費、社内システムの利用費などが挙げられます。  売上がこれらの営業コストを下回ってしまえば当然赤字になります。  自身の給与と同じ売上を上げても、そこにかかった営業コストを考えると赤字になってしまいます。  こういった理由から、営業マンが会社に利益をもたらすことができる相場として自身の給与の3倍の売上が必要と言われるようになったのです。  しかし、全ての営業マンがそれを達成できるわけではありません。  売上を上げることばかりに注意が向きがちですが、そこにかかる営業コストを削減することでも会社にとっては利益をもたらす事になります。  そうすれば、一人の営業マンの売上が給与の3倍に届かなくても会社に利益をもたらすことができるかもしれません。  不要な営業コストを削減することは売上を上げるのと同じくらい重要なのです。  主な営業コスト 営業活動における主な営業コストには下記のようなものが挙げられます。 1.人件費  営業部門の従業員の給料、賞与、福利厚生費、退職金、通勤費用などが該当します。  2.交通費  商談のための訪問やその他の移動の際にかかる交通費などが該当します。  3.販促費  広告出稿などのマーケティングに関わる費用も営業コストに該当します。  4.外注費  営業代行に営業活動の代行を依頼したりする場合はその外注費用も営業コストに該当します。  5.システム費  営業支援システムや社用携帯の使用料金などが該当します。  6.家賃  オフィスの家賃などが該当します。  7.その他諸経費  提案資料作成のための用紙の代金やコピー費用など、営業活動に関わる費用が該当します。  営業コストは削減するためには 営業コストを削減するためのポイントについてご紹介します。 削減可能な営業コストの洗い出し まずは、削減可能な営業コストの洗い出しをすることです。  営業コストは、売上を上げるためにかかるコストであり、全てのコストが悪ではありません。  しかし、現在かかっている全てのコストが本当に必要なものでしょうか？  中には削減可能な営業コストもあるでしょう。  このように企業が、必要なコストとそうではないコストを把握できていないことが、営業コストがかさむ大きな要因になります。  営業コストを削減するには、まずは削減可能な営業コストを洗い出すことが重要です。  交通費を見直そう 営業コストの中でも占める割合が多い交通費ですが、本当にその交通費は必要なのかを見直す必要があります。  訪問営業で様々な会社を訪問しているがあまり結果に結びついていない場合、本当に訪問することが必要なのか見直す必要があります。  訪問する時間をインサイドセールスに当てることでより確度の高い顧客に対してのみ訪問を行うようにすれば、交通費を削減でき結果的に売上アップにつなげることができるかもしれません。  交通費の無理な削減は売上ダウンに繋がる可能性もあるので、少しずつコスト削減を進めていくことが大切です。 印刷コストを見直そう 普段何気なく行っている印刷ですが、印刷コストは実は結構大きなコストです。  カラープリンター複合機でモノクロ印刷すると1枚約4円、カラーの場合約17円のコストが発生します。  社員数100人の会社で1人平均モノクロ印刷3枚、カラー印刷3枚したとすると、1日で約6,300円の費用がかかります。  月計算で約189,000円、年計算だと約2,299,500円もの支出になります。  こうして見るととても大きなコストです。  本当に必要なデータのみ印刷するように社員に呼びかけるだけでも月単位や年単位で見ると大きなコスト削減を実現できるかもしれません。 各種契約を見直そう 各種契約とは、家賃、光熱費、通信費、リース費、システム利用費などがあるでしょう。  こういった契約は一度結ぶとあまり見直すことはありません。  しかし、中には無駄にかかっている費用や削減可能な費用がある場合もあります。  […]
Business Efficiency

June 8, 2024

生産性を向上させるためのテレワーク導入方法。鍵はシステムの活用にあり
テレワーク導入企業は増えつつある テレワークを導入する企業は増えつつあります。まずは、その背景を見ていきましょう。  働き方改革への対応 働き方改革における罰則つき残業上限規制により、今まで以上に労働生産性の向上が求められるようになりました。今までも残業時間に関しては規定がありましたが、働き方改革によって罰則がついたことが大きな変更点です。  その流れに対応するためにテレワークを導入し、労働生産性を上げることが重要な課題となりました。テレワークにより確実に生産性が向上するわけではありませんが、可能性としては十分にあります。 コロナ禍での必要性 新型コロナ（COVID19）により、世界は大きく変化しました。人と人が触れ合うことによって感染が拡大するこのウイルス下では、従来のコミュニケーションが難しくなり、新しい生活様式に移行することが求められています。  テレワークもその一環であり、実施すればFaceToFaceによる感染リスクを大きく低下させることができます。もちろん職種によってはリモートが不可なものも数多くありますが、それだけにリモートが可能な業種は移行することが強く求められている節があります。 労働生産性の向上を目指して 以上の通り、テレワークが推奨されている主な理由としては労働生産性向上のためです。もちろん業務内容によるところが大きいのですが、テレワークにより通勤時間が不要になること、そして余計な業務やコミュニケーションが削減されることで労働生産性の向上を見込むのが基本的な考え方です。  もちろん、テレワークによって生産性が下がることが明確なのであれば無理に導入する必要はないでしょう。しかし、長期的にはテレワークにより生産性が下がる原因を取り除き、労働生産性向上のためのテレワーク導入に踏み切る必要があるのではないでしょうか。  テレワークの導入は働き方改革やコロナ禍といった時代の要請もありますが、他にも少子化による人手不足や優秀な人材採用といった部分にも波及してきます。 テレワークを円滑に行うためのポイント それでは、次にテレワークを円滑に行うためのポイントについて解説します。  必要なツールやシステムを導入する テレワークを行うためには、必要なITツールやシステムを導入することが求められます。テレワークでは基本的に遠隔地同士の人間が業務を遂行することになるため、同じ場所に集わなくてもコミュニケーションや進捗管理などが行えるようにしなければなりません。  ICTを駆使すれば遠隔地同士でもほぼタイムラグなしにコミュニケーションを行ったり、情報共有することが可能です。とはいえ各ツールやシステムによってできることやできないことは変わってきますので、その辺りをしっかりと検討することが大事です。  きめ細やかなコミュニケーションを行う 各種ツールやシステムを活用することで遠隔地同士のコミュニケーションは可能ですが、それはあくまで技術的に可能というだけで、100％従来通りに行えるという意味ではありません。そのためテレワークでは、よりきめ細やかで柔軟性の高いコミュニケーションを行う必要があるでしょう。  この辺りも業務スタイルによるところが大きいですが、たとえば「100％チャットにせず定期的にテレビ通話を挟む」「上長はメンバーからの報告をしっかりと受け取る」などが挙げられます。  テレワークを行うことで、テレワーク独自の問題が発生します。そのような場合は従来のやり方でなく、まったく新しい解決方法を模索しなければならないケースもあるでしょう。  ルールをしっかり策定する テレワークを行うにあたり、ルールをしっかりと策定しておきましょう。FaceToFaceのコミュニケーションとテレワークのコミュニケーションは共通点もあれば異なる点も多々あるため、テレワークにはテレワークのルールが必要です。 一例としては、下記のようなものが挙げられます。 セキュリティや利便性、業務効率などを鑑みて、自社に合ったルールを模索しましょう。 テレワークを始めるためには何があればいい？ では、次にテレワークを始めるために必要なツールについて解説します。必要なものは業種やテレワークのやり方などによって異なりますが、およそ基本的なものは以下の通りです。 チャット（コミュニケーション）ツール チャット（コミュニケーション）ツールを導入することで、遠隔地でもほぼタイムラグなしにコミュニケーションを行えます。基本的な機能として文字によるチャットから音声、映像通話までを備えており、ファイルの送受信が可能なツールも多いです。  チャットツールをうまく使うコツとしては、「文字」「音声」「映像」を適切に使い分けることです。文字によるコミュニケーションは手間が少ないものの感情が伝わりにくく、逆に映像通話は感情や表情が伝わりやすいが手間や通信量が重いといった特徴があります。  全てを映像にすると回線速度を求められてしまうケースもあるでしょう。簡易な連絡は文字、重要なMTGは映像といった風に適宜使い分けることが大切です。 進捗管理ツール 進捗管理ツールを導入すれば、プロジェクトの進捗やタスクの完了状況をメンバー内で共有することができます。オフィスであればメンバー同士のコミュニケーションやMTGなどで進捗を共有することも多かったのですが、テレワークだとその部分は難しいところです。  「誰がいつまでに何を行うか」といった基本的な部分がおざなりになると、プロジェクト全体の進捗が滞ってしまう恐れがあります。使いやすく見やすい進捗管理ツールを活用しプロジェクト全体の管理を行うことで、タスクやワークフローをスケジュール通りに進めることができます。 勤怠管理ツール テレワークにおける勤怠は従来から大きく変化します。従業員がいつ出社して退社するかが分かりやすかった従来のオフィススタイルとは異なり、テレワークでは誰がいつ仕事を始めていつ終えたのかが分かりづらくなってしまいます。  もちろん、全社的に勤務時間を定めそれを遵守することが大事です。しかし、チームや個人によっては業務時間内に仕事が終わらず、時間外に作業をするようなケースもあるでしょう。  その際にしっかりと勤怠を管理できるツールを使わないと、見えない超過労働の恐れが発生します。テレワークにおいては「サボるんじゃないか」という声がよく聞かれますが、どちらかというと残業過多や仕事の持ち帰りに気をつけるべきです。  テレワークに慣れないうちは業務とプライベートの境目が曖昧になり、なんとなく業務時間外でも仕事をしてしまうかもしれません。超過労働のデメリットはここでは触れませんが、労働生産性を上げるためのテレワークで超過労働が当たり前になってしまうのは本末転倒です。 その他 その他テレワークに有用なツールとしては、下記のようなものが挙げられます。  自社の業務特性やチームからの要求に応じ、適切な導入方法を模索しましょう。 ツールやシステムを導入する際に気をつけたいこと それでは、次にツールやシステムを導入する際に気をつけたいことを解説します。ケースによっては無駄が生じることもあるため、慎重に検討しましょう。 自社に合ったものを選ぶ ツールやシステムは、自社に合ったものを選ばなければ意味がありません。システムはそれぞれ特性や搭載機能が異なりますので、自社が求めることを達成してくれるものを導入する必要があります。  客観的な評価が高いシステムでも、自社のニーズに合っていないものは導入すべきではないでしょう。的を外したシステムを導入してしまうと生産性の向上どころか足を引っ張ってしまうことにもなり、最悪使われずに放置されてしまう可能性もあります。 事前に小規模なシミュレーションを行う システムを導入する際は、事前に小規模なシミュレーションを行うことをおすすめします。いきなりぶっつけ本番で稼働を始めるというやり方もありますが、システムがどのように現場で使われていくのかが予想しづらくなるため、低生産性のリスクが高まってしまいます。  事前にシミュレーションを行うことで、本稼働後の課題や改善点を洗い出すこともできるでしょう。それらを潰せるだけ潰して対策も講じた後に本格導入すれば、システムの現場への浸透を大きくサポートすることができます。 費用対効果をしっかりと考える システムの導入にはコストがかかるため、費用対効果をしっかり考えることも重要です。ビジネスというのは先に投資をして後から回収するのが基本的な構図なので、回収が見込めない投資は原則行うべきではありません。  得られた効果に対するコストを計算することで、その投資が良かったか悪かったかを判断することができます。もちろん100戦して100勝というわけにはいきませんが、誤った投資を行った際には「何が悪かったのか」を明確にすることで、次回以降の勝率を上げることもできるのではないでしょうか。  システム導入だけでなく、あらゆる分野における基本的な考え方です。 ツールやシステムは何を選ぶべきか […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

CRMシステムを導入して顧客管理の効率化を目指そう
顧客管理の効率化と売上の関係性 顧客管理の効率化と売上の間には、どのような関係性があるのでしょうか。まずは、その辺りを解説します。  顧客管理を効率化すれば売上向上に繋がる 顧客管理を効率化することで、売上向上に繋がります。どの企業も何らかの形で顧客管理を行っているものとは思いますが、一口に「顧客管理」と言ってもやり方はさまざまであり、効果もまちまちです。  ある企業では顧客の名称や所在地、連絡先などを控えるにとどまっているかもしれません。またある企業では詳細な売上データやそれぞれの部署の責任者まで把握しているかもしれません。  それらをどのように活用するかも千差万別でしょう。情報が多ければよいというものでもありませんが、正しい情報を適切に活用することにより売上に繋がる傾向があります。 顧客は適切に管理されることを望む 「お客様を管理するなんて恐れ多い」と思ってしまう人もいるかもしれませんが、適切に管理されることを望んでいる顧客は意外と多いものです。「管理」という言葉に束縛的な意味でマイナスイメージを持つケースもあるかもしれませんが、「適切な管理」はむしろポジティブな意味合いです。  たとえば、「顧客のニーズを把握し適切なキャンペーンを打つ」「顧客の置かれている状況を把握し、課題を解決できるような商品をすすめる」などが挙げられます。適切な管理を行うことで相手のことを深く知ることができ、相手のためになる提案ができるようになります。  同業他社との兼ね合い  自社が顧客管理を行う前に、同業他社が正しい管理を行うとどうなるでしょうか。答えはもちろん「同業他社にシェアを奪われ自社の売上が低下する」です。  必ずしもそうなるとは限りませんが、可能性としては十分に考えられるでしょう。顧客の立場としては、よりメリットのある相手と付き合い商品やサービスを購入したいと考えるのが自然です。  逆に言うと、同業他社に先駆けて正しい顧客管理を行えば売上およびシェアが増え、業界内で自社の存在感をアピールすることが可能です。ビジネスはスピード勝負な面が大きいため、同じ施策を行うにもタイミング次第で結果が変わってきます。  顧客管理を効率化する方法 では、次に顧客管理を効率化するための方法について見ていきましょう。 顧客の属性や特性を可視化する まず取り組みたいのは、顧客の属性や特性を可視化しておくという点です。顧客の名称や所在地、連絡先といったデータはもちろん、購買情報や業界内での立ち位置、その他特性までしっかりとデータ化して可視化しておきましょう。  そうすることで、それぞれの顧客に対する有効なアプローチを模索することができます。また、各データを可視化することで情報を共有しやすくなり、対応の平準化も期待できるでしょう。 Excelを活用する 表計算ソフトであるExcelを活用することで、顧客管理の効率化を促すことができます。Excelをどのように活用するかは業務スタイルによって異なりますが、基本的にはデータの「入力」「加工・集計」「出力」を行う形になるでしょう。  データの入力は、文字通り各データをシート内のセルに入力する作業です。入力されたデータを必要な形に加工しそれを集計して出力すると、該当顧客がいつどのような時に何を求めているかなどが見えやすくなるでしょう。  また、自社で扱っている商品の顧客別売上表を作るのもおすすめです。どの顧客がどの商品にどれくらいのシェアを持っているか、なども顧客管理を効率化するための重要なデータになります。 CRMシステムを導入する CRMシステムを導入することで、顧客管理の大幅な効率化に繋がります。CRMはCustomer Relationship Managementの略であり、直訳すると「顧客関係管理」となります。  顧客との関係をしっかりと管理し改善して売上に繋げようという考え方なのですが、CRMシステムを導入することでそれをサポートしてくれます。具体的には、顧客との接触履歴を積み上げて一括管理したり、メルマガなどを自動配信したりといった形になります。  これらを一つ一つ手作業で行うのは非常に手間がかかり、専門の部署が必要になるかもしれません。その辺りをシステムにより自動化することで、担当者は商品の販売戦略を考えたり顧客へのアプローチ手法を模索するといった本質的な業務に集中できます。 CRMシステムのメリット CRMシステムについてもう少し詳しく見ていきましょう。CRMシステムを導入することで、主に下記のようなメリットが生じます。 顧客情報を一元管理・共有できる CRMシステムを活用すれば顧客情報を一元管理し、必要に応じて容易に共有することが可能です。部署によっては売上データや接触履歴、ベーシックな顧客情報などを別々のツールやファイルで管理しているケースもあるかもしれません。  そのやり方だと必要に応じて別々のツールやファイルを開く必要があり、全体を俯瞰的な視点で眺めるのが難しくなってしまいます。CRMシステムを活用して各データを一元管理すれば、それぞれの示す共通項を見つけやすくなり、顧客の特性やニーズを掴みやすくなるでしょう。  また、情報を各部署に共有することで顧客対応の平準化が見込めます。担当者に頼らなくても一定の対応ができるようになれば顧客に余計なストレスを与えることなく、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。 それぞれの顧客に適した対応ができる CRMシステムを活用すれば、それぞれの顧客に適した対応ができるようになります。前述した通り、それぞれのデータを一元管理することで顧客の特性やニーズが見えやすくなるため、それに沿った対応やキャンペーンを行うことが可能になります。  従来は一律対応していたケースも多かったかもしれませんが、そのやり方では難しい時代になりました。市場が成熟しニーズが頭打ちになっている上、次々に良い商品やサービスが内外から生まれるため、より一層顧客ニーズを満たすことが求められています。  一律対応ではなく、顧客それぞれの特性やニーズに合った対応を行うことが大事です。CRMシステムの正しい活用は、その一助となるでしょう。  売上増に繋がる CRMシステムにより顧客関係を改善することができれば、売上増に繋がります。顧客は、自身の特性やニーズをしっかりと理解してくれる相手と取引をしたいと考えるのが自然だからです。  その点をCRMシステムの活用により上手に満たすことで、自社が選ばれやすくなります。もちろん同業他社がどのような動きをしているか、業界全体がどうかという話にはなりますが、商売の基本である「For you」にピントを合わせていれば、そうそう間違ったことにはならないでしょう。  また、CRMシステムを活用すれば顧客対応にまつわる既存業務を自動化することができ、コスト削減にも繋がります。同じ成果でコストが下がれば、利益率の向上が見込めます。 CRMシステムのデメリット それでは、次にCRMシステムのデメリットについてご紹介します。システムの導入によるメリットも多いですが、デメリット面もしっかりと頭に入れて対策を講じましょう。  コストがかかる CRMに限らず、何らかのシステムを導入する際には相応のコストがかかります。ソフトウェアの代金はもちろん、ハードウェアを購入するのであればその代金が、導入後もメンテナンスや保守といった作業が必要となります。  システムの種類によってはそれらのコストを大きく削減することも可能ですが、ゼロにするのは難しいでしょう。導入にあたっては、しっかりと予算を組んでおくことをおすすめします。  システムの種類とコストの関係 業務システムには、大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の二種類が存在します。オンプレミス型はハードウェアを自社で買い込んでそこでシステムを動かすタイプ、クラウド型はベンダーのサーバーを間借りしてそこでシステムを走らせるタイプになります。  コスト面の話をすると、一般的にはオンプレミス型よりクラウド型の方が低コストです。ハードウェアを買い込む必要がなく、メンテナンスや保守もベンダー側で行ってくれるからです。 システムにデータを移す手間がかかる 新しいシステムを導入する場にあたり、従来使っていたものからデータを移行しなければならないケースもあります。それを手作業で行わなければならない場合、相応の手間がかかってしまうことになります。  連携性の高いシステムであれば、旧システムから容易にデータを移行させることが可能です。製品選びの際には、現在の環境からの移行でどれくらいの負担が発生するかも視野に入れ検討しましょう。  現場に浸透させる必要がある […]
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

営業管理をもっと効率化するにはシステムの適切な活用が大事
改めて考えたい営業業務の重要性 まずは、改めて営業業務の重要性を考えてみたいと思います。基本的な部分をおさらいしましょう。  営業力は収益の要  企業はモノやサービスを作るだけでなく、それを売ってお金に換えなければなりません。どのような事業形態でもセールスというプロセスを無視することはできず、一般的には営業力と収益力の間には相関関係が生じます。  営業力は収益の要になるため、いかに営業生産性を向上させるかについて頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。昨今、営業という言葉が指す意味も大きく変化しつつありますが、事業の柱の一つという基本には変わりありません。  プッシュ型からプル型への変更  従来はモノを売る側から買う側にアプローチを行うプッシュ型の営業スタイルが基本でしたが、昨今は相手からのアプローチを待つプル型の営業が主流になりつつあります。プッシュ型のメリットとしては「手法が分かりやすい」「先手を打てる」といったものがありますが、反面「不興を招きやすい」「労力が分散される」といったデメリットもあります。  欲しいかどうかも分からない商品について、見知らぬ人間からセールスを受けたい人はそう多くありません。そこをクリアして話を聞いてもらうのが営業マンの仕事という考え方もありますが、そういった精神論では覆せない時代になりつつあるのも事実です。  現代においては適切な広告やプロモーションを打ち、潜在顧客からアプローチしてくるのを待つプル型営業に移行しつつあります。 営業力と営業管理の関係性  営業力と営業管理の間には、どのような関係性があるのでしょうか。プッシュ型プル型共に営業管理が重要であることには変わりませんが、営業管理は特にプル型の営業スタイルで効果を発揮します。  プッシュ型の場合、アプローチからクロージングまでを一人の営業マンが担当することが多いため、管理せずとも当人の頭の中で半ば自動的に営業にまつわる業務管理が行われています。しかし、プル型の場合は各工程を別の人間が担当することが多く、情報をしっかりと共有しなければ成果を得るのが難しくなってしまいます。  そのため、プル型の営業では「いかに効率的に営業管理を行うか」という部分に焦点を当てなければなりません。  営業力の強化には、営業管理の効率化が必須 では、次に営業管理の効率化によりどのような形で営業力が強化されるのかを見ていきましょう。 営業管理を行うことで、営業の属人性が低下する 営業管理を正しく行うことで、営業の属人性が低下し営業力の強化に繋がります。従来のプッシュ型営業はアプローチからクロージングまでを一人の営業マンが行うことが多く、営業マン個人に顧客情報が集約される形でした。  それによるメリットももちろんあるのですが、「業務の属人化」というデメリットは無視できません。担当者がいないとさまざまな情報が不明確なまま対応がおざなりになってしまい、営業マン個人の力が強くなるとともに顧客満足度が下がってしまう恐れがあります。  営業管理を行い必要な情報を共有することで、業務の属人性を下げ顧客対応を平準化することができます。  営業業務が見える化し、営業マンの適性が分かる 営業管理を適切に行うことで営業業務が見える化し、各営業マンの適性を明確化することができます。たとえば商品説明は得意だけどクロージングに難がある、あるいはその逆といった営業マンの特性を知ることができれば、的確な人材配置に繋げられるでしょう。  もちろん、相性の良さそうな顧客を一から十まで担当させるというやり方も考えられます。ただ、営業マン個人と顧客の関係性が深まれば深まるほど前述した業務の属人性が高まることになるため、その点には注意が必要です。  より効率的な営業を行うことができる  営業管理を行う目的は、営業力を強化し売上をアップさせることです。前述した属人性の低下や的確な人材配置も全ては営業力を強化するための考え方の一つにすぎません。  一般的にはこれらを行うことで営業力の強化に繋がりますが、会社のスタイルによっては逆の結果を生じることもあるでしょう。その場合は無理に営業管理を行わず、従来のスタイルを貫くといった選択肢もあります。  ただ、その場合においても長期的には適切な営業管理を取り入れる方向に進むのがよいでしょう。営業管理を行うことで営業業務を明確に定義し汎用性を高めることができるため、時代の変化に強いというメリットが生まれます。  今は激動の時代と言われており変化のスピードはさらに早くなることが予想されるため、なるべく早いうちに体制を整えるのがベターです。 営業管理を効率化し、営業活動をスムーズに進めるには？ それでは、次に営業管理を効率化するための方法について解説します。営業管理が滞っているような場合は、以下のようなポイントを振り返ってみましょう。  見込み客をステージによって振り分ける 見込み客をステージによって振り分けることで、営業管理の効率化に繋がります。ステージを分ける要素としては、見込み客の購買に対する熱量などが挙げられます。  あまり熱意の上がっていないステージではメールやブログなどで商品の説明、購入することによるメリットなどを啓蒙します。対して、十分に購買意欲が上がっている顧客に対しては営業マンとの接触機会を設け、直接的に購入を促すといったやり方が有効でしょう。  この場合、大事なのは「どういった基準でステージを分けるか」です。その辺りは業務の特性によるところが大きいですが、たとえば「メールの開封率」や「問い合わせ内容」などが一般的なものとして挙げられます。  ワークフローを見直す ワークフローを見直すことで、営業管理を効率化できる可能性があります。どのような業務でもタスクの集合体であるワークフローが存在しますが、その中には一見不要と思われるような業務が眠っているでしょう。  それをカットするかどうかはケースバイケースで決めなければなりませんが、省略できるものはした方が効率化に繋がります。しかし、業務を省略するかどうかは長い目で見たり、事業全体を俯瞰して考える必要があります。  一見不要なものをカットしたところ、長期的に悪影響が出てしまったという例もありえない話ではありません。  システムを導入する 業務システムを導入すれば、効率的な営業管理に繋がります。営業に関係するシステムとしては、SFA（Sales Force Automation）やCRM（Customer Relationship Management）などが挙げられるでしょう。  どちらも業務システムの一つですが、SFAは主に営業支援のためのシステムであり、CRMは顧客関係管理システムという点が異なります。営業管理を行うのであればSFAの方がイメージに近いですが、両者を組み合わせることで、より効率化的な営業管理を行うことができるでしょう。  もちろん、他にも営業管理をサポートしてくれるシステムは多数存在します。自社のニーズに合ったシステムを導入すれば、業務の大幅な効率化が可能です。 システムを導入することによるメリットや必要性 では、次にシステムを導入することによるメリットや導入の必要性について解説します。  労働生産性の向上 システムを導入すれば、労働生産性の向上に繋がります。システムの役割は、主に既存業務を自動化して置き換えることになるため、自動化したリソースを他に振り分けることができるでしょう。  昨今のトレンドとして、自動化できる部分は極力自動化し、人間は人間にしかできない仕事をするという考え方があります。現代においてITを取り入れず業務を行うのは不可能に近いため、システムができることとできないことをしっかりと認識しリソースを配分することが大事です。  働き方改革への対応 働き方改革における要請の一つに、「残業時間の抑制」があります。上記の通り、システム活用により労働生産性が向上すると少ない時間で多くの仕事ができるようになり、残業時間の抑制に繋がるでしょう。  残業時間を抑制するためだけであれば、定時になったら強制的に業務を終了させればよいだけです。しかし、それだと通常業務が回らなくなってしまう恐れがあるため、業務量の削減もしくは時間あたりの処理能力向上を図る必要があります。  システムを導入することで、両者に良い影響を与えることができるでしょう。  収益体制の強化  […]
Key Word

キーワード検索

Category

カテゴリー検索

Tag

タグ検索

Ranking

ランキング

Business Efficiency

June 10, 2024

SharePointとは？SharePointの機能や使い方を徹底解説！
営業/マーケティング支援

January 12, 2024

Microsoft Dynamics 365とは？その概要を分かりやすく徹底解説！
Business Efficiency

June 11, 2024

仕事の時短を実現する！エンジニアが教える圧倒的な仕事時短術！

Office 2021 と Microsoft 365 を徹底比較！

資料をダウンロード

Microsoft Power Automate活用方法のご紹介

資料をダウンロード

担当者に今すぐ質問する

簡単な情報入力でBizwind担当者が
お電話にて回答いたします！

すぐに電話で質問
日時指定で折り返し

以下の内容をご記入・送信ください。
確認次第お電話を差し上げます。

    以下の内容をご記入・送信ください。
    確認次第お電話を差し上げます。